袁同娣，謝文婷

外貿(mào)函電在開(kāi)展國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)交流中起著重要的橋梁作用。諸多學(xué)者從教學(xué)、語(yǔ)言特點(diǎn)等不同角度對(duì)其展開(kāi)了研究，但是跨視域的外貿(mào)函電語(yǔ)用研究相對(duì)薄弱，因此，探討合作與禮貌語(yǔ)用原則在外貿(mào)函電中的應(yīng)用具有很強(qiáng)的實(shí)踐價(jià)值。

一、合作原則及禮貌原則概述

語(yǔ)用學(xué)研究的焦點(diǎn)是描述會(huì)話者如何運(yùn)用句子來(lái)完成交際。美國(guó)著名語(yǔ)言哲學(xué)家格賴斯（Grice）提出的會(huì)話中的合作原則是語(yǔ)用學(xué)中的重要理論。他在Logic and Conversation一書中闡述會(huì)話雙方之間存在著一種溝通上的默契，雙方為達(dá)到特定交流目標(biāo)而自發(fā)遵守的原則即會(huì)話的合作原則，包括4個(gè)準(zhǔn)則：數(shù)量準(zhǔn)則、質(zhì)量準(zhǔn)則、關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則和方式準(zhǔn)則。格賴斯的合作原則描述了會(huì)話者間語(yǔ)言交際的規(guī)約，但無(wú)法解釋交際中委婉表達(dá)的語(yǔ)言現(xiàn)象?；诖耍?guó)語(yǔ)言學(xué)家杰弗里·利奇（GeoffreyLeech）作出了補(bǔ)充，提出了禮貌原則，揭示了語(yǔ)言交際過(guò)程中，故意違背合作的原因[1]。同時(shí)，提出了6個(gè)準(zhǔn)則：策略準(zhǔn)則、慷慨準(zhǔn)則、褒獎(jiǎng)準(zhǔn)則、謙遜準(zhǔn)則、贊同準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則。

二、合作與禮貌原則在外貿(mào)函電中的應(yīng)用

（一）數(shù)量準(zhǔn)則

外貿(mào)函電以語(yǔ)言為載體傳遞商務(wù)信息，語(yǔ)言所載信息應(yīng)滿足需要，信息量不應(yīng)盈虧，語(yǔ)句符合數(shù)量準(zhǔn)則。數(shù)量準(zhǔn)則與外貿(mào)函電自身的“7C”原則中的完整原則是一脈相通的，成功的商務(wù)函電應(yīng)給讀者傳達(dá)所有必要的信息，信息量不足往往會(huì)造成隨后來(lái)函的詢問(wèn)。

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上例未能實(shí)現(xiàn)有效溝通，信息不完整，索要報(bào)價(jià)信息不明確，導(dǎo)致對(duì)方的追問(wèn)。商務(wù)函電中重要信息的缺失，可能造成法律糾紛。

（二）質(zhì)量準(zhǔn)則

外貿(mào)函電在處理外貿(mào)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，往往涉及買賣雙方權(quán)利和義務(wù)，信函中所提及的信息必須真實(shí)可靠。外貿(mào)函電的正確原則體現(xiàn)了合作的質(zhì)量準(zhǔn)則，要求信函措辭嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確無(wú)誤。

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該函電傳遞真實(shí)信息，明確付款條件、因量大而必須采用的裝運(yùn)方式、包裝要求及交貨地點(diǎn)。

（三）關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則

外貿(mào)函電的組織結(jié)構(gòu)具有邏輯性和關(guān)聯(lián)性，信息內(nèi)容應(yīng)符合對(duì)方所期望的話題[2]。外貿(mào)函電語(yǔ)言應(yīng)講究經(jīng)濟(jì)原則，信息要高度相關(guān)，應(yīng)達(dá)到最佳關(guān)聯(lián)，使收函人能做到發(fā)函人所期望的理解，實(shí)現(xiàn)成功交際。函電的簡(jiǎn)潔原則與關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則是相通的，商務(wù)函電避免長(zhǎng)篇大論，詞匯運(yùn)用多少反映了關(guān)聯(lián)程度。如，“due to the fact that”應(yīng)改為“because”，“in the event that”與“if”，選詞“if”優(yōu)先，“thank you very much”可以改為“many thanks”。去除不必要的修飾詞，避免陳舊的客套句型結(jié)構(gòu)，保留有效信息，簡(jiǎn)潔明了地把最重要的信息傳遞給收信人，實(shí)現(xiàn)高效溝通。

（四）方式準(zhǔn)則

方式準(zhǔn)則要求外貿(mào)函電信息確切明了，避免歧義，避免運(yùn)用模糊、抽象、不確定的詞句。函電寫作的清晰原則和具體原則正是語(yǔ)用原則中方式準(zhǔn)則的體現(xiàn)。外貿(mào)函電在語(yǔ)言選擇上盡量運(yùn)用熟悉簡(jiǎn)短、口語(yǔ)化的詞匯，函電處理可借助插圖和說(shuō)明小冊(cè)子，強(qiáng)調(diào)語(yǔ)言的經(jīng)濟(jì)原則和精確度，避免出現(xiàn)如“bimonthly”等模糊詞句，如“$”貨幣符號(hào)，每個(gè)國(guó)家客戶理解可能不同。外貿(mào)函電寫作的具體原則要求信息具體、嚴(yán)謹(jǐn)、確切，如，貨描、貨幣等重要信息。避免采用“prompt”等模糊表達(dá)。

（五）禮貌原則

禮貌原則主要體現(xiàn)在語(yǔ)言表達(dá)方式方面，禮貌原則、同情準(zhǔn)則與外貿(mào)函電寫作體諒原則是一致的。體諒原則要求站在對(duì)方角度考慮，換位思考[3]。當(dāng)雙方意見(jiàn)不一致時(shí)，盡量理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)，縮小分歧，表示同情。如，“You earn 6%of discount for cash payment.”避免說(shuō)“We grant you 6%of discount when you pay cash.”語(yǔ)言表達(dá)方式不同會(huì)產(chǎn)生不同的情感效果。禮貌是外貿(mào)函電重要的語(yǔ)言特點(diǎn)，真誠(chéng)、得體的語(yǔ)言有助于建立業(yè)務(wù)關(guān)系，且合理處理業(yè)務(wù)糾紛。函電用語(yǔ)多體現(xiàn)客套、合作、愿望的語(yǔ)氣，如“thanks”表示客氣，“would like to”表示贊同，“l(fā)ook forward to”表示愿望，“suggest”表示建議。禮貌原則不僅表現(xiàn)在語(yǔ)言選詞和組織方面，還應(yīng)體現(xiàn)在信函處理時(shí)間方面，及時(shí)回函和合理解釋信函中未盡事宜的原因都是禮貌的體現(xiàn)。

三、語(yǔ)用原則在不同商務(wù)信函中的取舍

寫信人不能刻板地遵守寫作原則，而要領(lǐng)悟其寫作精神，注意與語(yǔ)境中的非語(yǔ)言因素，如時(shí)間等密切相關(guān)標(biāo)志性因素，寫信人應(yīng)有駕御語(yǔ)境的能力[4]，要學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用。語(yǔ)用原則在外貿(mào)函電書寫中存在著兼容和沖突，如禮貌與簡(jiǎn)潔的矛盾。寫信人要根據(jù)不同類型的信函，對(duì)寫作原則作出取舍，如發(fā)盤函需強(qiáng)化質(zhì)量原則，信息足量且真實(shí)可靠，包括商品、價(jià)格、交期、質(zhì)量等交易條件，明確發(fā)盤的性質(zhì)。撰寫詢盤函，語(yǔ)境信息和話語(yǔ)要做到最佳關(guān)聯(lián)，把信息控制在原話語(yǔ)的語(yǔ)境中，信息要與主題高度相關(guān)，對(duì)方才能根據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確地做出相關(guān)行動(dòng)。外貿(mào)函電內(nèi)容上基本傳遞四類信息：肯定信息、中性信息、負(fù)面信息、說(shuō)服信息[5]。任何類型的函電，寫信人應(yīng)禮貌待人，保持積極心態(tài)，強(qiáng)調(diào)我方可以做的哪些方面，而不是強(qiáng)調(diào)不可以的方面。陳述方式會(huì)影響溝通，如把負(fù)面消息放在信函開(kāi)頭，勢(shì)必影響對(duì)方的情緒，不利于有效溝通。禮貌原則在開(kāi)發(fā)函中具有重要的地位，寫信人往往采用大量積極詞匯，如“confident”“win-win”“appreciate”。以此給對(duì)方營(yíng)造愉快的心境,以達(dá)到預(yù)設(shè)效果。抱怨類的郵件，如抱怨延遲交貨、質(zhì)量問(wèn)題等，撰寫應(yīng)根據(jù)情況恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用語(yǔ)用原則。

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上例信函抱怨遮光簾布料質(zhì)量，真實(shí)具體地表達(dá)問(wèn)題的所在，顏色出現(xiàn)色差，銷售不景氣，給我方造成了損失。寫信人在遵守關(guān)聯(lián)、質(zhì)量原則的同時(shí)，在語(yǔ)言和事情處理方面盡量做到禮貌，如采用“sorry”“l(fā)ongstanding”等詞匯。為了長(zhǎng)期合作，應(yīng)換位思考，給對(duì)方選擇，采取換貨或者降價(jià)處理。

例4 As agreed,we will effect the bulk production till receiving the total payments.We regret you failed to do so.The date of delivery is coming near.We are now eager to know whether you have some difficulties.Please kindly arrange the payment as soon as possible.

此催款函未采用威脅、抱怨的方式來(lái)表達(dá)索要貨款目的，而是客觀地表達(dá)事實(shí)情況，以理說(shuō)事，因雙方約定付款方式，對(duì)方未做到及時(shí)付款，進(jìn)而導(dǎo)致發(fā)貨問(wèn)題。信函做到了清楚原則，表達(dá)了因果，同時(shí)注意語(yǔ)言處理技巧，體現(xiàn)了體諒原則，如“We are now eager to know whether you have some difficulties.”也兼顧了禮貌原則，用詞婉轉(zhuǎn)禮貌，如“regret”“kindly”。

基于語(yǔ)用理論，外貿(mào)函電撰寫應(yīng)遵守合作和禮貌原則。同時(shí)，語(yǔ)用原則在外貿(mào)函電應(yīng)用中存在兼容和沖突，發(fā)件人在書寫過(guò)程中應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況靈活運(yùn)用，作出合理選擇。