李若素

摘要：項目設(shè)計文件是設(shè)計單位在項目建設(shè)各階段形成的各種文件；網(wǎng)絡(luò)設(shè)計流程管理是一項需要設(shè)計部門全員參與的信息技術(shù)元素融入的設(shè)計文件歸檔過程；設(shè)計檔案管理是為項目設(shè)計文件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計流程服務(wù)的終級信息庫。三者相輔相撐，協(xié)調(diào)促進為現(xiàn)代設(shè)計企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之趨勢。

項目設(shè)計文件是設(shè)計單位在項目建設(shè)各階段形成的各種文件，包括初步設(shè)計，施工圖，設(shè)計更改，竣工圖等內(nèi)容，是項目檔案的重要組成部分。它是設(shè)計單位設(shè)計檔案管理的主要工作內(nèi)容之一，它的收集，整理，歸檔是設(shè)計檔案管理的基礎(chǔ)，它為項目設(shè)計的各項管理提供了保障。

隨著國際，國內(nèi)項目與時俱進的發(fā)展，建設(shè)工程項目數(shù)量的增加，形成了大量的業(yè)內(nèi)資料及工程項目設(shè)計文件。在設(shè)計企業(yè)中作為追蹤整個工程項目有效管理步驟，貫穿于建設(shè)工程項目的質(zhì)量與質(zhì)量控制起著重要的作用。以往傳統(tǒng)的項目設(shè)計文件手工歸檔模式是在工程項目設(shè)計工作開展過程中，由部門項目計劃員填寫出圖單，送曬，打印硫酸紙底圖。再通過資料員和檔案室完成歸檔交接。與此同時，硫酸紙底圖所對應(yīng)的電子圖檔則分散在各設(shè)計人員的電腦里，一般采用事后歸檔的方式，在項目結(jié)束后由項目負責人或指定人員收入單位指定的數(shù)據(jù)庫。但有了網(wǎng)絡(luò)設(shè)計流程使各專業(yè)技術(shù)人員能在走完設(shè)計流程時及時將電子圖檔歸入檔案人員在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中建立的不同工程項目數(shù)據(jù)庫中。使檔案的歸檔完整性得到有效的保證。

在項目設(shè)計文件生成的過程中，各專業(yè)設(shè)計文件的形成有其特有的規(guī)律性，文件與文件之間也有一定的關(guān)聯(lián)性和成套性。作為專職檔案管理員不是專業(yè)的項目直接參與者，因此在收集設(shè)計檔案的過程中往往無法很好地把握文件之間的關(guān)聯(lián)性和項目進度而導致收集不齊全或不及時。而相關(guān)設(shè)計部門的專業(yè)技術(shù)人員和項目計劃員由于是工作的直接參與者，也可能是文件資料的直接生成者，由他們收集其工作過程產(chǎn)生的各類設(shè)計文件，并通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)計流程在收全方面比專職檔案管理員更具優(yōu)勢。故在設(shè)計部門推廣網(wǎng)絡(luò)設(shè)計流程，以設(shè)計工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)，加上必要的檔案業(yè)務(wù)知識培訓，是為設(shè)計檔案的收集工作墊定堅實的堡壘，同時也減少專職檔案管理員的工作量，減輕其工作壓力，緩解人手緊缺與工作繁重之間的矛盾。節(jié)約企業(yè)在檔案工作中的人力投入成本，實現(xiàn)了企業(yè)人力資源的優(yōu)化作用。

網(wǎng)絡(luò)設(shè)計流程管理與檔案管理，質(zhì)量管理一樣，是一項需要設(shè)計部門全員參與的工作。在流程系統(tǒng)設(shè)定之初，編制研發(fā)組就確立了以項目團隊，專業(yè)技術(shù)人員為主，開展設(shè)計流程制定，跟蹤，歸檔的模式。這是基于廣大的專業(yè)技術(shù)人員是設(shè)計流程管理系統(tǒng)形成主體的理念，只有他們的參與才能從設(shè)計文件形成的源頭控制設(shè)計檔案的質(zhì)量，否則做好檔案工作只是一句空話。設(shè)計流程由于信息技術(shù)元素的融入，管理從純檔案管理向與技術(shù)相融合發(fā)展，是創(chuàng)新管理的一次重大突破。

當今社會是一個信息化的社會，人們要查詢信息就會上互聯(lián)網(wǎng)，從各種網(wǎng)站搜尋自己需要的信息，這與傳統(tǒng)獲得信息的方式有著根本的不同。檔案作為企業(yè)的一個信息源，在傳統(tǒng)的查詢方式中，是以紙質(zhì)書本式檢索工具為主。而當今互聯(lián)網(wǎng)時代，給信息的查詢帶來了很大的便利。

設(shè)計檔案也是各專業(yè)技術(shù)利用者可以通過企業(yè)局域網(wǎng)在自己的權(quán)限范圍內(nèi)方便快捷地查詢檔案，收集有用信息，充實，完備設(shè)計思路，對已有設(shè)計檔案案例進行分析，借鑒和提升，更好的完成新的設(shè)計工作。這種設(shè)計文件檔案本身就具有一定的先進性，前瞻性和可操作性。有了新的理念融入，又能體現(xiàn)創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

而網(wǎng)絡(luò)設(shè)計流程管理因為有了專業(yè)技術(shù)人員和項目成員的參與，并融入了大量技術(shù)標準和信息元素，使設(shè)計流程的可操作性得到大幅度提高，因此它們是專業(yè)技術(shù)人員，項目組成員共同參與的成果。

檔案為項目設(shè)計提供的不僅是服務(wù)，而且是記錄和反映工程質(zhì)量的最好見證，對于電力設(shè)計項目來說，初步設(shè)計施工圖，設(shè)計更改離不開檔案的支撐，竣工驗收離不開檔案的保障。設(shè)計創(chuàng)新更少不了檔案的保駕護航。因此，企業(yè)里的檔案的有效利用也是檔案工作的最終目的，只有當檔案得到了有效的利用，才能體現(xiàn)檔案崗位存在的必要和檔案人員的價值。檔案工作的各環(huán)節(jié)都是圍繞著檔案利用展開的。

現(xiàn)實中，許多檔案工作在為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益方面具有滯后性和不確定性，因此直接影響企業(yè)管理者對檔案工作的價值評估，進而影響到企業(yè)對整個檔案工作人、財、物的投入。

就對檔案工作比較重視甚至高度認可檔案及檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要性的企業(yè)來說，認識到了檔案是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，需配備獨立的存檔空間和相應(yīng)的軟硬件配套管理設(shè)施。我單位亦是如此的一個設(shè)計企業(yè)。首先，企業(yè)領(lǐng)導重視企業(yè)檔案工作，遇到特殊情況時領(lǐng)導及時調(diào)整工作安排，為檔案工作提供足夠支持。其次，企業(yè)檔案管理中心加強對企業(yè)設(shè)計部門的宣教培訓及工作指導，在設(shè)計部門專業(yè)技術(shù)人員設(shè)計流程與歸檔運轉(zhuǎn)遇到問題時及時幫助解決，使其設(shè)計文件歸檔工作更加快捷和便利。最后，建立了適當?shù)莫剟顧C制，檔案管理工作是一項自主性強的工作，員工的責任心，細致程度等主觀因素對工作質(zhì)量起著決定性作用。除對設(shè)計部門專業(yè)技術(shù)人員進行了正向考核，對設(shè)計檔案管理工作完成出色的設(shè)計團隊也給予一定物質(zhì)和精神獎勵。極大的提高了專業(yè)技術(shù)人員參與到設(shè)計檔案管理中的積極性，在維持項目設(shè)計文件及時，有序歸入企業(yè)檔案管理中心有很大的促進作用。endprint