白獻(xiàn)陽

摘要：我國的職業(yè)學(xué)校發(fā)展非常迅速，在職業(yè)學(xué)校發(fā)展的過程中必須充分地重視檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理工作的作用。然而當(dāng)前我國的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作還存在一些問題，影響了職業(yè)教育的發(fā)展，本文對此進行了分析，并提出了職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的具體對策，希望能夠從理論層面上為我國職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展提供一點支持與引導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；檔案管理；問題；對策

近年來，職業(yè)學(xué)校發(fā)生了很大變化，教學(xué)理念不斷更新，教學(xué)模式不斷改革，作為學(xué)?；A(chǔ)工作之一的檔案管理工作也面臨著許多挑戰(zhàn)和創(chuàng)新。檔案管理工作是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是各項評估工作的一項重要內(nèi)容（如何加強中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，適應(yīng)新形勢下學(xué)校發(fā)展的要求，已成為學(xué)校改革發(fā)展中不容忽視的問題。

1職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的作用與意義

在職業(yè)教育的改革過程中必須做好檔案管理工作，才能順應(yīng)改革的步伐和時代的發(fā)展，使檔案管理更好地為職業(yè)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。而當(dāng)前在職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作中仍然面臨著一些問題，隨著職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴檔案，教學(xué)管理水平和辦學(xué)層次也在不斷提高，對檔案管理工作提出了更高的要求。職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作是對職業(yè)學(xué)校辦學(xué)水平的一個重要衡量指標(biāo)。

檔案管理工作是職業(yè)學(xué)校全局工作的重要組成部分，是學(xué)校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作。學(xué)校檔案室在服務(wù)學(xué)校和社會的過程中，發(fā)揮了檔案信息中心的獨特作用，為教學(xué)、科研、管理工作及校史志的編撰、學(xué)校評估、重大紀(jì)念活動、歷史和傳統(tǒng)教育、對外宣傳及個人資歷憑證的查考等，提供了可靠的證據(jù)和翔實的材料。從檔案的功能和作用看，檔案具有育人、存史和憑證等功能和作用，是其他任何工作不能替代的。不重視檔案工作的結(jié)果將可能導(dǎo)致一個學(xué)校失去歷史記憶，對未來的發(fā)展后患無窮。因此，我們要按照科學(xué)發(fā)展觀的要求認(rèn)識和對待檔案工作。

2職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

目前，一些職業(yè)學(xué)校沒有認(rèn)識到檔案資料的重要性，校檔案室收集了較多的檔案和資料，但是由于缺乏相應(yīng)的特色，沒有做好綜合利用及開發(fā)工作，師生對于檔案資料的利用程度較低，沒有發(fā)揮檔案管理的作用。針對此，本文對職業(yè)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并提出其中存在的問題。

2.1缺乏檔案管理意識

當(dāng)前，職業(yè)學(xué)校不斷擴大招生規(guī)模，師資隊伍迅速膨脹，檔案管理工作的任務(wù)隨之加重?；诖寺殬I(yè)學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)該變被動為主動，這樣才能適應(yīng)職業(yè)學(xué)校發(fā)展的新形勢。然而，大部分職業(yè)學(xué)校，并未配備專用的檔案庫房，未設(shè)立單獨的編制，未配備專業(yè)的檔案管理人員，僅由各部門的有關(guān)人員兼管檔案工作，對檔案工作年初沒有部署，年中沒有檢查，年末沒有總結(jié)，出現(xiàn)用時想到，不用時不要，評估考核檢查時突擊整理的現(xiàn)象。檔案工作處于可管可不管的被動狀態(tài)，使其難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2檔案管理人員隊伍建設(shè)不到位

信息化是目前高職檔案管理的必然趨勢，信息化使檔案管理的技術(shù)和手段有所提高，同時對管理人員的水平和素質(zhì)提出更高要求。但是大部分職業(yè)學(xué)校并沒有為檔案部門聘請專門的管理人員，而是讓其他部門人員兼管檔案管理，但這些人員幾乎都未接受過管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化的基本理論、基本知識和基本技能。由于沒有配備專職的檔案管理人員同時也疏于對兼職管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，造成眾多職業(yè)學(xué)校高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人員匱乏。

2.3檔案管理方法不科學(xué)

當(dāng)下，大多數(shù)職業(yè)學(xué)校對檔案管理

主要依賴的仍舊是傳統(tǒng)的手工管理手段和技術(shù)，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象卻不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。具體表現(xiàn)在從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類，再到整理組卷，最后擬寫案卷標(biāo)題裝訂成冊、填寫卷內(nèi)備考表，已經(jīng)形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。殊不知，隨著電子文件的不斷增加，如果再繼續(xù)按照傳統(tǒng)的管理模式，則檔案管理工作將需要準(zhǔn)備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學(xué)管理、教學(xué)組織都帶來一定壓力。總之，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化勢在必行。

3做好職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的具體對策

正是由于檔案管理工作對于職業(yè)學(xué)校發(fā)展的重要性，鑒于當(dāng)前職業(yè)學(xué)校在檔案管理工作中存在著很多問題，必須不斷改進檔案管理工作的方式方法，對當(dāng)前的檔案管理制度進行改革和完善，全面提高職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的水平。

3.1完善職業(yè)學(xué)校的檔案管理制度

職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，對于檔案管理工作的要求也越來越高，要求檔案管理工作要逐步走向規(guī)范化和科學(xué)化。這就需要對檔案管理制度進行不斷的改革和完善，對檔案管理的工作流程進行規(guī)范，從而有效地提高檔案管理的水平。只有制定了完善的檔案管理制度，才能夠?qū)n案管理工作進行有效的約束，使檔案管理更加合理和科學(xué)。這樣一來，職業(yè)學(xué)校的校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員才能夠提高對檔案管理工作的重視。

3.2加強職業(yè)學(xué)校檔案管理人員隊伍建設(shè)

由于職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作比較復(fù)雜，具有較強的專業(yè)性，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求。要求檔案管理人員必須具備一定的管理經(jīng)驗和專業(yè)知識，能夠不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的作用。只有將職業(yè)學(xué)校發(fā)展過程中取得的所有成果和每一個事件都在檔案中進行詳細(xì)的記載，才能真正發(fā)揮檔案管理工作的有效性。與此同時，還要做好檔案材料的分類，為相關(guān)人員查找和翻閱相應(yīng)的檔案資料提供便利。為了提高檔案資料的使用率，充分發(fā)揮檔案資料的作用，職業(yè)學(xué)校應(yīng)該允許全體師生自由地閱覽所有的非保密性檔案材料。特別是鼓勵學(xué)生自由的閱讀學(xué)校的歷史，使學(xué)生能夠了解學(xué)校的發(fā)展歷程，提高學(xué)校的整體形象，起到良好的德育作用。

3.3加強職業(yè)學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備管理

職業(yè)學(xué)校各檔案管理應(yīng)該走向現(xiàn)代化、信息化，這就要求職業(yè)學(xué)校要對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，從而分別進行檔案材料的歸納、查閱和整理，充分發(fā)揮檔案材料的作用。職業(yè)學(xué)校要重視對檔案資料的保存，防止檔案資料受到蛀蟲或者潮濕天氣的損壞。對于一些比較干燥的地區(qū)，還應(yīng)該對檔案資料進行定期透氣，提高存放的質(zhì)量。

4結(jié)語

綜上所述，在職業(yè)學(xué)校發(fā)展的過程中，必須提高對檔案管理工作的重視，認(rèn)識到檔案管理工作對于職業(yè)學(xué)校發(fā)展的重要意義。在此基礎(chǔ)上職業(yè)學(xué)校要正視在檔案管理工作中暴露出的一些問題，從而采取有效的措施來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，打造一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理工作隊伍，充分提高檔案資料的利用率，將檔案材料的作用充分的發(fā)揮出來，以適應(yīng)職業(yè)學(xué)校改革和發(fā)展的需要。endprint