陳紅

（云南昭通市城建檔案館，云南昭通 657000）

近年來,隨著昭通城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城建檔案的作用越來越明顯地體現(xiàn)出來，在這種形勢下，要更好地為城市建設(shè)服務，就迫使我們城建檔案工作者要不斷收集門類齊全、種類眾多的城建檔案。保證進館質(zhì)量，豐富館藏已成為我城建檔案工作者所面臨的課題。為此，筆者根據(jù)昭通城建檔案工作的實際談談自己的看法。

1 我市城建檔案接收工作和進館質(zhì)量存在的問題

隨著城市化進程的加快和城市現(xiàn)代化水平的提高，城建檔案將顯得越來越重要。工程竣工檔案的接收工作和進館質(zhì)量卻存在著以下幾個方面的問題。

1.1 宣傳力度不夠，對城建檔案的重要性認識不足

由于工作中宣傳的內(nèi)容不生動、形式較單一，使得一些建設(shè)單位存在重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象，也就是只重視工程建設(shè)，輕視檔案的建立，只重視施工過程中的工程進度，輕視文件資料的管理，從根本上沒把檔案管理提到正常工作范圍，沒有建立一套規(guī)范的管理機制，沒有專職的檔案人員。

1.2 對城建檔案人員業(yè)務培訓不夠，檔案人員素質(zhì)有待提高

工程建設(shè)過程，是一個內(nèi)涵十分豐富的社會活動，這就決定了建設(shè)工程檔案具有復雜性、科學性和系統(tǒng)性。目前對建設(shè)單位、施工單位的工程檔案管理人員業(yè)務培訓不夠，指導不深入，業(yè)務跟蹤服務不到位，給竣工檔案的收集工作帶來一定的難度。

1.3 執(zhí)法不嚴，依法治檔力度不夠，進館檔案受到限制

目前我們有很多執(zhí)法依據(jù)，如《中華人民共和國檔案法》《工程質(zhì)量管理條例》《城市建設(shè)檔案管理歸定》等，然而實際工作中對違反檔案法規(guī)的行為要么查處不力，要么不承擔相應的法律責任，以致影響了檔案法律法規(guī)的權(quán)威和尊嚴，進館檔案的種類、數(shù)量也受限制。

1.4 從檔案接收的質(zhì)量來看，檔案的標準化建設(shè)有待加強

我們在工作中發(fā)現(xiàn)，很多單位上報的文字檔案對施工過程中記錄的各項內(nèi)容不完整、不準確，有的還存在漏項、缺項、簽章手續(xù)不全，一些上報的原始材料，還存在復印件代替原件、使用圓珠筆進行多份復寫、紙張質(zhì)量不符合要求、上報的材料污損嚴重、裝訂的次序顛倒；建設(shè)工程竣工圖編制不規(guī)范，圖面不清，變更內(nèi)容不準確；聲像檔案（照片、錄音帶、錄像帶）很多沒有詳細的文字說明，拍攝的時間、地點、內(nèi)容等項目未填寫。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，勢必導致建設(shè)工程檔案不能真實反映整個建設(shè)過程，喪失了工程檔案的重要依據(jù)和憑證作用，使得進館檔案的質(zhì)量受到影響。

2 針對以上存在的問題，我們采取的措施

2.1 加強城建檔案宣傳，增強城建檔案意識

我們要大力宣傳 《中華人民共和國檔案法》《工程質(zhì)量管理條例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《云南省城建檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，通過上街宣傳、散發(fā)材料，知識競賽，訂閱報刊、雜志、舉行圖文展板等多種形式，宣傳什么是城建檔案以及城建檔案在城市建設(shè)中的作用，提高廣大建設(shè)工作者和市民的城建檔案意識，使他們能了解和支持城建檔案工作。我館曾舉辦兩次攝影比賽和一次影展，從中收集到了許多歷史的、珍貴的照片，也通過電視臺播放了《云南省城建檔案管理規(guī)定》，取得了較好的效果。2006年9月，云南省第八屆少數(shù)民族運動會在我市舉行，按市政府指示，由我館主辦“2006昭通名特商品交易會”城建專題展廳，以文字、圖片、規(guī)劃設(shè)計模型等展示“十五”期間城建工作取得的成績，展望“十一五”規(guī)劃前景，為今后北部新區(qū)的開發(fā)及招商引資工作奠定了基礎(chǔ)。

2.2 加強業(yè)務培訓，提高工程檔案管理人員素質(zhì)

要使工程竣工檔案順利進館，就得加強對建設(shè)單位、施工單位的工程檔案管理人員進行業(yè)務培訓。培訓堅持以“貫徹城建檔案法規(guī)為主導，學習檔案知識為基礎(chǔ)，規(guī)范操作技能為重點，全面提高素質(zhì)為根本”的辦學指導思想。培訓內(nèi)容可以是《城建檔案管理法規(guī)》《城建檔案工作概論》《驗收備案工作對檔案資料的要求》《檔案鑒定與收集的基本要求》等課程。通過培訓，提高他們的檔案意識，了解建設(shè)工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設(shè)工程檔案分類及整理方法等，明確各自在收集整理檔案過程中所肩負的重任。2007年9月6日至7日，我館就成功地舉辦了一期工程建設(shè)檔案管理培訓班，有近百人參加培訓，他們是各縣區(qū)建設(shè)局城建檔案管理人員，從事房地產(chǎn)開發(fā)、工程設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的檔案管理人員，建設(shè)單位負責工程檔案管理的人員。通過這次培訓，進一步提高了工程建設(shè)檔案工作者的業(yè)務水平，規(guī)范了工程建設(shè)檔案的收集整理和歸檔工作，為昭通各縣區(qū)城建檔案的健康發(fā)展奠定了堅定的基礎(chǔ)。

2.3 加大執(zhí)法力度，確保工程檔案順利進館

1998年實行了多年的城建檔案保證金被取消，工程檔案保證金的取消，意味著城建檔案工作由經(jīng)濟手段轉(zhuǎn)為依法治檔。《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第17條規(guī)定：建設(shè)單位在建設(shè)工程竣工驗收后，未向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案的，處以1萬元以上10萬元以下的罰款。2001年7月4日修改的建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》以及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中明確規(guī)定：建設(shè)單位應當在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。以上規(guī)定為城建檔案管理機關(guān)對不及時移交檔案的建設(shè)單位進行行政處罰提供了法律依據(jù)，不及時移交檔案是違法行為，應受到罰款的行政處罰。所以，我們要運用法律武器，依法治檔,加大檔案的收集力度，豐富我們的館藏。

2.4 加大城建檔案收集力度的同時，嚴把進館檔案質(zhì)量關(guān)

我們加大了城建檔案收集力度，豐富了館藏，還得把好進館檔案質(zhì)量關(guān)。這就要求我們按工程進度，深入到施工現(xiàn)場，與建設(shè)單位檔案人員一起對照《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，從案卷質(zhì)量標準，案卷的分類編號和檢索工具的編制等方面進行詳細指導，明確進館檔案的質(zhì)量要求和移交檔案應注意的事項，要求他們工程檔案要原件歸檔；文件內(nèi)容要真實、準確；工程文件應采用耐久性強的書寫材料，要字跡清楚，圖樣清晰；竣工圖要規(guī)范，做到文、圖、物相符；照片檔案的拍攝時間、地點等內(nèi)容要完善。從源頭上保證了竣工檔案報送的質(zhì)量，確保檔案的完整性和成套性。對質(zhì)量不高的或不符合質(zhì)量要求的檔案案卷，我們要進行專門指導，按要求及時整改，從而保證了進館檔案的質(zhì)量。

總之，為適應城市建設(shè)發(fā)展的需要，充分發(fā)揮城建檔案的作用，城建檔案部門必須加強建設(shè)工程竣工檔案管理，保證建設(shè)工程竣工檔案的完整、準確和規(guī)范。因此，我們在豐富館藏的同時，一定要保證進館檔案的質(zhì)量，使案卷中存在的問題都解決在進館之前。只有這樣，才能便于今后檔案的管理工作，才能更好地為城市的規(guī)劃、建設(shè)提供服務。

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