淡 珊

（湖北第二師范學院數(shù)學與經(jīng)濟學院，湖北武漢 430205）

高校二級學院中的檔案室作為高?；A設施中的一部分，肩負著記錄高校發(fā)展，記錄學生檔案資料和學習情況、畢業(yè)就業(yè)方向等內(nèi)容的重要作用。在當前科技發(fā)展與網(wǎng)絡信息化技術進步的環(huán)境下，為了適應現(xiàn)代化管理模式的需求，高校二級學院的檔案室也需要從定位與改革、建設方面入手進行調(diào)整，讓檔案管理工作能夠更加科學，并符合現(xiàn)代化管理需求。

1 高校二級學院檔案室的定位

高校二級學院檔案室的主要作用為存儲學生檔案，對學校發(fā)展建設中具有歷史性保留及參考價值的文件內(nèi)容進行保存，還包括與學校發(fā)展有關的人事、科技、行政等綜合類檔案的管理。檔案室的建設與管理不但應該具有資料保存意義，同時應該為學校教師職工及學生查閱檔案資料提供方便。檔案室作為重要資料及檔案的收藏備份機構，其保存著一定數(shù)量具有重要價值及參考性意義的資料，這些資料在學校建設、學生發(fā)展中也都起著重要的作用。所以，高校二級學院的檔案室還扮演著與圖書館相似的資料儲存、查閱功能。這就要求檔案查閱的便利性也應該是檔案室在建設與管理中著重注意調(diào)整的內(nèi)容。

2 高校二級學院檔案室現(xiàn)狀

在信息電子化與科技發(fā)展的當下，高校二級學院在檔案室的管理方面還存在一定有待改進的方面，檔案室建設工作的更新與完善是當前高校檔案室需要重點考慮的問題。

2.1 檔案管理工作職責劃分不清、管理機制不健全

當前高校二級學院的檔案室管理中存在著檔案管理機制不健全、檔案分類不明確方面的不足。由于高校檔案室的管理存在機制不健全、職責劃分不明確等問題，導致部分學生的檔案查找較為麻煩，且容易存在檔案缺失情況。以學生獲得國家榮譽獎勵或者獲得某些專利來講，有些高校將這部分檔案劃分為學生檔案，認為這是學生自己發(fā)展中的榮譽，而有些高校在進行檔案管理時則把這部分檔案劃分為學院或者學校榮譽，認為這些榮譽是學校人才培養(yǎng)和學術創(chuàng)新中產(chǎn)生的檔案資料。這種檔案分類不明確的情況導致在后期檔案查找中存在一定困難。而且這種檔案管理職責劃分的不明確也容易在檔案管理中存在一定分歧，對于后期的檔案管理與查閱有一定障礙。

2.2 檔案管理信息化不足，檔案利用率低

在當前高校二級學院的檔案管理中，存在著檔案管理方式落后、檔案管理流于形式化、檔案利用率較低等情況。檔案的存留和管理不但作為信息的備份，還應該發(fā)揮檔案本身資料提供的作用。然而在當前高校二級學院的檔案室管理中，由于管理人員專業(yè)度差，對于檔案的保存和歸檔缺乏一定專業(yè)知識，導致檔案歸檔劃分存在一定程度的混亂與不完善。并且隨著信息化技術的發(fā)展，高校二級學院的檔案管理上也存在著檔案電子化、信息化的需求。但是當前高校檔案管理中由于以往檔案室基礎設施較差，檔案管理人員檔案管理能力及經(jīng)驗不足，檔案電子化保存工作推進速度較低等情況的產(chǎn)生，導致當前高校檔案室在檔案的查閱上存在一定困難。檔案難以為教師的教學反饋及學生的學習評價反饋提供支持。檔案查閱的困難一定程度上阻礙了學生及教師對于檔案的調(diào)用與查閱，讓檔案室喪失功能，形同虛設。

2.3 檔案室空間設計缺乏合理性，檔案管理意識欠缺

除了檔案室資料的電子信息化，由于大部分檔案原件及很多具有歷史性價值的檔案都涉及紙質(zhì)文件的保存問題，所以檔案室的空間設計以及對于檔案歸檔、存放、管理的合理性安排也非常重要。但是當前高校二級學院檔案室建設與管理中普遍存在空間設計不合理、檔案管理與存留出現(xiàn)紕漏等問題。這些檔案管理中的問題還有一部分的原因是檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理意識對于檔案管理的重要性缺乏認識與檔案管理技能存在不足。很多高校二級學院對于檔案管理缺乏足夠重視，檔案存放地設置為地下室或者其他環(huán)境條件較差的地點，導致紙質(zhì)檔案受潮損壞等問題時有發(fā)生，而且在檔案室人員調(diào)用上，缺乏崗前考核及培訓，導致部分檔案管理人員缺乏基本的檔案管理意識及檔案管理工作技能，這都給高校的檔案管理工作造成了一定的麻煩。

3 高校二級學院檔案室建設方法

3.1 健全檔案管理機制，進行檔案工作明確劃分

在當前高校二級學院檔案室的管理中，一般將檔案分為教學檔案、行政檔案、教師檔案、學生檔案這四類。其中學生檔案主要記錄學生個人基本信息、在校學習表現(xiàn)、獲獎信息情況等內(nèi)容。這些內(nèi)容的保存與備份對于學生日后就業(yè)、升學等階段檔案的調(diào)取和查找都有著重要作用。同時，這類學生信息檔案也為學生的學習評教及教師根據(jù)學生接受度進行教學調(diào)整提供依據(jù)。相當于是學生經(jīng)歷的記錄及教師教研及教學反饋經(jīng)驗總結及評價的參考數(shù)據(jù)，是查閱頻率較為高的一類檔案。針對當前高校檔案室的管理，應該首先對于管理工作進行明確劃分，學生檔案、教師檔案、學校建設發(fā)展方面的檔案都應該分門別類的安排專人管理，將檔案管理工作劃分落實到實處，并制定相關的檔案管理及查閱守則。在檔案管理中遵循管理守則進行工作，達到職責明確。

3.2 加大檔案信息化程度

高校二級學院檔案室的檔案具有數(shù)量龐大、分類較多等難以管理的情況。在當前電子信息化技術不斷發(fā)展的環(huán)境下，為了加強高校檔案管理及調(diào)用效率，檔案的電子信息化保存勢在必行。針對較為重要的學生資料及學校建設發(fā)展資料應該做到電子化存檔，避免由于紙質(zhì)文件保存不當、自然災害等原因而導致的檔案丟失。同時在進行電子信息化檔案信息的錄入時，也應該加強電子檔案的分類管理。檔案的電子化分類管理不能單純的以學院、專業(yè)等大方向類別來劃分，需要規(guī)劃更科學細化的分類標準，例如教學檔案的分類除了按照常規(guī)專業(yè)劃分目錄及檢索規(guī)則外，還應該有跨學科應用與關聯(lián)性的目錄劃分與檢索，實現(xiàn)不同學科間檔案資料的互動查閱。高校檔案分類管理的明確可以方便后續(xù)檔案查閱，幫助教師在進行教學經(jīng)驗總結及教學反饋研討時更快捷的查找資料，提高檔案利用匹配度。對于提高檔案利用率，提升檔案保存效果也有一定的作用。

3.3 檔案室空間布局合理化推進及檔案管理員培訓

針對當前高校檔案室空間布局不合理的狀況，對于檔案室的空間優(yōu)化也勢在必行。高校在進行校園建設及規(guī)劃時，首先要充分認識到檔案管理的重要性，檔案室不但是學校基礎建設中具有重要功能性的部門，同時也一定程度上代表了一個學校的門面。所以在檔案室的建設與規(guī)劃中，要注意檔案室空間的充足，以保證能夠有足夠的地方保存檔案。同時要注意檔案室位置的合理，應該在陽光通風的地方，避免由于潮濕等原因?qū)е聶n案損壞。同時在檔案管理人員的任用上應該加強崗前培訓，達到管理人員對于檔案管理專業(yè)知識的熟練掌握，這樣才能更好的進行高校日常檔案的管理工作。

3.4 服務網(wǎng)絡化

教育部建成CERNET以來，各高等院校信息基礎設施建設已大大加強，部分大學已建成了高質(zhì)量的校園網(wǎng)，還有的高校提出了數(shù)字校園工作的概念，這為學院檔案室的網(wǎng)絡化管理和服務提供了基礎。盡管國內(nèi)除少數(shù)大學外，大多數(shù)大學檔案網(wǎng)絡建設尚屬剛剛起步，網(wǎng)絡服務效果還不得而知，但仍可從一些數(shù)字中略窺一斑。以國防科技大學檔案館為例，目前館藏量在3萬卷，年進館檔案在2500卷左右（其中本科生學籍檔案和研究生學位檔案1500卷左右），每天來館利用檔案者平均為12人次，但通過網(wǎng)絡檢索者每天達100人次，全文檢索光盤上網(wǎng)后估計網(wǎng)上查詢的人會更多。當然，網(wǎng)絡化服務需要硬件建設作基礎，但更需要數(shù)據(jù)庫建設作保證。二級學院檔案室的數(shù)據(jù)庫建設必須樹立信息觀、資源觀、競 爭觀和效益觀，統(tǒng)一規(guī)劃，在信息深加工上下功夫，而不能搞大而全、小而全，要與學校圖書館、檔案館、其它各學院檔案室進行協(xié)調(diào)，并有所區(qū)別。要以需求為導向，并建立一整套滿足各種需求的服務措施。如滿足學院決策需求的快速反應服務，滿足學院科研需求的信息連續(xù)性與針對性服務，滿足教員、學員提高生活品味需求的精品休閑服務等。

4 結束語

高校二級學院檔案室的建設可以有效保存學生的檔案及學校發(fā)展的歷史性資料，對于高校管理與建設有著十分重要的作用。在高校二級學院的建設與發(fā)展中，檔案室作為基礎建設中重要的環(huán)節(jié)，其合理化發(fā)展是需要持續(xù)探究的重要問題。