李曉龍

摘 要 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)集中采購(gòu)是政策性、專(zhuān)業(yè)性和法律性很強(qiáng)的一項(xiàng)工作，要做好企業(yè)的集中采購(gòu)工作，除了一支高素質(zhì)、高水平的專(zhuān)業(yè)技術(shù)干部隊(duì)伍和一個(gè)高效、規(guī)范的企業(yè)集中采購(gòu)操作平臺(tái)以外，筆者認(rèn)為加強(qiáng)企業(yè)集中采購(gòu)活動(dòng)中的檔案管理同樣重要。

關(guān)鍵詞 集中 采購(gòu) 檔案 管理 重要性

一、充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)集中采購(gòu)檔案管理工作的重要性

首先，做好企業(yè)集中采購(gòu)活動(dòng)中的檔案管理工作是企業(yè)集中采購(gòu)規(guī)范化管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)集中采購(gòu)工作不可缺少的組成部分。作為企業(yè)集中采購(gòu)的后期工作，集中采購(gòu)檔案管理工作看似一件小事，其實(shí)關(guān)系重大?！吨腥A人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第七十六條明確規(guī)定：“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反本法規(guī)定隱匿、銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的，由政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)處以兩萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款，對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任?！奔热黄髽I(yè)集中采購(gòu)工作中的檔案管理工作如此不容忽視，那采購(gòu)文件應(yīng)該如何保存呢？《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第四十二條明確指出：“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷(xiāo)毀。”所以，采購(gòu)文件不齊全，檔案管理部規(guī)范，一是無(wú)法從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷完善，二是無(wú)法配合相關(guān)監(jiān)督檢查部門(mén)進(jìn)行工作監(jiān)督和檢查，無(wú)法提供真實(shí)可靠的材料以供審核，三是無(wú)據(jù)可查，沒(méi)有借鑒和修訂的根據(jù)。

二、企業(yè)采購(gòu)檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化

檔案管理是一門(mén)學(xué)科，并不是任何人都能勝任的工作。在檔案管理工作中我們?cè)l(fā)現(xiàn)這樣一些問(wèn)題：一項(xiàng)采購(gòu)工作已經(jīng)完成，但采購(gòu)人員存檔的材料沒(méi)有及時(shí)存檔，一個(gè)不夠?qū)I(yè)的檔案工作人員并不知道如何進(jìn)行檔案的整理和存檔，腦海中對(duì)要?dú)w檔的文件沒(méi)有一定的層次性，認(rèn)為只要是采購(gòu)組織交來(lái)的材料就可以歸檔，至于是否全面，是否符合歸檔的條件要求都不清楚等等，這些都是企業(yè)集中對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中檔案管理工作的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。把隨意性帶到工作中是很危險(xiǎn)的事情，有時(shí)導(dǎo)致的后果是不堪設(shè)想的，甚至?xí)绊懫髽I(yè)采購(gòu)工作的大局。企業(yè)集中采購(gòu)檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)問(wèn)，必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，才符合企業(yè)集中采購(gòu)工作專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化的要求，這個(gè)人必須有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性，熟悉國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)，對(duì)于企業(yè)集中采購(gòu)工作要有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案管理要具備一定的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案的編輯、裝訂、計(jì)算機(jī)信息管理等方面要有較高的操作使用水平。只有責(zé)任心強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬的檔案管理工作人員，通過(guò)嚴(yán)格規(guī)范的操作，才能為每一次企業(yè)集中采購(gòu)工作畫(huà)上一個(gè)圓滿的句號(hào)。要做好企業(yè)集中采購(gòu)項(xiàng)目的檔案管理，就一定要制定科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)于所有要?dú)w檔的采購(gòu)項(xiàng)目檔案材料，一定要有明確的條目，要求對(duì)于缺項(xiàng)、不全或工作沒(méi)有全部完成的招標(biāo)材料，不能隨便歸入檔案，一定要保證項(xiàng)目檔案的真實(shí)性和完整性。企業(yè)集中采購(gòu)活動(dòng)操作中，檔案歸檔是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。對(duì)企業(yè)集中采購(gòu)檔案進(jìn)行及時(shí)收集、整理和編檔，是對(duì)工作的真實(shí)記載，也是對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)的及時(shí)總結(jié)。

三、企業(yè)集中采購(gòu)檔案必須體現(xiàn)采購(gòu)工作的程序化

由于采購(gòu)單位不同、資金來(lái)源不同，采購(gòu)內(nèi)容和規(guī)模不同，其采購(gòu)方式也不盡相同。雖然采購(gòu)方式不盡相同，但檔案管理工作更應(yīng)具有嚴(yán)肅性和科學(xué)性。對(duì)于不同項(xiàng)目的采購(gòu)工作，都應(yīng)將與項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃以及招標(biāo)委托協(xié)議書(shū)保存在檔案中，這對(duì)于一個(gè)企業(yè)集中采購(gòu)項(xiàng)目檔案的完整性具有不可忽視的作用。對(duì)于公開(kāi)招標(biāo)的采購(gòu)項(xiàng)目，要在國(guó)家指定報(bào)刊和網(wǎng)站上公開(kāi)刊登招標(biāo)公告。同時(shí)，檔案中要保存完整的招標(biāo)文件，要有詳細(xì)的技術(shù)答疑、資格預(yù)審等方面的書(shū)面記載材料、開(kāi)標(biāo)評(píng)委抽簽情況、開(kāi)標(biāo)會(huì)議簽到表、公證部門(mén)及監(jiān)督審查部門(mén)的到場(chǎng)情況、開(kāi)標(biāo)唱標(biāo)報(bào)價(jià)對(duì)比表、開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告，根據(jù)評(píng)標(biāo)方法的不同，還應(yīng)保存評(píng)委表決票匯總表或有評(píng)委簽名的評(píng)委打分表，以及有監(jiān)督部門(mén)代表簽名的打分匯總表。對(duì)于一些需要變更采購(gòu)方式才能滿足采購(gòu)人交貨時(shí)間、使用時(shí)間等方面需求的采購(gòu)項(xiàng)目，檔案中必須保存變更采購(gòu)方式的申請(qǐng)和監(jiān)管部門(mén)的批準(zhǔn)文件。

四、企業(yè)集中采購(gòu)檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化

信息化手段充分利用了電子化、網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)的信息技術(shù)，融合先進(jìn)的管理理念，使企業(yè)集中采購(gòu)更加合理有效，并節(jié)省了資金，充分滿足了企業(yè)集中采購(gòu)的各種需求，并為采購(gòu)工作提供了先進(jìn)的管理手段。對(duì)于企業(yè)集中采購(gòu)中的檔案管理工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化，可以適時(shí)地收集和整理各個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目的各種信息，為今后的采購(gòu)工作提供豐富的借鑒資料，為采購(gòu)市場(chǎng)提供良好的備案數(shù)據(jù)，為整個(gè)企業(yè)集中采購(gòu)工作提供強(qiáng)有力的信息支持。由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、共享性，企業(yè)集中采購(gòu)監(jiān)督部門(mén)也可以通過(guò)信息化檔案跟蹤采購(gòu)的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)管。由此可見(jiàn)，面對(duì)目前我國(guó)企業(yè)的集中采購(gòu)現(xiàn)狀，采購(gòu)檔案管理信息化是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。

企業(yè)集中采購(gòu)工作是一項(xiàng)陽(yáng)光事業(yè)，它關(guān)系到國(guó)家和企業(yè)的公共利益。正是因?yàn)槠涔_(kāi)、透明、規(guī)范的操作過(guò)程，其優(yōu)越性得到了越來(lái)越多人的認(rèn)可，不僅遏止了腐敗的滋生，節(jié)約了資金，也為市場(chǎng)主體提供了公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

（作者單位為新疆國(guó)龍貿(mào)易有限公司）