摘 要：隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)生活的各個(gè)方面都在不斷改變，給市州電大的檔案管理工作帶來(lái)了新的問(wèn)題。本文就市州電大實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的意義、市州電大在檔案信息化管理方面存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，在此基礎(chǔ)上提出了市州電大檔案信息化管理的解決策略。

關(guān)鍵詞：市州電大；檔案信息化管理；問(wèn)題；策略

一、 前言

檔案管理信息化，就是檔案管理從以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為重點(diǎn)，這是大勢(shì)所趨，也是一項(xiàng)十分重要的工作。但是，市州電大普遍存在檔案存放數(shù)量增多、保管環(huán)境差、查找效率低、管理人員知識(shí)欠缺等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是解決這些問(wèn)題最好途徑。

二、 市州電大實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重大意義

1. 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展

隨著時(shí)代的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案、電子政務(wù)、電子公文等新的時(shí)代產(chǎn)物，要求檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。因此，市州電大實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理既是上級(jí)的要求，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

2. 促進(jìn)自身發(fā)展

市州電大傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館在保存、保養(yǎng)、管理等方面存在較大的缺陷，已經(jīng)不能適應(yīng)自身的發(fā)展的需要，適時(shí)的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化可以讓檔案工作人員從繁重的手工收集、整編等工作中解脫出來(lái)，可以提高檔案的安全性，防止受潮、腐蝕破損，可以用詳實(shí)的檔案信息支持單位的決策和管理，為師生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)自身的發(fā)展。

3. 有助于提高工作效率

市州電大實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，各種檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入，但可以反復(fù)利用，方便查閱，方便借閱管理，省時(shí)省力，提高了工作效率。

三、 市州電大檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1. 認(rèn)識(shí)不高，觀念障礙

部分市州電大領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，觀念上存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是將瑣碎的資料進(jìn)行收集、保管，沒(méi)有多大的技術(shù)含量，也不能給市州電大帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要不弄丟資料、不發(fā)生檔案泄密就行了。

2. 條件簡(jiǎn)陋，技術(shù)障礙

因部分市州電大對(duì)檔案管理信息化工作的不重視，導(dǎo)致對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，有的市州電大甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，有的市州電大的檔案室的位置偏僻，面積狹小，房間潮濕，沒(méi)有防盜網(wǎng)等，不利于檔案的保管，檔案資料容易發(fā)生蟲(chóng)蛀、霉變等現(xiàn)象。同時(shí)，檔案管理信息化缺乏基本的設(shè)施設(shè)備，檔案工作人員辦公條件簡(jiǎn)陋，缺乏使用相關(guān)設(shè)備的技術(shù)，導(dǎo)致了市州電大大量陳舊檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化，導(dǎo)致檔案管理信息化程度不高，水平較低。

3. 管理不嚴(yán)，制度障礙

部分市州電大對(duì)檔案的管理缺乏必要的制度，有的學(xué)校甚至沒(méi)有檔案管理方面的制度，對(duì)檔案工作缺乏必要的規(guī)范，導(dǎo)致檔案資料的收集、整理、移交不規(guī)范，存檔意識(shí)不強(qiáng)。

4. 知識(shí)單一，人才障礙

市州電大檔案管理人員一般都不是檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，工作人員知識(shí)較為單一，工資待遇又不如其他工作崗位，工作人員工作缺乏激情和動(dòng)力，加上檔案工作人員很少到外面參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理信息化的重要性、檔案資料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟，只將檔案塞進(jìn)檔案盒，沒(méi)有及時(shí)地歸類(lèi)整理，嚴(yán)重地影響了管理水平。

四、 市州電大檔案管理信息化的主要對(duì)策

1. 高度重視，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要意義

檔案工作是非常重要的工作，各項(xiàng)工作都離不開(kāi)檔案工作，搞好檔案的信息化管理工作，可以促進(jìn)高校的全面發(fā)展。市州電大管理層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)相關(guān)責(zé)任，支持關(guān)心檔案工作，將檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作同等對(duì)待，用新的理念搞好市州電大的檔案管理信息化工作。

2. 改善條件，加速推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)的步伐

市州電大要加大經(jīng)費(fèi)財(cái)力投入，建立相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，要購(gòu)置必要的辦公設(shè)備，改善辦公條件。同時(shí)，工作人員要將檔案資源信息化，將學(xué)校原來(lái)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，并將其用電子文檔的形式按檔案管理要求存入電腦，將原有紙質(zhì)檔案取代或更替，推進(jìn)檔案管理信息化。

3. 建立健全制度

市州電大應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求，建立適應(yīng)檔案信息化管理的相關(guān)制度和機(jī)制，全面推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)上質(zhì)量上水平。要健全和完善檔案管理信息化的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，完善電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，具有指導(dǎo)性和可操作性。另外，要制定必要的安全制度，確保電子檔案的安全性與完整性。

4. 強(qiáng)化培訓(xùn)

實(shí)現(xiàn)管理信息化，人才是關(guān)鍵。不僅需要檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，也需要計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，需要懂檔案業(yè)務(wù)也懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，市州電大要從大學(xué)調(diào)入檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，以適應(yīng)檔案管理信息化的需要。同時(shí)，也可以對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行業(yè)務(wù)及技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，為市州電大檔案管理信息化提供必要的人才保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡瓊.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2014，10（07）：162-163.

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作者簡(jiǎn)介：

胡仁貴，湖南省吉首市，湘西自治州民族廣播電視大學(xué)。endprint