陳洪波

[摘 要] 任何一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展都離不開(kāi)檔案管理工作，而現(xiàn)代化的檔案管理更是為檔案管理工作帶來(lái)了很多優(yōu)勢(shì)。檔案對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，是管理工作的基礎(chǔ)，更是自身發(fā)展的依據(jù)和寫照，檔案管理不僅是一項(xiàng)非常重要的工作，更關(guān)系著事業(yè)單位整體的決策方向。本文針對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞] 基層事業(yè)單位 檔案管理 管理現(xiàn)代化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

如果檔案管理缺乏良好的制度和方法，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理混亂，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的影響，甚至?xí)o事業(yè)單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。利用現(xiàn)代化的檔案管理方法，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理匯編，將相關(guān)文件掃描錄入電腦，進(jìn)行分類整理歸納，不僅節(jié)省了時(shí)間、空間與人力成本，更為事業(yè)單位的信息化管理和檔案便捷查詢服務(wù)提供了支持。

一、檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）信息數(shù)字化

隨著信息數(shù)字化的普及，很多事業(yè)單位都有了屬于自己的檔案管理信息系統(tǒng)，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的無(wú)紙化和高效化。檔案的輸入和輸出以電子媒介的形態(tài)存在，既方便管理又方便存儲(chǔ)，檔案的安全性也得到了提升。

（二）利用多樣化

隨著檔案管理水平的快速上升，檔案管理內(nèi)容日趨多樣化，檔案的利用也呈現(xiàn)了多元化、復(fù)雜化的發(fā)展趨勢(shì)。利用檔案的人群數(shù)量和規(guī)模在不斷增加，人們對(duì)檔案的需求也在不斷增加，檔案的用途就變得更加豐富。

（三）服務(wù)大眾化

隨著網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)、數(shù)字電視等新媒體的廣泛使用，檔案服務(wù)利用方式也實(shí)現(xiàn)了相應(yīng)的創(chuàng)新。人們可以借助手機(jī)、電腦等客戶端，只要輸入密碼就可以查詢利用檔案，促使檔案利用的大眾化與便捷化[1]。

二、基層事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段基層事業(yè)單位在檔案管理工作中，由于檔案管理的制度不夠完善，導(dǎo)致檔案序號(hào)缺失、案卷標(biāo)題缺失、組卷不統(tǒng)一等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案工作的日常操作，制約了檔案實(shí)際作用的發(fā)揮。如果檔案管理制度不夠完善，對(duì)檔案管理人員就無(wú)法形成良好的約束，導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任意識(shí)淡薄、工作缺乏積極性、敷衍應(yīng)付工作，讓檔案管理工作流于形式。

（二）檔案檢索效率較低

有些單位存在檔案檢索效率低下的問(wèn)題，不能為單位活動(dòng)的有效開(kāi)展提供資料支持。檔案的檢索方式一般分為人工檢索和計(jì)算機(jī)檢索，兩者的工作效率與硬件設(shè)置有著密切的聯(lián)系。相比于人工檢索，計(jì)算機(jī)檢索具有更大的優(yōu)勢(shì)，能夠更加符合事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理需求。

（三）利用效率不高

檔案的記錄就是為了以后的利用，在基層事業(yè)單位改革中，檔案管理也發(fā)揮著重要的作用。由于檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，很多事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，誤認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)信息在輸入輸出時(shí)由傳統(tǒng)的手工轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X，就代表著現(xiàn)代化管理的時(shí)代到來(lái)，這給提高檔案管理水平帶來(lái)了困難。很多單位檔案的利用效率不夠高，存儲(chǔ)的檔案資料無(wú)法得到高效的利用，這限制了檔案管理工作的發(fā)展。

（四）工作人員的素質(zhì)有待提升

一些檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)較低，嚴(yán)重影響了檔案管理工作向現(xiàn)代化發(fā)展的路徑。很多檔案管理人員是工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富的老員工，但是接受新知識(shí)的能力較差，對(duì)于計(jì)算機(jī)的掌握程度不夠熟悉。一些檔案管理人員非專業(yè)出身，對(duì)于檔案管理工作需要加強(qiáng)再學(xué)習(xí)，尤其是新進(jìn)人員往往對(duì)業(yè)務(wù)還不熟悉，只能承擔(dān)基礎(chǔ)性的錄入工作。同時(shí)檔案管理最為缺乏的還是綜合型管理人才，由于高素質(zhì)管理人才缺失，導(dǎo)致檔案管理長(zhǎng)期停留在同一水平，無(wú)法實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效發(fā)展。

（五）缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃

很多事業(yè)單位的檔案管理工作正處于初步發(fā)展階段，只完成最基本的檔案存儲(chǔ)工作，對(duì)于檔案管理的整體發(fā)展缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃。很多單位還缺乏科學(xué)合理的管理方法，沒(méi)有結(jié)合自身的發(fā)展情況，更沒(méi)有做好總體規(guī)劃，嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化管理的有序發(fā)展[2]。

三、現(xiàn)代化檔案管理的重要價(jià)值

利用現(xiàn)代化的檔案管理方式，可以促使檔案內(nèi)容在保存過(guò)程中更加完整，避免破損遺失情況的出現(xiàn)。還有利于檔案管理更加精細(xì)化，不存在需要人工來(lái)進(jìn)行檔案的排列，降低了工作人員的工作難度和強(qiáng)度，提高了工作效率。還有利于檔案的便捷保存，避免受到外部因素的限制，促使檔案管理更加高效。

檔案管理工作也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它對(duì)工作人員有著很高的要求。檔案管理工作涉及到檔案的歸類和整理，引入現(xiàn)代化的管理模式之后，就可以較少的人員來(lái)完成操作，節(jié)省了大量的時(shí)間和人力。對(duì)于日常管理工作來(lái)講，檔案管理人員還要具備仔細(xì)的工作態(tài)度，要對(duì)重點(diǎn)資料和信息保管好。在管理執(zhí)行時(shí)，工作人員通過(guò)仔細(xì)審查之后，就可以錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，同時(shí)系統(tǒng)還有自動(dòng)校驗(yàn)的功能，能夠輔助審查。

檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，作為檔案管理工作人員，要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)這樣的工作方式。檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分，只有不斷適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，樹(shù)立新的理念，建立新的體制，實(shí)現(xiàn)新的管理制度，才能獲得高效的發(fā)展。

四、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念

一個(gè)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中若沒(méi)有創(chuàng)新，就猶如失去了活力和希望，對(duì)于檔案管理工作也是如此?；鶎邮聵I(yè)單位進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化創(chuàng)新也是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需求，是完善自身和肯定自身的前提，是促進(jìn)企業(yè)高效發(fā)展的動(dòng)力來(lái)源之一。因此檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新思維，開(kāi)拓檔案管理的多種職能，積極探索檔案管理的新路徑，樹(shù)立檔案管理工作的新觀念，構(gòu)建檔案管理的新體制。受傳統(tǒng)管理理念的影響，檔案管理工作并沒(méi)有受到基層領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視。因此在今后的管理工作中，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，讓檔案管理工作充分受到檔案管理人員和基層領(lǐng)導(dǎo)的重視，這是檔案管理現(xiàn)代化的首要工作。基層領(lǐng)導(dǎo)要從自身做起，以身作則帶動(dòng)其他檔案工作人員，為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

基層事業(yè)單位的改革成功，離不開(kāi)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮流中，基層事業(yè)單位只有提高檔案管理的安全性、可靠性和實(shí)用性，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。在現(xiàn)代化信息技術(shù)背景下，只有專業(yè)技能高強(qiáng)和專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的綜合型人才，才能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。因此在今后的發(fā)展中，要積極引進(jìn)掌握檔案信息化技術(shù)的專業(yè)人才，并鼓勵(lì)在職人員加強(qiáng)再學(xué)習(xí)，不斷吸收新知識(shí)、新技能，做到與時(shí)俱進(jìn)。還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，培養(yǎng)一批既精通業(yè)務(wù)又具備必要的信息技術(shù)人才，同時(shí)優(yōu)化檔案管理相應(yīng)的硬件配備，保證硬件軟件齊備，以此適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的各種需求。

（三）完善檔案管理的模式

采用信息化的檔案管理方式，就需要管理者在檔案管理工作中將理解人、尊重人作為管理工作的基本前提，全面摒棄傳統(tǒng)的管理方式，采取公正、公開(kāi)、透明的管理方式。對(duì)于不同的檔案來(lái)源采取一視同仁、同等對(duì)待的工作態(tài)度，檔案從錄入、整理、歸檔、搜索、使用都必須走規(guī)范化的程序，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)流程化管理。管理者還應(yīng)不斷地聽(tīng)取大家的意見(jiàn)，切實(shí)關(guān)注工作人員的培養(yǎng)和發(fā)展，培養(yǎng)工作人員共同奮斗的精神意識(shí)。在基層工作中，建立融洽的工作氛圍，增強(qiáng)檔案工作人員的凝聚力，讓大家通力協(xié)作來(lái)完成標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)代管理分工，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（四）加強(qiáng)信息化設(shè)備的投入力度

作為基層事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，就要重視檔案管理的重要性。在檔案管理的工作中，加大資金的投入力度，做好硬件基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，為工作人員積極地改善工作條件，讓工作人員能夠在一個(gè)井然有序的氛圍中工作。單位領(lǐng)導(dǎo)將完善檔案管理的信息化作為今后發(fā)展的議程，完善檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理突破資料保管職能，發(fā)揮出科學(xué)管理與決策諫言的功用。

（五）創(chuàng)新檔案管理制度

在信息化時(shí)代中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，對(duì)檔案管理工作造成深刻的影響。因此檔案管理工作必然要實(shí)現(xiàn)信息化管理，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求，建立信息化的檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)電子化、檢索便捷化、使用智能化的管理目標(biāo)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代化的檔案管理模式是當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位要想擁有一個(gè)高效的檔案管理體系，就必須引入現(xiàn)代化管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念與信息化的技術(shù)確保檔案管理的完整性、安全性以及可操作性，為其檔案管理的發(fā)展提供可靠的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]張曉波.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].才智， 2018（19）：211.

[2]黃金亭.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑研究[J].赤子，2018（10）：165.