文/中興財(cái)務(wù)云

傳統(tǒng)的合同管理模式已嚴(yán)重制約了合同管理工作向縱深發(fā)展，給企業(yè)管理工作帶來了諸多難題。因此，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建合同管理系統(tǒng)，加強(qiáng)合同的動(dòng)態(tài)控制管理、提高履約率已成為企業(yè)合同管理工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

企業(yè)合同管理是企業(yè)為規(guī)范合同涉及的各項(xiàng)事務(wù)，結(jié)合合同法律理論與企業(yè)經(jīng)營流程，對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行的有計(jì)劃的組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制的活動(dòng)。企業(yè)合同管理目標(biāo)包括防范合同風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范合同管理、維護(hù)合法權(quán)益、力爭公司利益最大化。合同管理是落實(shí)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的一項(xiàng)核心管理業(yè)務(wù)，但傳統(tǒng)的合同管理模式主要依靠手工和紙質(zhì)工具，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致合同管理效率不高。具體表現(xiàn)在如下方面：

文檔管理困難：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但在不同的人員想閱讀參考合同時(shí)，存在查找不方便的問題。

進(jìn)度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通Word/Excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且想全局或全程了解合同情況時(shí)存在很大障礙。財(cái)務(wù)人員的付款依據(jù)與合同進(jìn)度密切相關(guān)，同樣存在障礙。

信息匯總困難：采用手工或Word/Excel管理時(shí)，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集不能及時(shí)，匯總工作需要耗費(fèi)大量時(shí)間。

缺少預(yù)警機(jī)制：手工合同管理模式缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目，不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃、掌控現(xiàn)金流。

由此可見，傳統(tǒng)的合同管理模式已嚴(yán)重制約了合同管理工作向縱深發(fā)展，給企業(yè)管理工作帶來了諸多難題。因此，對(duì)合同事務(wù)加強(qiáng)管理和監(jiān)督，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建合同管理系統(tǒng)，加強(qiáng)合同的動(dòng)態(tài)控制管理、提高履約率已成為企業(yè)合同管理工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

合同管理系統(tǒng)包括采購合同系統(tǒng)和銷售合同系統(tǒng)，分別滿足公司從采購到付款以及從訂單到收款的全流程管理，在整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中處于核算層的財(cái)務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)部分。作為財(cái)務(wù)前端擴(kuò)展系統(tǒng)的一部分，合同管理系統(tǒng)可與對(duì)應(yīng)的發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同信息到票據(jù)信息到財(cái)務(wù)報(bào)賬信息的無縫傳遞。如圖1所示。

在合同管理系統(tǒng)閉環(huán)式的管理模式支持下，通過系統(tǒng)內(nèi)嵌的合同管理流程、標(biāo)準(zhǔn)合同條款和范本管理、合同執(zhí)行監(jiān)控、結(jié)構(gòu)化的合同數(shù)據(jù)管理、合同付款資金需求預(yù)測(cè)，可以有效規(guī)避合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提升公司管控能力和工作效率。

合同管理系統(tǒng)流程

合同管理系統(tǒng)支持合同文本起草、審批、登記、歸檔、廢止等一系列的管理活動(dòng)，系統(tǒng)目標(biāo)是通過基于合同條款與合同模板等信息組織方式實(shí)現(xiàn)合同的快速起草，降低合同編制對(duì)于業(yè)務(wù)部門人員能力的要求，同時(shí)完成合同文本全周期的管理、控制。如圖2所示。

（1）合同起草。負(fù)責(zé)合同編制的合同起草人員，在合同管理系統(tǒng)中可直接進(jìn)行合同起草編制；對(duì)于非合同編制主體的單位，業(yè)務(wù)人員可將獲取的合同初稿在系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)審。

（2）合同審簽。進(jìn)入合同審簽階段后，提交的合同會(huì)分別推送至系統(tǒng)預(yù)設(shè)的合同承辦部門相關(guān)人員處，相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中對(duì)提交報(bào)審的合同進(jìn)行審核、審批管理。

（3）合同審核與登記。合同在系統(tǒng)中完成審簽后，合同管理人員需對(duì)合同關(guān)鍵信息再次進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后在系統(tǒng)中完成合同登記，并通過系統(tǒng)通知合同起草人員下載、打印合同文本，并加蓋公司合同專用印鑒。

圖2 合同管理系統(tǒng)流程示意圖

（4）合同備案。對(duì)于已經(jīng)完成審核登記、加蓋合同印鑒后，合同起草人需要在系統(tǒng)中提交合同至相關(guān)審簽單位做電子備案或系統(tǒng)外原件備案。需要注意的是，對(duì)于合同審批登記后但未執(zhí)行前，經(jīng)合同雙方商議可對(duì)合同中的條款進(jìn)行變更，但是修訂后的合同需要重新走審簽、審核與登記和備案流程。

（5）合同執(zhí)行。在合同管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員根據(jù)合同實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行系統(tǒng)配置信息和財(cái)務(wù)信息的執(zhí)行，跟蹤信息更新。配置信息包括到貨、初驗(yàn)、終驗(yàn)、轉(zhuǎn)資，財(cái)務(wù)信息包括預(yù)付款、到貨款、初終驗(yàn)款、罰款等稅費(fèi)計(jì)算等。對(duì)于過有效期或其他原因?qū)е聼o法執(zhí)行的合同，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行合同失效處理。

（6）合同歸檔。對(duì)于已經(jīng)失效或已完成執(zhí)行的合同，需要在合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行合同歸檔處理。合同發(fā)起人檢查合同執(zhí)行情況和狀態(tài)，并及時(shí)關(guān)閉合同，同時(shí)提交補(bǔ)充原始憑證進(jìn)行合同線上和實(shí)物的歸檔操作

合同管理系統(tǒng)功能介紹

合同管理系統(tǒng)一般包括合同標(biāo)準(zhǔn)管理、合同流轉(zhuǎn)管理、查詢與統(tǒng)計(jì)管理和合同配置管理四項(xiàng)功能，具體功能部署如圖3所示。

（1）合同標(biāo)準(zhǔn)管理。合同標(biāo)準(zhǔn)管理主要是通過對(duì)合同條款、模板以及變更等統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)范圍內(nèi)的法律、財(cái)務(wù)條款與經(jīng)驗(yàn)資源共享，同時(shí)通過標(biāo)準(zhǔn)化管理降低企業(yè)范圍內(nèi)法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)，降低對(duì)合同管理人員的技能要求，從整體上提高合同管理的質(zhì)量與效率。

條款模板管理是指對(duì)構(gòu)成合同的最小單位即“標(biāo)準(zhǔn)合同條款”和不同類型的合同模板管理，其業(yè)務(wù)要素包括條款說明、編號(hào)編碼、類型、有/失效日期、所有者、狀態(tài)記錄等。系統(tǒng)支持根據(jù)不同的條款和模板設(shè)置不同類型業(yè)務(wù)的合同范本，以使業(yè)務(wù)人員能夠快速起草標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本。合規(guī)性管理指對(duì)于合同管理過程中需要遵守、遵循條款的定義與處理，其業(yè)務(wù)要素包括合規(guī)性信息、信息使用時(shí)間、使用方式、提醒方式等。對(duì)于合同管理系統(tǒng)中指定的控制點(diǎn)，當(dāng)用戶存在不合規(guī)操作時(shí)，系統(tǒng)可給出提示信息。政策法規(guī)管理指對(duì)于與合同編制、管理相關(guān)的政策法規(guī)、法律條文、企業(yè)規(guī)范、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)文件、規(guī)章制度、記錄約束等方面材料的集中化管理。標(biāo)準(zhǔn)變更管理指對(duì)于已經(jīng)發(fā)布在用的標(biāo)準(zhǔn)條款或模板進(jìn)行變更申請(qǐng)、變更受理、變更審批和變更處理等一系列動(dòng)作。系統(tǒng)中所有的變更申請(qǐng)均在電子審批流中進(jìn)行審批并記錄審批意見，審批通過后，標(biāo)準(zhǔn)條款或模板將重新發(fā)布。版本發(fā)布管理指對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同條款和模板進(jìn)行版本變化的跟蹤記錄，對(duì)于新版本提供單項(xiàng)或批量發(fā)布機(jī)制。

（2）合同流轉(zhuǎn)管理。合同流轉(zhuǎn)管理主要指合同信息在合同管理系統(tǒng)中按照既定的企業(yè)各類合同管理流程在各相關(guān)人員處進(jìn)行電子流轉(zhuǎn)的過程，其功能包括合同文本管理、合同變更管理、合同執(zhí)行管理、合同預(yù)算管理、糾紛與處理管理。

圖3 合同管理系統(tǒng)功能框架圖

合同文本管理是指合同管理系統(tǒng)對(duì)合同文本起草、審批、登記、歸檔、廢止等一系列的管理活動(dòng)。合同文本根據(jù)系統(tǒng)既定的路徑，可被系統(tǒng)自動(dòng)推送至相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行處理，其處理的結(jié)果狀態(tài)均會(huì)在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)顯示。合同變更管理指對(duì)于合同執(zhí)行過程中發(fā)送的合同條款變更、合同管理解除、合同關(guān)聯(lián)信息調(diào)整等情況的處理。合同變更申請(qǐng)、審批情況一般可被自動(dòng)跟蹤記錄，并對(duì)超時(shí)處理進(jìn)行提醒，合同變更申請(qǐng)單統(tǒng)一編號(hào)，按照順序自動(dòng)生成。合同執(zhí)行管理支持基于對(duì)各類合同約定經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同執(zhí)行情況的管理，如從合同視角的關(guān)鍵字對(duì)于合同在指定周期內(nèi)所發(fā)生的所有合同執(zhí)行計(jì)劃與實(shí)際支付、收入信息的查詢。合同預(yù)算管理指從預(yù)算科目等關(guān)鍵字維度對(duì)相關(guān)合同執(zhí)行情況進(jìn)行控制的功能，如企業(yè)僅能在某項(xiàng)業(yè)務(wù)的預(yù)算范圍內(nèi)簽訂合同，超出預(yù)算則無法簽批通過。糾紛與處理管理指在合同管理系統(tǒng)中對(duì)合同執(zhí)行處理過程中出現(xiàn)的違約情況進(jìn)行事項(xiàng)記錄、管理，如對(duì)于違約申請(qǐng)單的報(bào)審及自動(dòng)根據(jù)合同關(guān)鍵條款計(jì)算違約金額度，合同執(zhí)行后貨品接收或工作驗(yàn)收，執(zhí)行過程中存在的遺留問題進(jìn)行管理跟蹤等。

（3）查詢與統(tǒng)計(jì)管理。查詢與統(tǒng)計(jì)管理主要包括合同信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理、專題分析管理三個(gè)子功能點(diǎn)。

合同信息查詢包括對(duì)采購類、銷售類、項(xiàng)目類、服務(wù)類、權(quán)益類等各類合同信息的查詢，系統(tǒng)可支持合同的定制、在線查詢，即根據(jù)合同關(guān)鍵字段等條件定制查詢對(duì)應(yīng)信息。在查詢信息展示層面，系統(tǒng)可支持列表、明細(xì)信息、數(shù)據(jù)分層展示、信息導(dǎo)出等多種方式，并按照訪問權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)內(nèi)部控制。當(dāng)合同管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接時(shí)，其合同信息還可被其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用。統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理指對(duì)于合同相關(guān)數(shù)據(jù)形成年、月、季、旬、周、日等不同分類的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。系統(tǒng)可按照合同編號(hào)、金額、產(chǎn)生/結(jié)束日期、類別分項(xiàng)、狀態(tài)信息、經(jīng)辦人員等條件自動(dòng)或人工提交請(qǐng)求生成報(bào)表。系統(tǒng)支持基于業(yè)務(wù)單元的分類報(bào)表匯總生成上報(bào)類報(bào)表，以主表、從表、明細(xì)表等多種方式進(jìn)行報(bào)表展示。專題分析管理指根據(jù)合同管理系統(tǒng)內(nèi)置的管理功能對(duì)各類合同信息進(jìn)行專題分析，具體可包括資產(chǎn)資本化分析、預(yù)算執(zhí)行分析、合同執(zhí)行分析、合同考核分析等。系統(tǒng)可支持合同專題KPI指標(biāo)數(shù)據(jù)（如處理及時(shí)率、合同執(zhí)行完成率、合同問題率等）的定期生成，并對(duì)其進(jìn)行趨勢(shì)、同比、環(huán)比的分析，對(duì)KPI指標(biāo)使用情況、頻次等信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)。

（4）合同配置管理。合同配置管理主要指合同管理系統(tǒng)后臺(tái)中流程與系統(tǒng)的系統(tǒng)配置功能，具體包括工作流管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)監(jiān)控管理三個(gè)子功能。

工作流管理指在合同管理系統(tǒng)后臺(tái)中，對(duì)合同審核審批、變更等業(yè)務(wù)涉及的流程定義，系統(tǒng)一般支持流程發(fā)起、流程節(jié)點(diǎn)（部門、人員）、觸發(fā)機(jī)制的設(shè)置，支持基于不同閥值的流程跳轉(zhuǎn)、選擇性處理，例如：合同金額大于100萬則自動(dòng)流轉(zhuǎn)至副總及以上領(lǐng)導(dǎo)審批。系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理指對(duì)合同管理系統(tǒng)后臺(tái)各類系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，包括合同系統(tǒng)自身運(yùn)作所需的參數(shù)（如部門信息、基礎(chǔ)編碼、生效機(jī)制等）管理、系統(tǒng)使用的權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理。系統(tǒng)監(jiān)控管理包括待辦事項(xiàng)提醒、合同執(zhí)行監(jiān)控、日志管理，針對(duì)待辦事項(xiàng)提醒，系統(tǒng)可對(duì)預(yù)訂活動(dòng)的跟蹤、統(tǒng)計(jì)進(jìn)行自動(dòng)提醒；針對(duì)合同執(zhí)行監(jiān)控，系統(tǒng)支持對(duì)預(yù)設(shè)的關(guān)鍵合同執(zhí)行情況達(dá)到閥值后的匯總、自動(dòng)提示機(jī)制，從而對(duì)關(guān)鍵合同執(zhí)行情況跟蹤管理；針對(duì)日志管理，系統(tǒng)支持系統(tǒng)操作、系統(tǒng)運(yùn)行的日志記錄。

合同管理系統(tǒng)信息對(duì)接管理

合同管理系統(tǒng)可與其他外部系統(tǒng)集成，即與前端采購或銷售管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同訂單信息的同步從而自動(dòng)生成關(guān)鍵合同信息；與預(yù)算管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同預(yù)算的自動(dòng)控制；與網(wǎng)上報(bào)賬信息對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同信息的調(diào)用及自動(dòng)報(bào)賬；與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，可在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)合同的實(shí)時(shí)調(diào)用及查詢。如圖4所示。

合同管理系統(tǒng)一般與采購或銷售管理系統(tǒng)在采購訂單（Purchase Order, PO）或銷售訂單（Sales Order, SO）申請(qǐng)、采購訂單或銷售訂單生成、應(yīng)付賬款（Accounts Payable, AP）或應(yīng)收賬款（Accounts Receivable, AR）三個(gè)點(diǎn)存在接口關(guān)系。如圖5所示。

圖 4 合同管理系統(tǒng)框架對(duì)接展示圖

圖 5 與采購或銷售管理系統(tǒng)接口關(guān)系圖

圖 6 與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)接口關(guān)系圖

合同管理系統(tǒng)與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)接，合同管理系統(tǒng)將合同相關(guān)的基礎(chǔ)信息、應(yīng)收、應(yīng)付信息同步至網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)；網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)將后續(xù)合同結(jié)算信息回寫至合同管理系統(tǒng)中更改合同結(jié)算狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)根據(jù)合同不同結(jié)算時(shí)間點(diǎn)的支付關(guān)聯(lián)功能。如圖6所示。

預(yù)算管理系統(tǒng)將各類業(yè)務(wù)的基本預(yù)算信息，如預(yù)算編碼、預(yù)算事項(xiàng)、預(yù)算額度，實(shí)時(shí)同步至合同管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)無預(yù)算額度，無法審批通過合同甚至無法起草合同的控制。合同管理系統(tǒng)可將其合同條款量化成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，同步至預(yù)算管理系統(tǒng)中與合同預(yù)算形成自動(dòng)對(duì)比分析，從而實(shí)現(xiàn)合同條款風(fēng)險(xiǎn)量化的管理功能。

合同管理系統(tǒng)實(shí)施意義

通過合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同從簽約授權(quán)、錄入登記、審批、簽訂、履約、查詢、統(tǒng)計(jì)到監(jiān)控執(zhí)行全流程的管理與控制模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同“統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、分工負(fù)責(zé)”的規(guī)范化管理目標(biāo)，逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、流程化、信息化的管理模式。合同管理系統(tǒng)的實(shí)施給企業(yè)可帶來巨大的意義：

（1）規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀。同時(shí)，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個(gè)良好的平臺(tái)支撐。

（2）提高管理效率。合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同的出現(xiàn)，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務(wù)；預(yù)警平臺(tái)可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對(duì)日常管理事務(wù)；報(bào)表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計(jì)分析提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。

（3）項(xiàng)目合同收益一目了然。通過合同和項(xiàng)目管理整合，以合同為主線，可以查看合同項(xiàng)目的整體收入、成本及毛利，從而加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目事前和事中的業(yè)務(wù)把控。

（4）合同執(zhí)行有效規(guī)范。完整的按照合同執(zhí)行控制的流程，在合同建立、執(zhí)行時(shí)都可以對(duì)合同的單價(jià)、數(shù)量、金額進(jìn)行二維控制（既可控制合同建立時(shí)的錄入點(diǎn)，又可控制合同結(jié)算時(shí)幅度），保證了合同的規(guī)范性和有效性，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部業(yè)務(wù)的有效控制。

（5）資金支付更加合理?？梢园凑蘸贤氖崭犊钣?jì)劃提供合同收付款建議，編制合同對(duì)應(yīng)的收付款預(yù)期表，顯示合同的未付/收金額和下次計(jì)劃付/收款時(shí)間，可以更加合理地安排資金。