駱瑾

摘要：編輯規(guī)范、形式優(yōu)美、體例統(tǒng)一、裝幀精美的期刊，不僅體現(xiàn)了出版人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)傳播態(tài)度，而且能讓作者和讀者在獲取知識的同時得到視覺上的享受。新媒體環(huán)境下，用W ord軟件相對于方正軟件進(jìn)行學(xué)術(shù)期刊的排版既有優(yōu)勢也有缺點，筆者進(jìn)行了系統(tǒng)分析后提出了一些應(yīng)對策略?？萍计诳瘧?yīng)盡快適應(yīng)用W ord軟件進(jìn)行編輯排版工作，優(yōu)化編輯流程，加快媒體融合進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：Word軟件;編輯排版;科技論文;優(yōu)點;缺點;策略

中圖分類號：G23

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1672 - 8122（2018）11 - 0026 - 03

一、引 言

編輯排版工作是科技期刊編輯工作的重要組成部分。編輯規(guī)范、形式優(yōu)美、體例統(tǒng)一、裝幀精美的期刊，不僅體現(xiàn)了出版人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)傳播態(tài)度和工作價值，而且能讓作者和讀者在獲取知識的同時得到視覺上的享受。受益于科技的進(jìn)步，科技期刊的編輯出版方式也悄然發(fā)生了翻天覆地的變化，手寫稿件、鉛字排版的工作方式已經(jīng)一去不復(fù)返，取而代之是的各種編輯排版軟件來幫助完成編輯排版工作，其中最為廣泛的莫過于方正和Word軟件。方正是一款功能強(qiáng)大的排版軟件，具有非常豐富的編排效果;漂亮的彩色大校和豐富的字體，有效保證了印刷效果的絕對準(zhǔn)確性[1-3]。但是方正普及率不高，有很多命令操作，需要專業(yè)人員完成。Word是由Microsoft公司開發(fā)并直接漢化的文字處理軟件，其強(qiáng)大的編輯排版功能和靈活多樣操作方便的人機(jī)界面，得到了廣大使用者的喜愛，門檻低、普及率高，作者、編輯也都會使用[4，5]。目前，就科技期刊而言，用方正排版的期刊還是很多，也有部分期刊用Word排版。筆者所在的編輯部1998～ 2017年間一直使用方正軟件進(jìn)行期刊論文的編輯排版，2018年開始嘗試使用Word軟件，體會到了很多方便之處也發(fā)現(xiàn)了一些問題。本文重點討論Word相比于方正軟件在編輯排版方面的優(yōu)劣勢，并提出一些應(yīng)對策略。

二、優(yōu)勢

（一）多方借力，省時省力

不少的科技期刊主頁上都會介紹期刊論文排版要求，有的甚至給出了模板讓作者直接套用，我們以前使用方正排版時，作者花費(fèi)大量時間進(jìn)行的格式排版工作實際就變成無用功，因為進(jìn)入方正系統(tǒng)須使用命令重新來過，造成人力上的浪費(fèi)。采用Word排版則可以借力作者，減輕排版工作量，很多作者計算機(jī)水平很高，word運(yùn)用很熟練，能減輕不少工作。責(zé)任編輯編輯加工文稿時，除了對內(nèi)容的修正以外也能做一些形式上的輔助編排，一定程度減少排版人員的工作，同時也給后面的校對工作帶來了方便。運(yùn)用Word排版之后，由于前后銜接順暢，各方做的工作都能為后一環(huán)節(jié)提供便利，因此整個編輯節(jié)奏更快，效率更高。每期的出版周期明顯減少。編輯有更多的時間關(guān)注優(yōu)質(zhì)稿件的送審催審、選題策劃、多媒體推廣開發(fā)，側(cè)面推進(jìn)了工作進(jìn)程和期刊優(yōu)化建設(shè)。

（二）編排校一體

使用方正排版時，編輯加工論文全部標(biāo)記在紙質(zhì)稿件上，排版人員辨認(rèn)后輸入;一旦稿件改動較多或編輯字體潦草，會增加排版難度也會增加校對工作量。方正排版是要將Word體例的論文導(dǎo)人方正中，重新加人命令來排正斜體、黑白體、轉(zhuǎn)行等處理，編輯校對時不僅要校紅而且要全文校對，防止排版過程的錯誤。如果作者在論文排版后又發(fā)來的新改動版本，編輯需要對照原稿逐一標(biāo)注補(bǔ)充，然后再由排版人員辨認(rèn)修改。整個過程不僅繁瑣累贅而且由于版本搬動和重新輸入還會增加新的錯誤概率。改用Word編輯排版減少方正轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，修改部分直接讓作者紅筆標(biāo)出，然后復(fù)制到已經(jīng)排版后的論文中，方便又快捷。Word排版后我們的一校、二校、校樣上的筆跡大量減少，齊清定的要求更容易滿足。校對的工作量明顯下降。作者可以利用修訂模式對校樣進(jìn)行修改，改動之處一目了然。

（三）多媒體轉(zhuǎn)換方便

方正書版是一種封閉軟件，需要加密狗才能運(yùn)行。打印起來也比較麻煩，需要將方正書版的文件發(fā)排成.ps文件，然后再借助方正的Psp Pro這個軟件進(jìn)行打印，步驟比較繁鎖。這些印廠有的已經(jīng)不接收.ps文件，因為處理起來不方便。網(wǎng)頁編輯以微信圖文輸出時，不能直接輸出所需要的文件格式，方正版則需要其他軟件對文件進(jìn)行加工處理，媒體融合很不方便。Word與網(wǎng)頁、微信可以無縫連接，排版的論文可以直接復(fù)制、粘貼、編輯微信標(biāo)題、作者、封面和正文等信息。期刊全媒體時代的要求需要更易于轉(zhuǎn)換和方便操作的軟件。

三、缺點

雖說相對于方正軟件而言，Word有很多優(yōu)勢;但是Word屬于辦公軟件，針對一般的文檔處理很方便快捷，但是它畢竟不是專業(yè)排版軟件，不可避免地存在很多排版上的先天缺陷，具體存在的問題有：版式不夠整齊優(yōu)美;系統(tǒng)不夠穩(wěn)定;符號公式需要輔助軟件實現(xiàn)。

（一）版式不夠優(yōu)美

Word的對位沒有方正書版排版整齊，尤其是行尾有標(biāo)點符號時沒有方正排版的整齊劃一（如圖1所示）。公式中的字號與正文不同，不容易統(tǒng)一一致。由于Word中的公式是借助公式編輯器輸入的，編輯器的版本會限制編輯的正常修改。公式內(nèi)部各符號鍵的距離不可調(diào)，會出現(xiàn)松緊不一的現(xiàn)象。

（二）系統(tǒng)不夠穩(wěn)定

方正書版學(xué)起來比較難，不像Word那么直觀，它主要排一些版面不是很復(fù)雜，文字量比較大的書刊，排出版來版面美觀，而且文件非常穩(wěn)定，拿到別的機(jī)器出片一般不會出錯。Word很不穩(wěn)定，有時在一個機(jī)器排的東西拿到別的機(jī)器版面很容易出現(xiàn)錯位等情況。Word升級比方正更頻繁，版本之間差異較大。

（三）容易誤操作

雖然使用Word可以輕松實現(xiàn)編排校一體，但是編輯在“統(tǒng)一替換”功能雖然能給改版工作帶來便利，但也存在隱患[3]，編輯一旦改動，會有錯到底，無法從原稿發(fā)現(xiàn)問題的情況。批量處理問題多。例如：通過統(tǒng)一替換，正文中的“病人”改為“患者”，而參考文獻(xiàn)中本不需要變動的內(nèi)容也被改動，反而出錯;此外，有些單詞在全文大部分情況下應(yīng)小寫，但作為首字母出現(xiàn)時則應(yīng)大寫，如果未區(qū)分大小寫而統(tǒng)一替換的話也會出錯。圖形圖像中的文字是不能被替換的，應(yīng)引起注意。

四、應(yīng)對策略

（一）版式協(xié)調(diào)與固定

雖說Word排版確實存在不夠穩(wěn)定和優(yōu)美的缺點，但是這都可以通過簡單的操作進(jìn)行彌補(bǔ)和修正。如圖1行尾不整齊的情況只是在行末出現(xiàn)標(biāo)點符號時才出現(xiàn)，最后定版的時候可以挑出部分需要改的地方稍加字間距就可以將行尾對齊;對于不同電腦會版式不同，其實前期排版可以在不同的電腦終端進(jìn)行，最后定版是固定一個機(jī)器用于調(diào)版和定版。Word版本之間雖說有差異，編輯部可以固定一個版本將所有的來稿全部轉(zhuǎn)化為同一個版本之后再進(jìn)行編輯加工。這些不便之處都可以輕松解決，總體來說是利大于弊的。

（二）改動要留心

Word的替換功能確實可以省去逐個更改的工作，但是有可能會留下隱患;編輯在用這個功能的時候一定要保持警惕，不要把不該改的也一起替換掉了?？梢赃x定要替換的范圍再進(jìn)行替換操作，而不是為了省事進(jìn)行全文替換。

（三）保留原稿

由于Word強(qiáng)大的排版功能能使編校合體省時省力，編輯能直接在電腦上進(jìn)行初步的編輯加工，減輕了排版工作強(qiáng)度;但是編輯的改動也是會出錯的，如單位的轉(zhuǎn)換、表格的重排、公式的編輯。因此在電腦上編輯過的論文已經(jīng)不是真正意義上的“原稿”了，若以此進(jìn)行后續(xù)的校對就很難發(fā)現(xiàn)隱藏之中的錯誤，因此建議改由Word排版后，作者的原稿需要保留并打印出來作為最原始文件進(jìn)行校對，尤其是在編輯有改動的地方一定要針對原稿進(jìn)行校對，避免編輯造成的錯誤出現(xiàn)。

五、結(jié)語

現(xiàn)階段而言，Word與方正書版相比各有優(yōu)劣。不能因為習(xí)慣于方正的排版優(yōu)美和輸出穩(wěn)定而不愿意嘗試Word，也不能因為Word靈活快捷全盤否定方正。但是隨著科技期刊的快速發(fā)表要求以及多媒體廣泛推廣和實現(xiàn)，用Word軟件進(jìn)行學(xué)術(shù)期刊的排版，它的優(yōu)勢越來越明顯，缺點也都可以解決?？萍计诳瘧?yīng)采用Word軟件簡化排版工作，優(yōu)化編輯流程，加快學(xué)術(shù)期刊的媒體融合。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 胡海霞.相對方正選擇WORD排版的四大理由[J].中國科技期刊研究，2006，17（3）：433 -435.

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[4] 馬懷矣，張立輝，林廣州等.Word2000軟件在期刊排版中的應(yīng)用[J].中國科技期刊研究，2002（2）： 138 - 139.