潘麗莉
摘要 人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分,為人事工作的決策提供可靠的依據(jù),為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考,是單位了解考察和使用員工的重要依據(jù),是處理與個人有關(guān)的各種問題的重要信證。
關(guān)鍵詞 人事檔案 人力資源 管理 知識經(jīng)濟
現(xiàn)如今,社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展,世界市場被逐漸連接為了一個整體,企業(yè)作為經(jīng)營活動的主要參與主體,其規(guī)模不斷擴大,競爭也越來越激烈。人事檔案是企業(yè)最重要的檔案,檔案內(nèi)容涉及全體職工的基本情況、精神面貌,是組織部門人員招聘、培訓(xùn)、審核、評定的基礎(chǔ),也是企業(yè)參與市場經(jīng)營的參考依據(jù)。眾所周知,人力資源管理受到的關(guān)注愈加變大,而人事檔案作為人力資源協(xié)調(diào)與配置的關(guān)鍵,更是起到了重要的作用。
一、企業(yè)人事檔案的概述
企業(yè)人事檔案,指企業(yè)的勞動或人事部門在招聘、培訓(xùn)、考核、選拔以及任用等工作環(huán)節(jié)中形成的區(qū)分人的經(jīng)歷、政治面貌、具備的技術(shù)水平、工作的日常表現(xiàn)以及工作崗位的變遷等相關(guān)情況的記錄性材料,是對一個員工全方位的考察依據(jù),亦是國家檔案的重要組成元素。具體來說,企業(yè)人事檔案能夠從側(cè)面反映全體職工的面貌,是對職工活動的客觀記錄,通過圖表、數(shù)據(jù)等展現(xiàn)企業(yè)歷年來的經(jīng)營情況,也便于企業(yè)提高查詢速度和工作效率。另外,人事檔案都是經(jīng)過部門認(rèn)可的真實記錄,具備權(quán)威性和科學(xué)性,并以個人為保管單位,體現(xiàn)企業(yè)的性質(zhì)與工作情況。
二、進一步做好企業(yè)人事檔案工作的思考
做好企業(yè)人事檔案工作是一項任重道遠(yuǎn)的工作,上級檔案主管部門要制定相關(guān)的企業(yè)人事檔案管理規(guī)章制度,明確企業(yè)關(guān)于人事檔案管理的責(zé)任,企業(yè)本身從領(lǐng)導(dǎo)到每個部門、每位職工要認(rèn)識到人事檔案工作的重要性,自覺參與這項工作,不能只是檔案人員單打獨斗。
(一)提高企業(yè)人事檔案工作者綜合素質(zhì)
1.人事檔案工作者要有具備較好的政治素質(zhì),熱愛檔案事業(yè),勤奮工作,熟悉國家政策、法律法規(guī)和規(guī)章制度,堅持原則,保守機密。2.人事檔案工作者要經(jīng)常性地參加專業(yè)技能培訓(xùn),廣泛了解人事檔案工作的相關(guān)知識,努力提高人事、歷史和現(xiàn)代化管理等知識水平和開拓創(chuàng)新能力,不斷提高業(yè)務(wù)工作能力,為做好本單位人事檔案管理工作水平提供可靠保障。3.人事檔案工作者在日常工作中要加強工作責(zé)任心,充分認(rèn)識到人事檔案材料形成過程與規(guī)律,密切關(guān)注員工情況,對員工人事檔案材料的形成、積累階段進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,協(xié)助人事檔案材料形成部門和人員按質(zhì)按量地做好文件材料的形成工作,為人事檔案工作奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。
(二)做好企業(yè)人事檔案收集工作
1.明確人事檔案材料的收集范圍,其基本收集材料包括員工履歷材料;自傳材料;鑒定及考核考察材料;學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政審材料;黨團材料;表彰獎勵材料;涉紀(jì)涉法材料;錄(聘)用、任免、調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、退(離)休、辭職(退)材料及各種代表會登記材料;其他材料(如健康檢查、工傷事故處理、廉潔、誠信等材料)。
2.建立人事檔案收集工作制度。人事檔案材料的收集是一項貫徹始終的經(jīng)常性工作,合理建立歸檔制度、催要制度、聯(lián)系溝通制度、檢查核對制度、及時登記季度、隨時補充制度等一系列行之有效的制度,可以鞏固并加強收集工作。
(三)做好企業(yè)人事檔案鑒別工作
鑒別是對文件材料進入人事檔案的最后關(guān)口,是對材料進行審查,甄別其真?zhèn)?,判斷其有無保存價值、確定是否歸人事檔案。首先要判斷材料是否屬于人事檔案,將人事檔案材料和非人事檔案材料嚴(yán)格區(qū)分開來,各歸其位;其次要判斷材料是否屬于員工本人,經(jīng)過鑒別、核實清楚人事檔案的對象,避免因同名同姓而張冠李戴、錯歸錯裝或一人多名而將檔案材料身首異地;最后要求確保歸檔材料真實準(zhǔn)確、齊全完整、規(guī)范整齊、辦理完畢、手續(xù)完備。
(四)做好企業(yè)人事檔案保管工作
人事檔案的保管應(yīng)遵循“安全保密、便于查找”的原則。做好人事檔案保管工作,既要利用其他業(yè)務(wù)工作的成果,又必須緊密配合其他業(yè)務(wù),將安全防護措施貫穿于收集、整理、提供利用和轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié),為人事檔案保管提供包括庫房、裝具、設(shè)備保管、包裝材料和消耗品等物質(zhì)基礎(chǔ),避免人事檔案受到磨損、丟失、泄密和污損,維護其完整與安全。只有科學(xué)有序的保管,才能確保單位機密和個人信息安全,也才能迅速查找所需檔案,減少多次取放檔案對檔案的磨損,提高利用效率。
三、結(jié)語
企業(yè)人事檔案是企業(yè)最重要的信息之一,也是有關(guān)職工的基本信息的記錄,對企業(yè)人力資源管理起到重要的作用。在市場經(jīng)濟和企業(yè)競爭愈加激烈的背景下,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用,對人事檔案信息進行積極宣傳,結(jié)合管理上的問題開展網(wǎng)絡(luò)智能管理,完善檔案內(nèi)容,并逐步提高管理者的綜合素質(zhì),制定健全的管理制度,通過積極的方式規(guī)范管理,促進企業(yè)更好的發(fā)展。endprint