高春暉

摘要 檔案工作是社會分工中的重要組成，也是各行業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)工作開展的支撐依據(jù)。以事業(yè)單位工作事項為例，若要查考事業(yè)單位相關(guān)事項的處理進度、結(jié)果和決策規(guī)劃等業(yè)務(wù)情況，通過調(diào)閱檔案便可獲得清晰、直觀的了解。本文主要探討了影響事業(yè)單位檔案管理與利用的因素，并提出了提高單位檔案管理與利用效率的工作建議，以期有益于事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞 檔案管理 事業(yè)單位 管理思路 工作心得

一、影響事業(yè)單位檔案管理與利用的主要因素

（一）相關(guān)材料編制缺乏規(guī)范性

從整體上看，現(xiàn)實中仍有部分事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和檔案編制能力，沒有形成規(guī)范的檔案編制程序，使得事業(yè)單位檔案在收集、整理和編制過程中，未能形成有序銜接。比如，有的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰，有的文件內(nèi)容用鉛筆書寫，或是用復印件代替原件，這些問題嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。

（二）檔案管理應(yīng)用人才略不足

客觀而言，當前國內(nèi)檔案專業(yè)從業(yè)人員在理論、技術(shù)等方面的水平仍然呈現(xiàn)著良莠不齊狀態(tài)，整體綜合素質(zhì)有待提高。比如，部分事業(yè)單位從事檔案管理的人員仍然以兼職的形式在崗，沒有安排專人跟進，而這部分兼任檔案管理工作的人員，由于專業(yè)的不對口，故而工作中普遍存在著“對資料存檔范圍把握不準”、“在歸檔文件的整理上缺少經(jīng)驗”等問題，不僅對事業(yè)單位檔案管理整體效率造成了影響，同樣也對檔案資料歸檔后的查閱利用造成了不同程度的阻礙。

二、提高單位檔案管理與利用效率的工作思路

（一）加強對檔案資源的規(guī)范管理

不論是單位還是企業(yè)，每年都會形成大量的檔案資料，為確保這些資料得到有效運用，必須建立規(guī)范化、科學化和系統(tǒng)化的管理機制。具體地說，首要將檔案資源管理納入檔案整體管理目標中，建立完整科學的內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其次，在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職性質(zhì)的檔案聯(lián)絡(luò)員，負責收集事業(yè)單位中心一段時間內(nèi)的整體檔案及移交工作，確保與中心檔案部門的無縫銜接。再者，結(jié)合實際情況制定具有業(yè)務(wù)特色的檔案管理規(guī)章制度，使事業(yè)單位檔案的收集、整理、銷毀等工作全面制度化、規(guī)范化，嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，以此切實提高單位檔案工作的保密性，確保檔案兼具原始性、憑證性和長期可讀性。

（二）積極引入檔案數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化是實現(xiàn)高效管理的有力手段，因而在事業(yè)單位檔案服務(wù)實踐中，檔案管理人員應(yīng)以實際需求為導向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。具體地說，檔案管理人員要結(jié)合具體現(xiàn)狀，綜合考量事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃與財政預算，配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位主導業(yè)務(wù)為依據(jù)設(shè)計人性化、科學化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。

（三）推動檔案結(jié)構(gòu)多元化發(fā)展

此舉是擴大事業(yè)單位檔案服務(wù)范圍和拓展服務(wù)深度的有效途徑。這就要求檔案管理人員主動適應(yīng)新形勢下中心面臨的新任務(wù)和新要求，著力開展檔案資源建設(shè)，延伸檔案工作觸角。首先，要在做好傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源建設(shè)的同時，進一步健全當?shù)爻鞘猩鐓^(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心和社會企業(yè)的建檔工作，秉持“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管”的服務(wù)理念，全面落實事業(yè)單位檔案的業(yè)務(wù)指導義務(wù)。其次，要強化對檔案資源的整合工作。以疾控中心為例，疾控中心是負責社會公共事務(wù)的重要業(yè)務(wù)單位，因此，在其整合檔案資源的過程中，必須將涉及公共衛(wèi)生事件、重大疾病事故等檔案資料列入整合重點，重視疾控檔案的形成、整理、保管、借閱、利用，并將這類與民生相關(guān)的資料納入政府公開信息范疇，使檔案服務(wù)更貼近民生，滿足民眾需求，促使疾控中心檔案服務(wù)的民生價值不斷提升。

（四）遵循并落實檔案信息公開政策

隨著信息公開制度的全面落實，賦予了公民一定的權(quán)利對公共職能部門的檔案信息進行查詢使用。因此，為保障這一政策的實施效果，事業(yè)單位檔案管理人員一方面要堅守本職工作原則，按照既定規(guī)章制度開展檔案收集工作和提供檔案利用服務(wù)，同時也要及時積極回應(yīng)具體的檔案公開申請，對應(yīng)予公開的檔案信息進行合理開放，保障檔案信息公開流程的公正與透明。但要注意，對公眾申請查詢檔案或者信息必須嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的公開標準進行受理，要確保工作作風端正，服務(wù)和接待流程規(guī)范。

三、結(jié)語

實踐證明，不論是政府還是社會企業(yè)、民眾，對于檔案相關(guān)的需求從未間斷，且愈來愈趨向多元化發(fā)展。對此，事業(yè)單位檔案管理部門要積極踐行檔案事業(yè)的發(fā)展理念，建立健全檔案查閱相關(guān)制度，穩(wěn)扎穩(wěn)打，切實提高檔案利用效率，采取多種形式為廣大群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。endprint