文/安徽師范大學(xué)文學(xué)院 陳蘊智

使用Excel函數(shù)功能提升辦公效率的相關(guān)策略

文/安徽師范大學(xué)文學(xué)院 陳蘊智

Excel是微軟公司推出的辦公軟件中的重要組成部分，其強大的函數(shù)功能可以提供數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理等操作，為許多領(lǐng)域的工作提供了十分便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和運算支持。使用IF、INDEX、COLUMN、ROW、MOD等函數(shù)配合可以快速制作工資條，不僅方法快捷而且制作出的工資條簡潔明了、便于發(fā)放。利用Excel中的函數(shù)，我們還可以提取出身份證號碼中所包含的每一個身份證號碼持有人的基本個人信息，比如性別、出生年月日和籍貫等。

Excel；函數(shù)功能；辦公效率

Excel函數(shù)具有強大的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，其中利用Excel函數(shù)可以高效地進行工資管理和提取身份證號碼個人信息，這對于辦公室工作人員來說，是一項必備的技能。

一、利用Excel函數(shù)進行工資管理

在企業(yè)中，如何準確、快速地統(tǒng)計出每個月的員工工資是一項繁重的任務(wù)，如果采用手動統(tǒng)計的話會造成大量的時間浪費，所統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)往往也容易出錯。對于大型企業(yè)而言，他們一般會購買專業(yè)的財務(wù)軟件來進行工資統(tǒng)計等工作，對于一些中小企業(yè)而言，對員工工資進行統(tǒng)計、分析時，使用Excel函數(shù)不僅可以減少公司運營成本，同樣能有效地完成工作、提高工作效率。

（一）設(shè)計工資表樣式。在Excel中，把工資表中所需要的項目輸入工作表中。我們首先設(shè)計出一個簡單的工作表，在工作表中依次將編號、月份、姓名、所屬部門、基本工資、獎金、應(yīng)發(fā)工資、個人所得稅、實發(fā)工資等項目輸入表格中。

（二）計算補貼、應(yīng)發(fā)工資、所得稅、實發(fā)工資。1.使用IF函數(shù)計算獎金。IF函數(shù)可以依據(jù)指定條件的邏輯判斷計算真假值，輸出不同的結(jié)果。語法格式為：IF（Logical_test，Value_ if_true，Value_if_false）。輸入Logical_test的目的是表示邏輯判斷的表達式；輸入Value_if_true的目的為表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真（true）”時返回的結(jié)果，輸入Value_if_false的目的為表示當(dāng)判斷條件為邏輯“假（false）”時返回的結(jié)果。另外，IF函數(shù)可以嵌套使用，使用時最多可嵌套七層。比如，我們簡單設(shè)定每個部門獎金的發(fā)放金額為：人事部每人200元，業(yè)務(wù)部每人300元，行政部每人500元，財務(wù)部每人600元，只需要在F3單元格中輸入公式：“=IF(D3=“人事部”200，IF（D3=“業(yè)務(wù)部”300，IF（D3=“行政部”500，600）”，然后將公式填充到F3：F8單元格區(qū)域，這樣每名員工需要發(fā)多少獎金就會自動生成。如果公司是按照工齡或者職稱等標準來計算獎金，也可以用這種方法來進行數(shù)據(jù)運算。2.使用SUM函數(shù)計算應(yīng)發(fā)工資。SUM函數(shù)的功能是計算參數(shù)數(shù)值的和。做法是：在G3單元格輸入公式“=SUM（E3，F(xiàn)3）”，可以獲得G3單元格“金城武”的應(yīng)發(fā)工資數(shù)額，然后填充公式至G4：G8單元格區(qū)域即可。3.假設(shè)應(yīng)發(fā)工資額不超過1000元的員工工資需要按照5%的稅率征收個人所得稅，應(yīng)發(fā)工資超過1000元時，超出的部分按照10%的稅率征收。做法是：在H3單元輸入公式“=IF（G3<=1000，G3*0.05，（G3-000）*0.1+1000*0.05）”，可以獲得H3單元格“金城武”的個人所得稅數(shù)額，然后填充公式至H 4：H 8單元格區(qū)域即可。4.在I 3單元格輸入公式：“=SUM（G3，H3）”可計算出“金城武”的實發(fā)工資數(shù)額，然后填充公式至I4：I8單元格區(qū)域，即可計算出所有員工的實發(fā)工資數(shù)額，如“圖1”所示。

圖1

（三）制作工資條。根據(jù)工資表制作工資條是辦公室或財務(wù)部等部門的日常工作之一。工資條作為員工工資項目的清單，其數(shù)據(jù)來源于已經(jīng)制作完成后的員工工資表。一般工資條由三行單元格構(gòu)成，第一行是工資項目，第二行是對應(yīng)的工資數(shù)據(jù)，第三行留出空行以便于打印后裁剪。制作工資條需要四個函數(shù)的結(jié)合，下面按順序說明具體做法：1.ROW函數(shù)。ROW函數(shù)代表返回所選擇的某一個單元格的行數(shù)。ROW函數(shù)的語法格式為=ROW（reference）如果省略reference，則默認返回ROW函數(shù)所在單元格的行數(shù)。2.COLUMN函數(shù)。COLUMN函數(shù)可以返回引用的列標號，COLUMN函數(shù)的語法格式為=COLUMN（reference），Reference的意思是需要得到其列標的單元格或單元格區(qū)域。如果省略Reference，則默認返回為COLUMN函數(shù)所在單元格的引用。3.INDEX函數(shù)。INDEX函數(shù)的功能是返回區(qū)域或者表格中的值或?qū)χ档囊?。連續(xù)區(qū)域中INDEX函數(shù)的公式格式是=INDEX（array，ROW_ num，COLUMN_num），其中array的功能是表示我們要引用的區(qū)域，ROW_num的功能是表示要引用的行數(shù)，COLUMN_num的功能是表示要引用的列數(shù)，最終的結(jié)果就是引用出區(qū)域內(nèi)行列交叉處的內(nèi)容。4.MOD函數(shù)。MOD函數(shù)是一個求余函數(shù)，其格式為：=MOD（number，divisor），即是兩個數(shù)值表達式做除法運算后的余數(shù)。其中number是被除數(shù)，divisor則是除數(shù)。通過以上函數(shù)和IF函數(shù)的結(jié)合，就可以通過Excel制作出工資條。第一步，打開如“圖2”所示的工資數(shù)據(jù)的Excel文件，這個表格存放了工資的原始數(shù)據(jù)，共有I列。將sheet1重命名為“工資表”，將sheet2重命名為“工資條”，下面我們在“工資條”的工作表中設(shè)計工資條樣式。第二步，在“工資條”的A1單元格中輸入公式：“=IF（MOD，ROW，3）=0”“IF（MOD，ROW，3）=1”工資表A$1，INDEX（工資表$A：$I，（ROW+ 4）/3，COLUMN）。這個函數(shù)公式使用兩層判斷式：如果行號/3=0時，也就是當(dāng)行號是3的倍數(shù)時，返回空值；否則就是下一層結(jié)果：當(dāng)行號/3=1，也就是當(dāng)行號是3的倍數(shù)加1時，返回《工資表》工作表的A$2數(shù)據(jù)；否則就返回“工資表”工作表的$A：$I區(qū)域的第“（ROW+4/3）”行與第“COLUMN”列交叉的數(shù)據(jù)。第三步，確認后選擇A1單元格，拖動A1單元格右下角的“+”，將公式橫向填充至I1單元格，這樣工資條中項目行就全部出來了。選定A3：I3，拖動I1單元格右下角的“+”，將公式豎向填充至最后一行，到此工資條的制作就全部完成了。如“圖2”所示。這樣就可以方便地將每個員工的工資條進行裁剪和發(fā)放了。

圖2

以上通過一個簡單的例子介紹了如何使用Excel函數(shù)制作企業(yè)工資表和工資條，除此之外，我們還可以使用郵件合并、VBA編程等方法來完成工資表和工資條的制作。根據(jù)現(xiàn)實情況進行合理選擇和修改，就可以更加自如地面對以后工作中出現(xiàn)的更復(fù)雜的工資項目和計算過程，滿足不同性質(zhì)企業(yè)的工資管理需要。

二、利用身份證號碼提取個人信息

Excel函數(shù)除了可以為企業(yè)在工資管理中提供便捷的操作方法，也可以為學(xué)校在收集學(xué)生信息時提供幫助，例如根據(jù)學(xué)生的身份證號碼自動提取出生年月日、籍貫或自動判斷性別。以現(xiàn)在使用的第二代的18位身份證為例，身份證號碼的第1到第2位表示所在的省份（直轄市或自治區(qū)），第3到第4位表示所在的地級市（自治州或盟），第5到第6位表示所在的縣（縣級市、區(qū)），第7到第14位表示出生年月日，第15到第17位表示順序號，其中第17位如果是奇數(shù)則表示性別為男，偶數(shù)表示性別為女，第18位是一個校驗碼，是為了防止前十七位出現(xiàn)重復(fù)。

舉一個簡單的例子，首先建立一個Excel表格，輸入姓名、身份證號碼的項目和數(shù)據(jù)。

（一）判斷性別。在“性別”項目列C2單元格中輸入函數(shù)：=IF（MOD，MID（B2，17，1，2）=0，女，男），輸出結(jié)果為“女”，確定C2單元格然后將鼠標指針放至C2右下角，出現(xiàn)“+”后往下拉，就會自動生成性別列所有結(jié)果：李四性別為女，王五性別為男。

（二）自動生成戶籍地。在用Excel自動生成戶籍所在地前，我們需要先建立一個包含身份證前六位號碼和對應(yīng)戶籍所在地的表格，這個信息可以直接從全國身份證號碼表中直接提取。接下來的操作方法為：在“籍貫”列D2單元格中輸入公式：=LOOKUP（LEFT（D2，6），戶籍所在地$A$1：$B$547），可得結(jié)果張三籍貫為“安徽省碭山縣”，按照上述自動生成的方法，下拉整列“籍貫”列，輸出結(jié)果為：李四籍貫為“北京市密云縣”、王五籍貫為“江蘇省雨花臺區(qū)”。

（三）自動生成出生年月日。根據(jù)學(xué)生的身份證號碼提取出生年月日比較簡單，具體操作方法為：在“出生年月日”列E2單元格輸入公式：=MID（B2，7，4）&—&MID（B2，11，2）&—&MID（B2，13，2），輸出結(jié)果為：張三的出生年月日是1992—2—28，李四出生年月日是1993—4—17，王五出生年月日是1993—05—06。完成后的表格如“圖3”所示。

圖3

按照這種方法不僅可以自動生成學(xué)生性別、籍貫和出生年月日等信息，還可以按照輸出結(jié)果去檢查學(xué)生信息填寫是否錯誤，從而減少工作量，提高準確率。

三、總結(jié)

本篇文章簡單介紹了Excel函數(shù)兩個重要功能的使用方法，除此之外Excel函數(shù)還有更多豐富的功能供我們選擇。Excel的功能非常強大，如果我們能熟練掌握各種函數(shù)以及各種函數(shù)之間嵌套的功能和用法，對我們處理實際工作中的各種復(fù)雜情況具有重要的幫助和提升作用。