張小敏

【摘 要】本文首先簡(jiǎn)要分析了工程檔案的工作機(jī)制，探討了廣播電視檔案工作管理工作的基本原則與工作職責(zé)，最后分別從工程檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)、工程檔案的保管條件、檔案管理人員素質(zhì)提升及依法收集與管理檔案等方面，對(duì)廣播電視檔案工作管理路徑加以探討。

【關(guān)鍵詞】廣播電視；檔案工作；管理

我單位是播電視的管理部門(mén)，“村村通”工程和“無(wú)線覆蓋”工程每年都會(huì)產(chǎn)生大量的工程檔案。這些檔案包括單位職能科室產(chǎn)生的文件材料，也有上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和各地州廣電部門(mén)業(yè)務(wù)住來(lái)中產(chǎn)生具有保存價(jià)值的請(qǐng)示、批復(fù)、來(lái)、復(fù)涵、通知、請(qǐng)示、報(bào)告和施工單位、監(jiān)理單位、驗(yàn)收單位產(chǎn)生的招標(biāo)材襯、工程圖紙、開(kāi)工報(bào)告、采購(gòu)合同等文件材料。做好廣播電視工程檔案管理工作，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、切實(shí)發(fā)揮檔案輔助決策、服務(wù)籌備、記載歷史、傳承經(jīng)驗(yàn)的重要作用，對(duì)單位有重大的意義。為了做好這些檔案的管理工作，采取以下的方式：

一、建立、健全工程檔案的工作機(jī)制

我單位是廣播電視管理部門(mén)，一項(xiàng)廣播電視建設(shè)工程工期時(shí)間少則一年、多則二至三年，由于時(shí)間緊、任務(wù)重、施工部門(mén)眾多，給檔案的收集整理帶來(lái)了一定的難度，因此，在工程的建設(shè)初始階段就分清工作職責(zé)，明確那些材料是要?dú)w檔的，完善一整套的檔案管理機(jī)制，這對(duì)于檔案能完整、快速、有效的歸檔具有的重大意義。

二、工作原則

（一）領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、監(jiān)督工作

為了加強(qiáng)對(duì)工作文件的收集、管理力度，由單位領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案的收集整理工作。在收集過(guò)程中由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案收集工作中的多部的協(xié)調(diào)工作和監(jiān)督工作。

（二）專人負(fù)責(zé)

在工程建設(shè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件材料、照片、錄音、錄象、圖章、圖紙等歸檔材料，為收集好這些材料，單位指定由專人負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔、保管等工作。確定了相關(guān)責(zé)任人、就不會(huì)因人事變動(dòng)，而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。

三、工作職責(zé)

（一）施工期間檔案收集注意事項(xiàng)

（1）在施工過(guò)程中，檔案管理定期向施工單位收集應(yīng)該歸檔的材料；（2）定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一段時(shí)期檔案工作中存在的問(wèn)題和需要解決的問(wèn)題；（3）制定檔案收集方案、明確檔案收集目錄；（4）定期參加檔案部門(mén)組織的各項(xiàng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)技能。

四、工程檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)

為確保收集到的材料能準(zhǔn)確無(wú)誤的高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的歸檔、就要求檔案管理人員細(xì)心、認(rèn)真的整理材料，才能做到準(zhǔn)確有價(jià)值的歸檔

（一）文書(shū)類檔案

文書(shū)類材料嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)定，按一項(xiàng)工程產(chǎn)生的時(shí)間一一歸檔、從開(kāi)始的會(huì)議紀(jì)要，招標(biāo)合同、工程設(shè)計(jì)圖紙、基建圖紙、中期的建設(shè)情況、施工報(bào)告、工程進(jìn)度，后期的工程報(bào)告書(shū)、消防通知書(shū)等一系列的文書(shū)檔案按日期歸檔。

（二）音像類文件歸檔

音像類材料歸檔按每工程類別歸檔，嚴(yán)格按照國(guó)家照片檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

五、工程檔案的保管條件

（一）檔案保管庫(kù)房

1.裝檔案的庫(kù)房配備帶有鎖具的、密閉的、全金屬材料的五節(jié)柜或文件柜存放檔案，確保檔案的安全，防止丟失，涉密檔案存放于符合國(guó)家保密要求的保密柜中單獨(dú)存放，不與非涉密檔案混放。

2.購(gòu)置密架，才能高效、安全、有效的保管檔案。

六、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)

工程檔案編制質(zhì)量高不高，全取決于檔案管理人員的素質(zhì)的高低。一項(xiàng)工程項(xiàng)目的建設(shè)往往涉及到建筑、電子、消防、環(huán)?！鄠€(gè)專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)知識(shí)匯集起來(lái)形成一套復(fù)雜的專業(yè)知識(shí).這就要求檔案管理人員要具備牢固的專業(yè)知識(shí)，才知道在會(huì)么階段收集什么資料，什么資料該收集，什么資料不該收集。如果不具備牢固的專業(yè)知識(shí)，就會(huì)發(fā)生錯(cuò)歸，漏歸的情況發(fā)生。只有努力學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，具有較強(qiáng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，才能管理好工程檔案。

七、與時(shí)俱進(jìn)，做好工程檔案的收集管理工作

隨著時(shí)代的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在工作中占有舉足輕重的作用，就對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，每次收集到的復(fù)、報(bào)告、通知、函告、圖紙都要進(jìn)行掃描處理，按要求編制，永久保存在計(jì)算機(jī)里。由于電子媒介在工作中的廣泛使用，在收集材料的同時(shí)，還要收集電子材料。對(duì)收集到電子材料收集整理以后，保存在移動(dòng)媒介里，并對(duì)這些移動(dòng)媒介進(jìn)行編號(hào)和保存。

八、依法收集、管理檔案

檔案人員只有加強(qiáng)檔案的法律、法規(guī)、電子檔案專業(yè)知識(shí)、建筑檔案專業(yè)知識(shí)，現(xiàn)代信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練使用word、excel pdf等辦公軟件，才能依法科學(xué)規(guī)范的收集整 理好工程檔案、做好工程檔案的管理工作。

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