◎張薇薇

企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量提升策略

◎張薇薇

辦公室是企業(yè)運營和管理的核心，辦公室文秘承擔著企業(yè)的運營管理的大小事項，是維持企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵部門，提高辦公室文秘工作質(zhì)量是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的重要途徑。本文從企業(yè)辦公室文秘的發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，提出了提升辦公室文秘工作質(zhì)量的具體途徑。

隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，辦公室文秘在企業(yè)的作用越來越突出，所需負責的工作事項也逐步增多，不僅要傳達和執(zhí)行上級領(lǐng)導的命令，還要承擔起基礎(chǔ)員工人事的管理，對外要具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，對內(nèi)要負責企業(yè)大小事務的處理，對從事辦公文秘工作的人員提出了更高的發(fā)展要求，只有提升辦公室文秘工作的質(zhì)量，才能整體提高企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力和生存力。

企業(yè)辦公室文秘概述

企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展和運營的核心部分，是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)和經(jīng)營的重要部門，提升辦公室文秘工作質(zhì)量對現(xiàn)代企業(yè)的運營和發(fā)展有著積極的作用。企業(yè)辦公室文秘即要負責傳達和執(zhí)行上級領(lǐng)導的命令，又要對基層員工有著充分的認識，在某種程度承擔著溝通上級領(lǐng)導和基層員工之間的橋梁作用，因而對辦公室文秘的工作質(zhì)量有著更高的要求。實現(xiàn)辦公室文秘工作質(zhì)量的提升，一方面辦公室文秘需要加強自身的道德素質(zhì)和工作能力的提升，另一方面則需要企業(yè)安建立相關(guān)的管理制度，采取積極有效的措施，為辦公室文秘打造良好的工作環(huán)境和氛圍。本文重點從企業(yè)辦公室文秘自身建設(shè)角度和企業(yè)建設(shè)角度兩個方面闡述了提升辦公室文秘工作質(zhì)量的有效策略。

提高企業(yè)辦公室文秘綜合素質(zhì)

文秘是企業(yè)辦公室的主體，對企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量的提升有著重要的影響，為此需要從文秘自身角度出發(fā)，不斷豐富和加強自身專業(yè)能力，進而提高專業(yè)素質(zhì)。

首先加強企業(yè)辦公室文秘工作效率，企業(yè)辦公室文秘所需要負責的事項多雜，大到企業(yè)會議決策，小到日?，嵤拢家拿剡M行處理，如果在處理過程中不遵循相應的原則，就會產(chǎn)生混亂的局面，導致工作效率低下，為此辦公室文秘需要制定科學有序的辦事計劃，做到輕重緩急，主次分明，先做急需處理的事項，再做相對加急的事項，有條理的進行各項工作的開展。同時還需要和領(lǐng)導隨時保持聯(lián)系，及時向領(lǐng)導反饋工作進度和遇到的問題，進而提高工作效率和水平，完美的執(zhí)行各項任務。

其次辦公室文秘還需要提高自身的辦事能力，在追求效率的同時還需要注重任務完成的質(zhì)量，為此文秘人員需要不斷豐富和充實自身的專業(yè)素質(zhì)，拓寬思維模式，不斷深入了解和學習市場經(jīng)濟的最新政策，緊跟時代發(fā)展潮流；樹立認真負責、愛崗敬業(yè)的精神，在工作過程中隨時維持著熱情的工作態(tài)度，積極開展各項工作，加強和同事及領(lǐng)導的溝通交流，在充分了解工作要求的前提下再進行處理，保證工作任務的質(zhì)量。

再次要提高自身的法律意識，嚴格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，實現(xiàn)以身作則的管理效果作用，從小處看做到不遲到、不早退，從宏觀上看文秘工作人員要時刻將企業(yè)的利益放在第一順位，以大局為重，切記因小失大，得不償失的行為。

最后辦公室文秘人員還要樹立服務意識和奉獻精神，辦公室文秘人員既要負責上級領(lǐng)導的工作要求又要處理日常工作中的瑣事，需要文秘人員要具備無私奉獻的精神，認真負責的完成每一項工作。

提升辦公室文秘工作質(zhì)量的有效途徑

建立辦公室文秘績效考核制度。辦公室文秘要負責企業(yè)各項事務的管理和運營，其工作水平和能力嚴重影響著工作效率，為此建立科學系統(tǒng)的人員考核制度，定期對辦公室文秘進行績效考核、升職考核等綜合性考核，激發(fā)文秘人員的工作興趣和積極性，進而有效的提高工作效率；完善獎懲制度，做到賞罰分明，對于工作能力突出、表現(xiàn)優(yōu)異的辦公室文秘人員進行一定的精神和物質(zhì)獎勵，能夠在很大程度提高文秘的工作積極性，激發(fā)文秘之間的競爭意識，對于工作效率低、服務態(tài)度差的文秘給予警告處理，能夠有效的提高辦公室工作質(zhì)量，整頓辦公室工作環(huán)境，為其營積極向上、健康友好的辦公室氛圍。此外對于辦公室文秘人員的設(shè)置還需要做到合理的掌控，既要保障任何工作的順利進行又要實現(xiàn)任務高質(zhì)量的完成，因此對于文秘的招聘要遵循精而不多的原則。

培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新意識。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會對創(chuàng)新型人才的需求與日增多，創(chuàng)新精神是保證企業(yè)長久發(fā)展、充滿活力和生命力的重要保障，因此積極培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新精神和思維能力，打破傳統(tǒng)按部就班的行事準則，引導和鼓勵企業(yè)辦公室文秘不斷進行行為和意識的創(chuàng)新，以提高辦公室文秘工作質(zhì)量為基本目標，尋求高效率、高質(zhì)量的行事標準，進而實現(xiàn)整個工作流程的規(guī)范化、有序化和合理化。

加強對辦公室文秘綜合能力的提升。辦公室文秘所需負責的事項多而雜，這就要求辦公室工作人員要具備專業(yè)的技能和豐富的理論知識。一方面企業(yè)要重視對辦公室文秘技能的培訓，定期開展各種文秘技能培訓活動，鼓勵和引導文秘人員進行再學習和深造，不斷充實和提高自身的專業(yè)技能和辦事能力，為提升辦公室工作質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)；另一方面加強辦公室文秘人員理論知識的學習，學習和把握國家出臺的各項法律和經(jīng)濟政策，掌握社會發(fā)展的主流文化，緊跟國家的腳步開展企業(yè)活動，同時還要加強辦公室文秘對企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的學習，充分學習企業(yè)的核心文化和價值觀，進而加強文秘人員對企業(yè)的歸屬感和認同感，增強各員工之間的凝聚力，實現(xiàn)企業(yè)員工團結(jié)一致，共同發(fā)展的目標。

綜上所述，辦公室文秘在企業(yè)的發(fā)展和管理中有著不可替代的作用，提升辦公室文秘的工作質(zhì)量是實現(xiàn)企業(yè)長久可持續(xù)發(fā)展的重點和關(guān)鍵，為此要將提升辦公室文秘質(zhì)量放在建設(shè)和管理的第一位，通過開展各種文秘技能培訓活動、建立各?？己酥贫取⑼晟莆拿鬲剳蜋C制、鼓勵和引導辦公室文秘進行深入學習等措施，推動企業(yè)文秘工作的高效運行，進而提高企業(yè)在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟中的地位。

（作者單位：廣西交通投資集團欽州高速公路運營有限公司）