裴建春

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

裴建春

文章根據(jù)檔案管理的必要性，分析了檔案管理中的問(wèn)題，比如缺乏管理人才；制度有待健全；檔案管理觀(guān)念落后。進(jìn)而提出了檔案管理創(chuàng)新方式，比如增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建；將檔案管理制度健全；改進(jìn)管理理念；增強(qiáng)檔案管理雙向制約制度構(gòu)建。

由于我國(guó)改革的持續(xù)發(fā)展，中國(guó)事業(yè)單位迎來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇。在如此的條件下，事業(yè)單位如果要落實(shí)改革，服務(wù)社會(huì)，一定要增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理改革。創(chuàng)新檔案管理是事業(yè)單位必須要做的事情，也是事業(yè)單位改革的核心部分，關(guān)系著事業(yè)單位的效率與質(zhì)量?？墒?，實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理比較落后，沒(méi)有辦法充分滿(mǎn)足現(xiàn)如今的社會(huì)對(duì)檔案管理工作的各種需要。因此，必須要盡快制定出檔案管理創(chuàng)新思路，這對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展是非常重要的。

檔案管理的必要性

在事業(yè)單位中檔案管理是比較基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在維護(hù)單位和職員權(quán)益的時(shí)候起著比較重要的作用。不單單是這樣，檔案管理還能輔助單位管理人員進(jìn)行管理，從而保證管理工作人員決策的價(jià)值。不過(guò)，需要關(guān)注到的一點(diǎn)就是事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率與檔案管理工作人員緊密相關(guān)，這就表示著事業(yè)單位檔案管理發(fā)揮的作用是被管理工作人員的狀態(tài)以及其能力所影響的。檔案管理發(fā)揮出其最大作用，同樣和事業(yè)單位所處的位置和工作的性質(zhì)相關(guān)。在日常工作之中，相關(guān)管理工作人員必須要將自己和社會(huì)之間的關(guān)系處理好，如此一來(lái)，才可以保證檔案管理順利進(jìn)行，且給事業(yè)單位提供更好的服務(wù)，推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)揮出更大的作用。

檔案管理中的問(wèn)題

缺乏管理人才。由于不關(guān)注檔案管理工作，因而，一些事業(yè)單位沒(méi)有把優(yōu)質(zhì)人才分配到管理崗位中。還有的事業(yè)單位檔案管理在選拔人才以及調(diào)動(dòng)人員的時(shí)候一點(diǎn)兒也不謹(jǐn)慎，沒(méi)有一定的專(zhuān)業(yè)性。如此，一定會(huì)造成檔案管理工作團(tuán)隊(duì)素質(zhì)低下，沒(méi)有辦法勝任檔案管理工作。雖每一年都會(huì)找一個(gè)時(shí)間培訓(xùn)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，可是因?yàn)榭己酥贫炔煌晟?，造成培?xùn)變成了一個(gè)形式，沒(méi)有辦法提高人員素質(zhì)，檔案管理工作無(wú)法正常進(jìn)行。

制度有待健全，且檔案資源使用率不高。檔案管理機(jī)制不全，一些事業(yè)單位沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，還有一些事業(yè)單位檔案管理缺乏有效的監(jiān)控和管理制度，導(dǎo)致檔案管理機(jī)制不過(guò)是一個(gè)擺設(shè)，沒(méi)有切實(shí)落實(shí)到管理工作中。在部分事業(yè)單位里面，檔案管理秩序混亂，一點(diǎn)兒也不規(guī)范，組卷與規(guī)定不相符。在銷(xiāo)毀檔案的時(shí)候，部分檔案沒(méi)有通過(guò)審查就已經(jīng)被管理人員銷(xiāo)毀了，從而導(dǎo)致了一定的損失。要不然就是管理工作人員在銷(xiāo)毀的過(guò)程中未根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，造成檔案資料被泄露。

檔案管理觀(guān)念比較落后，關(guān)注程度不夠。在大部分事業(yè)單位里面，領(lǐng)導(dǎo)只把檔案管理看成是資料的整理和堆放，覺(jué)得這個(gè)工作不需要重視。如此一來(lái)，對(duì)于檔案管理的物資與人力投入明顯不夠，造成檔案堆積嚴(yán)重，且檔案混亂，沒(méi)有秩序。關(guān)注的力度不夠從而造成檔案管理理念不夠新穎，相關(guān)管理工作人員在進(jìn)行檔案的時(shí)候不過(guò)是機(jī)械式的整理，并沒(méi)有進(jìn)行有效的篩選。嚴(yán)重點(diǎn)，沒(méi)有將檔案管理進(jìn)行規(guī)范，直接影響了檔案的保密性以及安全性，導(dǎo)致了不好的后果。如果想要查找運(yùn)用檔案的時(shí)候，管理工作人員可能會(huì)耗費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，從而影響到檔案管理工作后期進(jìn)行。

創(chuàng)新方式

增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建。首先，應(yīng)當(dāng)關(guān)注培養(yǎng)管理人才和引進(jìn)管理人才。檔案管理工作人員需要對(duì)檔案管理有一定程度上的了解和掌握，且具有很高的文化素質(zhì)。同時(shí)，還需要擁有一定的信息技術(shù)技能，以便于運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。不單單如此，還應(yīng)當(dāng)有意識(shí)的培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才實(shí)踐方面的能力，進(jìn)而完成事業(yè)單位管理創(chuàng)新。其次，應(yīng)當(dāng)給檔案管理工作人員成長(zhǎng)和進(jìn)步提供環(huán)境和機(jī)會(huì)。這也就需要事業(yè)單位可以設(shè)定出科學(xué)且合理的培訓(xùn)方案，有針對(duì)性地培訓(xùn)管理工作人員。事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案管理人員的成長(zhǎng)，然后定期請(qǐng)一些專(zhuān)家到單位培訓(xùn)。

將檔案管理制度健全。事業(yè)單位檔案管理機(jī)制首先要與事業(yè)單位的多數(shù)人和資源的利益相符；需要具有一定的靈活動(dòng)機(jī)特征，方便進(jìn)一步的健全檔案管理機(jī)制和創(chuàng)新。必須要關(guān)注到的就是檔案管理制度的健全需要包含事業(yè)單位的各個(gè)環(huán)節(jié)，且精確到每一個(gè)小細(xì)節(jié)。如此一來(lái)，才可以提升檔案管理工作人員的積極性；進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中一定要關(guān)注到信息是不是安全，檔案的使用率高不高。

改進(jìn)管理理念。增強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位管理的關(guān)注力度，在新的背景下，一定要增強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的了解，且在這個(gè)基礎(chǔ)之上將管理理念創(chuàng)新，保證人們可以充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性：應(yīng)當(dāng)制定出各種舉措激勵(lì)職員積極發(fā)表自己的言論，說(shuō)出自身對(duì)檔案管理剛工作的觀(guān)點(diǎn)，提升檔案管理工作的參與積極性；事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作決策中投入大量的物資和人力；事業(yè)單位檔案管理工作人員需要努力配合負(fù)責(zé)人所做的每一個(gè)決定，然后切實(shí)落實(shí)到工作中，以負(fù)責(zé)人的態(tài)度做好自己的職責(zé)，且在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候進(jìn)行創(chuàng)新。

增強(qiáng)檔案管理雙向制約制度構(gòu)建。針對(duì)事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持檔案管理雙向制約制度，如此，才可以起到約束檔案管理人員的作用，還可以監(jiān)管事業(yè)單位分負(fù)責(zé)機(jī)制。實(shí)際上，管理人員檔案管理制度束縛的重要對(duì)象，是確保雙向制約制度得以實(shí)行的重要原因。與此同時(shí)，還需要關(guān)注到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制在檔案管理中發(fā)揮的作用，因而，雙向制約制度是必須要實(shí)行的。

社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理迎來(lái)了新的機(jī)遇。檔案管理工作要和新環(huán)境以及新的階段相結(jié)合，一定要進(jìn)行創(chuàng)新，這也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是事業(yè)單位發(fā)展一定會(huì)經(jīng)歷的一個(gè)環(huán)節(jié)。因而，需要充分了解當(dāng)今檔案管理之中的問(wèn)題，從而制定出恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒?，提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率。事業(yè)單位需要對(duì)癥下藥，從實(shí)際情況著手，有針對(duì)性的創(chuàng)新，尋找到管理的新思路。如此一來(lái)，才可以有效促進(jìn)事業(yè)單位向前發(fā)展，進(jìn)而更好地給大眾服務(wù)。

（作者單位：湖北省藥品監(jiān)督檢驗(yàn)研究院）