張曉玲　黃小麗

摘要：本文研究分析了高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，從管理人員思想行為協(xié)同、組織制度協(xié)同、文化環(huán)境協(xié)同、人員價(jià)值呈現(xiàn)協(xié)同、信息數(shù)據(jù)協(xié)同等五個(gè)方面著手進(jìn)行了探索和思考，提出了加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院辦公室協(xié)同管理，提高服務(wù)質(zhì)量和效率的建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；辦公室；協(xié)同管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）50-0015-02

高校改革和現(xiàn)代大學(xué)制度的推進(jìn)實(shí)施，二級(jí)學(xué)院逐漸成為相對(duì)獨(dú)立的辦學(xué)實(shí)體。二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院管理和信息中樞機(jī)構(gòu)，學(xué)院行政事務(wù)、教學(xué)科研、社會(huì)服務(wù)等事務(wù)都需要通過(guò)辦公室協(xié)同運(yùn)作來(lái)完成。二級(jí)學(xué)院辦公室如何強(qiáng)化內(nèi)部的協(xié)同管理，切實(shí)提高辦公室整體運(yùn)作效率和管理服務(wù)水平，是一個(gè)需要研究的重要課題。

一、二級(jí)學(xué)院辦公室工作的主要特點(diǎn)

一是綜合性和整體性。二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院的綜合協(xié)調(diào)和保障機(jī)構(gòu)。辦公室不僅承擔(dān)一些基本行政服務(wù)工作，還承擔(dān)教學(xué)、科研、黨務(wù)和綜合治理等工作，需要不同管理崗位的人員協(xié)同合作。二是協(xié)調(diào)性和服務(wù)性。辦公室不僅要與學(xué)校各職能部門和其他學(xué)院溝通協(xié)調(diào)，還要與學(xué)院內(nèi)部各學(xué)科（系）溝通協(xié)調(diào)。通過(guò)協(xié)調(diào)促進(jìn)相互合作與密切配合，形成學(xué)院工作合力。[1]三是網(wǎng)絡(luò)性和信息性。二級(jí)學(xué)院辦公室承擔(dān)著信息管理的重要職能，也是學(xué)院信息交換中樞機(jī)構(gòu)。學(xué)院內(nèi)外的各種教學(xué)、科研、服務(wù)等相關(guān)信息，需要通過(guò)辦公室進(jìn)行整理、分析和協(xié)調(diào)處理。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

1.人員素質(zhì)參差不齊，現(xiàn)代管理理念缺乏。二級(jí)學(xué)院辦公室管理人員主要來(lái)源于一些引進(jìn)人才的家屬或其他崗位轉(zhuǎn)崗人員，個(gè)人經(jīng)歷和工作水平不一，素質(zhì)參差不齊。大多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)管理學(xué)、教育學(xué)和心理學(xué)方面的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏現(xiàn)代管理崗位的理念和知識(shí)結(jié)構(gòu)。管理人員往往流動(dòng)性不強(qiáng)，容易形成慣性思維和傳統(tǒng)的辦事習(xí)慣，工作普遍停留在“交辦型”事務(wù)上，充當(dāng)簡(jiǎn)單事務(wù)工作的執(zhí)行者、“跑腿者”，缺乏主動(dòng)管理和創(chuàng)新服務(wù)的意識(shí)，不能充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手的作用。

2.管理機(jī)制構(gòu)建滯后，協(xié)同管理效能不高。隨著現(xiàn)代大學(xué)管理制度建設(shè)的不斷推進(jìn)，二級(jí)學(xué)院擁有了更多的相對(duì)自主權(quán)和管理權(quán)限，校院的管理也逐漸向以學(xué)術(shù)主導(dǎo)型、行政扁平化方向發(fā)展[2]。二級(jí)學(xué)院辦公室傳統(tǒng)的管理模式難以適應(yīng)新形勢(shì)，缺乏有效的激勵(lì)考核機(jī)制，協(xié)同管理效能不高。高校改革和現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)對(duì)二級(jí)學(xué)院管理提出了更高的要求，但是由于二級(jí)學(xué)院現(xiàn)代管理制度構(gòu)建相對(duì)滯后，辦公室橫向水平協(xié)作增多，管理的復(fù)雜程度增加，相互協(xié)作機(jī)制不健全，最終影響工作效率與質(zhì)量。

3.發(fā)展性需求被忽視，職業(yè)認(rèn)同感比較低。高校一切工作以教學(xué)、科研為中心，在制定各種人才引進(jìn)、進(jìn)修培訓(xùn)和薪酬待遇等方面政策時(shí)，會(huì)更多的考慮教學(xué)科研人員。二級(jí)學(xué)院辦公室管理人員不同于專任教師，平時(shí)忙于日常事務(wù)，很少有時(shí)間去研習(xí)管理學(xué)方面的專業(yè)知識(shí)，使得管理人員自我提升（職稱晉升）和發(fā)展空間受限。同時(shí)由于學(xué)院合并和機(jī)構(gòu)部門調(diào)整等因素，也使得管理人員編制崗位的相對(duì)減少。管理人員的發(fā)展性需求被忽視，管理人員職業(yè)認(rèn)同感偏低，影響了二級(jí)學(xué)院辦公室管理服務(wù)效能。

4.考核激勵(lì)機(jī)制不完善，行政辦事效率不高。二級(jí)學(xué)院辦公室傳統(tǒng)的管理機(jī)制缺乏科學(xué)的考核激勵(lì)機(jī)制。管理崗位考核方式粗放，甚至一些為了考慮平衡，對(duì)于年度考核“優(yōu)秀”評(píng)比名額，也是相互之間“輪流坐莊”。考核結(jié)果對(duì)薪酬待遇分配、職級(jí)晉升等個(gè)人利益影響不大，管理人員工作價(jià)值得不到體現(xiàn)，甚至出現(xiàn)“職業(yè)倦怠”現(xiàn)象。有些高校推進(jìn)管理人員隊(duì)伍職業(yè)化建設(shè)，甚至取消了管理人員的職稱評(píng)審?fù)ǖ?，管理人員按年限晉升職級(jí)，使得對(duì)自己未來(lái)職業(yè)發(fā)展預(yù)期不明確，影響了工作主動(dòng)性和積極性。

5.信息資源共享困難，業(yè)務(wù)協(xié)作程度低。一些高校信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，很多高校人事管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理等職能部門，通常都有各自一套相對(duì)獨(dú)立信息管理系統(tǒng)，相互獨(dú)立互不融通，數(shù)據(jù)信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。學(xué)校相關(guān)部門的信息數(shù)據(jù)庫(kù)不兼容，出現(xiàn)了多個(gè)“信息孤島”，信息處理的業(yè)務(wù)協(xié)同化程度較低。特別是一些人事信息、黨員管理和學(xué)生管理數(shù)據(jù)，因?yàn)椴煌毮懿块T數(shù)據(jù)不共享，往往需要重新收集師生資料信息和填寫統(tǒng)計(jì)表格，不僅增加管理人員工作量，而且降低了協(xié)同工作效率。

三、加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院辦公室協(xié)同管理的建議與對(duì)策

1.人員思想行動(dòng)協(xié)同：增強(qiáng)工作責(zé)任感，提高辦事服務(wù)效率。一是管理人員思想理念要一致。要樹(shù)立團(tuán)隊(duì)意識(shí)，營(yíng)造和睦、和美、和諧的工作氛圍。辦公室同事之間要互相尊重、互相支持、精誠(chéng)團(tuán)結(jié)。要加強(qiáng)師德師風(fēng)建設(shè)，倡導(dǎo)管理育人和服務(wù)育人，提高“主人翁”意識(shí)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感[3]。二是管理人員行動(dòng)做事要協(xié)作。學(xué)院行政、教學(xué)、科研等管理崗位人員之間雖有職責(zé)分工，但更要注重相互協(xié)同。因人制宜，按照個(gè)人能力和不同特點(diǎn)，安排適當(dāng)?shù)墓ぷ鲀?nèi)容，實(shí)現(xiàn)人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的潛能。

2.組織制度協(xié)同：建立完善工作機(jī)制，規(guī)范管理服務(wù)流程。一是要明確崗位職責(zé)和任務(wù)分工，增強(qiáng)不同管理崗位的互補(bǔ)性。建立崗位任務(wù)責(zé)任制和AB崗制度，各崗位間相互協(xié)調(diào)、相互配合，形成合力。二是要建立科學(xué)合理的內(nèi)部輪崗制度。加強(qiáng)辦公室不同崗位人員的輪換，增進(jìn)內(nèi)部有效溝通，促進(jìn)復(fù)合型管理人才的發(fā)展。三是要構(gòu)建科學(xué)高效流程化管理體系。制定制標(biāo)準(zhǔn)化的流程清單，剔除無(wú)效環(huán)節(jié)等，加強(qiáng)流程管理的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、可復(fù)制化，使得管理工作有章可循、有據(jù)可依，切實(shí)提高服務(wù)工作效率和質(zhì)量。

3.文化環(huán)境協(xié)同：創(chuàng)造和諧人文環(huán)境，切實(shí)提升團(tuán)隊(duì)凝聚力?，F(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克（Peter Drucker）認(rèn)為管理不只是一門學(xué)科，還是一種文化，有它自己的價(jià)值觀、信仰、工具和語(yǔ)言[4]。辦公室管理文化協(xié)同主要表現(xiàn)在辦公室文化建設(shè)、管理人員人際關(guān)系等良好的工作環(huán)境的營(yíng)造。要結(jié)合學(xué)院的學(xué)科專業(yè)特點(diǎn)和辦學(xué)特色，培育學(xué)院辦公室特色文化。要通過(guò)組織文體活動(dòng)，增強(qiáng)辦公室人員之間的情感交流，促進(jìn)管理人員身心健康，營(yíng)造良好的人文環(huán)境和情感氛圍，切實(shí)提升管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力。endprint

4.人員價(jià)值呈現(xiàn)協(xié)同：優(yōu)化人員評(píng)價(jià)激勵(lì)體系，提高管理人員工作信心。一是科學(xué)的價(jià)值評(píng)價(jià)。要構(gòu)建適應(yīng)學(xué)院協(xié)同管理績(jī)效考核的價(jià)值評(píng)價(jià)體系，根據(jù)不同崗位性質(zhì)，制定分類考核評(píng)價(jià)辦法。實(shí)行質(zhì)性評(píng)價(jià)與量化考核、定期與隨機(jī)考核相結(jié)合。二是合理的價(jià)值分配。要把崗位工作業(yè)績(jī)與獎(jiǎng)勵(lì)績(jī)效、職級(jí)晉升和榮譽(yù)表彰等有效掛鉤，實(shí)行多勞多酬，實(shí)現(xiàn)其勞動(dòng)價(jià)值體現(xiàn)。三是可持續(xù)的價(jià)值創(chuàng)造。要為辦公室管理人員提供繼續(xù)深造提升的機(jī)會(huì)，有計(jì)劃、分類型地開(kāi)展培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)專業(yè)的管理知識(shí)，不斷提高管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)。

5.信息數(shù)據(jù)管理協(xié)同：建立信息共享機(jī)制，加強(qiáng)辦公數(shù)字化管理。學(xué)院辦公室要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，促進(jìn)信息的互通共享，提高工作質(zhì)量和辦事效率。加強(qiáng)數(shù)字化管理（OA系統(tǒng)），優(yōu)化二級(jí)學(xué)院內(nèi)部的信息管理。要建立信息共享機(jī)制，打破不同管理崗位“信息孤島”。對(duì)學(xué)院辦公室的教學(xué)、科研、資產(chǎn)、黨建事務(wù)和綜合治理等工作，實(shí)現(xiàn)各崗位數(shù)據(jù)信息資源的共享和交流，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集成、分類和管理。要切實(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，建立信息共享和處理機(jī)制，簡(jiǎn)化工作流程，減少管理環(huán)節(jié)，使辦公室管理工作實(shí)現(xiàn)方便、快捷和高效。

管理是服務(wù)，更是藝術(shù)。二級(jí)學(xué)院辦公室是高校管理的基層單位，其管理工作的好壞直接影響到學(xué)校管理工作的效率和質(zhì)量。只有建立高效、科學(xué)的協(xié)同管理模式與運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)學(xué)院辦公室管理人員和不同崗位之間的有效合作與協(xié)同，才能為學(xué)院教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)提供服務(wù)保障，推進(jìn)學(xué)院快速健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015，（1）：64-66.

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[4]葉懷凡.論學(xué)校管理文化[J].教學(xué)與管理，2017，（3）：5-7.

Abstract：The paper analyzed the management characteristics of the secondary college officesand the main problems in the management.It explored and pondered starting with the five aspects of coordination with the managers' thought and behavior，management organization system，cultural environment，personal value presentation and information data，put forward the recommendations and countermeasures tostrengthen collaborative management and improve service quality and efficiency.

Key words：the secondary college；office；collaborative managementendprint