文/張慧晶，國網(wǎng)福建省電力有限公司福州供電公司

一名優(yōu)秀的企業(yè)文秘，需要具備較高的交際能力、調查能力、統(tǒng)籌能力與文字表達能力等，而文字表達能力是其中作為核心與關鍵的能力之一。從某個層面來講，文字表達能力是一名企業(yè)文秘應該具備的最重要、最基本的能力，也是衡量文秘人員水平高低的重要指標。在社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，企業(yè)事務也變得更為復雜，這就對企業(yè)文秘人員的文字表達能力提出了更高要求。那么，如何有效培養(yǎng)企業(yè)文秘人員的文字表達能力，是企業(yè)需要研究的重點問題。

1 企業(yè)文秘人員文字表達能力的基本要求

企業(yè)文秘人員的主要職責是較好地處理企業(yè)中與文字有關的一切工作，其工作內容設計范圍廣泛，在具體的完成日常工作的過程中，必須遵循一定的原則，才能更好地完成本職工作。具體來講，企業(yè)對文秘人員文字表達能力提出的基本要求如下：

1.1 在法律許可范圍內

企業(yè)文秘在撰寫相關文件的時候，應確保所撰寫的內容在國家法律、政策及方針的允許范圍內。這就需要文秘在平常的工作積極學習，精準把握需要撰寫文件的政治性與思想性，以顯著提高文件所具有的服務企業(yè)的價值。當企業(yè)文秘在撰寫文件的過程中遇到政治或思想方面的問題時，應借助詢問領導的方式恰當處理措辭，而不可自作主張、莽撞行事。企業(yè)文秘人員只有確保自己所撰寫的文件在法律許可的范圍內，才能確保文件的有效性，才能發(fā)揮文件作用。因此，企業(yè)在選聘文秘人員的時候，應充分重視其道德修養(yǎng)與政治修養(yǎng)，并確保其掌握了較多的法律知識。

1.2 符合企業(yè)制文意圖

企業(yè)文秘特別是國企中的文秘人員，在接受到領導分配的文件撰寫任務的時候，就需要對領導的撰文要求做細致而全面的記錄，然后深入思考文件所具有的思想性，并進一步制定好文章的觀點、脈絡及篇目等。接著，把初步完成的問斬提供遞交給領導進行審閱，必要的話還應借助集體討論的方式進行評價，在精準把握領導的撰文要求及目的之后，文秘人員才能更有針對性與目的性地開展撰寫活動，最終才能撰寫出符合領導意圖及企業(yè)發(fā)展需求的文章。因此，企業(yè)在選聘文秘人員的時候，應對其分析能力、理解能力及洞察能力進行考查，以便其可日常工作中可較為容易的撰寫出高質量的、符合領導要求的文章。

1.3 始終保持實事求是

企業(yè)文件要想充分發(fā)揮作用，就應具有較高的實用性，這就需要企業(yè)文秘人員在撰寫文件的時候應以事實為基礎，始終堅持實事求是的文件撰寫原則。尤其是對應用文來講，如果理論性過強的話，就會降低實際價值，最終只能是一紙空文。因此，企業(yè)文秘在日常工作中，如果發(fā)現(xiàn)自己撰寫的文件和領導的要求之間有較大差別，或者與實際情況有過大出入的話，就應及時將真實情況反饋給領導，這是一個合格文秘人員應該具備的基本職業(yè)道德，也是一個得到領導賞識與信任的有效方式。需要注意的是，文秘人員在向企業(yè)領導提出意見的時候，應選擇恰當?shù)姆椒ㄅc方式，需要在充分的調查及大量的訪問基礎之上并提出可行性強的意見與建議，而不可不顧事實而盲從領導的看法。因此，企業(yè)在選聘文秘人員的時候，在重視其文字能力的同時，還需要對其職業(yè)道德及品質進行考量。

2 培養(yǎng)企業(yè)文秘人員文字表達能力的有效方法

2.1 借助調查途徑掌握大量資料

通常情況下，調查研究的思路是：勤做筆記，善于質疑。然而，單純借助調查方式得到的素材只能算得上原材料，而那些經(jīng)過整理與鑒別的素材才具有寫作價值。那些通過調查的來的寫作素材，如果缺乏科學的樹立及合理的加工，就會使得寫作出來的文件邏輯性與條理性較為缺乏。在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，文秘人員在撰寫文件中用到的材料非常多，并且復雜性很強，各種性質及類型的材料交互穿插，所以就需要企業(yè)文秘具有較為嚴密的思路，以便對整個文章的條理性進行合理梳理，從而為顯著提高寫作質量與寫作效率做好準備。另一方面，企業(yè)給文秘人員提供的素材通常都具有參差不齊的特點，這就需要文明在實際寫作過程中具有較高的甄別材料價值的能力，能夠在有限的時間內找到最有價值的素材。所以，企業(yè)文秘在日常工作過程中，應善于并主動積累第一手寫作素材，科學整理搜集到的第二手、第三手素材，盡可能多地獲得與企業(yè)決策與經(jīng)營有關的歷史素材、反面素材及正面素材，以便給以后的文件撰寫儲備資料。

2.2 充分熟悉寫作理論與寫作文體

寫作屬于一種精神創(chuàng)作藝術，從過程來講，寫作人員利用語言信息將具體的思想與情感表達出來，是新時期企業(yè)工作中所必不可少的一種精神活動。而寫作文體有很多種，各種文章對應的文體不同，其適合的語言風格也有差異性要求。并且，寫作不是大量照搬照抄，而需要有一定的創(chuàng)造，在有自我創(chuàng)造的基礎上適當對別人的意見進行借鑒。所以，企業(yè)文秘在日常的撰寫文件的過程中，應具有較高的自學意識，盡可能多地閱讀經(jīng)典名作及企業(yè)文件撰寫理論，逐漸豐富自身的文章寫作基礎知識，提高自身對語言的把握能力，借助大量實踐的原則，在多實踐、多修改的過程中，更加熟悉各種文體寫作理論知識，并逐漸積累企業(yè)文件的寫作經(jīng)驗與技巧。

2.3 重視語言學習提高表達能力

從某個層面來講，文字表達能力是衡量企業(yè)文秘素質高低的重要指標，所以企業(yè)文秘應有目的性地提高自身的語言文字表達能力。然而，語言文字表達能力的練就與提升，并非一朝一夕之事，需要經(jīng)歷一個較為漫長的積累過程，才能實現(xiàn)從量變到質變的提升，需要企業(yè)文秘人員持之以恒的長期訓練，才能獲得較為理想的效果。在這種情況下，企業(yè)文秘人員在日常的生活與工作中，應該多寫、多看、多讀，有計劃性地增強自身的文字撰寫能力及語言文字的感悟水平，只有這樣才能一步步提高自身所具有的文字表達能力。比如，企業(yè)文秘人員在應結合企業(yè)特點，大量地閱讀國內外相關企業(yè)中成功的文件范文，仔細閱讀與思考其所使用的措辭及格式，并結合自己企業(yè)的特點，有針對性地選擇最為適合的語言文字形式。

2.4 主動參與各種職業(yè)能力培訓活動

基于市場經(jīng)濟快速發(fā)展給企業(yè)帶來的巨大壓力，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，并獲得較快發(fā)展，就需要不斷提高企業(yè)職工的職業(yè)能力。而文秘人員是現(xiàn)代企業(yè)中的重要人員，其所具有的文字表達能力的高低決定了所撰寫出來的文件是否能滿足企業(yè)發(fā)展需求及領導意圖。由此可見，企業(yè)文秘要想為企業(yè)發(fā)展貢獻更大力量，就需要不斷提高自身的文字表達能力。因此，企業(yè)文秘人員應逐漸提高自身的專業(yè)能力，需要借助各種途徑不斷地學習新的文件寫作技巧及最新的專業(yè)知識。在互聯(lián)網(wǎng)時期，企業(yè)文秘人員也應積極地借助網(wǎng)絡途徑學習文字表達經(jīng)驗與技巧，積極加入到企業(yè)文秘人員社區(qū)或社交平臺中，與同行與專家共同探討與交流企業(yè)文件的撰寫方法，共享經(jīng)驗。另一方面，企業(yè)也應充分重視文秘人員素質的提升，主動為其提供外出學習與參觀的機會，讓其可以開闊眼界、擴大思路，以便為其職業(yè)能力的提升開辟新途徑。

2.5 增強自身的語言文字基本功

寫作是企業(yè)文秘人員應該具備的最重要技能，然而該技能的形成與發(fā)展依賴于實踐。只有借助大量的實踐鍛煉才能不斷歸納出寫作經(jīng)驗與技巧，才能更加精準地把握企業(yè)領導的意圖，并且在大量的實踐鍛煉中才能熟能生地增強自身的寫作基本功。企業(yè)文秘人員在撰寫企業(yè)文件的時候，需要提高擬稿的次數(shù)，然后優(yōu)中選優(yōu)地選出最佳方案，然后進一步開展寫作活動，并做好修改工作。在修改過程中，企業(yè)文秘人員會發(fā)現(xiàn)自己文章的不足之處，才能有針對性地對已經(jīng)撰寫的文章進行修改與優(yōu)化，并積累一定的寫作技能。另一方面，修改文章是體現(xiàn)企業(yè)文秘人員責任心的一種形式，借助反復修改，容納同事與領導的意見，還可養(yǎng)成縝密的文章寫作習慣，這有利于文秘人員的才華展示，還可使其語言文字基本功更為扎實。

總之，文字表達能力使企業(yè)文秘人員素質高低的關鍵評價指標，較高的文字表達能力是提高文秘人員工作質量的前提條件。所以，企業(yè)應該明確文秘人員文字表達能力的重要性，主動為其提供專業(yè)成長的機會，并且文秘人員自身也應具有較高的自學意識及能力，不斷提高自身的職業(yè)道德、法律知識、品德思想及文字基本功，最終可顯著優(yōu)化自身專業(yè)企業(yè)文件的能力。

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