文/趙麗娟，長(zhǎng)春房地（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物業(yè)總公司

試論企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

文/趙麗娟，長(zhǎng)春房地（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物業(yè)總公司

信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用范圍，主要有檔案內(nèi)容分級(jí)分類(lèi)信息管理，檔案內(nèi)容的及時(shí)更新，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展科技的不斷進(jìn)步，企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用也在不斷地發(fā)展與更新，檔案管理信息化，已成為檔案管理的重要形式。檔案信息化管理的未來(lái)發(fā)展，必然會(huì)以信息技術(shù)的發(fā)展為依托，向著更加靈活、便捷、保密性強(qiáng)的方向發(fā)展，并且檔案在應(yīng)用過(guò)程中會(huì)隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，而以更新的形式走進(jìn)人們的生活，使人們隨時(shí)隨地都能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)終端進(jìn)行安全查找或使用。

信息技術(shù)；檔案；管理；科技

1 在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義

信息時(shí)代的發(fā)展讓信息技術(shù)滲入生活中的方方面面，檔案管理工作也逐漸向信息化的方向發(fā)展，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)能夠讓檔案管理工作質(zhì)量和水平得到提高，促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和共享。就目前的檔案管理工作來(lái)看，信息資源在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)地位越來(lái)越明顯，企業(yè)的主要資源是檔案信息資源，但是傳統(tǒng)的檔案信息管理方式相對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)而言較為落后，不能夠滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需要，因此將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中，能夠更加便于信息的存儲(chǔ)，并且能夠在較低成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理工作效率的提高。除此之外，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策和信息資源都要依賴(lài)于企業(yè)的檔案信息，因此，檔案管理工作必須和時(shí)代發(fā)展步伐相一致，從而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。除此之外，信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作的完善和成熟需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作，因此尋找新的方式方法成為了檔案管理工作的重點(diǎn)，而信息技術(shù)的利用，恰好符合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需要，能夠與企業(yè)的檔案管理工作相契合，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和成熟。

2 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的作用

2.1 信息技術(shù)的發(fā)展拓展了檔案資源范圍。信息技術(shù)傳送數(shù)據(jù)的速度與數(shù)量都是驚人的，并且數(shù)據(jù)在使用過(guò)程中，能夠不受時(shí)間與空間限制，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地即可查閱。尤其是在近年來(lái)，云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，更加促進(jìn)了信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理數(shù)據(jù)能夠不斷的儲(chǔ)存，只需添加移動(dòng)存儲(chǔ)盤(pán)即可解決信息量過(guò)大的問(wèn)題，也實(shí)現(xiàn)了檔案分級(jí)分類(lèi)的優(yōu)質(zhì)管理，從而拓展了檔案資源范圍。也使信息技術(shù)成為企業(yè)檔案管理中的重要手段，無(wú)紙化辦公已經(jīng)實(shí)現(xiàn)且已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料。

2.2 信息技術(shù)使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化

信息技術(shù)的應(yīng)用，使企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存量增多，并加強(qiáng)了對(duì)檔案內(nèi)容的保護(hù)。信息技術(shù)中儲(chǔ)存的增容功能及安全保護(hù)軟件，均增加了對(duì)大量數(shù)據(jù)的保護(hù)功能。并根據(jù)檔案特點(diǎn)，建立起了一整套檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，可以便捷的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案內(nèi)容的輸入與管理，使企業(yè)檔案管理變得更加方便靈活。檔案管理員只需通過(guò)用戶(hù)名或密碼，即可對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。一個(gè)較為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，能夠包含所有分級(jí)分類(lèi)檔案材料的儲(chǔ)存與管理功能，涵蓋檔案資源材料的所有內(nèi)容，也可以與企業(yè)某些生產(chǎn)部門(mén)或生產(chǎn)車(chē)間建立起必要的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案材料數(shù)據(jù)的及時(shí)更新。

2.3 信息技術(shù)促進(jìn)企業(yè)檔案管理的精細(xì)化發(fā)展

信息技術(shù)的發(fā)展，可謂是給社會(huì)帶來(lái)了翻天覆地的變化，是一場(chǎng)革命，對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，也帶來(lái)了巨大變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)企業(yè)檔案在查找與翻閱上非常麻煩，需要通過(guò)開(kāi)具證明，審核驗(yàn)證后進(jìn)行檔案材料的查閱，工作量大，手續(xù)繁雜，人力物力投入量大，成本過(guò)高。而電子檔案在使用上，較為便利，查閱速度快，手續(xù)簡(jiǎn)單，提高了工作效率，也節(jié)省了人力物力的成本。并擴(kuò)大了檔案的應(yīng)用范圍，使企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)了資源管理戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，從“服務(wù)于人”到“戰(zhàn)略性質(zhì)”的轉(zhuǎn)變，即提高了企業(yè)檔案管理效率，也優(yōu)化了檔案資源管理。

3 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 信息技術(shù)的應(yīng)用概況

檔案管理中信息技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用。利用信息技術(shù)，將檔案信息的統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)和借閱等進(jìn)行電子管理，通過(guò)掃描儀、通訊設(shè)備等實(shí)現(xiàn)資源的存儲(chǔ)、交流和共享。對(duì)檔案信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，并設(shè)置信息的自動(dòng)增刪和快速升級(jí)等功能，讓檔案信息的電子檔成為企業(yè)檔案的主要內(nèi)容。對(duì)于企業(yè)的員工而言，能夠更加方便快捷的進(jìn)行辦公，滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需求。電子檔的檔案信息相對(duì)于紙質(zhì)檔而言，更加利于保存，不容易損壞，并且其具有的自動(dòng)保存功能，能夠有效避免人工失誤帶來(lái)的信息流失。

3.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先需要提高管理人員的綜合素質(zhì)和水平，增強(qiáng)管理人員的檔案管理規(guī)范意識(shí)，要求管理人員對(duì)檔案管理的安全性有全面的理解，對(duì)管理工作秉承高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好本職工作。通過(guò)培訓(xùn)對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，并遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，按照工作規(guī)范和要求，明確管理人員的工作職責(zé)，提高管理人員的信息化管理水平，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，電子檔案的建立，使檔案管理更加高效與靈活。企業(yè)檔案管理的信息化，是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效途徑，對(duì)提高企業(yè)管理水平有著重要的促進(jìn)作用，是企業(yè)在未來(lái)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地的重要管理手段。企業(yè)檔案管理也隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展變化。企業(yè)檔案信息化管理能夠完善檔案管理系統(tǒng)、為企業(yè)決策提供依據(jù)、提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力、快速掌屋市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)。

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