李文婷

淺談工程檔案信息化建設(shè)

李文婷

人類(lèi)已經(jīng)邁入信息時(shí)代，信息產(chǎn)生價(jià)值。工程檔案作為施工企業(yè)的一種重要資源，是讓它更好地發(fā)揮作用，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)？還是沉睡在庫(kù)房，隔離在企業(yè)信息化建設(shè)之外？毫無(wú)疑問(wèn)應(yīng)該選擇后者。為此，本文就工程檔案信息化建設(shè)方面，作一些淺顯的探討。

工程檔案 信息化 管理

工程檔案資料是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它貫穿于工程建設(shè)的全過(guò)程, 反映了工程建設(shè)、發(fā)展的軌跡，在工程施工、竣工、交工、使用、維修、改建、擴(kuò)建中起著非常重要的作用。加強(qiáng)施工企業(yè)的工程檔案管理的重要性不言而喻。隨著重視程度的提高和實(shí)際操作過(guò)程的不斷規(guī)范化、科學(xué)化，工程檔案管理工作質(zhì)量有了相應(yīng)的提高，但仍存在不少問(wèn)題。

互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息技術(shù)發(fā)展一日千里，并在各行各業(yè)中得到廣泛且深入的應(yīng)用。工程檔案管理又面臨著新的變革和要求 工程檔案信息化建設(shè)。施工企業(yè)的工程檔案管理工作就在這種內(nèi)問(wèn)題不斷、外挑戰(zhàn)重重下，不輕松地邁著信息化建設(shè)的步伐。

一、存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)性質(zhì)影響工作開(kāi)展

施工企業(yè)作為營(yíng)利性的經(jīng)濟(jì)組織，其屬性必然導(dǎo)致“重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，輕檔案管理”的現(xiàn)象出現(xiàn)。正因?yàn)槭艿降闹匾暢潭炔桓撸芏嗍┕て髽I(yè)在檔案人員配備上嚴(yán)重不足，甚至有管理人員兼負(fù)責(zé)檔案的現(xiàn)象。由于專(zhuān)業(yè)人員占的比重較小，施工企業(yè)檔案工作就存在技術(shù)管理工作弱化，不能應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化管理的狀況。

（二）行業(yè)特點(diǎn)導(dǎo)致起點(diǎn)低

在諸多行業(yè)中，建筑施工企業(yè)信息化建設(shè)起步是相對(duì)較晚、較為滯后的，這是建筑行業(yè)的特殊性和復(fù)雜性導(dǎo)致的。中國(guó)施工企業(yè)管理協(xié)會(huì)對(duì)全國(guó)施工企業(yè)信息化狀況進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查顯示，全國(guó)施工企業(yè)已經(jīng)開(kāi)展信息化建設(shè)工作的約為45.83%，成功實(shí)施企業(yè)信息化的企業(yè)約為4.62%，資質(zhì)越低的企業(yè)，信息化建設(shè)工作越差。這就導(dǎo)致工程檔案信息化建設(shè)同樣步履維艱。

（三）開(kāi)展建設(shè)前提準(zhǔn)備不充分

要做好工程檔案信息化建設(shè)，首先要做好檔案收集的前期工作。檔案收集本身就是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)且繁瑣細(xì)碎的工作。項(xiàng)目復(fù)雜，往往多套裝置或單元同時(shí)進(jìn)行。工期緊，又以進(jìn)度為大前提的情況下，常常有大量的設(shè)計(jì)變更，施工單位編制的竣工圖，并不一定能全面反映真實(shí)的最終情況，遺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)重；且工程項(xiàng)目是一個(gè)臨時(shí)性的組織，人員更換的頻率較高，基層職務(wù)也不固定，為此，常常工程檔案還未收繳齊全，人員就撤離項(xiàng)目，導(dǎo)致檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確、質(zhì)量不高。

（四）缺乏信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)施工企業(yè)沖擊較大，很多施工企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性，積極地實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。但目前很多施工企業(yè)的信息化規(guī)劃方案還停留在技術(shù)規(guī)劃的層面，沒(méi)有與企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略做到切實(shí)有效結(jié)合，這也使得工程檔案信息化建設(shè)缺乏明確的目標(biāo)和方向。

二、對(duì)策分析

（一）充分認(rèn)識(shí)工程檔案信息化建設(shè)的作用

工程檔案是施工企業(yè)的重要信息資源，它不只是工程產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)定的重要依據(jù)，也是處理和判決工程產(chǎn)品使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的依據(jù)，更與施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有著直接的關(guān)系。工程檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。施工企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入。要順利實(shí)現(xiàn)信息化，必須依托大量的經(jīng)濟(jì)投入和技術(shù)支持。不少施工企業(yè)在建設(shè)過(guò)程中，都要對(duì)原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，即把館藏傳統(tǒng)載體檔案通過(guò)掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這就需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。同時(shí)，設(shè)備的購(gòu)置、系統(tǒng)的研發(fā)以及網(wǎng)站的維護(hù)等等，均涉及資金的使用。為此，摒除傳統(tǒng)觀念，從思想上充分認(rèn)識(shí)到工程檔案信息化建設(shè)的重要性是尤為關(guān)鍵的。

（二）做好檔案收集保障信息化建設(shè)

在項(xiàng)目建設(shè)初期(從工程立項(xiàng)開(kāi)始)，施工單位就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定, 結(jié)合工程實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)，要明確項(xiàng)目參建各方在工程檔案形成過(guò)程中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，做好對(duì)接和相互間的配合，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。在工程項(xiàng)目建設(shè)長(zhǎng)期持續(xù)的過(guò)程中，控制好工程準(zhǔn)備階段、施工建設(shè)階段、竣工階段這三個(gè)階段的檔案資料，基本上就可以保證整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料；同時(shí)要強(qiáng)化工程檔案質(zhì)量管理，制定管理標(biāo)準(zhǔn)，重視質(zhì)量審核，加強(qiáng)監(jiān)管，對(duì)上交的工程檔案及時(shí)驗(yàn)收、審核，確保歸檔的工程檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)，為信息化建設(shè)做好前期準(zhǔn)備工作。

（三）建立符合信息化要求的管理系統(tǒng)

施工企業(yè)應(yīng)將工程檔案信息化管理納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)，以及微縮技術(shù)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，通過(guò)高科技手段，有效地節(jié)約人力和存儲(chǔ)空間，確保工程檔案資料的長(zhǎng)期保存。同時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、通訊和視聽(tīng)技術(shù)，通過(guò)多種渠道，使工程檔案資源能夠順利發(fā)布，實(shí)現(xiàn)使用者不受地域限制的資源共享。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高檔案工作者的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。定期組織工程檔案從業(yè)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，拓展知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，為工程檔案建設(shè)服務(wù)。及時(shí)做好各種文件和標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作，推進(jìn)工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。此外，還要加強(qiáng)信息化管理的培訓(xùn)，嚴(yán)格檔案管理系統(tǒng)的熟練使用。更要引進(jìn)一些兼具檔案和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的急缺人才，既懂得現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，又能熟練地操作計(jì)算機(jī)，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，靈活使用管理軟件，勝任檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化工作，確保工程檔案信息化管理健康、平穩(wěn)運(yùn)行。

（五）確保網(wǎng)絡(luò)安全

施工企業(yè)的工程檔案資源在僅供內(nèi)部人員使用的前提下，除了做好信息化建設(shè)，更要重視：1.工程檔案的安全保密問(wèn)題，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、身份識(shí)別等；2.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的安全問(wèn)題，應(yīng)采取相應(yīng)的措施。如安裝防火墻和實(shí)時(shí)更新的殺毒軟件，對(duì)歸檔信息定期進(jìn)行下載備份等；3.實(shí)現(xiàn)級(jí)別控制，根據(jù)級(jí)別不同，規(guī)范檔案信息查閱的權(quán)限，以防止未授權(quán)者的違規(guī)違章操作和檔案資料的外泄。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，工程檔案信息化建設(shè)是施工企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，施工企業(yè)應(yīng)該清醒認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，同時(shí)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，以改革創(chuàng)新精神推動(dòng)工程檔案信息化建設(shè)，將檔案工作做得更加完善和具體，為施工企業(yè)的健康、高效發(fā)展提供更好的服務(wù)！

（作者單位：福建一建集團(tuán)有限公司）

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