文/中國(guó)石化西南石油工程公司重慶鉆井分公司 歐志龍

國(guó)有企業(yè)辦公室主任協(xié)調(diào)藝術(shù)實(shí)踐探索

文/中國(guó)石化西南石油工程公司重慶鉆井分公司 歐志龍

隨著現(xiàn)代社會(huì)的迅猛發(fā)展，國(guó)家之間的競(jìng)爭(zhēng)也愈加激烈，各國(guó)競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)就是經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而國(guó)有企業(yè)恰恰是我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要支柱，因此，國(guó)有企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展發(fā)揮著極其重要的作用。而辦公室作為整個(gè)企業(yè)的中心點(diǎn)，更是企業(yè)辦事和決策的重要執(zhí)行部門，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和未來(lái)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。完善企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)化管理，對(duì)于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力是十分有必要的。本文主要探討如何合理利用辦公室的協(xié)調(diào)藝術(shù)，以促進(jìn)企業(yè)辦公室工作的高效完成。

國(guó)有企業(yè)；企業(yè)辦公室主任；協(xié)調(diào)藝術(shù)；協(xié)調(diào)工作

辦公室的高效運(yùn)作是企業(yè)生存和發(fā)展必不可缺的條件，同時(shí)辦公室也是企業(yè)形象的對(duì)外展示形式。強(qiáng)化辦公室管理工作，提升辦公室工作效率，是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的一大法寶。而企業(yè)辦公室主任則是一個(gè)至關(guān)重要的崗位，協(xié)調(diào)工作是其主要職能之一。只有充分認(rèn)識(shí)到做好協(xié)調(diào)工作的重要性，充分運(yùn)用多種協(xié)調(diào)藝術(shù)，才能做好國(guó)有企業(yè)辦公室組織協(xié)調(diào)工作，而如何深入探索協(xié)調(diào)藝術(shù)，則成為影響企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的至關(guān)重要的因子之一。辦公室主任的工作既有黨政任務(wù)，也有日常管理實(shí)務(wù)，要想提升工作質(zhì)效，就必須堅(jiān)持協(xié)調(diào)溝通的工作原則，掌握協(xié)調(diào)藝術(shù)，靈活運(yùn)用協(xié)調(diào)方法，全面推動(dòng)協(xié)調(diào)工作高效開(kāi)展。

一、企業(yè)辦公室探索協(xié)調(diào)藝術(shù)的意義

（一）企業(yè)辦公室主任的作用。對(duì)于我國(guó)的國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室主任是一個(gè)最為特殊的職位，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)好各方關(guān)系、聯(lián)系各方、承上啟下、發(fā)號(hào)施令，是國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出正確決策以及科學(xué)管理的必不可缺的助手，這是其他任何職位都不能替代的。1.溝通橋梁作用。辦公室主任最重要的任務(wù)是溝通，要想完美地完成自己的工作就要及時(shí)做到上情下達(dá)與下情上傳，這是由于辦公室主任的職位極其特殊，是聯(lián)系企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與各部門基層員工的重要紐帶。這個(gè)工作具體分為兩個(gè)方面：一方面，為了能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供實(shí)時(shí)的依據(jù)，就要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)基層職員的工作進(jìn)度等情況；另一方面，要及時(shí)把領(lǐng)導(dǎo)的決策意見(jiàn)傳達(dá)給基礎(chǔ)部門，以便他們及時(shí)開(kāi)展工作；同時(shí)為了能夠使企業(yè)正常高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室主任還要掌握宏觀調(diào)控的職能?？偠灾?，辦公室就是聯(lián)系整個(gè)企業(yè)的紐帶，辦公室對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及是否能夠準(zhǔn)確執(zhí)行有效的協(xié)調(diào)起著不可替代的作用。2.協(xié)助作用。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策，辦公室主任首先要深入分析領(lǐng)導(dǎo)的意愿，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的意圖先起草一個(gè)簡(jiǎn)單的文件，然后要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成重要文件的完善處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)一步推行，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深入展開(kāi)重要的工作；此外，作為企業(yè)的重要成員，辦公室主任需要對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展提出合理有效的建議，尤其是對(duì)一些重大事項(xiàng)的決策，要提出針對(duì)性的建議或者意見(jiàn)。

（二）協(xié)調(diào)藝術(shù)的優(yōu)勢(shì)。1.有利于原則性與靈活性的處理。大家都知道，任何一所企業(yè)要想有所發(fā)展，都首先要有一個(gè)明確的目標(biāo)，并且制定相應(yīng)的原則，也就是個(gè)性規(guī)章制度，來(lái)服務(wù)于這個(gè)既定的目標(biāo)。企業(yè)辦公室主任在把握這些原則以及規(guī)章制度方面必須要有大局觀念，從全局出發(fā)，此時(shí)協(xié)調(diào)藝術(shù)便起到了不可替代的作用，辦公室主任可以以此作為解決工作中各種矛盾沖突的根本準(zhǔn)則，使協(xié)調(diào)工作在正確的道路上得到發(fā)展。同時(shí)，在企業(yè)辦公室主任日常的各種工作中，正確有效地運(yùn)用好協(xié)調(diào)藝術(shù)還可以幫助他們根據(jù)不同時(shí)期不同的工作重點(diǎn)以及不同的對(duì)象，在不違背原則以及各項(xiàng)規(guī)章制度的前提下，對(duì)有利的時(shí)機(jī)進(jìn)行捕捉，然后靈活地運(yùn)用各種協(xié)調(diào)藝術(shù)及工作方法，對(duì)各種言語(yǔ)以及行為的尺度進(jìn)行有效的把握，對(duì)各方面的利益進(jìn)行多維的照顧，提出合理方案，改善利益各方之間的關(guān)系，解決他們的矛盾或沖突，履行好辦公室主任的責(zé)任，盡到辦公室主任應(yīng)盡的義務(wù)。2.有利于繼承和創(chuàng)新關(guān)系的處理。中國(guó)乃至全球的經(jīng)濟(jì)利益的格局隨著改革的不斷深入以及社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在不斷的改變，因此企業(yè)辦公室主任的協(xié)調(diào)工作也在日益發(fā)生變化，協(xié)調(diào)任務(wù)越來(lái)越重，協(xié)調(diào)的內(nèi)容越來(lái)越廣，自然協(xié)調(diào)的難度也越來(lái)越大，因此對(duì)辦公室主任的要求也自然越來(lái)越高，并且這已經(jīng)成為一種勢(shì)不可當(dāng)?shù)内厔?shì)。辦公室主任的工作比如國(guó)有企業(yè)辦公室人員素質(zhì)協(xié)調(diào)、職能機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)，以及計(jì)劃經(jīng)費(fèi)協(xié)調(diào)、公務(wù)活動(dòng)協(xié)調(diào)等，都是有規(guī)律可循的，因此對(duì)于辦公室主任來(lái)說(shuō)，在工作中如果只是一味地運(yùn)用傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)辦事，顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，對(duì)于不同的問(wèn)題要積極采取適合于該問(wèn)題的不同協(xié)調(diào)措施；同時(shí)，由于事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境以及發(fā)生背景的不同，所以，處理問(wèn)題僅僅依靠傳統(tǒng)的方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，故辦公室主任必須深入研究新的矛盾規(guī)律和人際關(guān)系，以此來(lái)探索新的有效的工作方法和工作思路，并且在工作過(guò)程中要堅(jiān)持繼承和創(chuàng)新的有機(jī)統(tǒng)一，使用有效的協(xié)調(diào)方法協(xié)調(diào)好工作環(huán)境的各種人際關(guān)系，從而確保辦公室主任能夠使協(xié)調(diào)工作切實(shí)有效。故而深入探索并且學(xué)習(xí)好協(xié)調(diào)藝術(shù)，對(duì)企業(yè)辦公室主任來(lái)說(shuō)有著至關(guān)重要的作用。3.有利于局部與全局關(guān)系的處理。在日常工作中，企業(yè)辦公室主任經(jīng)常會(huì)遇到部門多、人員多、背景復(fù)雜的情況。這是對(duì)辦公室主任工作能力的一種重要考驗(yàn)，并且與此同時(shí)，這類問(wèn)題能否處理好也會(huì)對(duì)辦公室工作的整體效率以及工作的順利展開(kāi)產(chǎn)生意想不到的影響?！熬鞯娜私鉀Q問(wèn)題，有遠(yuǎn)見(jiàn)的人預(yù)見(jiàn)問(wèn)題”。這就意味著辦公室主任有一種全局觀念，對(duì)問(wèn)題的發(fā)展要有預(yù)見(jiàn)性的意見(jiàn)，通過(guò)對(duì)全局的駕馭來(lái)處理好局部與全局之間的微妙關(guān)系，這些都是辦公室主任做好工作的前提與保證。具體情況如下：首先國(guó)有企業(yè)的辦公室主任要在充分了解問(wèn)題的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入分析，抓住問(wèn)題的主要矛盾，明確影響全局的關(guān)鍵性因素，對(duì)于難點(diǎn)以及重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行集中力量突破，以期通過(guò)解決重難點(diǎn)的問(wèn)題或者是矛盾來(lái)推動(dòng)協(xié)調(diào)工作的全面展開(kāi)。其次，辦公室主任通過(guò)對(duì)全局的把握，進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治?，?duì)于分析出的那些對(duì)全局的影響一般的因素，也決不能聽(tīng)之任之由其發(fā)展，而要做到統(tǒng)籌兼顧，把問(wèn)題消滅在萌芽狀態(tài)；主次結(jié)合，搞好協(xié)調(diào)，對(duì)協(xié)調(diào)工作進(jìn)行全面推進(jìn)，對(duì)工作的整體進(jìn)行進(jìn)一步完善，不能因?yàn)榫植恳患绿幚聿划?dāng)而影響全面工作。4.有利于上級(jí)與下級(jí)之間關(guān)系的處理。對(duì)于辦公室主任來(lái)說(shuō)，最重要的責(zé)任莫過(guò)于協(xié)調(diào)好職員與職員以及上下級(jí)之間的關(guān)系，充分發(fā)揮國(guó)有企業(yè)中每個(gè)成員的創(chuàng)造力和工作積極性，聚沙成塔，凝聚眾人智慧的結(jié)晶來(lái)促進(jìn)企業(yè)的蓬勃發(fā)展。而在協(xié)調(diào)過(guò)程中，企業(yè)辦公室主任首先必須堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，遵循黨的方針、政策，這是基本原則。其次，做事要講原則，辦公室主任要公私分明，摒除個(gè)人的主觀因素，要切實(shí)明確發(fā)展與穩(wěn)定的關(guān)系，做事過(guò)程中遵從大局觀念。在日常工作中，辦公室主任應(yīng)該對(duì)上級(jí)的意見(jiàn)和建議以及領(lǐng)導(dǎo)層的決策引起充分的重視，對(duì)反映的問(wèn)題進(jìn)行深入調(diào)查，仔細(xì)記錄，與此同時(shí)，對(duì)下級(jí)以及企業(yè)基層員工提出的意見(jiàn)或者建議要有選擇性地采納，要進(jìn)行換位思考，對(duì)于可行性高的建議有選擇性地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。另外辦公室主任對(duì)在協(xié)調(diào)中可能發(fā)生的情況要進(jìn)行充分的考慮，務(wù)必要全面周全，并且辦公室主任做事一定要公私分明，兼顧各利益相關(guān)方的意見(jiàn)和建議，以保證問(wèn)題以及矛盾的順利解決，企業(yè)決策的順利實(shí)施。

二、企業(yè)辦公室主任協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容

計(jì)劃性協(xié)調(diào)、工作性協(xié)調(diào)以及人際關(guān)系性協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室主任協(xié)調(diào)工作的三個(gè)主要特點(diǎn)。企業(yè)辦公室主任要在充分了解協(xié)調(diào)工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，熟練掌握運(yùn)用高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)使國(guó)有企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的工作相協(xié)調(diào)，能夠相互配合地進(jìn)行企業(yè)的各項(xiàng)工作及活動(dòng)，以期能夠高效率、高標(biāo)準(zhǔn)地完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃及目標(biāo)。

（一）計(jì)劃性協(xié)調(diào)。計(jì)劃性協(xié)調(diào)主要指黨政工作計(jì)劃的制定、事業(yè)發(fā)展策劃的制訂以及各方面決策執(zhí)行方面企業(yè)辦公室主任所要做的協(xié)調(diào)工作。辦公室是一個(gè)介于領(lǐng)導(dǎo)層與基層成員之間的一個(gè)過(guò)渡性位置，要起到一個(gè)上情下達(dá)和下情上傳的關(guān)鍵性作用。首先在計(jì)劃制定的初階段，企業(yè)辦公室主任的主要任務(wù)是聯(lián)系各個(gè)與工作相關(guān)的部門，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行初步擬定以及任務(wù)的分配進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，對(duì)基層部門的情況進(jìn)行及時(shí)全面的了解，然后將計(jì)劃和協(xié)調(diào)意見(jiàn)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，進(jìn)行可行性的仔細(xì)分析并幫助領(lǐng)導(dǎo)制定和完善計(jì)劃以及方案，然后進(jìn)行計(jì)劃的實(shí)施，但是在初步實(shí)施計(jì)劃的時(shí)候，由于各種不可控因素的影響，在實(shí)施計(jì)劃的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，這就需要企業(yè)辦公室主任密切關(guān)注各種因素的變化，上傳下達(dá)，進(jìn)行積極協(xié)調(diào)。

（二）工作性協(xié)調(diào)。工作性協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)在工作分配、職員配合等方面的應(yīng)用。首先辦公室的內(nèi)部職員要對(duì)整個(gè)企業(yè)的規(guī)章制度進(jìn)行建立健全；要對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的設(shè)置；對(duì)辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子各成員之間的工作進(jìn)行積極的分配與督促，從而使整個(gè)辦公室的樞紐能夠靈活地運(yùn)轉(zhuǎn)以進(jìn)一步提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。如果在工作中平級(jí)各部門之間發(fā)生不可控的糾紛，企業(yè)辦公室主任對(duì)此事要做好充分的調(diào)查，進(jìn)行深入的研究，并在此基礎(chǔ)上提出初步的協(xié)調(diào)解決方案，上報(bào)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以供他們參考，至于協(xié)調(diào)方面，可以由領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào), 也可以由領(lǐng)導(dǎo)給出協(xié)調(diào)或者在處理方面的意見(jiàn)，由辦公室主任負(fù)責(zé)消息的傳達(dá)與執(zhí)行，并且督促檢查協(xié)調(diào)方案的落實(shí)與實(shí)施，將實(shí)施結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。

（三）人際關(guān)系協(xié)調(diào)。人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要指領(lǐng)導(dǎo)層的成員和企業(yè)各部門基層職員以及辦公室的內(nèi)部成員的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)層與基層成員的分歧主要是由于年齡、閱歷、經(jīng)驗(yàn)等方面的差異比較大，尤其是他們的工作分工以及在企業(yè)的管理中所處地位不同，因此在對(duì)于問(wèn)題整體情況的把握、看問(wèn)題的角度及對(duì)工作要求等方面也有比較大的差異，這就會(huì)在一定程度上造成領(lǐng)導(dǎo)層與基層職員之間發(fā)生意見(jiàn)分歧。因此，企業(yè)辦公室主任應(yīng)及時(shí)溝通兩個(gè)階層進(jìn)行信息交流、意見(jiàn)和建議進(jìn)行疏通、進(jìn)一步把矛盾消除在萌芽當(dāng)中，把全體工作人員的主要思想以及主要力量集中到正確的工作重心上，為協(xié)調(diào)工作的順利有效推進(jìn)提供強(qiáng)有力的保證。

三、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的情況下，國(guó)有企業(yè)辦公室主任要充分意識(shí)到做好協(xié)調(diào)工作的重要意義。企業(yè)辦公室主任必須具備科學(xué)的管理素養(yǎng)、企業(yè)科學(xué)研究知識(shí)素養(yǎng)，同時(shí)要具有不斷創(chuàng)新勇于挑戰(zhàn)的精神品質(zhì)以及自我管理的能力。以此來(lái)更好地管理整個(gè)企業(yè)，做好協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)辦公室這個(gè)特殊部門的工作效率整體提升，并以此促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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