馬曉鈺

摘要：高校行政文秘是高校開展行政工作和教學(xué)工作的橋梁。高校行政秘書需要處理文書、接收材料、處理人事，搜集檔案文件的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，分類整理歸檔院系相關(guān)資料信息等工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代高校對(duì)教職工的信息化處理能力提出了新的要求，可以通過(guò)培養(yǎng)行政秘書的信息處理意識(shí)、系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)來(lái)創(chuàng)新高校行政秘書信息化工作方式，加強(qiáng)行政秘書信息工作的快捷性。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代高校 行政秘書 信息處理能力

中圖分類號(hào)： G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）21-0105-01

21世紀(jì)，飛速發(fā)展的信息技術(shù)讓人們的生活產(chǎn)生巨大的變革，信息時(shí)代社會(huì)中的方方面面都離不開信息處理工作。對(duì)行政工作而言，信息素養(yǎng)成為必不可少的綜合素質(zhì)，高校行政秘書是高校行政管理工作的重要組成部分，高校行政秘書綜合信息素質(zhì)的高低將對(duì)高校的行政管理工作產(chǎn)生直接的影響。因此，探析現(xiàn)代高校行政秘書的綜合信息素質(zhì)，提升其信息化時(shí)代的綜合素質(zhì)，具有十分重要的意義。

一、現(xiàn)代高校行政秘書綜合信息素質(zhì)

高校行政秘書的工作千頭萬(wàn)緒，無(wú)論是處理文書、安排日程、辦理事務(wù)還是收集整理信息、調(diào)查研究學(xué)院工作、撰寫公文、接待訪客等，繁瑣但又非常重要。高校行政秘書要負(fù)責(zé)部門日常行政事務(wù)的處理工作。雖然行政秘書因?yàn)樗鶎俨块T的不同，工作內(nèi)容不盡相同，但諸如處理文書、接收材料、處理人事這三項(xiàng)是高校行政秘書的基本工作，需要搜集檔案文件的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，分類整理歸檔院系相關(guān)資料信息，安排會(huì)議并做好會(huì)議記錄，做好人事考勤工作等等。[1]

高校行政秘書的綜合信息素質(zhì)主要指秘書獲取信息、處理信息與利用信息的能力。信息化時(shí)代，一個(gè)人處理信息能力的高低決定了其綜合素質(zhì)的高低，高校行政秘書的信息能力包括計(jì)算機(jī)操作能力、數(shù)據(jù)處理能力和信息開放能力。其中計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代人必須掌握的基本技能，數(shù)據(jù)處理能力是能收集、整理、分析、加工數(shù)據(jù)的能力，信息開放能力則是指能結(jié)合自己的工作運(yùn)用數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)工作中的信息處理流程，拓展與完善工作中信息系統(tǒng)的功能等。隨著時(shí)代的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)在高校普及，不少工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公變成網(wǎng)絡(luò)辦公或者電子辦公室，這對(duì)高校行政秘書的綜合信息素質(zhì)提出了新的要求。

二、提高現(xiàn)代高校行政秘書的綜合信息素質(zhì)途徑

時(shí)代的發(fā)展對(duì)高校行政秘書的綜合信息素質(zhì)提出了新的要求，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)提高現(xiàn)代高校行政秘書的綜合信息素質(zhì)能力。

（1）培養(yǎng)信息處理意識(shí)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代高校的信息化程度不斷加深，要求行政秘書具有較強(qiáng)的信息化處理意識(shí)，能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)整合和處理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，這勢(shì)必要求行政秘書不光具有計(jì)算機(jī)操作能力，還要有較強(qiáng)的信息處理意識(shí)，對(duì)工作數(shù)據(jù)有足夠的敏感性，懂得運(yùn)用相關(guān)軟件處理信息，這也是為什么要提高行政秘書綜合信息素質(zhì)的主要原因。

（2）系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。信息素質(zhì)已經(jīng)成為21世紀(jì)社會(huì)對(duì)人才的基本要求，各行各業(yè)都在朝著信息化方向發(fā)展。面對(duì)時(shí)代的要求，高校要采取一系列的措施培養(yǎng)和提高高校行政秘書的信息素質(zhì)。首先是配套計(jì)算機(jī)等相關(guān)硬件設(shè)施，這是高校工作全面信息化的基本條件；其次，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)行政秘書的信息處理能力培訓(xùn)，幫助秘書盡快掌握信息化時(shí)代計(jì)算機(jī)軟件的操作方法，提高秘書的信息化處理能力；最后，高校行政秘書自身也要有學(xué)習(xí)意識(shí)，學(xué)習(xí)和掌握最新的信息化設(shè)備、軟件的操作方法，并在工作中能靈活運(yùn)用這些軟件處理相關(guān)事宜。[2]

（3）創(chuàng)新高校行政秘書信息化工作方式。創(chuàng)新是社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)力，也是高校革新的靈魂。正如穆勒所說(shuō)：“一切完美的事物都是創(chuàng)新的結(jié)果?！备咝Ｐ姓貢墓ぷ饕矐?yīng)當(dāng)在實(shí)踐中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中前進(jìn)，在前進(jìn)中成熟。這要求行政秘書能夠運(yùn)用信息化的思維去處理和看待工作中的問(wèn)題，積極踐行信息化處理方式，運(yùn)用信息化手段發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，探索現(xiàn)代高校行政秘書的工作新方式，創(chuàng)新現(xiàn)代高校行政秘書的工作模式。

（4）加強(qiáng)行政秘書信息工作的快捷性。作為國(guó)家知識(shí)、信息聚集地，高校在國(guó)家信息化進(jìn)程中占有非常重要的地位，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息的快捷性要求也越來(lái)越高。信息快捷性既要求秘書傳遞工作信息的時(shí)效性，又要求秘書處理工作信息方式的快捷性。高校秘書要做好信息的收集、處理工作，才能給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的服務(wù)。這要求高校行政秘書不斷提高自己的綜合信息素質(zhì)，才能跟上時(shí)代的步伐。

三、小結(jié)

高校行政秘書的工作是高校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)順利開展的重要一環(huán)，進(jìn)入21世紀(jì)，飛速發(fā)展的信息技術(shù)對(duì)高校行政秘書的綜合信息素質(zhì)提出了新的要求。面對(duì)當(dāng)前信息化時(shí)代的諸多挑戰(zhàn)，高校行政秘書需要對(duì)信息能力有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)工作中要求具備的信息化素質(zhì)有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新自己的工作方式，提高自身的綜合信息素質(zhì)，才能跟上現(xiàn)代高校的信息化發(fā)展步伐，為高校行政工作添磚加瓦，作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王珊珊.淺析信息化時(shí)代高校行政秘書綜合素質(zhì)的培養(yǎng)[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（7）.

[2]蔡秀亮.信息化時(shí)代高校行政秘書綜合素質(zhì)的培養(yǎng)策略[J].學(xué)園，2017（2）.

責(zé)任編輯：孫瑤endprint