張品茹

(陜西省行政學院公共管理教研部，陜西西安 710068)

■教育經(jīng)濟與管理

干部培訓中職能管理與項目管理結合的有效路徑

張品茹

(陜西省行政學院公共管理教研部，陜西西安 710068)

面對新形勢，各級黨校、行政學院、干部學院等以培訓在職干部為主要任務的院校應在管理模式上進行積極探索，將項目制引入到干部培訓管理工作中，以“穩(wěn)定的職能，柔性的邊界”為原則，積極推進職能管理與項目管理相結合，建立一個合理的矩陣式項目培訓管理模式，形成規(guī)范的項目管理體系和流程，通過提升干部培訓管理工作的科學化水平，為進一步提高干部培訓質(zhì)量和實效創(chuàng)造必要的服務條件。

干部教育培訓；職能管理；項目管理

我們國家正處在科學發(fā)展、轉型發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展的關鍵時期。這對干部的能力素質(zhì)提出了新的更高的要求，也對干部教育工作賦予了更為艱巨的任務。正是在這樣的背景下，不斷提高干部教育科學化水平漸被提上日程。在建立健全各項科學的管理制度的同時，將項目管理引入到干部教育管理工作中，以“穩(wěn)定的職能，柔性的邊界”為原則，探索試行職能管理與項目管理相結合的新模式，使管理部門自身的職能發(fā)生變革，將一些原本由職能管理部門“親理親為”的繁雜事務以項目管理的形式來實現(xiàn)更加高效的運行，管理部門可以集中精力做好日常的管理工作，從而促進干部教育質(zhì)量和效率的不斷提高。

一、項目管理的本質(zhì)內(nèi)涵

項目管理作為一種先進的管理方法引入到干部教育培訓管理實踐中，這是一個管理創(chuàng)新，其優(yōu)點在于它的高效性和實用性。然而，一些干部教育培訓院校在具體的實施過程中對項目管理認識模糊，將日常的職能管理與項目管理混為一談，甚至在項目管理的名義之下進行一些零散的、經(jīng)驗化的操作管理。因此在干部培訓管理過程中引入項目管理，有必要厘清項目管理的本質(zhì)內(nèi)涵。

進入21世紀，項目管理已經(jīng)發(fā)展成為一門新的管理學科，并形成一種新的管理模式。項目管理不同于常規(guī)的職能管理，它有自己獨特的管理對象——項目。項目是為創(chuàng)造某一獨特的產(chǎn)品、服務或完成某一特定的任務所做的一次性努力。[1]可見，項目管理就是為最優(yōu)實現(xiàn)項目目標，根據(jù)項目的自身規(guī)律，對項目整個周期的全過程實施有效地計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的系統(tǒng)管理活動。在管理機構上，它采用臨時性動態(tài)組織形式——項目組。簡言之，項目管理就是要整合資源，明確目標，落實責任，規(guī)范管理，形成效益。在干部培訓管理模式中引入項目管理，就是在滿足學員需求的前提下，采用規(guī)范化的管理流程統(tǒng)籌兼顧人力、物力、財力及其他資源，高效、高質(zhì)地完成培訓項目。

在干部培訓中，一些培訓班可運用項目管理的方法，實施培訓項目高效化。因為，培訓項目是一種具有明確的培訓計劃、培訓對象、培訓主題、組織方式、操作過程以及確定的資源和時限要求的一次性培訓活動，更適合進行項目管理。就項目管理的過程而言，其所涉及到的領域不再的單一的，不再是僅由一兩個職能部門就能完成的；而是需要重新定義內(nèi)部的組織結構、各職能部門的職能以及管理流程。在干部教育培訓管理過程中，雖然每一個培訓項目都有其獨特性和創(chuàng)新性，然而多數(shù)的培訓班是重復舉行的，該培訓項目具有重復性、相似性和規(guī)律性的特點。因此，由一個專項或臨時組織負責，采用項目管理的系統(tǒng)理論和方法，對培訓班次進行規(guī)范的計劃、組織、指導和控制，以實現(xiàn)培訓活動全過程的動態(tài)管理和培訓目標的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。[2]

二、在干部培訓中實施項目管理的可行性

在干部培訓中實施項目管理對于提升培訓項目質(zhì)量、減少管理失誤、節(jié)約管理成本、提高管理效率具有重要的意義，將項目管理理念、模式和方法引入干部培訓工作中完全可行。

(一)干部培訓管理工作的特點與項目管理的內(nèi)涵相匹配

干部培訓具有創(chuàng)新性、復雜性、目標性等特點，是典型的“項目”活動；同時，干部培訓管理工作具有任務量大、環(huán)節(jié)多的特點，因此特別適合采用項目管理模式。目前，許多干部培訓院校已經(jīng)意識到這一點，開始把項目管理模式引入到管理工作之中，把一個個培訓任務按性質(zhì)和類型揉合為不同的“項目”，這是干部教育管理的革新，從而提高了培訓管理效率。從干部培訓管理工作的特點來看，它與項目管理的內(nèi)涵是相匹配的。

(1)創(chuàng)新性。在干部培訓工作中，為了使每個培訓活動能夠達到理想的效果，不僅要采用科學的、系統(tǒng)的管理模式，而且也離不開整個培訓管理人員的積極主動與創(chuàng)造。

(2)復雜性。在干部培訓工作中，需要各個部門的工作人員密切配合才能把一項任務完成。如一個重點班次的運行，需要教務處、培訓部、教研部等多個部門共同合作才能完成。而實行項目管理后，每個項目只需從相關部門選調(diào)人員組成一個項目團隊，通過共同協(xié)作去實現(xiàn)預定目標，從而完成該項目。

(3)目標性。每一個培訓項目都是圍繞著一定的培訓目標設立的，而要實現(xiàn)既定的培訓目標必須經(jīng)過需求調(diào)研、計劃實施和評估反饋等系統(tǒng)的管理過程。在這一過程中，每個項目組都是以量化目標為基礎，通過整個團隊的共同協(xié)作和努力，達到全面提升干部教育培訓管理效益的目標。

(二)為提高干部培訓工作的效率需要進行項目管理

就目前我國干部培訓院校內(nèi)部管理組織架構來看，仍沿用傳統(tǒng)的“縱向管理+職能管理”的模式，即以崗位職能來劃分部門機構，設有教務處、培訓部、教研部、財務處等。一級管一級，下一級對上一級負責，整體上表現(xiàn)為一種縱向的層級結構。這種管理方式不僅費時費力，也嚴重影響任務完成的質(zhì)量。職能管理與重復性相適應，而許多培訓活動在一定時間段內(nèi)強調(diào)要有時效性，與這種傳統(tǒng)管理模式的低效率有著尖銳的矛盾。

職能管理模式對于工作的正常運行是必要的，但這種管理模式條塊分割，內(nèi)耗嚴重，效率低下，因而單純的職能管理模式是無法適應當今極速變化的市場需求的。所以，干部培訓院校必須進行管理上的變革，創(chuàng)造和引進一種新的管理模式以彌補職能管理模式中工作效率低下的問題，而項目管理的引入則能夠打破傳統(tǒng)的直線職能式組織結構[3]，提高院校的整體應變能力。對干部培訓工作實施項目管理，把不同的培訓班次劃分為一個個項目組，圍繞一定的培訓目標，從需求調(diào)研、擬定計劃、具體實施到評估反饋等各個環(huán)節(jié)進行全方位管理，可以使培訓工作更趨合理地有序進行，也能進一步優(yōu)化資源、整合流程、提高效率。

三、職能管理與項目管理的區(qū)別與聯(lián)系

在干部培訓管理工作中，引入項目管理模式，對培訓環(huán)節(jié)和過程進行科學化與精細化管理，打破了傳統(tǒng)的直線職能管理的組織結構，在水平工作流程中引入項目責任制，就需要進一步探索推進職能管理與項目管理相結合的新模式，為此有必要準確地把握職能管理與項目管理的區(qū)別和聯(lián)系。

(一)職能管理與項目管理的區(qū)別

通過表1的比較，可以看出項目管理與日常職能管理工作存在明顯的不同點。

表1 項目管理與日常職能管理的區(qū)別

(1)從決策系統(tǒng)的運作來看，決策系統(tǒng)的運作將與傳統(tǒng)的直線職能式管理方式有很大的不同。一方面，職能部門分級布置任務，圓滿完成任務后進行分級匯報、審定等工作。另一方面，項目管理則直接下達任務，在完成任務期間能夠與各職能部門進行信息的直接溝通，最后將研究成果直接匯報。并且，在項目決策研究之中，通過對任務的分解可以明確在什么時間某種資源可以被利用到什么程度，從而達到對資源進行合理管理，并使資源的使用得到最優(yōu)化。

(2)職能部門的工作大體分兩大類：一類是重復性的工作，另一類是一次性活動。而項目管理中的項目主要是一次性的工作，這種一次性的工作都有嚴格的時間規(guī)定，比如如重點班次的運行、重要活動的組織等。這是因為項目管理每個項目的任務都不同，各自有其獨特性。

(3)項目管理的方式是目標管理，追求的是任務完成情況和完成的質(zhì)量情況；而職能管理的方式是流程管理，追求的是標準化和效率。項目任務常和日常職能工作發(fā)生沖突，并且項目負責人的項目也總是與其日常的工作產(chǎn)生矛盾。項目負責人應該具體考慮兩部門的工作在不同階段發(fā)展的先后順序。并且整個項目的完成者要處理好完成項目與日常職能管理工作的關系。

(二)職能管理與項目管理的聯(lián)系

職能管理與項目管理都是在原有的干部培訓院校進行的，項目常與組織中同時進展的其他行政工作或子項目相互作用。盡管項目管理有許多特殊性，但是它與職能管理也有一些共性。項目是連接各職能部門的橋梁，正是通過相互交流與合作，進而協(xié)調(diào)利益相關方的工作態(tài)度和方式，從而促進管理模式的創(chuàng)新。

(1)項目管理的科學性與職能管理的科學性是一致的，只是在內(nèi)容上有所不同。

(2)項目管理的藝術性與職能管理的藝術性也是一致的，只是在方法上有些差異。項目管理的藝術性主要體現(xiàn)在對于項目相關者的協(xié)調(diào)和溝通、項目團隊的建設與領導等方面。

(3)實施項目管理，需要職能部門的支持和幫助。職能部門成為資源的培育者和提供者，職能部門負責人成為資源負責人。

(4)項目負責人同時又是職能部門責任人，項目負責人的確定應打破指定制的單一方式[4]，在項目組織實施的過程中由項目負責人統(tǒng)籌安排工作任務、部署決策研究和分配資源等。所以項目負責人的職責是雙重的——既對項目結果負責，又對職能部門業(yè)務負責。成功的項目工作可以轉換為日常工作的一部分，因為院校的每一個項目，大多是為了解決日常工作的主要問題，或者為了院校長期規(guī)劃發(fā)展。比如，某重點班次培訓項目結束后，項目組就會對本次活動進行總結，其中教學項目管理小組對教學流程進行了很好的完善，那么各職能部門尤其是教學決策部門就可以通過教學流程完成其所承擔的教學任務。這就大大提高了工作效率，不但為院校節(jié)省了成本，也減少了部門的工作量。

綜上所述，項目團隊與職能團隊同時存在，項目工作與職能工作是不能分開的，二者并不矛盾，可以協(xié)調(diào)和轉換。

四、職能管理與項目管理結合的有效路徑

干部培訓作為一個系統(tǒng)工程，必須建立起科學配套、規(guī)范有序的管理體制，從而使干部培訓工作運轉靈活、科學高效。為了實現(xiàn)這一目標干部培訓院校不斷提高資源配置的能力和效率，增強了干部培訓管理的科學性。

(一)建立一個合理的矩陣式項目培訓管理模式，首先要把工作的組織機構從單純的職能型向項目型與職能型相結合的矩陣型發(fā)展

干部培訓院校在管理中普遍采用典型的縱向層級開展工作，然而這種管理體制導致工作效率低下。為此，提出矩陣式組織結構的思路，也就是將院校的組織結構按兩條線組織起來。一條是縱向的職能部門，另一條是橫向的項目管理，一縱一橫就構成了矩陣式的結構(如圖1所示)。職能部門負責日常運作和職能工作的完成，例如教師管理、課程設置、學員管理等等，而項目管理則負責完成每一個重大的培訓項目。這樣就形成了日常工作以職能管理為主，重點班次、重大任務以項目管理為主的管理格局。在遇到重大組織活動和重點班次的運行中，積極推進項目管理，實現(xiàn)“縱向職能管理+橫向項目管理”兩種管理相結合的、協(xié)調(diào)發(fā)展的新模式。

圖1 矩陣型組織結構圖

在水平工作流程中引入項目負責人的職責，從而把單一的縱向管理結構變?yōu)榫仃囀焦芾斫Y構。這種結構兼有職能型組織和項目型組織結構的特征，其中項目負責人同時又是職能部門責任人，他兼具雙重職責不僅對項目的結果負責，又對職能部門的業(yè)務負責。項目組中的成員是從各個職能部門中挑選出來的同一個人，他在項目活動中服從調(diào)動、顧全大局、努力工作，同時也有義務完成在原職能部門中的工作。矩陣式管理結構能夠借助職能式管理保障整個組織的順利運行。各職能部門是永久性的，培訓項目小組是臨時性的，各職能部門負責人為項目成功提供所需的資源。通過這樣的管理模式對培訓項目實行高效率的規(guī)劃、組織和控制，是確保培訓工作順利運作的有力保證，從而實現(xiàn)培訓項目全過程的動態(tài)管理。

(二)在干部培訓工作中建立項目管理工作流程

培訓工作流程正是項目管理制與職能配置制相結合的組織構架，這為干部培訓活動實現(xiàn)矩陣型發(fā)展提供了路徑和手段。在傳統(tǒng)職能分工的條件下，有許多職能部門起到協(xié)調(diào)的作用。這種協(xié)調(diào)機制有協(xié)調(diào)之實，而無流程之名。運用項目管理，要樹立動態(tài)管理架構的理念，把項目任務作為帶動職能部門協(xié)調(diào)運作的法度。由于項目任務在整個系統(tǒng)中的核心導向地位，項目管理就具備了流程管理的性質(zhì)。圖2給出了包括確定培訓項目、制定培訓計劃、實施培訓計劃和分析評估培訓效果等相關程序的培訓工作流程，項目管理小組依據(jù)工作流程可以對相應培訓班次進行管理，同時，各職能部門也必須根據(jù)工作流程完成其相應的職能任務，從而形成“縱向職能管理+橫向項目管理”相結合的扁平化組織系統(tǒng)。

圖2 培訓工作流程圖

在培訓工作流程中，需要注意以下幾點：

(1)確定培訓項目。堅持既要滿足培訓需求，更要引領培訓需求[5]，深入調(diào)研，摸準干部學習之需。

(2)制定培訓計劃。制定培訓計劃需要依據(jù)培訓需求調(diào)研情況，對整個培訓項目設計相應的計劃，從而取得理想的培訓效果。其中包括設置培訓內(nèi)容、改進教學方式、設計培訓階段等。

(3)實施培訓項目。培訓項目的順利實施離不開多個部門的支持，這就加強了各職能部門與項目之間的協(xié)作關系。項目小組負責人根據(jù)制定好的項目管理策略與措施，調(diào)動全體小組成員進行有效的落實。一是明確每個階段的任務，實行嚴格的時間與任務管理。二是明晰項目參與者的職責，調(diào)動項目人員的主動性。比如外聘教師的聘請、上課教室的協(xié)調(diào)、教學過程中的跟班等，都需要責任到人。

(4)分析培訓效果。通過項目小組成員的共同努力，使得培訓項目能夠運行順利。在這一過程中，需要考慮的因素會很多，這就需要總結出培訓項目實施中的成功和失敗經(jīng)驗。

(三)在干部培訓工作中強化培訓項目總結與考核

干部培訓院校在實施培訓項目制管理的過程中，一定要強化對整個項目過程的監(jiān)管，把控培訓關鍵要素[6]，注重對培訓項目的總結與考核。對整個培訓項目的總結與考核是項目管理的重點，總結與考核指標通常由以下四部分內(nèi)容：日常管理、學員測評、專家評審和考核結果等。

培訓項目的總結與考核可以從以下兩個方面開展：一是對整個培訓項目的質(zhì)量考核。要嚴格建立學員評教、項目評估的管理制度，一般采用問卷調(diào)查法、訪談法和觀察法等形式進行，科學有效地開展評估總結工作，使考核結果能夠客觀、全面地反映整個培訓項目的實施情況，更好地提升培訓的針對性和實效性。通常地，對培訓學員、培訓師資、培訓工作人員展開全方位的考核與評估，形成一個多維度的，客觀全面的評價體系。特別要說明的是對教學效果的評價，這是整個培訓項目總結的關鍵，影響教學效果最突出的兩個方面：課程安排和師資配備。針對課程安排，要強化項目設計，突出課程組的功能，課程前后安排銜接自然、一體。針對師資配備，在立足校內(nèi)師資資源開發(fā)的基礎上，還要協(xié)調(diào)建立兼職師資庫，可以是專家教授、企業(yè)高管也可以是業(yè)內(nèi)精英，同時還要選好校外實踐實訓基地，提升整個培訓項目效果。通過對教學效果的總結，可以汲取失敗教訓，可以獲取成功經(jīng)驗。根據(jù)考核情況，項目組要提交一份總結報告，從項目的基本情況、教學效果、師資情況、課程建設、教學組織與管理以及相關建議等方面，對整個培訓項目作較為系統(tǒng)的總結。二是匯總整理整個培訓項目資料。培訓項目完成后，要盡快整理匯總相關資料。將培訓項目中的所有資料分門別類進行整理歸檔，做好標識，最后由項目負責人審查。

綜上所述，在干部教育培訓管理過程中引入項目管理制，進一步提高了干部培訓院校行政管理人員、教師的綜合能力，有利于院校各職能部門立足于全局高度，統(tǒng)籌把握培訓需求和進度，真正提升了干部培訓管理工作科學化水平，為進一步提高培訓質(zhì)量和實效打下了扎實的基礎。

[1] 羅英姿,徐翔．學科建設自我評估及思考[J]．高等農(nóng)業(yè)教育，2001(8).

[2] 李立匣,尹禮寧,王少軍.干部教育培訓項目管理的實踐與創(chuàng)新[J].繼續(xù)教育, 2008(12).

[3] 宋今,李德等.干部教育培訓項目管理存在的問題及對策研究 [J].廣西社會主義學院學報,2015 (10).

[4] 李苗.項目管理制度在黨校教育培訓中的應用研究[J].新東方，2016 (10).

[5] 梅潔,杜曉成.項目管理在干部培訓項目中的應用——以“武漢大學院(系)內(nèi)設機構主任培訓班”為例[J].繼續(xù)教育, 2017 (1).

[6] 李洋.在職培訓對鄉(xiāng)村幼兒教師隊伍建設的積極影響——以湖南省幼師“國培計劃”項目實施為例[J].陜西學前師范教育學報,2017(4).

EffectiveWaysofCombiningFunctionalManagementandProjectManagementTogetherinCadreTraining

ZHANGPin-ru

(DepartmentofPublicAdministrationFeachingandResearch,ShaanxiAcademyofGovernance,Xi’an710068,China)

In front of the new situation, at different levels of Party schools, administration colleges and cadre schools which specialize in cadre training, should actively explore the new management mode, introduce professional project system into cadre training management, take “stable function, soft border” as a principle, energetically push the combination of functional management and project management, establish a proper management mode for project training, and thus form a normative project management system and procedure. By promoting the scientific level of cadre training management, they can create professional and necessary service for further improving the qualified cadre training.

cadre training; functional management; project management

2017-06-30;

2017-07-21

陜西省行政學院2017年度院級課題(YKT17004)

張品茹，女，河南漯河人，陜西省行政學院公共管理教研部講師，博士，主要研究方向：成人教育,教育管理。

G462

A

2095-770X(2017)11-0121-05

http://sxxqsfxy.ijournal.cn/ch/index.aspx

10.11995/j.issn.2095-770X.2017.11.027

[責任編輯王亞婷]