徐嘉鳴

摘 要： 企業(yè)檔案管理是目前企業(yè)人力部門的重要工作，而且也是實(shí)際人事管理活動中所必不可少的環(huán)節(jié)之一。由于企業(yè)的快速發(fā)展，關(guān)于企業(yè)檔案管理的問題也愈發(fā)明顯。因此，為了面對日益復(fù)雜的市場環(huán)境與全新的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展過程中還要注意增強(qiáng)檔案的管理用作日后的發(fā)展的參考。因此，本文將針對企業(yè)檔案管理的社會化進(jìn)行探討，以解決目前所存在的管理問題。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案；管理；社會化

【中圖分類號】 F272.9 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A【文章編號】 2236-1879（2017）20-0317-01

1.引言

在企業(yè)檔案管理社會化的進(jìn)程當(dāng)中，為了保證企業(yè)的效益，應(yīng)當(dāng)提升管理水平，需要充分利用社會化管理制度的優(yōu)越性，從而提高企業(yè)對于檔案管理的效果，發(fā)揮檔案真正的作用。

2.企業(yè)檔案管理社會化所出現(xiàn)的問題

目前，在我國的大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中，關(guān)于檔案的管理其重要性始終處于末位，并且在實(shí)際運(yùn)營當(dāng)中存在著諸多問題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理社會化的過程當(dāng)中存在著許多問題，以下列舉幾點(diǎn)主要問題。

2.1對檔案管理工作重視性不足。

由于檔案自身只有在被主動使用的時(shí)候才會發(fā)揮其自身的指導(dǎo)借鑒作用，因此在大多情況下企業(yè)不重視也無法使之發(fā)揮作用，因而對其注意力消散，漸漸淡化對于檔案的實(shí)際管理，對于檔案管理的社會化就更加怠慢了。

2.2檔案檢索效率極其低下。

在科技高度發(fā)展的今天，檔案檢索效率與硬件設(shè)施有著直接的聯(lián)系。盡管計(jì)算機(jī)的檢索效率較高，可是為了節(jié)省成本，很多公司依然堅(jiān)持使用效率低下的手工檢索，并且還為之設(shè)置了許多華而不實(shí)的檢索工具。相比檢索工具的數(shù)量，我們更應(yīng)該注意檢索工具的實(shí)際作用，將錢花在刀刃上，推廣計(jì)算機(jī)檢索。

2.3檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

很多企業(yè)對于檔案管理人員并不重視，選拔隨意，導(dǎo)致員工自身專業(yè)程度不足，并且人員流動頻繁，沒有長期從事此項(xiàng)工作的人員，業(yè)務(wù)青黃不接。

2.4檔案利用率低下。

古人常常以史為鑒，對于企業(yè)來說檔案不但可以用來回顧過往工作的得失，而且對于日后工作的展開也顯得舉足輕重；可長期以來，各大企業(yè)只顧及眼前，忽視了檔案的使用，非但損失了檔案自身的價(jià)值，也損失了數(shù)之不盡的潛在效益。

2.5檔案管理制度不健全。

目前檔案管理的制度并不完善，存在著很多問題，案卷規(guī)格不統(tǒng)一，保護(hù)、借閱沒有明確的規(guī)定，進(jìn)而造成的檔案破損、流失，大大的降低了檔案的實(shí)際價(jià)值。

3.企業(yè)檔案管理社會化問題的相應(yīng)解決方案

3.1加強(qiáng)宣傳力度。

企業(yè)在檔案管理社會化的進(jìn)程當(dāng)中應(yīng)該注意提高對于檔案相關(guān)工作重要性的宣傳，以此來保證相關(guān)部門與管理人員的配合，提高效率：與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對于自身對于檔案管理所作出的改動加以宣傳，使得檔案管理的重要性不只是空洞的口號。

3.2完善檔案相關(guān)管理制度。

制度的完善對于實(shí)際管理的作用是不言而喻的，制定相關(guān)規(guī)章制度使其工作時(shí)有條例可循，加強(qiáng)管理意識，時(shí)刻保持自身使命感榮譽(yù)感，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，強(qiáng)化檔案管理的科學(xué)性，從而使之滿足企業(yè)發(fā)展的需要，在相關(guān)人員使用檔案時(shí)有章可循，管理人員有條例可依。

3.3增強(qiáng)管理人員使命感。

使檔案管理人員意識到自身工作的重要性是十分必要的，只有意識到自身的使命所在，管理人員才會充滿工作熱情，不為自身為何奮斗而迷茫，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。為此應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，提高員工待遇，使得責(zé)任至上的精神代代相傳。

3.4提高管理人員整體水平。

重整管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高人材選拔標(biāo)準(zhǔn)，提高工作待遇，訓(xùn)練有素的團(tuán)隊(duì)非但極富工作效率，而且可以解決很多意想不到的難題，從根本上提高管理水平，促進(jìn)單位發(fā)展。

3.5增加檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，深度挖掘檔案資源。

只是讓管理人員提高重視是不夠的，企業(yè)管理階層應(yīng)當(dāng)提升自身眼界，加大對檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，只有足夠的經(jīng)費(fèi)才能改善現(xiàn)有的不良狀況；而很多單位沒有這么做的主要原因也是因?yàn)闆]有意識到檔案之中所蘊(yùn)含的實(shí)際價(jià)值，應(yīng)當(dāng)同時(shí)深度開發(fā)檔案資源，為日后的工作提供前車之鑒，使之發(fā)揮其存在所應(yīng)有的價(jià)值。

3.6加速檔案管理數(shù)字化。

信息化的浪潮勢不可擋，在電子設(shè)備如此發(fā)達(dá)的今天，檔案庫所需的人員應(yīng)當(dāng)作以減員，過于冗余的隊(duì)伍其效率不一定理想，因此，為了打造更簡潔，更精干，更有效率的檔案單位體系，加快數(shù)字化刻不容緩，應(yīng)當(dāng)從計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)化抓起，充分利用國內(nèi)資源，借鑒國外數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提高現(xiàn)代化水準(zhǔn)，最大限度發(fā)揮檔案的服務(wù)價(jià)值與實(shí)用價(jià)值。

現(xiàn)在有很多檔案有了年頭，紙張開始泛黃、腐朽難以保存，應(yīng)當(dāng)動員團(tuán)隊(duì)力量，加快對紙質(zhì)信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，保護(hù)檔案信息健全，便于實(shí)際管理，這樣不論是刻錄成光盤保存還是上傳到相關(guān)信息庫都更加方便有效。

3.7建立檔案保存網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

一方面網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理方便整齊劃一，這對于相關(guān)部門的數(shù)據(jù)傳輸來說十分便利，從而很大程度上減少了工作壓力；另一方面在調(diào)用檔案的時(shí)候運(yùn)用查詢引擎能夠更加快速的找到想要的資源，大大提高辦事效率，使得檔案能夠現(xiàn)實(shí)快捷有效的發(fā)揮自身作用。

3.8更新人員調(diào)動規(guī)則。

原來的工作規(guī)則使得人員流動過于頻繁。提高待遇后，相應(yīng)的提高工作合同年限，以確保新老人員的更替，形成舊人帶新人的良好工作經(jīng)驗(yàn)交流環(huán)境，從而提高整體素質(zhì)。

3.9培養(yǎng)專業(yè)領(lǐng)頭羊，帶動開發(fā)創(chuàng)新。

誠然，我國目前的企業(yè)檔案管理還存在著方方面面的問題，而這些問題也著實(shí)為提高人員工作水平創(chuàng)造了巨大的阻礙，加之我國目前對于相關(guān)檔案管理的研究還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，并不能為其提供有效地指導(dǎo)。為了適應(yīng)新時(shí)代的快速發(fā)展，檔案部門應(yīng)當(dāng)大力培養(yǎng)一批檔案管理方面的先進(jìn)知識分子作為領(lǐng)頭羊，不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，更新知識，彌補(bǔ)研究程度不足的缺陷，組織前往國外學(xué)習(xí)先進(jìn)管理知識，有道是授人以魚不如授人以漁，唯有這樣才能促進(jìn)檔案管理方法思路的不斷開發(fā)創(chuàng)新，形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)。

4.結(jié)語

當(dāng)今社會發(fā)展速度持續(xù)提高，企業(yè)應(yīng)當(dāng)更加重視檔案的社會化管理，提高執(zhí)行力，完善檔案管理策略，提高檔案利用率并注意引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)先進(jìn)人才以適應(yīng)社會的要求，確保企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃紅英. 企業(yè)檔案管理淺議[J]. 現(xiàn)代國企研究. 2017（04）：134-135

[2] 陳亞娟. 新形勢下企業(yè)檔案管理工作規(guī)范探討[J]. 中國市場. 2017（15） ：203-204

[3] 胡文莉. 淺談知識管理環(huán)境下的企業(yè)檔案管理[J]. 蘭臺世界. 2017（S1） ：188