張世英

摘要：教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)施過程中逐漸積累形成的一系列原始教學(xué)資料的記錄，是高校檔案的重要組成部分，也是反映教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的重要依據(jù)和教學(xué)研究的客觀依據(jù)。高職院校檔案的主體、核心和重點(diǎn)是由校系級(jí)教學(xué)檔案組成的，當(dāng)前我們對(duì)院系教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估也是以之為依據(jù)。本文從高職院校系級(jí)教學(xué)檔案的內(nèi)容及管理對(duì)策入手，對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案的管理提出了建設(shè)性的意見。

關(guān)鍵詞：高職院校 系級(jí) 教學(xué)檔案

G717；G271

1 引言

教學(xué)活動(dòng)離不開教師的教和學(xué)生的學(xué)，教師教什么，怎樣教，教的結(jié)果如何；學(xué)生學(xué)什么，如何學(xué)，學(xué)的結(jié)果如何，在這樣的教與學(xué)的過程中，會(huì)形成不同形式的文件材料。如：教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、教研論文、教師任課進(jìn)度表、教師自編教材、考試質(zhì)量分析、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、教學(xué)教案、聽課記錄、教研活動(dòng)記錄、學(xué)生教學(xué)座談?dòng)涗?、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)介紹以及其它在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的文件材料。這些豐富多樣的資料是教學(xué)檔案的重要組成部分。教學(xué)檔案是教師在具體的教學(xué)過程和具體的受學(xué)群體里，對(duì)教學(xué)內(nèi)容、方法和經(jīng)驗(yàn)的真實(shí)記錄，這其間教與學(xué)的互動(dòng)，是進(jìn)行教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流和課程建設(shè)的重要信息基礎(chǔ)資料。因此，建立較完整的教學(xué)檔案，對(duì)深化教學(xué)改革、促進(jìn)學(xué)科建設(shè)、培養(yǎng)后備人才和提高教學(xué)質(zhì)量都具有重要意義。

隨著高職院校教育體制改革的不斷深入及辦學(xué)形式的多元化發(fā)展，教學(xué)形式與課程模式呈多元化、多樣化和復(fù)雜化發(fā)展，這就對(duì)我們教學(xué)檔案的管理提出了更新和更高的要求。教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)評(píng)估不可缺少的重要組成部分。而高職院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作愈發(fā)顯得更為重要，形勢(shì)的發(fā)展迫切要求教學(xué)檔案的管理更上一層樓。必須進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的整理，才能使教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)，才能確保教學(xué)工作順利開展。系級(jí)教學(xué)檔案一般分為文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料，是教學(xué)的重要?dú)v史信息。

2檔案管理在教學(xué)工作中的作用

基層教學(xué)檔案是在系（部）發(fā)展過程中形成的，是系（部）歷史發(fā)展的原始記錄。它不僅真實(shí)地記錄系（部）建立發(fā)展的全過程，還可以為今后的教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)發(fā)展提供前人的研究成果和研究思路，使各項(xiàng)工作有章可循?；鶎訖n案管理不當(dāng)，將直接影響系（部）的各項(xiàng)工作，有時(shí)缺少一份檔案，一項(xiàng)工作就不能及時(shí)開展。只有充分認(rèn)識(shí)基層檔案管理工作的意義，加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，為基層檔案管理工作創(chuàng)造有利條件，各種基層檔案才能在教學(xué)、教研和教改中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3 高職院校檔案分類

3.1教學(xué)材料檔案。

是指反映教學(xué)活動(dòng)的教學(xué)材料檔案，涉及范圍廣范，也是系級(jí)檔案的主體。主要有各專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)計(jì)劃、各學(xué)科教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃單、擬任課及師資配備表、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)任務(wù)單、課程表、教學(xué)工作的各項(xiàng)管理規(guī)章制度、考試試題及標(biāo)準(zhǔn)答案、考試安排表、學(xué)生成績(jī)單、試卷分析、命審題說明書、考試質(zhì)量分析報(bào)告、各專業(yè)使用教材情況、課程建設(shè)、教學(xué)改革方面的材料等。

3.2實(shí)踐教學(xué)檔案。

包括實(shí)踐計(jì)劃、實(shí)踐課表、學(xué)生實(shí)踐報(bào)告等、頂崗實(shí)踐及專業(yè)見習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)教案、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)總結(jié)以及調(diào)查報(bào)告等。

3.3教師業(yè)務(wù)檔案。

教師業(yè)務(wù)檔案是反映教學(xué)業(yè)務(wù)及個(gè)人學(xué)術(shù)成績(jī)的綜合材料。凡屬教師業(yè)務(wù)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的材料重點(diǎn)選擇收集整理、保存入檔。主要有：

（1）專業(yè)技術(shù)職務(wù)自然情況檔案材料。包括教師的學(xué)歷、學(xué)位證書；專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書；教師資格證書；職業(yè)資格證書；進(jìn)修證書；學(xué)術(shù)兼職及行政榮譽(yù)證書；行業(yè)企業(yè)經(jīng)歷情況；外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)證書；普通話證書。

（2）專業(yè)技術(shù)職務(wù)科研檔案材料。包括科研論文；專著或教材；參與科研項(xiàng)目；科研成果獲獎(jiǎng)情況。

（3）專業(yè)技術(shù)職務(wù)教學(xué)檔案材料。包括承擔(dān)教學(xué)任務(wù)情況；學(xué)期工作量登記表；年度考核表；參與團(tuán)隊(duì)建設(shè)情況；參與課程建設(shè)情況；參與教學(xué)改革情況；教學(xué)獲獎(jiǎng)情況。

3.4學(xué)籍檔案。

學(xué)籍檔案的清晰度、完整度和正確率代表了一個(gè)學(xué)校的管理水平。它是教學(xué)檔案的一個(gè)重要部分，不僅涵蓋了學(xué)生在校期間的所有活動(dòng)，也是反映學(xué)生在校時(shí)期學(xué)習(xí)、生活情況的最原始材料。如：胡錦濤主席在訪問法國(guó)期間，參觀了鄧小平先生在二十世紀(jì)二十年代留學(xué)法國(guó)時(shí)期曾經(jīng)就讀的學(xué)校，學(xué)校當(dāng)即調(diào)出小平先生當(dāng)年的學(xué)籍檔案請(qǐng)胡錦濤主席觀看。近百年的時(shí)間保留完好，一方面反映了學(xué)校對(duì)鄧小平先生的尊敬，一方面也可以看出學(xué)校教學(xué)檔案的優(yōu)良管理水平。學(xué)籍檔案的內(nèi)容有：

（1）學(xué)生入學(xué)材料。包括招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、報(bào)名表、入學(xué)成績(jī)冊(cè)、學(xué)生本人自然情況、審批表、錄取通知書存根等一系列入學(xué)前的原始材料。

（2）在校學(xué)籍材料。包括學(xué)生登記表、注冊(cè)表、學(xué)籍表、學(xué)籍異動(dòng)情況、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等。（3）畢業(yè)材料。包括畢業(yè)、結(jié)業(yè)生名單、證書發(fā)放存根、學(xué)生通訊錄、畢業(yè)生照片、畢業(yè)成績(jī)單、論文成績(jī)、優(yōu)秀畢業(yè)生材料及有關(guān)審批材料等。

3.5行政材料檔案。包括系年度總結(jié)和計(jì)劃；院級(jí)行政單位下達(dá)的指令性文件、材料以及圖像資料；院、系召開的會(huì)議記錄、圖像資料等。

4 教學(xué)檔案的收集工作

教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。在實(shí)際教學(xué)管理工作中，人們往往只重視文案檔案整理和建設(shè)，而忽視對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理和建設(shè)工作，致使教學(xué)檔案內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，不能全面地反映教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌。因此，在教學(xué)檔案工作中必須做到思想上要高度重視，制度上要完善合理，管理上要全面到位，才能發(fā)揮其對(duì)教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用，才能有效地促進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。各種教學(xué)檔案的收集工作是做好檔案管理的基礎(chǔ)。endprint

教學(xué)檔案具有與其他檔案不同的特點(diǎn)：

4.1信息來(lái)源分散

教學(xué)檔案信息來(lái)自教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和教學(xué)活動(dòng)的全過程，也包括來(lái)自上級(jí)各主管部門對(duì)教學(xué)工作、教學(xué)改革和人才培養(yǎng)等方面的指令、規(guī)定、條例等。信息涉及的部門廣，人員多，既涉及上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門，也涉及本單位的教研室、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地以及教學(xué)管理部門和學(xué)生工作部門等；人員涉及到院、系領(lǐng)導(dǎo)干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學(xué)生等參與教學(xué)活動(dòng)的全體人員。

4.2 原始性材料充足、完整

教學(xué)檔案要反映教學(xué)工作面貌、真實(shí)記錄教學(xué)管理活動(dòng)，必須要依靠大量的原始性資料。沒有數(shù)量充足、完整準(zhǔn)確的原始資料就不能正確反映教學(xué)工作的真實(shí)面貌。

4.3周期性強(qiáng)

學(xué)校的教學(xué)工作一般以學(xué)期或?qū)W年為一個(gè)工作周期，教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理一般以學(xué)期或?qū)W年來(lái)制訂工作計(jì)劃，提出工作要求，進(jìn)行檢查和總結(jié)。對(duì)于不同屆次學(xué)生的教學(xué)工作是以所學(xué)學(xué)制為一個(gè)周期來(lái)制訂工作計(jì)劃和總結(jié)檢查的。因此，教學(xué)檔案也應(yīng)按學(xué)期、學(xué)年或?qū)W制來(lái)構(gòu)建，形成周期性的檔案，對(duì)以學(xué)期、學(xué)年、屆次來(lái)組織教學(xué)的教學(xué)管理工作更具有參考和指導(dǎo)價(jià)值。各種教學(xué)檔案，根據(jù)它們的不同情況內(nèi)容，可以隨時(shí)收集整理歸檔，也可以定期收集整理歸檔。

教學(xué)檔案信息來(lái)源分散，種目繁多，需要隨時(shí)收集歸檔的就很多，如校級(jí)印發(fā)的各種教學(xué)相關(guān)文件，教師傳閱后要隨時(shí)立卷歸檔；教師的授課進(jìn)度表是檢查教學(xué)進(jìn)度情況的基本依據(jù)，在開學(xué)初就要做好收集歸檔工作；本系（部）所主持和承辦的各種學(xué)術(shù)會(huì)議資料、教師參加各種會(huì)議的通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議交流的學(xué)術(shù)資料等，能為以后教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有價(jià)值的參考，需要及時(shí)收集歸檔；有關(guān)課程建設(shè)、科研立項(xiàng)、教學(xué)成果的資料更要分門別類，妥善保管；組織學(xué)生開展第二課堂的各種材料，如活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)圖片、活動(dòng)總結(jié)等，學(xué)生教學(xué)實(shí)習(xí)、學(xué)生教育實(shí)習(xí)的計(jì)劃、總結(jié)、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告等，都要及時(shí)收集歸檔，以便為今后的課外活動(dòng)和實(shí)習(xí)工作提供參考。由于教學(xué)檔案具有周期性的特點(diǎn)，定期收集歸檔是教學(xué)檔案的另一重要部分。

需要定期收集歸檔的檔案主要有：教師的科研成果（已發(fā)表論文的原件或復(fù)印件）、教師工作量考核表、教研室活動(dòng)記錄、系（部）主要負(fù)責(zé)人的聽課記錄、教師的試卷分析、教學(xué)質(zhì)量檢查的學(xué)生問卷、學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生的各科試卷和成績(jī)單、本學(xué)期補(bǔ)課學(xué)生名單等。期末還要將記錄本學(xué)期系（部）重要活動(dòng)的記錄歸檔，便于以后查對(duì)。另外，由于教學(xué)檔案的特點(diǎn)之一是具有周期性，教學(xué)檔案的管理應(yīng)注意時(shí)效，根據(jù)不同檔案內(nèi)容，確定不同存留期，如期末考試、畢業(yè)論文、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃，一般以專業(yè)學(xué)制年限為存留期，定期剔除，以減輕檔案管理工作量?？傊虒W(xué)檔案的收集工作是基層教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)工作，認(rèn)真搞好教學(xué)檔案的收集工作，是完善教學(xué)檔案管理的前提。

5 教學(xué)檔案建設(shè)與管理的思路

教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，是加強(qiáng)學(xué)校教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)化教學(xué)管理，科學(xué)規(guī)范教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)行為，深化教學(xué)改革，不斷提高教學(xué)質(zhì)量必不可少的管理環(huán)節(jié)。教學(xué)檔案工作做好了，工作到位了，可以使教學(xué)工作提高起點(diǎn)，少走彎路，開拓創(chuàng)新。因此是學(xué)校教學(xué)管理工作中不可或缺的一項(xiàng)工作。這就需要我們?cè)诮虒W(xué)工作中做好教學(xué)檔案的建設(shè)、管理與開發(fā)、研究工作。

5.1建立教學(xué)檔案管理制度

制度是基本的工作規(guī)則。教學(xué)檔案建設(shè)過程中必須加強(qiáng)制度建設(shè)。加強(qiáng)教學(xué)檔案制度建設(shè)，建立起與教學(xué)實(shí)踐及檔案管理相適應(yīng)的制度體系，就能夠從體制上確立起教學(xué)檔案在學(xué)校教學(xué)中的重要地位。同時(shí)，我們?cè)谥贫冉ㄔO(shè)的過程中，要注意從實(shí)際出發(fā)，緊密結(jié)合教學(xué)工作實(shí)際，考慮教師的能動(dòng)性和積極性，在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，要既體現(xiàn)對(duì)教師利益的維護(hù)，又要注重適用性，突出制度建設(shè)的可行性、管用性，使制度建設(shè)與現(xiàn)實(shí)問題相對(duì)應(yīng)，使制度約束對(duì)象和問題涉及的方面相關(guān)聯(lián)。從而使制度對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)工作有利，對(duì)教學(xué)檔案管理工作有利，對(duì)教學(xué)檔案研發(fā)工作有利。主要的工作制度應(yīng)當(dāng)包括：檔案的編目分類制度，檔案的分級(jí)管理制度，檔案的存儲(chǔ)借閱制度，各級(jí)檔案管理人員的職責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)制度等。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

5.2明確教學(xué)檔案獎(jiǎng)懲制度

一是要建立并完善對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)工作目標(biāo)考核體系，突出該考核在全局工作中的分值。二是要明確獎(jiǎng)懲的內(nèi)容，突出考核的重點(diǎn)。特別是要對(duì)檔案建設(shè)完成情況、分類情況及豐富程度進(jìn)行重點(diǎn)考核。三是要進(jìn)一步發(fā)揮獎(jiǎng)懲的激勵(lì)作用。對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)完成情況較好的個(gè)人、教研組在年度獎(jiǎng)金、科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目申請(qǐng)及評(píng)優(yōu)評(píng)先等方面給予優(yōu)先考慮。

5.3強(qiáng)化教學(xué)檔案建設(shè)意識(shí)

教師和教學(xué)管理人員都要參加教學(xué)檔案質(zhì)量的管理活動(dòng)。教學(xué)檔案的質(zhì)量與數(shù)量是檔案形成者、立卷者與檔案業(yè)務(wù)管理部門等工作情況的綜合反映。

學(xué)校從事教學(xué)、科研、行政管理的人員，都可能是教學(xué)檔案的形成者、接觸者和利用者，每個(gè)人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)以及對(duì)檔案工作的態(tài)度都會(huì)直接或間接地影響教學(xué)檔案質(zhì)量。因此，要搞好學(xué)校的教學(xué)檔案工作，提高教學(xué)檔案工作的質(zhì)量，必須樹立教職員工的檔案意識(shí)，使全體人員都參加到檔案質(zhì)量管理活動(dòng)中來(lái)。

隨著教育事業(yè)不斷改革與發(fā)展，檔案利用服務(wù)愈來(lái)愈顯示了它的重要性。這就要求我們充分利用教學(xué)檔案開展研究工作。

5.4教學(xué)檔案建設(shè)的研究方向

（1）宏觀教學(xué)管理思路。教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了教學(xué)活動(dòng)、教研成果和教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

完整、準(zhǔn)確的教學(xué)檔案能成為教學(xué)管理部門總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、研究教學(xué)改革、改進(jìn)招生計(jì)劃等活動(dòng)的參考依據(jù)。例如，教學(xué)管理人員可以利用歷年教學(xué)檢查、評(píng)估、考核資料、課件評(píng)比、教學(xué)信息反饋材料等，進(jìn)行教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法的改革，制定、修改實(shí)習(xí)計(jì)劃和各種規(guī)章制度，探討教學(xué)特點(diǎn)，研究教學(xué)對(duì)象，充分發(fā)揮教育者的主觀能動(dòng)性，從而積累教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)教學(xué)管理水平提高。

（2）檔案文本分層分析。教學(xué)檔案是教學(xué)水平高低的客觀反映，也是歷史的真實(shí)記錄。通過對(duì)歷年教學(xué)質(zhì)量分析，可以看出教學(xué)水平是提高了還是停留在原有水平，甚至倒退了。所以，對(duì)每年的各科考卷、學(xué)生的考試成績(jī)進(jìn)行分析，并與同類學(xué)校橫向比較，能直觀地反映各自教學(xué)水平及教學(xué)管理質(zhì)量的高低。特別是在如今注重競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理是探求如何加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)水平的重要依據(jù)。

（3）電子教學(xué)檔案的開發(fā)。將文字檔案變成電子檔案，如將教學(xué)檔案中一些優(yōu)秀的科研成果、典型教案、重要備課筆記、專業(yè)課程試題庫(kù)制成數(shù)據(jù)庫(kù)，上校園網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快捷、生動(dòng)、便利、開放的優(yōu)越條件，便于師生上網(wǎng)查詢，達(dá)到資源共享的目的，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案的借鑒指導(dǎo)作用。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，教學(xué)檔案的管理工作是高職院校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。系級(jí)教學(xué)檔案也是學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，只有做好系級(jí)教學(xué)檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。形成全校教學(xué)檔案梯級(jí)管理的科學(xué)先進(jìn)模式。這不僅是高職院校教學(xué)檔案管理目前跟上現(xiàn)實(shí)需求的當(dāng)務(wù)之急，也是今后持續(xù)發(fā)展的必由之路。

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