鄭麗敏+趙波

在世界經(jīng)濟進入新常態(tài)及航運市場低迷的背景下，班輪公司積極尋求降本增效之策。集裝箱設(shè)備交接單（Equipment Interchange Receipt，EIR）是班輪公司、貨方、碼頭堆場、集裝箱貨運站之間交接集裝箱的重要單證，其操作流程直接影響班輪公司的運營成本和效率。本文以全球十大班輪公司之一的X公司為例，針對傳統(tǒng)紙質(zhì)EIR操作流程存在的不足之處，基于清除、簡化、整合、自動化等流程優(yōu)化法以及條形碼和二維碼等技術(shù)，提出EIR無紙化操作流程，從而為班輪公司實現(xiàn)降本增效提供思路。

1 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化的影響因素

（1）港口信息化水平 如果港口擁有公共信息平臺，能夠為物流信息化提供技術(shù)支持，則班輪公司可利用港口公共信息平臺實現(xiàn)EIR操作流程優(yōu)化；如果港口沒有公共信息平臺，無法為物流信息化提供技術(shù)支持，則班輪公司只能通過自有的信息系統(tǒng)推進EIR操作流程優(yōu)化。X公司的航線網(wǎng)絡(luò)覆蓋全球，掛靠港口的信息化水平參差不齊；因此，其必須通過加強自身信息化建設(shè)，才能為EIR操作流程優(yōu)化提供技術(shù)支持。

（2）數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)方式和路徑 傳統(tǒng)紙質(zhì)EIR流轉(zhuǎn)存在單向、滯后的缺點，導致操作效率較低、物流成本較高且客戶體驗較差（見圖1）；相比之下，EIR電子數(shù)據(jù)雙向交換具有實時更新、準確率高、可控性強等優(yōu)點，有利于提升操作效率、降低物流成本及改善客戶體驗。

2 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化方案及實施步驟

2.1 優(yōu)化方案

為確保公司日常運營不受影響，X公司采用清除、簡化、整合、自動化等流程優(yōu)化法，穩(wěn)妥、漸進地推動EIR操作流程從有紙化向無紙化轉(zhuǎn)變。

（1）清除不必要的操作環(huán)節(jié)。EIR無紙化操作流程取消傳統(tǒng)紙質(zhì)EIR操作流程下的預借、核銷和保存等環(huán)節(jié)，避免手工重復錄入數(shù)據(jù)，縮短客戶排隊等待時間。

（2）簡化操作流程。在EIR無紙化操作流程下，EIR的發(fā)放、傳遞和接收均以電子數(shù)據(jù)的形式進行，操作簡便易行。

（3）整合放箱流程。在EIR無紙化操作流程下，班輪公司的放箱操作以集裝箱管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“箱管信息系統(tǒng)”）數(shù)據(jù)為依據(jù)，通過比對EIR電子數(shù)據(jù)與箱管信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行放箱操作校驗。

（4）實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和傳遞的自動化。在EIR無紙化操作流程下，通過電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，實現(xiàn)EIR數(shù)據(jù)和集裝箱動態(tài)信息的自動實時更新。

2.2 實施步驟

首先，全面推行條形碼技術(shù)。從系統(tǒng)更新要求來看，采用條形碼技術(shù)后，現(xiàn)有系統(tǒng)只要增加電子數(shù)據(jù)交換功能，即可實現(xiàn)EIR數(shù)據(jù)的批量發(fā)送和收取，從而提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_率和效率；從單證形式來看，采用條形碼技術(shù)后，仍然保留紙質(zhì)EIR（A4規(guī)格），僅在相應(yīng)場所增加掃碼器，對原有操作的影響不大，易于被客戶接受，從而為后續(xù)全面實現(xiàn)EIR操作流程的無紙化奠定基礎(chǔ)。

其次，逐步推行二維碼技術(shù)。待條形碼操作流程理順后，逐步推行二維碼技術(shù)，從而全面取消紙質(zhì)EIR，使EIR數(shù)據(jù)的線下定期反饋轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€實時反饋，實現(xiàn)對集裝箱的實時監(jiān)管。

最后，調(diào)整箱管信息系統(tǒng)架構(gòu)。除提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_率和效率外，二維碼技術(shù)還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)校驗功能。箱管信息系統(tǒng)在每個操作節(jié)點都要進行數(shù)據(jù)校驗，如果EIR電子數(shù)據(jù)與箱管信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)不符，則系統(tǒng)拒絕后續(xù)操作，從而使班輪公司從被動的數(shù)據(jù)接收者轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臄?shù)據(jù)確認者，并實現(xiàn)從結(jié)果控制向過程控制的轉(zhuǎn)變。調(diào)整后形成的在線模式下的箱管信息系統(tǒng)架構(gòu)如圖2所示。

3 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化難點及對策

3.1 系統(tǒng)改造難點

X公司采用全球化的運營管理系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)各功能模塊相互關(guān)聯(lián)，對其中某個功能模塊的改造往往會影響其他功能模塊的運行；因此，必須謹慎實施系統(tǒng)改造。前期條形碼技術(shù)改造對系統(tǒng)調(diào)整的要求不高，目前已完成系統(tǒng)更新，并正在進行測試和完善；后期二維碼技術(shù)改造涉及箱管信息系統(tǒng)架構(gòu)調(diào)整以及其他相關(guān)功能模塊更新，影響范圍廣，改造難度大。

3.2 系統(tǒng)應(yīng)用難點

（1）報文格式和代碼標準不統(tǒng)一。在EIR無紙化操作流程下，相關(guān)方通過各自系統(tǒng)接收、轉(zhuǎn)化、發(fā)送EIR電子報文。目前常用的EIR電子傳輸報文格式有交通運輸部報文格式和XML報文格式，加之EIR流轉(zhuǎn)相關(guān)方的系統(tǒng)代碼標準各異，導致電子報文轉(zhuǎn)化工作復雜。建議盡快統(tǒng)一EIR電子傳輸?shù)膱笪母袷胶痛a標準，以減少電子報文轉(zhuǎn)化工作，提高信息共享效率，為EIR無紙化操作的推廣應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

（2）對系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性要求較高。EIR無紙化操作的涉及面較廣且數(shù)據(jù)傳輸量較大，為確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行，各相關(guān)方應(yīng)當加強業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，并及時處理異常情況。建議在網(wǎng)上保留可供打印的EIR文件，以便在特殊情況下提供紙質(zhì)憑證。

3.3 系統(tǒng)推廣難點

（1）市場接受度有待提高。二維碼技術(shù)的應(yīng)用能夠提高EIR流轉(zhuǎn)效率并降低操作成本，因此，相關(guān)方樂于接受并配合測試；但就實際操作人員來說，由于每個人的操作習慣不同，加之業(yè)務(wù)能力參差不齊，面對原有操作模式的改變，難免有人會產(chǎn)生抵觸情緒甚至消極怠工。對此，班輪公司在優(yōu)化EIR操作流程時，應(yīng)當遵循簡單易學的原則，在通過推介會等方式進行推廣的同時，積極聽取實際操作人員提出的意見和建議，力求提高系統(tǒng)的友好性和可操作性。

（2）港口操作習慣和信息化發(fā)展水平不一。在尊重港口操作習慣的前提下，對于信息化條件成熟的港口，可逐步調(diào)整現(xiàn)有的EIR操作流程，通過應(yīng)用二維碼技術(shù)，實現(xiàn)EIR無紙化操作；對于信息化條件尚不成熟的港口，可暫時維持現(xiàn)有的EIR操作流程，并逐步推進信息化建設(shè)，為二維碼技術(shù)的應(yīng)用以及EIR無紙化操作創(chuàng)造條件。

（3）電子數(shù)據(jù)取證難度較大。雖然電子數(shù)據(jù)作為各方當事人的真實意思表示具有與書面文件同等的法律效力，但其取證難度較大。電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)需要符合以下條件：第一，經(jīng)過法定程序公證證明；第二，各方當事人均認可；第三，經(jīng)過專業(yè)鑒定；第四，未被修改、攻擊等。建議班輪公司在實施EIR無紙化操作前，與相關(guān)方簽訂書面協(xié)議，就電子數(shù)據(jù)的保存、認定等事項作出約定。endprint

4 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化效果評估及改進措施

4.1 效果評估

4.1.1 操作效率提高

人工錄入紙質(zhì)EIR數(shù)據(jù)的平均速度為/份，而通過條形碼或二維碼技術(shù)掃碼錄入EIR電子數(shù)據(jù)的平均速度為/份，操作效率大大提高。X公司每月在某港口的EIR操作量約份，其實施EIR操作流程優(yōu)化前后的效率對比見表1。

4.1.2 運營費用降低

首先，EIR單證費降低。按X公司每月在某港口的EIR操作量份計算，在采用六聯(lián)單或三聯(lián)單的情況下，EIR單證費為20元/份，每月EIR單證費合計72萬元；在采用條形碼技術(shù)的情況下，EIR單證費為0.04元/份，每月EIR單證費合計元；在采用二維碼技術(shù)的情況下，由于完全取消紙質(zhì)EIR，此項費用為零。

其次，租箱費降低。集裝箱在某港口從進口到出口的正常周轉(zhuǎn)路徑為港區(qū)出場―堆場進場―堆場出場―港區(qū)進場，涉及4次EIR操作。X公司集裝箱船隊運力約158萬TEU，箱位比約1.45，則其持有的箱量約229.1萬TEU。假設(shè)X公司持有的集裝箱均為租賃箱，按租箱費率6元/（TEU€穌）計算，在采用六聯(lián)單或三聯(lián)單的情況下，每次周轉(zhuǎn)產(chǎn)生的租箱費合計約15.3萬元；在采用條形碼或二維碼技術(shù)的情況下，每次周轉(zhuǎn)產(chǎn)生的租箱費合計約元。考慮到X公司的集裝箱頻繁地在世界各大港口周轉(zhuǎn)，其每年因EIR操作流程優(yōu)化而節(jié)約的租箱費相當可觀。

X公司在某港口實施EIR操作流程優(yōu)化前后的費用對比見表2。

4.2 改進措施

（1）提高系統(tǒng)兼容性。由于各港口的操作習慣和信息化發(fā)展水平不一，X公司在優(yōu)化EIR操作流程的過程中必須循序漸進，不能采取“一刀切”的模式。在系統(tǒng)開發(fā)上，應(yīng)確保系統(tǒng)兼容傳統(tǒng)紙質(zhì)操作模式、條形碼操作模式和二維碼操作模式，以滿足不同港口的操作需求，確保公司業(yè)務(wù)正常運行。

（2）加大系統(tǒng)推廣力度。系統(tǒng)更新必然伴隨著公司內(nèi)部固有操作流程和權(quán)責分配機制的改變。除通過行政指令推動系統(tǒng)上線外，X公司還應(yīng)當增強員工的信息化意識，通過強化自上而下的執(zhí)行力，確保按計劃實現(xiàn)各優(yōu)先級和各階段性目標，并針對出現(xiàn)的問題對系統(tǒng)加以完善。建議通過實施有效的激勵機制鼓勵全體員工參與并推動公司信息化進程。

（3）評估信息化投資效益。在公司整體的信息化進程中，需要加強對信息化投資效益的評估，以平衡信息化建設(shè)的投入與產(chǎn)出，確保公司可持續(xù)發(fā)展。

（編輯：張敏 收稿日期：2017-06-29）endprint