王雅靜

(煙臺職業(yè)學(xué)院 山東·煙臺 264000)

信息化應(yīng)用視角下人事檔案管理與利用的創(chuàng)新發(fā)展

王雅靜

(煙臺職業(yè)學(xué)院 山東·煙臺 264000)

當(dāng)前，人類對信息交互即時性的需求促使互聯(lián)網(wǎng)時代應(yīng)用而生，在此基礎(chǔ)上，數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展為互聯(lián)網(wǎng)影響力增大提供了良好支持。因此，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理與資源利用的行業(yè)越來越多，人事檔案管理也囊括其中。對此，著重于信息化應(yīng)用視角下人事檔案管理與利用發(fā)展的創(chuàng)新可能性，認(rèn)清認(rèn)識檔案管理與利用的創(chuàng)新必然與發(fā)展可能，并結(jié)合創(chuàng)新發(fā)展注意事項，擬定管理與利用兩方面創(chuàng)新方案，以此來提升人事檔案管理與利用效率，確保信息化應(yīng)用科學(xué)與高效。

信息化應(yīng)用；人事檔案管理；人事檔案利用；創(chuàng)新發(fā)展；方法探究

眾所周知，人事檔案是國家、企事業(yè)單位或教育體系重要的資料資源，其不僅記錄人機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員情況，并且展現(xiàn)了機(jī)構(gòu)整體的人力資源態(tài)勢，是機(jī)構(gòu)掌握內(nèi)部情況，了解人員構(gòu)成的關(guān)鍵。當(dāng)前，人事檔案主要以文字信息及圖片信息為主要內(nèi)容，其包括了被記錄人的個人信息、個人經(jīng)歷及個人樣貌與獲得獎項等眾多內(nèi)容。對此，相關(guān)機(jī)構(gòu)若想了解與儲備這些信息，以備需求時及時調(diào)閱，有效利用，需建立科學(xué)的管理體系，有效的利用手段，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與利用的科學(xué)化?；诖耍疚闹赜谛畔⒒瘧?yīng)用于人事檔案管理與利用中帶來的發(fā)展機(jī)遇，明確信息技術(shù)應(yīng)用必然性與可行性的基礎(chǔ)上，基于應(yīng)用注意事項，構(gòu)建管理與利用的科學(xué)方案，保證信息化技術(shù)應(yīng)用科學(xué)，為人事檔案管理與利用的科學(xué)化奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

一、信息化應(yīng)用視角下人事檔案管理與利用創(chuàng)新發(fā)展的必然性

數(shù)字技術(shù)的穩(wěn)步發(fā)展為現(xiàn)代社會建設(shè)奠定了堅實(shí)基礎(chǔ)，科學(xué)利用數(shù)字技術(shù)的信息化手段，不僅為新興行業(yè)的發(fā)展提供了有效助力，其對傳統(tǒng)領(lǐng)域的輔助作用也逐步被人們發(fā)覺。在此其中，人事檔案管理與利用借助信息化手段，打造科學(xué)的人事檔案查詢與調(diào)用系統(tǒng)，就當(dāng)前人事檔案管理與利用發(fā)展而言，是至關(guān)重要的革新手段。眾所周知，信息技術(shù)用簡單的二進(jìn)制法則為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的虛擬存儲與虛擬查詢，行之有效的為信息調(diào)用與選取提供了科學(xué)的助力?；诖?，人事檔案管理與利用，借助信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效存儲、科學(xué)篩選與合理調(diào)用，將保證人事檔案管理與利用的科學(xué)化與合理化，發(fā)揮人事檔案管理的實(shí)際作用，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理與合理的檔案利用。

二、信息化應(yīng)用視角下人事檔案管理與利用創(chuàng)新發(fā)展的可行性

信息化應(yīng)用視角下，人事檔案管理與利用應(yīng)用信息化技術(shù)已然是時代發(fā)展的必然趨勢。只是，即使存在應(yīng)用必然性，其應(yīng)用是否可行，還需考慮社會背景、技術(shù)情況與人需特點(diǎn)。而這其中，從社會背景情況出發(fā)，分析信息化應(yīng)用的可行性，就社會基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建情況而言，其為人事檔案管理與利用提供了良好的基礎(chǔ)環(huán)境支持。由于信息技術(shù)的普及化，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的大眾化，人們接觸數(shù)字技術(shù)的幾率增大，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的機(jī)會增大。對此，人事檔案在構(gòu)建管理體系，打造利用途徑時，根據(jù)各組織的內(nèi)部需求，組建科學(xué)的信息存儲主機(jī)，打造內(nèi)部存儲網(wǎng)絡(luò)，并將其與公眾網(wǎng)絡(luò)相連，能保證人事檔案的管理高效、調(diào)閱科學(xué)，確保各管理人員在各地區(qū)工作時，都能借助網(wǎng)絡(luò)登陸管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源的更新與科學(xué)調(diào)閱。相對的，從技術(shù)情況加以考慮，由于互聯(lián)網(wǎng)的普及與泛化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培養(yǎng)已經(jīng)成為公眾教育中重要的環(huán)節(jié)，無論是校園教育、社會教育，都有培育大眾互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的門類，這就為人事檔案信息化轉(zhuǎn)變提供了有利支持，保證人事檔案信息化后仍能找到適合的人才加以管理，進(jìn)行維護(hù)。當(dāng)然，從人需熱點(diǎn)角度出發(fā)，降低人事檔案管理壓力，提高人事檔案利用效率，亦是人事檔案管理與利用關(guān)注的焦點(diǎn)，借助信息技術(shù)手段，能有效達(dá)成人事檔案管理與利用要求，是支持人事檔案信息化轉(zhuǎn)變的又一助力。

三、信息化應(yīng)用視角下人事檔案管理與利用創(chuàng)新發(fā)展的注意事項

明確信息化應(yīng)用視角下人事檔案管理與利用創(chuàng)新發(fā)展的必然性與可行性基礎(chǔ)上，為保證人事檔案管理與利用應(yīng)用的科學(xué)性，在構(gòu)建人事檔案管理與利用數(shù)字體系前，應(yīng)注重以下注意事項的落實(shí)與踐行：

其一，人事檔案管理與利用應(yīng)用信息化手段之時，需針對相應(yīng)資料做好正本備份。人事檔案管理與利用進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中，原本正本的留存也不容或缺，保證正本的有效留存與科學(xué)保管，才能在信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)障礙時，不影響人事資源信息的調(diào)用，并不會因人力資源系統(tǒng)故障而缺失、缺損相應(yīng)的人力資源。也就是說，即使依靠信息化技術(shù)手段，原始保存方案也不可丟棄，并要依據(jù)科學(xué)化的管理方式，進(jìn)行正本的備份與留存。

其二，人事檔案管理與利用應(yīng)用信息化手段之時，需針對管理系統(tǒng)進(jìn)行合理強(qiáng)化。人事檔案管理與利用應(yīng)用數(shù)字系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，科學(xué)管理體系的構(gòu)建需注重有效留存及高效調(diào)用兩方面落實(shí)。具體來說，有效留存是確保檔案管理人員在錄入過程中，即使存在操作失誤而未能保存，管理體系亦能根據(jù)之前操作情況，進(jìn)行部分留存。而有效利用則要著眼于搜尋體系的構(gòu)建，保證使用人員借助數(shù)字搜索功能來達(dá)到信息的

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1009-8534（2017）04-0176-02

王雅靜，煙臺職業(yè)學(xué)院助理館員。