伍偉珍

【摘要】檔案的建設(shè)與管理是保障企業(yè)信息資料得到妥善保管的重要方式。近幾年，在我國信息化技術(shù)深入發(fā)展的背景下，檔案的創(chuàng)立平臺開始轉(zhuǎn)移至計算機(jī)平臺中，并順利完成了傳統(tǒng)檔案到電子檔案之間的轉(zhuǎn)變，為檔案建設(shè)工作提供了便捷渠道。但是，計算機(jī)所具有的開放式特點容易導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容發(fā)生遺失與泄露，檔案在使用過程難以確保機(jī)密文件的安全性，使得企業(yè)的機(jī)密檔案存在風(fēng)險。對此，如何在不影響檔案正常利用的前提下保障機(jī)密性，是本文探討的話題。

【關(guān)鍵詞】檔案；保密管理；研究

當(dāng)前，檔案的存儲形式主要根據(jù)不同企業(yè)的實際需求分為紙質(zhì)檔案與電子檔案，且不同檔案的存儲方式也有著不同的管理需求，但無論是哪種檔案類型，檔案的機(jī)密性始終是檔案管理的重點。從以往檔案的管理狀況來看，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理者對自身工作不具備安危意識，管理過程較為簡單，未意識到檔案對企業(yè)未來發(fā)展的重要性，這使得檔案的保密性成了企業(yè)的難題，也使得檔案在使用過程中無法確保重要文件的完整性。因此，檔案管理需加強(qiáng)保密措施，并處理好保密與利用之間的關(guān)系，使機(jī)密檔案資源得到有效保護(hù)。

一、檔案的保密管理和利用存在的問題

從以往多家企業(yè)的檔案保密工作來看，許多企業(yè)的檔案管理方式都未采取集中化方式進(jìn)行管理，管理過程十分混亂。按照常規(guī)來說，檔案的管理過程是根據(jù)每個部門進(jìn)行區(qū)分收納與管理，但是，管理者在管理過程中時常將不同部門檔案混亂放在一起，而在后期查詢檔案時，常常需耗費大量時間來尋找檔案。同時，檔案的混亂管理還會導(dǎo)致機(jī)密文件檔案與普通檔案發(fā)生混合，機(jī)密檔案信息在利用過程中容易發(fā)生泄密問題。另外，檔案管理若發(fā)生管理不嚴(yán)問題，其檔案信息在泄露后會給企業(yè)帶來極大損失，以2013年北京某公司的檔案管理事件來說，同樣是因檔案管理不嚴(yán)格問題使得企業(yè)機(jī)密信息發(fā)生泄漏，最后給企業(yè)造成巨額損失。在檔案的保密管理工作上，雖然有部分企業(yè)對重要檔案進(jìn)行了加密處理，但許多檔案在長久發(fā)展中并未進(jìn)行更新。如，某員工在調(diào)到另一個部門后，關(guān)于該員工的檔案信息應(yīng)進(jìn)行更新與更改，但是，檔案管理部者并未對此員工的企業(yè)信息進(jìn)行重新調(diào)整與更改。這使得檔案在后期使用過程中失去了原有的價值與作用。

二、檔案的保密管理方法

（一）嚴(yán)格規(guī)范每個檔案管理流程。檔案管理工作是一個系統(tǒng)化的管理過程，其管理方式可總分為信息收納、信息整理、歸檔、存儲。檔案管理部門在開展檔案管理工作時，需嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范實施程序管理，將各個檔案按照類型、日期、部門等進(jìn)行分類，再根據(jù)檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行序號編輯，改變管理模式，以專業(yè)的管理過程保障檔案內(nèi)容的完整性。在檔案更新上，各個部門需積極配合檔案管理部門開展管理工作，每個部門發(fā)生人事調(diào)動和其它變動時，部門需立即將最新信息傳達(dá)至檔案管理部門，使檔案管理部門能夠及時跟蹤各個部門的最新動態(tài)，將人事檔案轉(zhuǎn)移至其它部門，使檔案更新效率得到有效提升。

（二）加強(qiáng)檔案管理的保密工作。當(dāng)前，我國在檔案資源上已發(fā)布了相關(guān)《保密法》，該法律的發(fā)布也使得檔案的管理工作具有了較高的安全系數(shù)。但是，檔案的保密管理并不是一成不變地停留在同一個階段中，其會跟隨檔案的機(jī)密性發(fā)生不同變化，總結(jié)變化階段，可分為升密、降密及解密三個階段。檔案管理者在實施管理工作時必須根據(jù)我國的《保密法》進(jìn)行保密管理，根據(jù)檔案內(nèi)容所屬范圍進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。在管理過程中，管理人員需對檔案管理工作的重要性有著明確認(rèn)識，具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，并對檔案管理有著極高的安危意識和保密意識，使檔案的機(jī)密性得到有效保障。另外，檔案管理工作是一項技術(shù)型工作，企業(yè)在選擇檔案管理者時，需對管理者的專業(yè)水平提出明確要求，并在崗前經(jīng)過層層考核后才可正式進(jìn)入崗位就職，使檔案管理工作在專業(yè)團(tuán)隊的管理下為企業(yè)帶來更多效益。

（三）運用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案保密管理。在信息化技術(shù)的支持下，檔案的建設(shè)方式不再局限于紙質(zhì)范圍，電子檔案開始成為當(dāng)前多家企業(yè)管理檔案的首選方法。電子檔案的建設(shè)主要是借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)功能來存儲企業(yè)的大量信息，且在存儲空間上具有更多優(yōu)勢。但是，因網(wǎng)絡(luò)具有開放性特點，電子檔案在存儲時容易發(fā)生外來入侵問題，使得檔案信息發(fā)生泄漏問題，這必然會給企業(yè)帶來許多風(fēng)險。對此，電子檔案的管理方式需加強(qiáng)安全防范管理，管理者可針對存儲設(shè)備設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)隔離，企業(yè)可建立專門的局域網(wǎng)，減少不法分子的入侵現(xiàn)象，檔案管理者也可針對企業(yè)機(jī)密文件設(shè)立訪問權(quán)限，并對計算機(jī)設(shè)備設(shè)置防火墻，加強(qiáng)計算機(jī)設(shè)備的整體防御能力，提高電子檔案的安全性，使檔案保密措施發(fā)揮有效作用。另外，當(dāng)計算機(jī)設(shè)備發(fā)生故障問題需進(jìn)行維修時，檔案管理部門需根據(jù)保密規(guī)定將實際情況告知企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)，由企業(yè)指定人員進(jìn)行維修，防止企業(yè)設(shè)備中的機(jī)密文檔發(fā)生泄漏問題。

三、檔案保密管理與利用的方法

（一）嚴(yán)格處理檔案保密和利用之間的關(guān)系。檔案的保密管理是保障檔案價值意義的重要舉措，也是管理員的義務(wù)，在檔案保密過程中，檔案的利用是不可避免的環(huán)節(jié)，管理人員需將保密檔案的利用范圍進(jìn)行恰當(dāng)處理，對檔案的利用時間、利用領(lǐng)域、范圍等作出明確的利用限制，使檔案的保密管理措施得到全面落實。相對來說，機(jī)密檔案普遍可根據(jù)其重要性和涉及領(lǐng)域分為可利用和不可利用型檔案，不可利用型檔案大多屬于企業(yè)的最高機(jī)密文件，對企業(yè)的利益有著直接關(guān)聯(lián)。在對可利用檔案做好保密管理時，管理人員需對檔案機(jī)密資源的管理范圍有著明確定位，若檔案因保密管理因素限制資源的使用，則會使得檔案的管理失去意義，也使得保密工作無任何價值，但若檔案在保密管理過程中，以無限制的方式不斷利用檔案，又會使得檔案的重要信息發(fā)生泄漏，因此，檔案保密管理工作必須處理好與檔案利用之間的關(guān)系。

（二）強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督力度。在檔案保密管理工作上，監(jiān)督部門需對檔案的管理狀況加以監(jiān)督，對各個機(jī)密檔案采取重點監(jiān)護(hù)，使檔案得到妥善管理。檔案管理的監(jiān)督是確保檔案保密管理和得到合理利用的關(guān)鍵舉措，其可使檔案資源在利用過程里保障檔案的機(jī)密性，避免檔案信息發(fā)生泄漏現(xiàn)象，使檔案保密管理和利用共同進(jìn)行。檔案管理的監(jiān)督可從建設(shè)管理制度進(jìn)行，對檔案的資源利用建立相應(yīng)的借閱制度、資源復(fù)制制度等，并根據(jù)不同檔案的重要性建立檔案的利用范圍制度，以區(qū)分的方式將不可利用的機(jī)密檔案和普通檔案的資源利用渠道和利用范圍建立相關(guān)制度。檔案管理人員在實施保密管理工作時，需對所有檔案的信息內(nèi)容做好定期復(fù)查核對工作，對存在信息缺失的檔案及時追回，使檔案信息保持無損，對檔案的日常借閱管理人員需將各個借閱者的個人信息和借閱檔案類型等做到登記，使后期檔案發(fā)生信息泄露等違規(guī)行為時檔案管理人員能夠立即上報于領(lǐng)導(dǎo)，減少企業(yè)的損失。

（三）強(qiáng)化檔案日常管理力度。檔案的日常管理是保障檔案保密管理工作順利開展的前提，管理人員在管理檔案時，需禁止任何人未經(jīng)登記、管理人允許的狀態(tài)下私自查看任何檔案，管理人員在轉(zhuǎn)移檔案和調(diào)閱檔案時，需嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定的各個流程手續(xù)完成這些工作，對檔案進(jìn)行仔細(xì)核查，并將需轉(zhuǎn)移的檔案做好登記手續(xù)。在管理機(jī)密檔案時，管理人需在機(jī)密檔案利用后對其做到及時審核與核對，防止機(jī)密檔案遺失，使檔案的安全性得到有效保障，一旦發(fā)生檔案存在遺失問題，可立即追尋借閱者進(jìn)行詢問與勘查，盡可能挽回遺失的檔案信息。

綜上所述，檔案的保密管理與利用一直是檔案管理的難題，管理者在管理機(jī)密檔案時，會因檔案的利用過程發(fā)生信息遺失與泄露，給企業(yè)利益帶來了較大風(fēng)險。對此，管理者必須處理好檔案的保密管理和檔案的利用這兩個環(huán)節(jié)的關(guān)系，嚴(yán)格規(guī)范每個檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理的保密工作，并結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案保密管理措施，同時，管理部門還需強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督力度，對檔案的日常管理加以重視，使檔案既得到保密管理，又能夠得到有效利用。

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