張海玲

（北京電影學(xué)院圖書館 北京 100088）

我國(guó)電子文件管理研究綜述

張海玲

（北京電影學(xué)院圖書館 北京 100088）

我國(guó)電子文件管理研究經(jīng)歷了萌芽階段、初步發(fā)展階段、快速發(fā)展階段以及逐漸衰退階段，目前正處于逐漸衰退階段。研究的學(xué)科主要集中在檔案學(xué)領(lǐng)域，核心研究者及研究機(jī)構(gòu)以及引文分析結(jié)果顯示電子文件管理研究與檔案學(xué)學(xué)科教育發(fā)展密切相關(guān)。

電子文件 檔案學(xué) 研究綜述 文件管理

我國(guó)電子文件管理的研究始于20世紀(jì)90年代，雖然在1996年之前，已經(jīng)有少數(shù)幾篇文獻(xiàn)開展了電子文件管理的研究，但僅是一些學(xué)者從國(guó)外的文獻(xiàn)研究中發(fā)現(xiàn)了“電子文件”這個(gè)概念，進(jìn)行了初步的描述。真正開啟我國(guó)電子文件管理研究序幕的是1996年在北京舉辦的第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)。我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)電子文件管理的研究經(jīng)歷了萌芽階段（1988—1996年）、初步發(fā)展階段（1997—2000年）、快速發(fā)展階段（2001—2011年）以及逐漸衰退階段（2012年至今），目前正處于逐漸衰退階段。

一、我國(guó)電子文件管理研究綜述

為了對(duì)我國(guó)電子文件管理的理論研究有個(gè)整體的認(rèn)識(shí)，筆者先以“電子文件管理”為篇名，在CNKI文獻(xiàn)全文庫(kù)里進(jìn)行檢索，檢索日期為2016年12月20日，檢索結(jié)果2365條記錄，從資源類型來說，期刊論文為2015篇、特色期刊為104篇；國(guó)內(nèi)會(huì)議文獻(xiàn)為106篇、國(guó)際會(huì)議文獻(xiàn)為10篇；報(bào)紙文獻(xiàn)為80篇、博碩士論文為11篇。從中可以看出，電子文件管理的研究主要集中在期刊論文，占總量的85%。所以在本文的研究中，筆者將以CNKI的期刊論文庫(kù)收錄的文獻(xiàn)為基礎(chǔ)，并結(jié)合引文庫(kù)的引文分析數(shù)據(jù)，對(duì)我國(guó)電子文件管理的研究進(jìn)行分析。

以“電子文件管理”為篇名，在CNKI期刊庫(kù)進(jìn)行檢索，檢索結(jié)果記錄為2015篇。我國(guó)第一篇研究電子文件管理的論文是1988年《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》，但這篇論文是許士平翻譯的美國(guó)作者羅伯特·F·威廉斯的論文，第一次向國(guó)內(nèi)引入了電子文件管理的概念，提出電子文件管理解決了紙質(zhì)文件管理和縮微管理存在的問題，文件管理系統(tǒng)成為主動(dòng)的、積極響應(yīng)的系統(tǒng)[1]102-105。

二、我國(guó)電子文件管理研究的時(shí)間分布

自1988年至今，我國(guó)電子文件管理的研究分為幾個(gè)階段（見圖一）：

（圖一）

1.萌芽階段：1988—1996年，這段時(shí)期是我國(guó)電子文件管理研究的萌芽階段，這一階段的特點(diǎn)是時(shí)間跨度大，且論文數(shù)量少。自1988年許士平翻譯的第一篇電子文件管理論文發(fā)表后，國(guó)內(nèi)學(xué)者開始注意到電子文件領(lǐng)域的信息，但主要是以國(guó)外的研究為基礎(chǔ)，探討紙質(zhì)文件管理和電子文件管理的差異，如刁明的《ISO9000手工與電子化文件管理之比較》[2]10-12，提出基于當(dāng)時(shí)的技術(shù)條件，在文件數(shù)量超過1000，且每年的新增和修訂數(shù)量達(dá)到或超過總量的30%、發(fā)放的部門廣泛的前提下，電子文件管理系統(tǒng)比手工系統(tǒng)更經(jīng)濟(jì)、更符合標(biāo)準(zhǔn)的要求。

2.初步發(fā)展階段：1997—2000年，這段時(shí)期是我國(guó)電子文件管理研究的初步發(fā)展階段，這一階段的特點(diǎn)是論文數(shù)量有所增長(zhǎng)，但增長(zhǎng)幅度不大。這一階段的誘發(fā)事件是1996年9月舉辦的第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)，成立了電子文件歸檔和電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組。這個(gè)小組投入了大量的資金和人力進(jìn)行電子文件歸檔及電子檔案管理的研究。由于論文發(fā)表有一段的時(shí)滯性，所以從1997年學(xué)術(shù)研究才有所發(fā)展，這一階段電子文件管理的研究主要集中在1996年國(guó)際檔案大會(huì)文件的學(xué)習(xí)、我國(guó)電子文件管理研究理念的建立、國(guó)外電子文件管理經(jīng)驗(yàn)的介紹以及與國(guó)內(nèi)的比較、電子文件歸檔管理等。人民大學(xué)馮惠玲教授的博士畢業(yè)論文《擁有新記憶——電子文件管理研究》被《檔案學(xué)通訊》在1998年以摘要的形式，連續(xù)出版六期。馮教授的論文從八個(gè)方面：通過對(duì)電子文件的國(guó)際定義和與紙質(zhì)文件的區(qū)別認(rèn)識(shí)電子文件；通過建立一個(gè)新的“原件”概念來確立電子文件的原始性及證據(jù)性；在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，還無法實(shí)現(xiàn)無紙收藏，相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)紙質(zhì)與電子檔案共存；紙質(zhì)文件的鑒定主要是對(duì)其內(nèi)容價(jià)值的分析，而電子文件的鑒定要基于所含信息價(jià)值的分析和文件技術(shù)的雙重鑒定；電子文件具有“物理生命”和“信息生命”兩種生命形式，因此要從載體和信息兩方面對(duì)信息進(jìn)行保護(hù)；電子文件是一種流動(dòng)的資源，具有共享性和復(fù)用性；關(guān)注來源原則，建立新來源觀，將實(shí)體來源轉(zhuǎn)換為概念來源；引入國(guó)外專家電子文件管理的“前端控制”和“后保管模式”等來探討電子文件管理的基本理念和新思想，從而引領(lǐng)了相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期國(guó)內(nèi)電子文件管理研究的理論趨勢(shì)[3]57-59。同時(shí)這一階段由于國(guó)內(nèi)實(shí)踐和理論研究領(lǐng)域知識(shí)的缺乏，國(guó)內(nèi)以劉家真為代表的學(xué)者開始大規(guī)模引入國(guó)外電子文件管理的理念和模式，并與國(guó)內(nèi)的現(xiàn)狀進(jìn)行比較分析。劉家真的《澳大利亞電子消息文件管理政策與規(guī)范》《電子文件的捕獲要求——澳大利亞電子文件管理策略》《澳大利亞電子文件管理策略》等系列論文探討了國(guó)外電子文件管理的政策、規(guī)范以及管理策略等，給國(guó)內(nèi)電子文件管理提供了理論研究和實(shí)踐的支撐。電子文件的歸檔管理開始進(jìn)入學(xué)者的研究視野，國(guó)家電子文件歸檔小組下面設(shè)立了OA和CAD兩個(gè)課題研究組，專門研究電子文件歸檔的相關(guān)問題[4]26。以楊少田為代表的學(xué)者開啟了電子文件歸檔管理研究的序幕。徐義全開展了12期電子文件歸檔及電子檔案管理問題方面的講座。麻新純和張華指出了檔案管理工作提前介入電子文件的管理，提出了電子文件管理的前端控制管理模式。

3.快速發(fā)展階段：2001—2011年，這段時(shí)間是我國(guó)電子文件管理研究的快速發(fā)展階段，這一階段的特點(diǎn)是關(guān)于電子文件管理的研究呈井噴式發(fā)展，文獻(xiàn)數(shù)量激增，從2001年的44篇至2011年的174篇，中間有一階段的小幅下降，2007年至2009年有所下降，2011年達(dá)到頂峰。這一階段電子文件管理領(lǐng)域發(fā)生了兩件重大的事情，一是2001年國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)了《全國(guó)政府系統(tǒng)政務(wù)信息化建設(shè)2001-2005年規(guī)劃綱要》，計(jì)劃用5年時(shí)間建設(shè)以“三網(wǎng)一庫(kù)”（三網(wǎng)一庫(kù)指：機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公網(wǎng)（簡(jiǎn)稱“內(nèi)網(wǎng)”）、辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)絡(luò)、公共管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)（三網(wǎng)）和電子政務(wù)信息資源庫(kù)（一庫(kù)））為基礎(chǔ)的政務(wù)信息化框架[5]59-33。這一事件在我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)和電子公文管理領(lǐng)域有著里程碑式的意義[6]37-40；二是2006年馮惠玲教授發(fā)表的《電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略芻議》和中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院被批準(zhǔn)立項(xiàng)的“我國(guó)電子文件國(guó)家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架體系研究”國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目，開啟了電子文件管理研究的國(guó)家戰(zhàn)略研究。這一階段的論文研究主要圍繞基于行業(yè)的電子文件歸檔管理、電子政務(wù)文件管理、電子文件管理模式、元數(shù)據(jù)、電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略等問題。與2001年之前的電子文件歸檔管理研究不同，這一階段的電子文件歸檔管理主要是基于行業(yè)的研究，如余文盛、陳小芝、陳敏及陶嵐等人探討了高校電子文件歸檔管理工作；馬曉琳分析了白沙水庫(kù)的電子文件歸檔管理；楊慶珍、農(nóng)克平進(jìn)行了醫(yī)院及疾控機(jī)構(gòu)等的電子文件歸檔管理研究。電子政務(wù)背景下的電子文件管理、電子公文管理的研究始于羅茂斌2011年發(fā)表的論文《論電子政務(wù)與電子文件的保護(hù)》，提出電子政務(wù)系統(tǒng)存在操作系統(tǒng)復(fù)雜、可攻擊點(diǎn)多以及用戶無法控制等特點(diǎn)，所以要從人員方面提高工作人員的安全意識(shí)、從機(jī)構(gòu)上建立健全管理機(jī)構(gòu)、從軟件技術(shù)上增強(qiáng)安全保護(hù)措施等，從而加強(qiáng)對(duì)電子文件的保護(hù)[7]10-12。自此以后關(guān)于電子政務(wù)文件、電子公文的管理研究出現(xiàn)逐漸增加的趨勢(shì)。針對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)的研究雖然始于2000年徐維的《元數(shù)據(jù):電子文件管理的關(guān)鍵所在》，但關(guān)于元數(shù)據(jù)的研究自2002起開始系統(tǒng)和規(guī)范化。關(guān)于電子文件元數(shù)據(jù)的研究主要圍繞基于XML的電子文件管理元數(shù)據(jù)研究、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化研究以及電子文件管理的元數(shù)據(jù)規(guī)范等。電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略主要是以馮惠玲、安小米等為代表的“我國(guó)電子文件國(guó)家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架體系研究”課題組成員發(fā)表的《國(guó)外電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略研究》《影響電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略制定與實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)分析》《我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略建議》等系列論文。隨著技術(shù)的發(fā)展以及電子文件管理實(shí)踐領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)積累，關(guān)于電子文件管理模式的系統(tǒng)研究進(jìn)入了學(xué)者研究視野。魯仲生、姜梅在2008年的《電子文件管理的三種模式》一文中提出個(gè)體工作電子化環(huán)境下的電子文件管理模式、工作流程自動(dòng)化環(huán)境下的電子文件管理模式以及無紙化智能化環(huán)境下的電子文件管理模式[8]20-22。

4.逐漸衰退階段：2012年至今，這段時(shí)間是我國(guó)電子文件管理研究的逐漸衰退階段，這一階段的特點(diǎn)是自2012年起關(guān)于電子文件管理的研究文獻(xiàn)數(shù)量逐年減少，尤其自2015年起呈直線下降的趨勢(shì)。這一階段電子文件管理研究中的電子歸檔管理依然是研究的重點(diǎn)，涉及的范圍更廣，包括水利工程、少數(shù)民族語(yǔ)言、建設(shè)工程、中小型勘察設(shè)計(jì)行業(yè)以及政務(wù)服務(wù)行政審批等多個(gè)領(lǐng)域的電子文件管理研究。另一個(gè)研究的熱點(diǎn)是基于新技術(shù)的電子文件管理研究。薛四新、石峻峰、趙屹等人為代表的學(xué)者研究了云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理面臨的問題、挑戰(zhàn)及特點(diǎn)。余力楊、賈迪探討了大數(shù)據(jù)在電子文件管理中的應(yīng)用以及企業(yè)檔案電子文件大數(shù)據(jù)管理的對(duì)策。最后一個(gè)特點(diǎn)是綜述類研究文獻(xiàn)增多。由于電子文件管理的理論與實(shí)踐已經(jīng)相對(duì)發(fā)展成熟，所以此階段學(xué)者開始從整體上分析電子文件管理的理論。如李文佳、熊瑤2012年發(fā)表的《2000—2011年我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)研究綜述》，馮輝2013年發(fā)表的《電子文件管理綜述》以及韓振英、沈光亮2016年發(fā)表的《政務(wù)電子文件管理研究綜述》等。

二、我國(guó)電子文件管理研究的學(xué)科分布

（表一）

我國(guó)電子文件管理研究的學(xué)科分布（見圖二）主要集中在檔案學(xué)科，共738篇占總量的86%；計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)應(yīng)用學(xué)科共171篇占總量的9%；高等教育共77篇占總量的4%；其他學(xué)科共計(jì)39篇，占總量的1%。這說明檔案學(xué)領(lǐng)域是研究電子文件管理的核心領(lǐng)域。從發(fā)表論文數(shù)量最多的10種期刊來看（見表一），也都是檔案研究類的期刊。

三、我國(guó)電子文件管理研究的研究者分布

我國(guó)研究電子文件管理的學(xué)者發(fā)文量排名前5名的有：張正強(qiáng)、劉越男、安小米、馮惠玲、于英香。其中張正強(qiáng)的研究領(lǐng)域主要是電子文件的元數(shù)據(jù)研究；劉越男的研究領(lǐng)域比較分散，以電子文件管理系統(tǒng)的研究為主，還涉及電子文件的國(guó)家戰(zhàn)略研究等；安小米的主要圍繞基于集成模式的電子文件管理模式研究以及國(guó)外電子文件管理模式、機(jī)制等的研究；馮惠玲的研究主要是基于電子文件管理的基本理論研究和國(guó)家戰(zhàn)略研究。從研究機(jī)構(gòu)的分布來說，排名前5的研究機(jī)構(gòu)包括：中國(guó)人民大學(xué)、南京政治學(xué)院、武漢大學(xué)、上海大學(xué)、安徽大學(xué)。研究機(jī)構(gòu)的分布從一定程度上跟檔案學(xué)專業(yè)的全國(guó)排名有一定的關(guān)系。根據(jù)2015年檔案學(xué)專業(yè)的排名，排名前三的分別為：中國(guó)人民大學(xué)、武漢大學(xué)和上海大學(xué)。

四、我國(guó)電子文件管理研究引文分析

以“電子文件管理”為篇名檢索詞，在CNKI引文庫(kù)進(jìn)行檢索，檢索日期為2016年12月23日。我國(guó)電子文件管理研究的論文被引文獻(xiàn)總數(shù)1129、總被引5605次、總他引5495、次篇均被引4.96次、篇均他引4.87。

論文被引次數(shù)排名前五的是：特里·庫(kù)克著、劉越男譯的1997年發(fā)表的《電子文件與紙質(zhì)文件觀念:后保管及后現(xiàn)代主義社會(huì)里信息與檔案管理中面臨的一場(chǎng)革命》，共被引192次；馮惠玲教授著的《電子文件時(shí)代新思維<擁有新記憶——電子文件管理研究>摘要之六》《電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略芻議》《電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動(dòng)》《論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理》。從作者被引分析來看，排名前5的分別為：張正強(qiáng)、劉越男、安小米、馮惠玲、劉家真。從研究機(jī)構(gòu)被引來看，排名前五的是：中國(guó)人民大學(xué)、南京政治學(xué)院、武漢大學(xué)、上海大學(xué)、浙江大學(xué)。從出版機(jī)構(gòu)被引分析來看，排名前5的分別為：蘭臺(tái)世界、檔案通訊、浙江檔案、檔案學(xué)研究和中國(guó)檔案，從被引情況來分析，跟論文數(shù)量的排名有所差異，但被引數(shù)量更能從一定程度上反映期刊的發(fā)文質(zhì)量。從出版年分析來看，雖然近兩年發(fā)表的論文從時(shí)間上來說不具備實(shí)際的參考意義，但從整體上來說，跟電子文件管理研究的整體發(fā)展趨勢(shì)相似，以2011年左右發(fā)表的論文被引頻率最高。從另一個(gè)層面上反映出2011年是電子文件管理研究的高峰點(diǎn)。

我國(guó)電子文件管理的理論研究目前處于逐漸衰退期，如果沒有新的理念、技術(shù)或思想的介入，將會(huì)面臨逐漸沒落的命運(yùn)。從研究者和研究機(jī)構(gòu)以及引文分析來看，核心觀念的提出主要是由核心研究機(jī)構(gòu)的學(xué)科帶頭人為主。

[1]羅伯特·F·威廉斯,許士平.電子文件管理——即將來臨的文件管理革命[J].檔案學(xué)通訊,1988(1).

[2]刁明.ISO9000手工與電子化文件管理之比較[J].標(biāo)準(zhǔn)化信息, 1995(4).

[3]馮惠玲.擁有新記憶——電子文件管理研究[J].檔案學(xué)通訊, 2003(1).

[4]楊少田.CAD電子文件檔案管理開始試點(diǎn)[J].中國(guó)檔案,1998(5).

[5]于英香.我國(guó)電子文件管理研究的三次轉(zhuǎn)折[J].檔案學(xué)通訊, 2010(1).

[10]裴友泉,馬仁杰,裴斐,孫明慧.電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的再思考：芻議馮惠玲等同志的《芻議》[J].檔案學(xué)研究,2007(3).

[7]羅茂斌.論電子政務(wù)與電子文件的保護(hù)[J].檔案管理,2001(4).

[8]魯仲生,姜梅.電子文件管理的三種模式[J].蘭臺(tái)世界,2008(12).

張海玲，北京電影學(xué)院圖書館館員，研究方向?yàn)橘Y源建設(shè)。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.12

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2017-02-29