龔蓉

【摘要】水文檔案作為水利工程的重要資料，關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其管理工作的現(xiàn)代化成為重中之重。本文先介紹了存在于水文檔案管理中的漏洞，并有針對(duì)性地對(duì)云南省水文水資源局水文檔案管理工作提供了改善建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；存在問題；改善措施

水文檔案是水利工程規(guī)劃設(shè)計(jì)、運(yùn)行調(diào)度、防汛抗旱、水資源開發(fā)利用、管理和保護(hù)以及其它與水相關(guān)聯(lián)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要基礎(chǔ)信息和決策依據(jù)。我局機(jī)關(guān)檔案部門積極配合其他處室的工作，為各項(xiàng)水文業(yè)務(wù)的開展提供了大量信息服務(wù)。同時(shí)，我局機(jī)關(guān)檔案部門負(fù)責(zé)全系統(tǒng)對(duì)外資料服務(wù)，主要對(duì)政府、水利、水電、交通、環(huán)保、航運(yùn)、農(nóng)、林、教育、地球物理研究等部門開展了水文檔案咨詢服務(wù)工作。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)關(guān)決策、國(guó)防、公共安全、防災(zāi)減災(zāi)等公益事業(yè)需要使用水文資料服務(wù)的，進(jìn)行了大量的無償提供工作。上述服務(wù)為云南水資源的開發(fā)、利用、管理和保護(hù)，為水利工程的建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理、調(diào)度，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的總體部署、防汛減災(zāi)等宏觀決策發(fā)揮了重要的作用，使水文檔案的寶貴資源得到了有效的利用，取得了巨大的社會(huì)效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益。

一、水文檔案管理的作用

水文工作的開展，都是以了解與整理水文檔案工作為主，只有熟悉當(dāng)?shù)厮男畔?，在其大量?jīng)驗(yàn)的參考與指導(dǎo)下，才能更好地完成水文工作。水文檔案管理作為水文資料管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，其管理能力提升對(duì)抗洪減災(zāi)工作與水資源的管理等皆具有重大的影響。

只有完善水文檔案管理工作，才能使檔案信息更加真實(shí)可靠，對(duì)使用者更具有價(jià)值性，使信息檢索更簡(jiǎn)單方便。由此看來，水文檔案管理現(xiàn)代化是水文事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、水文檔案管理存在的問題

（一）認(rèn)識(shí)不足，給予的關(guān)注太少。水文檔案的工作人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)不夠深入，觀念沒能與時(shí)俱進(jìn)，在檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能化的當(dāng)下，檔案工作人員仍然以舊方式進(jìn)行檔案管理，不能去學(xué)習(xí)適應(yīng)新的更加高效便捷的管理方式。由于認(rèn)識(shí)的不足，檔案工作人員對(duì)現(xiàn)代化的管理方式關(guān)注不夠，投入檔案管理的資源太少，使水文檔案管理現(xiàn)代化停滯不前。

（二）水文檔案管理設(shè)施不健全。單位對(duì)水文檔案管理工作投入的資源有限，無法將水文檔案管理設(shè)施全面更新，仍舊以維修過去的設(shè)備繼續(xù)使用為主。管理人員沒能對(duì)新設(shè)備新方法給予足夠的重視，造成水文檔案管理工作人員也不具備適應(yīng)新設(shè)備的能力。

（三）檔案管理人才稀缺，人員更替緩慢。檔案管理部門仍然使用舊方式工作且效率低下，一部分原因是由于沒有檔案管理人才來研發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。我國(guó)高校每年也能培養(yǎng)出大量的檔案管理人才，但是由于檔案管理工作的人員相對(duì)其他工作崗位流動(dòng)性低，進(jìn)入檔案管理工作的專業(yè)人員較少。

（四）現(xiàn)代化的檔案管理理論未能全面普及。檔案管理部門工作人員仍進(jìn)行的是資料的收集與整理、保護(hù)檔案的工作，工作的重心放在資料的收集與保護(hù)上。而現(xiàn)代的檔案管理工作應(yīng)以提供高效的檔案檢索工具為主，方便使用者迅速得到想要的資料。由于工作重心的偏離，嚴(yán)重影響了檔案管理部門的工作效率。

（五）水文檔案檢索系統(tǒng)不夠完善。目前檔案管理部門沒有完善的檔案檢索系統(tǒng)，使用人員進(jìn)行檔案借閱須在人工服務(wù)的幫助下才能完成。由于檔案管理人員無法將所有檔案的相關(guān)信息整合起來，就導(dǎo)致無法給使用人員提供全面的檔案資料。整個(gè)過程可能由于工作人員主觀因素的影響，使檔案的利用率較低。

三、水文檔案管理現(xiàn)代化的改善建議

結(jié)合我單位水文檔案管理的現(xiàn)狀，通過分析存在于管理工作中的問題，根據(jù)國(guó)內(nèi)外較為先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性地對(duì)目前的水文檔案管理提出幾條改善建議，以期促進(jìn)我單位檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，具體內(nèi)容如下：

（一）關(guān)注新理念，改變認(rèn)識(shí)。我單位檔案管理部門的管理層需要隨著社會(huì)的發(fā)展，將視野放在檔案管理的新理念上，使檔案管理工作更加智能高效，以滿足水文工作對(duì)檔案資料的巨大需求。管理人員應(yīng)重視檔案管理現(xiàn)代化工作，認(rèn)識(shí)到管理現(xiàn)代化對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重大影響。拋掉過去陳舊的工作方式，學(xué)習(xí)與汲取檔案管理的新理念。以新技術(shù)，高效率為目標(biāo)，推動(dòng)我單位檔案管理現(xiàn)代化全面落實(shí)。

（二）完善檔案管理設(shè)施。根據(jù)目前檔案管理?xiàng)l件，設(shè)計(jì)出檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施方案，按計(jì)劃要求逐一完成對(duì)管理設(shè)施的建設(shè)。在設(shè)施建設(shè)過程中，單位要給予資源上的支持，提高管理人員工作的積極性，以促進(jìn)管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。在充足資源的基礎(chǔ)上，檔案管理研究人員可以高效地開展檔案信息系統(tǒng)的研發(fā)工作，工作人員可以得到全面的技術(shù)培訓(xùn)，檔案管理部門的整體素質(zhì)將得到全面地提高。

（三）接受新的檔案管理理論與技術(shù)。在檔案管理硬實(shí)力得到提升的同時(shí)，也要促進(jìn)水文檔案管理軟實(shí)力的提升，管理層應(yīng)認(rèn)識(shí)到水文檔案管理與水文信息高效利用并重。給檔案管理人員提供新理論與新技術(shù)的培訓(xùn)與支持，并投入適量的資金來引進(jìn)新的檔案管理設(shè)備與應(yīng)用系統(tǒng)。使檔案檢索與服務(wù)更加便捷高效，使工作人員從龐大的工作量中脫身出來，提高工作效率。

（四）健全獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，引進(jìn)檔案管理人才。在認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性后，健全工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，從而激發(fā)出工作人員的工作積極性與創(chuàng)造力。檔案管理現(xiàn)代化亟需大量的專業(yè)人才，提供合理的激勵(lì)機(jī)制才能吸引來高素質(zhì)人才的應(yīng)聘，并留住現(xiàn)有的水文檔案信息研發(fā)技術(shù)人員。只有檔案管理工作分配到合理的技術(shù)人員，才能促進(jìn)水文檔案管理的現(xiàn)代化順利進(jìn)行。

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