高有輝

【摘 要】將ERP作為中心而展開工作的我國石油企業(yè)正在朝著穩(wěn)健蓬勃的方向發(fā)展著，從實際應(yīng)用中我們發(fā)現(xiàn)通過使用ERP系統(tǒng)，我國的石油銷售企業(yè)在財務(wù)管理上得到了顯著的提升，極大的縮小了人工壓力，加快了管理的速率。下面該文章著手于我國石油企業(yè)實行ERP系統(tǒng)這一背景之下，主要從采購和財務(wù)集成、銷售和財務(wù)集成、資金管理、庫存管理等這四方面來具體分析我國石油企業(yè)是怎樣根據(jù)使用ERP來提高其財務(wù)管理能力的，并詳細(xì)闡述了實行ERP系統(tǒng)所帶來的一些成效。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；石油銷售企業(yè)；財務(wù)管理水平

ERP是一項高度集成了企業(yè)信息化的管理理念的系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，ERP系統(tǒng)充分的把企業(yè)的信息流和物流以及資金流等都融合在一個平臺中，全面平衡了企業(yè)中的人力、材料、設(shè)備、資金等等資源，并在此基礎(chǔ)上對企業(yè)業(yè)務(wù)展開了科學(xué)化的管理，進(jìn)而幫助企業(yè)做出正確的決策。所以近年來應(yīng)用將財務(wù)管理作為中心的ERP系統(tǒng)開始逐漸成為石油銷售企業(yè)的“新寵”，而且已經(jīng)被東北區(qū)、陜西區(qū)和新疆等地廣泛的應(yīng)用了起來，通過實踐我們發(fā)現(xiàn)取得的效益極為良好。

下面該文章主要對在石油銷售企業(yè)中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的意義進(jìn)行了分析，之后跟我國石油銷售企業(yè)實際經(jīng)驗相結(jié)合，主要從財務(wù)集成和采購上、銷售和財務(wù)集成上、資金管理以及庫存管理上這四點入手，對石油銷售企業(yè)怎樣提升財務(wù)管理能力展開了詳細(xì)的探討，并且通過實踐總結(jié)了實行ERP系統(tǒng)于石油銷售企業(yè)中所產(chǎn)生的效果。

一、將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在石油銷售企業(yè)中的意義

在企業(yè)中，財務(wù)管理雖是基礎(chǔ)性的構(gòu)成之一，但是它一直扮演著極為重要的角色，它跟企業(yè)今后的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向息息相關(guān)，尤其是在流程日益繁瑣的石油銷售行業(yè)中，財務(wù)管理至關(guān)重要。當(dāng)沒有應(yīng)用ERP系統(tǒng)以前，石油銷售企業(yè)通常都是根據(jù)各種單獨系統(tǒng)來管理人力物力和財力的，缺乏整體性。傳統(tǒng)的財務(wù)管理都是通過會計軟件在事后進(jìn)行處理，這會造成企業(yè)生產(chǎn)不能跟市場需求變化相適應(yīng)，最終致使財務(wù)管理的工作效率極低。

而隨著ERP系統(tǒng)中財務(wù)管理系統(tǒng)的產(chǎn)生，上面這種現(xiàn)象就得到了良好的解決，實行財務(wù)管理系統(tǒng)不但集成了各部門模塊，同時還能夠更好的跟銷售和設(shè)備以及采購等這些子系統(tǒng)相鏈接起來，為企業(yè)及時提供各項經(jīng)營活動的信息，在企業(yè)做決策時提供一定的參考依據(jù)。

二、ERP系統(tǒng)中財務(wù)管理系統(tǒng)的各功能模塊

ERP系統(tǒng)屬于集成度極高的對企業(yè)信息資源進(jìn)行有效管理的系統(tǒng)，而其中最為重要的一個系統(tǒng)就是財務(wù)管理系統(tǒng)，在實行的各種項目過程中，要想看ERP系統(tǒng)運行的是否成功就要看其財務(wù)管理運作的如何，所以說實行財務(wù)管理在石油銷售企業(yè)中尤其的重要。

在財務(wù)管理中，主要包含有總賬模塊、現(xiàn)金管理、財務(wù)報表、成本核算、財務(wù)預(yù)算、費用分?jǐn)?、?yīng)付賬款、固定資產(chǎn)等模塊，他們之間共同聯(lián)系，互相作用于對方，存在于同一套數(shù)據(jù)之下。

三、通過ERP系統(tǒng)增強(qiáng)石油銷售企業(yè)財務(wù)管理水平的具體措施

在將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到石油銷售企業(yè)之中以后，無論是財務(wù)管理還是業(yè)務(wù)經(jīng)營都變得極為的系統(tǒng)化。具體方式有如下幾種：

1.根據(jù)高度集成財務(wù)和采購業(yè)務(wù)來加大財務(wù)管理的水平

當(dāng)推行ERP的時候，要把與企業(yè)有關(guān)的所有業(yè)務(wù)和財務(wù)都搬到同一平臺上展開工作，相關(guān)的工作人員根據(jù)采購初始單據(jù)來輸入到系統(tǒng)中，同時依照具體流程來按步驟進(jìn)行，則與之相關(guān)的會計憑證就會自動生成。

由此可知，一旦業(yè)務(wù)員進(jìn)行入庫操作的時候，系統(tǒng)就會自動產(chǎn)生會計憑證；當(dāng)檢驗發(fā)票的時候，系統(tǒng)就會自動把采購訂單和收貨信息以及發(fā)票相關(guān)聯(lián)在一起，同時產(chǎn)生會計憑證。

就上述提到的檢驗發(fā)票，相關(guān)工作人員要遵循下面幾點：首先是按照業(yè)務(wù)員所給予的“紙質(zhì)發(fā)票”與“購買結(jié)算通知單子”來查詢購進(jìn)發(fā)票，甄別系統(tǒng)中的內(nèi)容是否跟紙質(zhì)發(fā)票相同，一旦發(fā)現(xiàn)不同就要將發(fā)票沖銷并且重新輸入；其次是按照業(yè)務(wù)員所給予的“紙質(zhì)發(fā)票”與“購買結(jié)算通知單子”來查詢購進(jìn)結(jié)算單，看系統(tǒng)中的該方面內(nèi)容是不是也跟紙質(zhì)相同；第三是假使前面兩個步驟都沒有問題，那么就要在系統(tǒng)里對發(fā)票進(jìn)行檢驗。無論是發(fā)票的稅額還是金額都要根據(jù)實際數(shù)額來錄入，一旦產(chǎn)生差異，就要及時做出調(diào)整，防止發(fā)生發(fā)票數(shù)量比入庫數(shù)量大的現(xiàn)象發(fā)生。

2.根據(jù)對庫存進(jìn)行有效管理的方式來增強(qiáng)財務(wù)管理能力

庫存管理主要分為出入庫的管理和核對庫存的管理這兩方面。企業(yè)的財務(wù)會計憑證主要是由經(jīng)辦業(yè)務(wù)員錄入原始憑證數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的，經(jīng)辦人一定要正確辦理出入庫手續(xù)，在系統(tǒng)中產(chǎn)生數(shù)據(jù)與入庫手續(xù)，當(dāng)數(shù)據(jù)和原始憑證手續(xù)都齊全以后，財務(wù)就會開始記賬并付款了。所以，在ERP系統(tǒng)之下實行的財務(wù)管理能夠確保物流和資金流以及信息流都共同進(jìn)行，財務(wù)能夠?qū)齑鏍顩r有一個準(zhǔn)確的了解，加大了財務(wù)的管控力度。此外，ERP系統(tǒng)是一個集供需鏈于一身的管理平臺，它將倉儲和業(yè)務(wù)以及財務(wù)都結(jié)合在了一起，節(jié)省了大量的人力物力，為財務(wù)人員更好的分析庫存帶來了更多的空間，大大提升了對庫存的管理控制效率。

3.根據(jù)集成銷售業(yè)務(wù)和財務(wù)來加強(qiáng)財務(wù)的管理能力

一旦業(yè)務(wù)員把銷售業(yè)務(wù)原始單據(jù)輸入到系統(tǒng)當(dāng)中，再根據(jù)具體步驟來執(zhí)行的話，那么就會自動產(chǎn)生會計憑證。

由此可看出，一旦業(yè)務(wù)員進(jìn)行出庫操作系統(tǒng)就會自動產(chǎn)生會計憑證；當(dāng)業(yè)務(wù)員銷售開票的時候，系統(tǒng)就會自動將訂單詳情、發(fā)貨詳情和發(fā)票這三者相連接在一起并且產(chǎn)生會計憑證；盤點破損情況時系統(tǒng)也會自動針對于賬務(wù)這方面展開更新。

銷售主要分為批發(fā)業(yè)務(wù)與零售業(yè)務(wù)這兩種，就批發(fā)業(yè)務(wù)來講，首先管理上要對先付款后發(fā)貨的進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，具體的系統(tǒng)操作流程就是：一旦接收都客戶繳納的款費，就要增加該客戶的信用額度，這時系統(tǒng)就會自行對客戶額度進(jìn)行判斷，當(dāng)該客戶額度達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的時候，就會進(jìn)入到下一步驟?？蛻艚豢畈襟E也分成兩種，就客戶繳納部分預(yù)付款給公司的那一部分來說，當(dāng)公司財務(wù)人員確定其收到之后可直接做該方面的財務(wù)憑證，一旦產(chǎn)生正式憑證客戶信用度就會隨之增加；就客戶自己去營業(yè)室交款的這種現(xiàn)象，當(dāng)營業(yè)員收到這筆款費以后，要錄入收款單，當(dāng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人收到單據(jù)且確認(rèn)好以后，要檢查系統(tǒng)里有沒有營業(yè)室收款單，若是有的話當(dāng)確認(rèn)完以后要沖銷收賬單，并根據(jù)這個收款單來做預(yù)收款的財務(wù)憑證，之后該客戶的信用度便會增長。

就零售業(yè)務(wù)來講，財務(wù)需要加油站具體到所有客戶的管理當(dāng)中，可是實際上，業(yè)務(wù)部一般是按照加油站的日報來開銷售發(fā)票的，并不能具體到所有客戶，只能體現(xiàn)出是哪個加油站，針對于這種情況，零售業(yè)務(wù)可按照這種方式來實現(xiàn)：首先是財務(wù)人員要設(shè)立含有預(yù)收款客戶的相關(guān)數(shù)據(jù)，當(dāng)財務(wù)確認(rèn)已收到預(yù)收款以后就會記賬到具體客戶身上；其次是加油站要創(chuàng)建一個客戶主數(shù)據(jù)，一般都是按照加油站的名字來擬定的，開發(fā)票的時候再具體記賬到客戶身上；第三是當(dāng)預(yù)收款客戶前往加油站加油的時候，財務(wù)人員要對其進(jìn)行減賬，如果客戶沒有預(yù)收款的話，加油站可以收取現(xiàn)金，并經(jīng)由財務(wù)人員記賬到統(tǒng)一客戶中；第四是每到月末的時候，財務(wù)要具體到有減少預(yù)收款的所有客戶賬戶進(jìn)行清賬工作，清賬以后該賬戶余額就是目前的預(yù)收款余額，這樣做主要是因為當(dāng)月的發(fā)票等于現(xiàn)金加上沖減之后的預(yù)收款，因此，該客戶賬目的月末余額應(yīng)該是零。

4.應(yīng)用ERP系統(tǒng)中的財務(wù)管理系統(tǒng)為石油銷售企業(yè)帶來的效果

將財務(wù)管理系統(tǒng)成功應(yīng)用到石油銷售企業(yè)中，不但縮減了財務(wù)人員的工作壓力，同時又使得數(shù)據(jù)變得更加的準(zhǔn)確。根據(jù)ERP系統(tǒng)，財務(wù)人員能夠更好的對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有一個全面的了解，財務(wù)人員能夠充分的對訂單和發(fā)票等信息展開監(jiān)控。

總而言之，通過全文詳述我們了解到在石油銷售行業(yè)中實行ERP系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)同步對財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)展開管理，使得財務(wù)數(shù)據(jù)入口變得更加的合理化，有效解決了因財務(wù)賬單流通慢而影響工作流程這一問題，確保財務(wù)數(shù)據(jù)在入賬時是足夠準(zhǔn)確的，對財務(wù)預(yù)測和決策以及分析上起到了極大的幫助，進(jìn)而增強(qiáng)了財務(wù)管控企業(yè)的能力。

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