楊桂鳳

【摘 要】文章通過對檔案信息網站的訪問與調查，圍繞“四不問題”對檔案信息網站的信息內容更新情況、信息發(fā)布情況、交流互動情況及服務信息實用情況進行分析，歸納其存在的問題，并剖析其根源與提出建議。

【關鍵詞】“四不問題”；檔案信息網站；問題；建議

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）10-0134-04

隨著社會環(huán)境的變化，國家越來越注重信息化建設，對各大網站的建設提出了相應的要求。2015年3月，國務院辦公廳印發(fā)了《關于開展第一次全國政府網站普查的通知》，要求在2015年3月至12月，摸清全國政府網站的基本情況，有效地解決政府網站存在的“不及時、不準確、不回應、不實用”的“四不問題”，以優(yōu)化政府網站信息化建設，維護政府的社會公信力。政府網站存在的“不及時、不準確、不回應、不實用”主要是指網站內容更新不及時、信息發(fā)布不準確、交流互動不回應、服務不實用。

檔案館（局）作為政府的重要職能部門，必須對其對外窗口——檔案信息網站引起重視。作為公共服務性機構，檔案網站的建設要保證信息的真實性、準確性、完整性，在內容與服務的效率上最大限度地滿足用戶的需求。

本文圍繞“四不問題”，結合檔案信息網站的現狀進行更加具體和深入的分析，揭示問題存在的根源，并針對現存的問題提出相關發(fā)展建議，進一步完善現有研究，促進檔案信息網改革，以提高檔案信息網建設的效益。

1 檔案信息網現狀

從當前中國檔案信息網站看，其網頁內容設置一般包括《檔案征集》《網上展覽》《檔案政務》《檔案查詢》《檔案編研》《檔案目錄檢索》《網上交流》《預約查檔》《政府信息公開》及訪問量、國內外檔案網站導航鏈接等。并且，一些檔案信息網站還根據當地的特色，設置了一些特別的欄目。例如，北京市檔案信息網站設置了《京城講壇》欄目、上海市檔案信息網站設置了《圖說上?！窓谀?、南寧市檔案信息網設置了《印象南寧》欄目等。而一些檔案網站還提供圖文并茂的檔案服務，讓枯燥的文字變得生動?？梢?，檔案信息網站普遍具有宣傳功能、檢索查詢功能、服務交流功能、展示功能等，并具有地方特色，展現了檔案專業(yè)的風貌。但整體而言，這些功能效果并不理想，檔案信息網站的建設水平參差不齊，“四不問題”有待整改。

1.1 信息內容更新情況

檔案網站每天都會更新網站上部分信息，一般為一些當前國家黨政發(fā)布的文件信息。這可能與“館局合一”有關，或政府信息公開推行有關。而網站上其他一些與檔案相關的信息更新卻滯后。例如，廣西檔案信息網的珍品檔案截至2017年8月11日，其更新時間為2012年2月21日；鄭州市檔案信息網眾多欄目的更新情況直至2017年8月11日還是停留在2011年、2012年、2013年等，《檔案學會》《本地沿革》的信息更新時間都在2011年?？傊?，檔案信息資源、科研期刊等類目的更新周期長。

1.2 信息發(fā)布情況

理論上說，檔案信息化的數量在不斷增加，檔案信息網站的數據庫應是金盤滿缽，可以更好地滿足用戶需求。但實際上，檔案信息發(fā)布的數量和質量還有待提高。

從數量上看，一些檔案網站所發(fā)布的檔案信息資源十分有限。從調查的情況看，檔案網站上一般都設置了《檔案檢索》欄目，但并未設置《全文數據庫》《目錄數據庫》《專題數據庫》等欄目。在省級檔案信息網上只有9家提供全文查閱服務，而且這些可以全文查閱的檔案數量所占館藏比重并不高。例如，天津市檔案信息網的館藏截至2015年底共170萬卷[1]，但網站所提供全文查閱檔案數量為292 365條[2]。此外，從質量上看，其質量也有待提高。在一些檔案網站上發(fā)布的一些信息化檔案模糊不清，查看困難，而且未作注釋。

1.3 交流互動情況

交流互動是解決供給與需求之間的有效方式。檔案信息網站一般設置了用戶與檔案信息網站交流的欄目，如《在線交流》《留言板》《公眾參與》等。其中，《公眾參與》欄目一般包括網上調查、咨詢投訴、局長信箱、反饋結果等內容。并且，公眾參與其中一般都需要驗證，通過提供一些個人的相關信息才可提問，如姓名、郵箱、電話等。從天津市檔案信息網《公眾參與》一欄看，一般公眾的留言3天后可獲得回復；湖南省檔案信息網一般留言后，大概5～10天回復。而一些檔案信息網站雖設置了《公眾互動》欄目，但無法查看是否及時回復的信息。如北京檔案信息網站、長春檔案信息網。因此，有學者指出，“全國31個省級檔案館網站中只有8個檔案館網站在一級類目中設置《公眾參與》或者《互動參與》欄目，不到總數的1/3，并且大部分的互動功能呈分散、無序和隱蔽的狀態(tài)”[3]。這成為普遍的現象，用戶的活躍程度偏低，與圖書館相比，顯然是遠遠落后了。

此外，從《網上調查》或者《在線調查》一欄看，一般設置的問題不多，一般為5個左右。例如，青島市檔案信息網就針對微信公眾號提出5個可以選擇的問題，包括檔案動態(tài)業(yè)務指導、在線查檔服務咨詢、歷史文化城市記憶、熱點專題檔案公布與檔案展覽視頻點播[4]。上海市檔案信息網也征集對其自身改版的意見，包括對改版效果、功能、網站排版與色彩4個方面的問題，并給出3個選項[5]。這些問題具有一定的針對性，有助于改善檔案信息化建設，但這些問題與選項過于簡單，使得雙方之間的互動不夠，有應付之疑?？梢?，檔案網站的互動性建設還有待完善。

1.4 服務實用性情況

筆者認為檔案網站的實用性不僅僅指其所提供的《辦事指南》《附件下載》《在線系統(tǒng)》是否能正常服務，關鍵是它所提供信息服務的有用性所產生的積極效用。在大數據時代，社會環(huán)境和用戶需求發(fā)生了變化，有用的信息更受到青睞。正如搜狐中文網首席執(zhí)行官張朝陽曾說：“現在已不是信息最值錢的時代，在信息爆炸的今天，能吸引人的注意才是最重要的?！?/p>

網站上的檔案信息資源數量與結構的科學性也從一定程度上決定了用戶的數量。從理論上而言，經過了一系列的加工整理、鑒定等工作，應該是精華，實用性相對比較高，有用的信息應該是更勝一籌。從上述的信息發(fā)布情況可知，當前檔案信息網站所發(fā)布的信息十分有限，因此用戶要利用檔案只能去實體檔案館查詢。這種費時費力的查檔行為無法滿足用戶求易性的需求。此外，由于檔案信息具有碎片式的特點，網站所提供的高級檔案編研成品不多，不能很好地滿足用戶對知識文化的全面追求。例如，做得比較好的北京市檔案信息網站在《編研成果共享》一欄也只提供88條編研成果目錄[6]，尚無全文。并且，其出版的編研成果更多是內部印發(fā)，不進行公開出版，并沒有造成比較大的社會影響力。

此外，檔案網站如何從海量的信息當中快速檢索出適用的檔案信息等問題理應得到關注。在眾多網站上，更多是提供全宗號、目錄號、件號等作為檢索詞，這對大多數用戶而言，根本不知該如何使用。這些問題的存在影響了檔案網站的實用性，使得檔案信息網很難維護與開拓檔案用戶。

2 相關原因分析

通過上述的歸納可知，大部分檔案信息網尚存在不足，其服務能力有待提升。探其根源，主要包括以下幾個方面。

2.1 功能定位不明確

檔案網站的建設首要就是對其功能有準確的定位，這是一個基礎性的問題，關系檔案信息網站建設的方向。從當前的檔案網站建設上看，其更加注重對檔案業(yè)務與國家機關黨建相關內容的宣傳。而國家發(fā)布的相關性文件一般在國家政府網站上會有相應的宣傳，這就存在重復性問題，使得檔案網站的專業(yè)性受到質疑。這可能與“館局合一”有關，但主要原因是檔案網站的功能定位不明確。在功能定位不明確的情況下，各種類目信息都出現在檔案信息網站，就容易出現本末倒置，難以彰顯檔案信息資源的專業(yè)性服務功能，甚至在面對用戶需求服務時，不能及時作出回應，仍需到檔案館才能解決問題。

2.2 用戶需求調研有待加強

用戶需求一般是隨著社會的發(fā)展而變化。因此，檔案在信息化的過程中，要把握用戶需求，有針對性、有序化地進行檔案信息化。但一直以來，對用戶的需求更多是結合信息技術所帶來的便利進行研究，而檔案用戶需求是一項浩瀚的工程，十分復雜，很少有檔案館專門花費時間與成本對用戶所需求的檔案信息內容進行相關的研究，因此檔案網站在所提供的檔案信息資源服務上更多是按照自己的工作出發(fā)，一般難以吸引用戶的眼球，這也是檔案網站訪問量偏低的原因。此外，對用戶沒有真正的理解，也難以掌握用戶對檢索語言的掌握情況與特點，降低了網站服務的實用性。

2.3 網絡安全問題的考慮

檔案信息化建設如火如荼。在此基礎上，可以為檔案網站提供豐富的信息化檔案，可效果卻差強人意。造成這種局面的一個主要的原因就是出于網絡安全的考慮，使得檔案網站在發(fā)布檔案上畏手畏腳。有學者在檢查中“發(fā)現了加載頁面部分存在病毒或惡意代碼等安全問題”[7]。近期，比特幣病毒風險事件使得英國超過40多家醫(yī)院的網絡遭到攻擊，俄國、中國、美國等國家都受到不同程度的影響，其中美國僅僅在2016年，“勒索軟件”攻擊事件發(fā)生的頻率達到300%[8]。這在一定程度上使得檔案工作人員更加謹慎地在網上推送檔案信息。

2.4 檔案網站維護制度有待完善

盡管20世紀檔案信息網站就建立起來，但一直以來相應的維護運營制度與評價體系卻有待完善。盡管當前國家在2017年6月1日出臺了《互聯網新聞信息服務管理規(guī)定》，但對于大部分檔案信息網站而言，尚缺乏專門、具體的檔案網站維護制度與評價體系，其行為具有滯后性，使得檔案網站的監(jiān)督與管理在一定程度上還存在管理的漏洞。

3 相關發(fā)展建議

檔案信息網站建設的意義在于對社會公眾提供良好的服務，實現信息共享。因此，在建設的過程中，應該秉承服務的理念，從更加人性化的角度進行建設，增加檔案信息發(fā)布的數量和質量，通過交流，了解社會公眾的需求，使檔案信息網站能在眾多的網站中脫穎而出，具有強大的服務功能，形成一定的影響力。

3.1 提高檔案網站系統(tǒng)安全系數，正確定位檔案網站功能

在檔案信息化不斷推行的今天，如果檔案信息化的最終目的是保存，那么檔案利用的局面將難以改變。網絡病毒風險無處不在，重視檔案信息資源安全是必要的，檔案網站應該不斷加強風險監(jiān)管與預測及與技術部門的合作，提高檔案系統(tǒng)的安全。但檔案館作為服務性機構，其功能定位應該落到具體上，應該以檔案服務為主導，拓展檔案服務受眾面。作為一個檔案信息資源型的服務網站，檔案信息資源所占的權重就應該最大，增強人性化服務建設，并不斷適應社會發(fā)展的需要。

檔案信息網應該具備合理的數據庫體系，包括全文數據庫、目錄數據庫與專題數據庫等，并盡快把信息化的檔案推到線上，以供查詢，實現共享。天津市檔案信息網在這方面就可以成為眾多檔案網站的榜樣，其設置了《在家看檔案》與《專題檔案》，并且截至2017年8月11日，檔案查閱欄提供全文查閱與目錄檢索，其中全部目錄數約175萬條，全文目錄為29萬余條，案卷級和文件級目錄為145萬多條[9]。還有上海檔案信息網的《一站式服務查詢》都是檔案信息資源實現共享的成功例子。

3.2 增強用戶需求調研，優(yōu)化檔案信息發(fā)布的結構與質量

檔案信息網站是聯系社會的窗口，應加強對用戶需求的調研與分析，圍繞用戶利用需求展開。檔案利用的類型被劃分為3種：學術利用、檔案普遍利用與休閑利用。圍繞3種利用需求開展用戶需求的調研與分析，及時提供與開發(fā)和國家發(fā)展、民生密切相關的檔案信息資源，有序開展檔案信息化，增加公開出版編研成果，建立多種類型數據庫，優(yōu)化檔案信息資源結構，加強對檔案信息資源廣度與深度的挖掘，推動其向文化、知識方向發(fā)展。采取措施優(yōu)化檔案信息發(fā)布質量，滿足社會公眾對信息知識文化的追求。

3.3 完善互動功能，提高檔案網站服務的實用性

互動是獲悉檔案用戶需求動態(tài)的良好渠道，也是增強檔案館與用戶之間黏度的有效方法。在檔案網站上設置互動功能，持續(xù)關注用戶需求情況的變化，并及時回復用戶的提問，盡可能地在上班時間回復用戶提問。這一方面有利于檔案館增強對檔案用戶需求的認識，在一定程度上還可以減少調研的成本，提高檔案服務的效益；另一方面有助于提高檔案館的形象建設。

筆者認為，館藏和檔案信息化數量與結構決定了檔案信息網站上的信息資源的數量與結構。只有數量豐富、結構合理的館藏資源，才能從根本上滿足社會對檔案信息資源的需求，進而提高檔案信息的實用性。首先在檔案信息收集、整理的過程中，要保證檔案信息的完整性、可靠性、安全性等。其次，在提供豐富的檔案信息資源的前提下，傳播的過程中也要保證其可讀性與可獲取性，提供正式檢索語言與非正式檢索語言，以供用戶更方便地獲取檔案信息。

3.4 建立維護制度與評價體系，及時更新檔案信息資源

檔案網站應該建立合理的運營維護制度與評價體系。合理的運營制度應該落實到每個部門，包括檔案網站安全管理制度、檔案信息發(fā)布制度、檔案利用制度、績效評估制度、激勵制度等。此外，合理的評價體系需要細化評價指標，包括館藏資源（包括特色檔案、全文數據庫、目錄數據庫等）、服務方式（檢索方式、檢索級別、檢索結果等）、互動交流（包括互動的渠道、互動效果等）。這些具體的運營維護制度與評價體系有助于改進檔案網站的運營，及時更新信息資源，引導檔案網站向健康的方向發(fā)展。

在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中，檔案信息化成為重要的發(fā)展趨勢，各個檔案館通過多種方式開展檔案信息化工作，一定程度上豐富了數字化檔案資源。在這樣的基礎上，檔案信息網站應該及時更新檔案信息，滿足用戶多樣化的需求。

4 結語

也許從“四不問題”對檔案信息網站進行評價尚不夠全面，因為這只是基本的要求，但圍繞這個標準可以發(fā)現，當前檔案信息網站確實存在不足，檔案部門應該從根源上對其行為進行反思，以增強檔案網站的服務能力。

參 考 文 獻

[1]天津檔案網.館藏指南[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.

cn/tjdag/gzjs21/gzzn/index.html，2017-08-11.

[2]天津市檔案信息網.在家看檔[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.cn/eportal/ui？pageId=300842，2017-08-11.

[3]周林興，呂維.從“獨白”到“對話”：我國檔案網站互動功能調查研究[J].浙江檔案，2016（1）：18-20.

[4]青島市檔案館.青島檔案信息網[EB/OL].http：//www.qdda.gov.cn/，2017-8-12.

[5]上海市檔案信息網.你對上海檔案信息網修改版的意見[EB/OL].http：//www.archives.sh.cn：8082/pub/trspoll/

201204/p910.htm，2017-8-12.

[6]佚名.北京市檔案信息網編研目錄[EB/OL].http：//www.

bjma.gov.cn/bjma/300494/303668/327227/index.html，2017-8-12.

[7]張寧，夏天，王浩，等.2015年我國省級檔案網站建設測評項目綜述[J].中國檔案，2016（1）：38.

[8]佚名.比特幣勒索病毒席卷全球！中英同時“淪陷”！大家小心！[EB/OL].http：//news.youth.cn/jsxw/201705/

t20170513_9752301.htm，2017-8-12.

[9]天津檔案網.檔案查閱[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.cn/eportal/ui？pageId=300839，2017-8-12.

[責任編輯：高海明]