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文秘工作與檔案管理的一體化研究

2017-06-27 16:10詹萍
神州·上旬刊 2017年3期
關(guān)鍵詞:文秘工作一體化文檔

詹萍

摘要:文秘工作可以提高領(lǐng)導(dǎo)的決策準(zhǔn)確性、改善單位或部門工作效率。另外,文秘與檔案管理工作密不可分,做好文秘工作與檔案管理工作的一體化研究,有助于提高企事業(yè)單位工作效率。

關(guān)鍵詞:文秘工作;檔案管理;文檔;一體化;建設(shè);質(zhì)量管理

引言

檔案管理工作的基礎(chǔ)是文秘工作的開展效果,二者密不可分,互有聯(lián)系。應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求,完善文秘與檔案管理一體化建設(shè),不僅可以提高文件管理、利用的規(guī)范性,同時(shí)也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現(xiàn)實(shí)意義

文秘-檔案一體化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續(xù)及整體性角度出發(fā),和互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范建立的綜合檔案管理系統(tǒng),這樣將實(shí)現(xiàn)對(duì)公文檔案的全過程管理,提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外,文秘工作與檔案管理一體化建設(shè)意義非凡。它使檔案事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件形成過程;從注重分散的個(gè)別文件的性質(zhì)和特征,轉(zhuǎn)向關(guān)注導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、任務(wù)、事物處理和工作流程;從根據(jù)文件內(nèi)在價(jià)值或研究?jī)r(jià)值進(jìn)行鑒定,轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計(jì)劃和活動(dòng),挑選出反映其主要工作活動(dòng)的文件加以保存;通過文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè),有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質(zhì)量,這對(duì)信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國(guó)內(nèi)文秘工作和檔案管理一體化銜接時(shí)的問題

首先,缺乏原稿文件,編號(hào)不規(guī)范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程,不過在歸檔時(shí)卻是修改整理完成后的稿件,缺乏原稿與修改稿,這就使得一些領(lǐng)導(dǎo)的重要批示無從顯現(xiàn);另外,還有部分歸檔的重要材料在沒有復(fù)印存檔的情況下進(jìn)行存檔,這就導(dǎo)致原稿字跡容易被模糊等,降低稿件利用效果。

其次,缺乏完整的版面記錄和規(guī)范的附件。在實(shí)施檔案管理的過程中,多數(shù)實(shí)施歸檔的文件缺乏印發(fā)部門、抄送單位、發(fā)放時(shí)間、主題選擇等重要信息,這就提高了文件歸檔后進(jìn)行案卷標(biāo)題確定的難度。

最后,應(yīng)用了錯(cuò)誤文種,辦理程序缺乏規(guī)范性。在應(yīng)用文種時(shí)經(jīng)常發(fā)生“意見”和“決定”不區(qū)分情況,同時(shí)“通告”、“通知”亂用現(xiàn)象嚴(yán)重,這就降低了文種應(yīng)用的規(guī)范性,給公文受理單位的辦公帶來了阻礙,降低了工作的實(shí)際作用。另外,在公文辦理中,也將長(zhǎng)出現(xiàn)違規(guī)、不按照程序辦事的現(xiàn)象,很多單位都存在越級(jí)行文、不登記印發(fā)等違規(guī)現(xiàn)象,這位后續(xù)的檔案管理帶來了負(fù)面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設(shè)的對(duì)策

首先,應(yīng)實(shí)現(xiàn)案卷質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。①實(shí)施安全全面普查。一般企事業(yè)單位沒有精力對(duì)綜合檔案室進(jìn)行定點(diǎn)檢查,并且不同部門之間的檔案保管期限也存在差異,因此檔案室內(nèi)會(huì)遺留大量沒有利用價(jià)值的文件;所以,可以運(yùn)用案卷普查的方式將僵尸文件移除,提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質(zhì)量,奠定文秘-檔案管理一體化基礎(chǔ)。企事業(yè)單位檔案的原身為公文,所以工作的制作質(zhì)量對(duì)之后的檔案管理質(zhì)量、效果由直接影響,進(jìn)而也會(huì)對(duì)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)產(chǎn)生影響。因此要提高公文的質(zhì)量,要用幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量好的公文用紙,采用橫寫橫排、左側(cè)裝訂的排版形式;認(rèn)真檢查制發(fā)公文履行簽發(fā)手續(xù)的情況,是否與審批權(quán)限相符,公文標(biāo)題、主送單位及抄送單位的準(zhǔn)確性,落款、日期等;在書寫公文時(shí)要保證書面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張,從而確保長(zhǎng)期保存的效果。另外,要科學(xué)選擇文種,做好格式、行文等的規(guī)范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理更具優(yōu)勢(shì),但是電子文件收到文件形式、儲(chǔ)存條件等影響,一定要做好文件儲(chǔ)存介質(zhì)的選擇才行。

其次,要完善全過程的管理工作。①要在企事業(yè)內(nèi)部建立質(zhì)量管理意識(shí),為文秘工作與檔案管理工作人員樹立全過程質(zhì)量管理意識(shí),通過推行個(gè)人責(zé)任制的方式,提高全過程管理質(zhì)量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設(shè),所以要調(diào)整基礎(chǔ)機(jī)構(gòu),建立健全規(guī)章制度。因此要建立專業(yè)部門同意處理文書、檔案管理問題,對(duì)文書及檔案整理、收集工作的銜接進(jìn)行監(jiān)督,為文檔管理部門提供橫縱聯(lián)系、協(xié)商渠道,奠定文檔一體化管理模式基礎(chǔ)。另外,要做好文秘及檔案管理員工培訓(xùn)工作,為其提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),提高員工的綜合專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì),改善文檔提提化管理隊(duì)伍整體質(zhì)量。并且要完善管理制度,嚴(yán)格落實(shí)公文新聞規(guī)定,嚴(yán)格審核公文減法制度,確保發(fā)文文件在規(guī)定權(quán)利范圍之內(nèi)。③要加強(qiáng)文檔一體化管理模式硬件建設(shè)工作,積極的選購(gòu)性能、品質(zhì)過關(guān)的設(shè)備與工具,通過培訓(xùn)提高員工操作的熟練度和規(guī)范性等。

最后,要完善文秘部門的文書立卷工作。文書立卷中的文書處理時(shí)不可或缺的環(huán)節(jié),同時(shí)文書處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系統(tǒng)性、條理性。而文書立卷屬于文秘工作的最終步驟,同時(shí)為檔案管理的第一步,也就是文秘與檔案工作的連接處。所以,各部門的文件材料應(yīng)交由文秘人員進(jìn)行統(tǒng)一管理,并基于立卷原則和方法實(shí)施文書立卷,讓文件立卷常態(tài)化。除此之外,必須重視文書立卷的日常管理工作,要完善文書的分門別類管理,為日后的查找與立卷提供便利。

結(jié)束語:

綜上所述,文秘及檔案管理工作的一體化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然選擇。因此,企事業(yè)單位要積極攻克文檔一體化建設(shè)中遇到的問題,早日完善文檔一體化建設(shè)工作,提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻(xiàn):

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