徐葳

摘 要：現(xiàn)代科學技術的不斷更新和進步，為當前社會的發(fā)展提供了良好的前提條件。處在數(shù)字化、信息化的社會環(huán)境之中，對當前檔案系統(tǒng)管理工作提出了較高的要求。高校的檔案系統(tǒng)管理工作在學校的總體發(fā)展之中具有重要意義，不斷提升檔案系統(tǒng)管理的水平，加強檔案資料的利用效率，是當前高校檔案系統(tǒng)工作中的重要發(fā)展目標。本文主要是從高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作的重要現(xiàn)實意義入手，針對高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作中存在的風險，有針對性的提出了一些防護方法。

關鍵詞：高校；數(shù)字化；檔案系統(tǒng)；風險；防護方法

數(shù)字化的檔案系統(tǒng)工作，是當前高校工作的重要工作內(nèi)容之一。使用計算機網(wǎng)絡開展數(shù)字化的檔案系統(tǒng)管理工作，帶來了極大的便利條件，同時也容易出現(xiàn)一定的問題。高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作中的風險問題，將會影響到該項工作的最終實現(xiàn)效果，因而針對高校數(shù)字化的系統(tǒng)工作，需要積極采用有效的防護方法，將風險問題進行有效的規(guī)避和控制。

一、高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作的重要現(xiàn)實意義

高校在日常的管理工作中，涉及到的內(nèi)容較多，檔案管理工作是其中的重要組成部分之一。高校的學生和教師十分之多，其中產(chǎn)生的檔案也處在不斷變化的狀態(tài)之中。高校想要對自身的檔案進行全面有效管理，需要采用積極有效的措施。實行數(shù)字化的檔案系統(tǒng)管理工作，能夠起到良好的效果。高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)，是當前信息時代不斷發(fā)展的重要要求。紙質(zhì)檔案不能夠有效滿足現(xiàn)階段高校發(fā)展的需求，積極使用數(shù)字化的檔案管理手段，能夠?qū)n案信息進行充分保存，并逐漸實現(xiàn)檔案信息的共享。高校通過開展數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作，能夠在很大程度上有效提升檔案管理工作的高效性、便捷性和安全性。同時高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作，是當前數(shù)字化校園不斷推進的必然結果。高校積極開展數(shù)字化的校園建設工作，同時也會涵蓋到檔案信息管理方面的各項工作，加強檔案信息的數(shù)字化管理，能夠有效實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享的重要目的。高校積極使用數(shù)字化檔案系統(tǒng)，能夠?qū)Ξ斍暗臋n案管理工作進行全方位的完善，不斷增強信息管理的有序性。

二、高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作中存在的風險

（一）檔案數(shù)字化管理的安全保護意識較為淡薄

現(xiàn)階段很多高校在開展數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作的過程中，缺乏相應的安全保護意識，沒有采用積極有效的保護手段。當前高校的信息保密工作還不夠全面，使用的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的密保工作不夠先進，這樣檔案系統(tǒng)中的很多信息都能進行復制，嚴重威脅到了信息安全。

（二）高校使用的數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理技術不夠可靠

高校開展數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理工作，不可避免的會對電子檔案進行傳輸，而就在這個信息傳輸過程中，容易受到一些計算機病毒的感染，從而面臨著信息泄露的危險。計算機網(wǎng)絡技術的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，一些惡意軟件經(jīng)常會對信息進行竊取了篡改，極大程度上威脅到了電子信息檔案的安全性和真實性[ 1 ]。

（三）數(shù)字化檔案系統(tǒng)不具有良好的兼容性

一些高校在引入數(shù)字化檔案系統(tǒng)過程中，不是一次性完成的，在引進管理系統(tǒng)的時候，往往會經(jīng)歷較長的時間，在這段時間內(nèi)，系統(tǒng)之間會存在一定的偏差，從而影響到數(shù)字化檔案系統(tǒng)的正常運行，這主要是系統(tǒng)之間的兼容性不好造成的。

三、高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)針對風險的良好防范措施

（一）建立健全數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理的標準

使用計算機網(wǎng)絡對當前的檔案系統(tǒng)進行全面有效的管理，使其走上數(shù)字化的發(fā)展道路，是當前高校信息系統(tǒng)管理的重要工作之一。想要保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作取得良好的實際效果，需要不斷建立健全數(shù)字化檔案信息管理的標準和規(guī)范。通常情況下，檔案信息管理的標準是由相關檔案行政管理部門制定的，高校也可以從自身的發(fā)展建設情況入手，制定出良好的數(shù)字化檔案信息管理的規(guī)范和技術標準，這樣在執(zhí)行具體的檔案信息管理工作的過程中，就能夠有良好的行為規(guī)范作為指導[ 2 ]。

（二）高校需要不斷改進自身的數(shù)字化檔案系統(tǒng)

高校想要有效促進數(shù)字化檔案系統(tǒng)工作的順利進行，需要提升對以軟件系統(tǒng)為核心的電子檔案管理工作方法的重視。

首先，需要加強關于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設計工作，按照數(shù)字化的標準，積極對高校內(nèi)部檔案信息管理部門、業(yè)務管理部門以及技術開發(fā)部門的意見進行綜合，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個部門之間的工作。

其次需要積極使用多種技術手段，將檔案管理工作中的一些管理性措施進行有效融合，促進數(shù)字化檔案系統(tǒng)發(fā)揮有效作用。

最后，高校還需要針對數(shù)字化檔案系統(tǒng)實際運行管理過程中出現(xiàn)的問題進行全面有效的分析，并使用一些軟件系統(tǒng)，滿足檔案數(shù)字化管理的功能需求。

（三）不斷提升數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理人員的安全防范意識

檔案管理人員需要有良好的安全防范意識，這樣在開展各項數(shù)字化檔案管理工作的過程中，能夠針對其中出現(xiàn)的各種問題進行及時發(fā)現(xiàn)。高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理人員需要對相關的管理規(guī)范和要求標準進行熟練掌握，這樣在開展具體工作的過程中能對自身的行為進行規(guī)范。加強數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理人員的培訓工作，提升他們關于一些網(wǎng)絡安全事故的認識，提升他們關于防范網(wǎng)絡安全的意識和能力。

（四）加強數(shù)字化檔案系統(tǒng)安全防范的技術能力

高校需要加強自身的數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理的技術能力，采用積極有效的安全防范技術，一方面能夠積極使用一些傳統(tǒng)的網(wǎng)絡信息加密技術，建立密碼性的電子檔案，對于檔案信息的錄入、存儲和傳輸?shù)榷歼M行加密處理。

另一方面高校還可以積極使用新型網(wǎng)絡信息安全保密的方法：

1）對進入高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)站的人員身份進行明確，設定用戶的具體權限，加強檔案信息的分層管理工作；

2）積極使用智能卡技術和防火墻技術，高?？梢詫⒆陨淼臋n案信息做成集成電路芯片，使用防火墻阻止一些非法用戶的訪問。

四、結語

高校需要不斷改進自身的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，建立健全數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理的標準，不斷提升數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理人員的安全防范意識，以及加強數(shù)字化檔案系統(tǒng)安全防范的技術能力，能夠有效促防范檔案數(shù)字化管理工作中出現(xiàn)的風險，促進該項工作取得良好效果。

參考文獻：

[1] 俞志華.高校檔案信息數(shù)字化策略與方法研究[J].機電兵船檔案，2011（6）：56-58.

[2] 李建朋.檔案數(shù)字化面臨的風險及其防控[J].四川檔案，2011（2）：20-23.