崔震

【摘要】在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理的應(yīng)用成了高級中學(xué)管理工作中的重要因素。本文主要研究信息技術(shù)在檔案管理中的重要性及對策，對此進(jìn)行深度分析。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；檔案管理；高級中學(xué)

現(xiàn)代社會中信息技術(shù)的迅速發(fā)展，迫使學(xué)校也在改變教學(xué)的理念。同時，學(xué)校設(shè)定評價標(biāo)準(zhǔn)的能力也在進(jìn)步，檔案管理的應(yīng)用作用也就成了綜合實(shí)力中的重要組成部分。檔案中的圖片、文字及豐富多彩的教學(xué)錄像，是學(xué)校各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄。但，目前一些學(xué)校檔案管理方面的工作還存在一定欠缺，管理理念和方法也較落后，需要進(jìn)行有效改善，使之促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

一、中學(xué)檔案管理工作存在的問題

隨著現(xiàn)代社會中的信息技術(shù)不斷迅速發(fā)展，檔案管理工作相較存在滯后現(xiàn)象，不能滿足現(xiàn)代社會對檔案信息資源的要求。主要表現(xiàn)在：一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)除了關(guān)注教學(xué)，沒有重視檔案管理的問題，對于檔案管理的認(rèn)識欠缺。二是管理制度建立不完善，在傳統(tǒng)檔案的形式上也存在變化問題，管理工作出現(xiàn)前所未有的缺陷。三是管理人員工作能力偏低，有些是兼職人員，根本不懂得如何管理檔案，專業(yè)素質(zhì)較低，整理、收集及保管方面的能力也存在一定程度的欠缺，甚至給檔案管理工作帶來阻礙，導(dǎo)致無法推進(jìn)先進(jìn)檔案信息管理技術(shù)。四是中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)忽視了學(xué)校管理制度要求和檔案管理工作規(guī)范，沒有添置信息化設(shè)備，造成檔案管理信息化程度偏低。

二、相關(guān)改進(jìn)措施

（一）建立健全檔案管理制度。為了讓學(xué)校檔案管理工作能在正常的條件下運(yùn)行，要重視檔案管理的制度建立健全。管理人員對學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行全面的調(diào)查，經(jīng)過調(diào)查得知；為了檔案的管理工作能夠順利進(jìn)行，事前充分理解（檔案法）的重要性及規(guī)定中的合理科學(xué)規(guī)章制度的原則。在管理檔案中保證要遵從已制定規(guī)章制度的原則，一是收集檔案信息、歸檔、整理、保存、篩選……按照制定的環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。二是管理檔案時，通過有序化來進(jìn)行有序移交檔案、改編、接收等，并按照工作中的需要辦理手續(xù)，做好入檔記錄。三是為了進(jìn)行檢索，需要對檔案管理進(jìn)行索引，在管理檔案中做好過程匯總，且配合相關(guān)的檢索進(jìn)行管理檔案工作，以提高查看檔案的效率。

（二）提高管理人員技能素養(yǎng)。為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，提出了重要條件，要求相關(guān)部門定期對工作人員進(jìn)行培養(yǎng)。尤其是派遣管理檔案的人員，并給予一些相關(guān)學(xué)習(xí)的資料，要求學(xué)習(xí)過程中能夠充分理解管理檔案的重要知識；同時提高工作人員的實(shí)踐技能（計(jì)算機(jī)技術(shù)）、維護(hù)網(wǎng)絡(luò)及管理數(shù)據(jù)，加強(qiáng)管理經(jīng)驗(yàn)的提高，并讓檔案管理人員了解管理檔案方面的重要性；加強(qiáng)培養(yǎng)相關(guān)人員的管理及監(jiān)督專業(yè)水平，減少難點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集管理中的相關(guān)信息，把現(xiàn)代信息技術(shù)融入新時期檔案管理工作的發(fā)展當(dāng)中。

（三）管理檔案中的注意事項(xiàng)。檔案管理人員在整理或保存檔案時，對于從前的紙質(zhì)化檔案用日常的處理方式接手即可，因?yàn)樵跈n案管理當(dāng)中很少存在重紙質(zhì)文件。但是屬于特殊性的數(shù)字化文件，如果采取處理方法出現(xiàn)失誤，會導(dǎo)致大量文件丟失，最后也很難以找回原處。所以，建議在保存及整理檔案時，要認(rèn)真核對是否屬于數(shù)字化文件，再進(jìn)行收集。為了方便使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)（Computer）來發(fā)送相關(guān)郵件及文件，相關(guān)單位該為中學(xué)校提供“網(wǎng)絡(luò)”（The internet），通過先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來把文件安全發(fā)送給檔案管理人員。此外，在收集檔案資料時注意一些方面：進(jìn)行檢查資料的質(zhì)量保證，避免出現(xiàn)破損或水漬的痕跡，對于不合格的資料一概拒絕接收。

（四）現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用。隨著現(xiàn)代社會信息資源的不斷推進(jìn)，檔案資源利用率及開發(fā)較為廣泛，將其在管理中成為了不可缺少的重要部分。因?yàn)?，每年各個中學(xué)的競爭力不斷加強(qiáng)，為了在一定程度上提升目標(biāo)，采取相應(yīng)的手段對信息資源及企業(yè)信息進(jìn)行程度上的競爭。然而科學(xué)技術(shù)利用高速發(fā)展的時代提高了生產(chǎn)力，所以，在社會管理及經(jīng)濟(jì)建設(shè)當(dāng)中信息技術(shù)已成為了其中不可缺少的基本部分，而且在一定程度上不斷刺激與提高信息化，將檔案管理工作促進(jìn)先進(jìn)技術(shù)發(fā)展上。但隨著時代的發(fā)展要求對傳統(tǒng)的（方式方法、管理理念及管理機(jī)制）不再被廣泛利用，對此方面需要加強(qiáng)提高。為了擴(kuò)大信息溝通的渠道，在檔案信息的開發(fā)上加強(qiáng)優(yōu)化，并建立一種相應(yīng)的開發(fā)機(jī)制，使信息管理技術(shù)及傳統(tǒng)檔案配合所謂方式進(jìn)行改進(jìn)。同時讓豐富的形式滿足現(xiàn)代信息的要求，加強(qiáng)重視收集檔案方面工作的重要性，例如：正確保存檔案（電子、紙質(zhì)），也要把相關(guān)資料一同收集（文字、錄像），并確保收集檔案工作的質(zhì)量。

三、總結(jié)

檔案管理對于現(xiàn)代高中學(xué)校來說是在工作中非常重視的部分，用先進(jìn)信息技術(shù)使學(xué)校的檔案管理工作能力得到提高，起到促進(jìn)的作用，同時提供更多的相關(guān)信息并給予一些支持。如果中學(xué)的檔案管理工作能力，能得到相關(guān)部門的認(rèn)可，可提高教學(xué)管理水平，并為未來的發(fā)展做好鋪墊。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李兵.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].活力， 2014（3）：102.