韋彩鳳

【摘要】近年來，國(guó)家在電子檔案的移交和接收上出臺(tái)了相應(yīng)的規(guī)范，但是在電子檔案的移交和接收管理中仍然存在有一定的問題。本文就這些問題進(jìn)行了分析，并提出了改進(jìn)的措施，以期可以促進(jìn)電子檔案的移交與接收管理工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；移交；接收

伴隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，辦公自動(dòng)化軟件以及各種業(yè)務(wù)軟件的使用越來越廣泛，因此產(chǎn)生了大量的電子檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案，通過多年的發(fā)展，其移交與接收管理已經(jīng)變得較為規(guī)范。而對(duì)于電子檔案來講，因?yàn)槠涑霈F(xiàn)的時(shí)間并不是很長(zhǎng)，在其移交與接收上都還有很多可以進(jìn)行改進(jìn)的地方。

一、當(dāng)前電子檔案移交與接收管理過程中存在的問題

（一）管理方式?jīng)]有做到因地制宜，同時(shí)存在權(quán)責(zé)不清的情況。當(dāng)前各個(gè)單位的電子檔案基礎(chǔ)情況并不統(tǒng)一，同時(shí)對(duì)于電子檔案的重視程度也存在有差別，而且在人員配置上也是存在很大的差別。但是電子檔案的移交和接收管理工作中卻沒有考慮到這些情況，沒有做到因地制宜，無論是什么單位在電子檔案的移交和接收管理中都采用的是相同的手段。同時(shí)還有很多的單位，因?yàn)闆]有適合本單位的電子檔案管理手段，導(dǎo)致了在電子檔案袋移交與接收工作之中出現(xiàn)了權(quán)責(zé)不清的情況，出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉、消極怠工，很多時(shí)候不知道自己應(yīng)該做什么。

（二）缺乏熟悉電子檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人才。從當(dāng)前的檔案工作來看，很多單位中檔案工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不夠合理，存在較為嚴(yán)重的斷層情況。一方面現(xiàn)有的老檔案工作人員，他們的業(yè)務(wù)技能都較為單一，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理他們可以做得非常好，但是對(duì)于電子檔案則很多表現(xiàn)得較為消極。在另一個(gè)方面，很多年輕的檔案管理人員，雖然能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)，但是卻不熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔流程。因此，短時(shí)間內(nèi)復(fù)合型人才的缺乏會(huì)阻礙電子移交和接受管理工作的有效開展。

（三）對(duì)電子檔案缺乏良好的安全意識(shí)。很多檔案工作人員因?yàn)閷?duì)電子檔案不夠了解，導(dǎo)致他們很難做好電子檔案在移交和接收管理中的保密工作，特別是對(duì)于那些涉密電子檔案不知道應(yīng)該采取何種保密手段，也認(rèn)識(shí)不到泄密的后果。還有一些檔案，沒有明確電子檔案信息安全責(zé)任人，對(duì)于移交和接受過程中的信息安全檢查不足，在電子信息檔案的安全管理上缺少資金以及硬件的投入。

二、做好電子檔案的移交與接受管理工作的對(duì)策

（一）建立起完善的責(zé)任管理機(jī)制。電子檔案的移交和接收工作并不是某一個(gè)部門的工作，而是多個(gè)部門共同參與、協(xié)作的工作。所以完善的責(zé)任管理機(jī)制對(duì)于改善電子檔案的移交與接收工作是相當(dāng)重要的。通過完善的電子檔案移交與接收管理機(jī)制，可以有效提高電子檔案移交與接收管理工作效率。各個(gè)單位，需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，通過合理的分責(zé)來實(shí)現(xiàn)電子檔案移交與接收管理工作的制度化、程序化。使得電子檔案移交與接收管理工作更加符合單位的實(shí)際情況，這將有助于單位檔案管理人員清楚地認(rèn)識(shí)到在電子檔案移交和接收的每一環(huán)節(jié)需要做什么、需要注意什么。同時(shí)，完善的責(zé)任管理機(jī)制還有助于在提高電子檔案移交與接收管理工作效率的同時(shí)，減輕檔案工作人員的工作量，為電子檔案的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和安全信息提供更好的保護(hù)。

（二）做好宣傳與培訓(xùn)工作。要做好電子檔案移交與接收管理工作，就需要有一支優(yōu)秀隊(duì)伍的支持。為此，需要通過良好的宣傳工作來增強(qiáng)相關(guān)檔案人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)，明確電子檔案工作的實(shí)際意義。各個(gè)單位的檔案管理人員需要通過拓展工作模式，利用電話溝通，網(wǎng)絡(luò)解答等多種方式來獲得電子檔案移交與接收管理工作的各種信息，增強(qiáng)對(duì)電子檔案移交與接收管理的認(rèn)識(shí)。

與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)單位中專職和兼職檔案工作人員的培訓(xùn)力度，積極開發(fā)多種培訓(xùn)模式，對(duì)單位中的檔案工作人員采用現(xiàn)場(chǎng)上機(jī)操作、面對(duì)面講解等多種方式，讓他們盡快地掌握電子檔案移交與接收管理的具體流程。同時(shí)還需要通過下發(fā)相關(guān)的文件、制作相應(yīng)的課件和光盤等方式來為專職和兼職檔案工作人員提供自學(xué)的材料，盡可能地培養(yǎng)出一批能夠滿足電子檔案移交與接收管理工作要求的人才。

（三）做好電子檔案移交與接收管理工作中的安全防控措施。打造完善的安全防范機(jī)制。必須要針對(duì)電子檔案移交與接收管理工作的特點(diǎn)來建立起科學(xué)有效的安全防范機(jī)制。形成完善的電子檔案移交與接收保密制度。同時(shí)，還需要通過電子檔案安全保密教育來改善檔案工作的安全防范意識(shí)，并讓他們掌握安全防控的方法。使得他們能夠主動(dòng)在電子檔案移交與接收管理工作中做好安全保密工作。同時(shí)，還需要成立起信息安全小組，專門負(fù)責(zé)電子檔案的安全管理工作。定期對(duì)電子檔案移交與接收管理工作中的安全工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并制定存儲(chǔ)介質(zhì)相關(guān)的安全使用管理規(guī)定，通過規(guī)范的使用方法以及嚴(yán)格的保管制度來確保電子檔案移交與接收管理的電子檔案信息安全。

三、結(jié)語

電子檔案移交與接收工作并不是一個(gè)很容易完成的簡(jiǎn)單過程，而是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程。想要做好這項(xiàng)工作，就需要制度理念的不斷更新與完善，需要各方面共同努力。為此，我們除去做好上述工作外，還需要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)電子檔案移交與接收管理工作的研究。

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