林英娥　林英蘭

【摘 要】檔案是寶貴的信息資源，檔案管理是企業(yè)對其核心資源的管理，企業(yè)檔案管理科學(xué)化是必然趨勢?；谶@樣的理念，文章概述了新常態(tài)下企業(yè)檔案管理面臨的新形勢與新要求，分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的突出問題，提出了新常態(tài)下企業(yè)人事、科技、工程等檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化的對策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息資源；核心管理；科學(xué)管理

【中圖分類號】F272；G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）03-0198-03

檔案是記載歷史、傳承文明、資鑒后人的原始憑證，具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性等特點，歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入新常態(tài)，檔案管理工作如何統(tǒng)籌推進(jìn)“五位一體”的總體布局，協(xié)調(diào)推進(jìn)“四個全面”的戰(zhàn)略布局，落實“五大發(fā)展”理念，進(jìn)而為實現(xiàn)“中國夢”服務(wù)，是擺在我們青年檔案工作者面前一個不容回避和必須解決的重要課題。

1 新常態(tài)下企業(yè)檔案管理面臨的新形勢與新要求

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理也稱檔案工作[1]，是指檔案館（室）等部門直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，一般包括檔案的收集、整理、鑒定、歸檔保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究、提供利用等環(huán)節(jié)。

1.1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理面臨的新形勢

企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價值在于其內(nèi)容中所蘊含的知識和信息。企業(yè)檔案管理工作，是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要的標(biāo)尺。

當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)的新常態(tài)突出表現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)中高速、有質(zhì)量地健康發(fā)展，科技進(jìn)步日新月異，信息量爆炸式增長，人民物質(zhì)文化生活需求迅速提升。與此相對應(yīng)的，必然是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織、公民個人等檔案使用者，對檔案管理提出了新的、更高的要求。就企業(yè)而言，一個好的企業(yè)，必然是檔案管理科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠髽I(yè)；反之，檔案管理必須滿足現(xiàn)代企業(yè)對其自身健康發(fā)展和提高核心競爭力的新要求，滿足企業(yè)行政管理、項目運營、文化傳承、法律支撐、教育培訓(xùn)等方面的新要求，還要滿足社會各界希望獲得及時、優(yōu)質(zhì)、高效檔案服務(wù)的新期待。

面對上述新常態(tài)、新要求、新期待，過去那種簡單、封閉、教條的傳統(tǒng)檔案管理模式，已難以適應(yīng)[2]。

1.2 企業(yè)檔案管理科學(xué)化是必然趨勢

檔案管理科學(xué)化，是指用科學(xué)的理念、科學(xué)的方法和現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對檔案工作實施有效的管理，并獲得最佳的工作效率、社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的工作方法。檔案管理科學(xué)化通常包括3個方面的含義：一是檔案管理人員具備科學(xué)的理念和現(xiàn)代科學(xué)知識；二是建立起科學(xué)的檔案管理制度；三是必須能夠利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。

在新常態(tài)下，企業(yè)檔案管理工作要想適應(yīng)上述新要求、新期待，唯有把傳統(tǒng)的檔案管理工作模式推向科學(xué)化，除此別無他途[2-3]?？梢哉f，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化，既是形勢倒逼所迫，也是歷史前進(jìn)的必然。

2 企業(yè)檔案管理存在的突出問題

企業(yè)檔案種類龐雜、內(nèi)容豐富。對于工程建設(shè)類企業(yè)來說，主要包括“黨、政、工、青、婦”等文書檔案、人事檔案、經(jīng)營管理檔案、工程檔案、科技檔案、財務(wù)檔案等。以常見的人事、工程、科技檔案為例，在進(jìn)行檔案管理的過程中主要存在以下問題[2，4]。

2.1 檔案管理的理念落后

長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為企業(yè)必須把經(jīng)濟(jì)效益放在第一位，檔案就是一些成年的本本、賬冊，檔案工作就是手工抄抄寫寫、填表簽字蓋章、保管紙質(zhì)的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也談不上社會效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，必要時翻箱倒柜找出來翻閱、復(fù)印，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。例如，檔案管理人員對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無；企業(yè)員工對個人檔案采取無所謂的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管，等等。

2.2 檔案管理制度不健全

在檔案的收集、整理、鑒定、歸檔保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究、提供和利用等方面，規(guī)章制度要么沒有，要么不全，要么不執(zhí)行。例如，對人事檔案，在人員調(diào)動或離崗時，有些應(yīng)該歸檔的材料不及時收集存檔，移交手續(xù)不按程序辦理，導(dǎo)致重要記載缺失或遺漏，甚至全部丟失，給新到人員的編制錄入、學(xué)歷職稱認(rèn)定、定級定職、工資福利等手續(xù)辦理帶來許多麻煩；再如，對工程建設(shè)檔案，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，有的缺圖紙，有的缺工程量清單，有的缺造價和預(yù)算，有的缺審計和決算，有的缺變更批文，有的用不相干的材料濫竽充數(shù)，甚至還有偽造材料，從而引起很多財務(wù)、質(zhì)量責(zé)任及法律糾紛；對科技項目檔案，有的缺課題申報書，有的缺中期進(jìn)度報告，有的缺結(jié)題驗收鑒定報告，有的缺成果應(yīng)用證明，造成無法報獎、無法申請專利，甚至無法投入應(yīng)用。

2.3 檔案管理人才隊伍薄弱

檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，然而，大部分企業(yè)的檔案管理人員不是檔案專業(yè)科班出身，即便是半路出家的，也沒有經(jīng)過有效的在職培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)既先天不足，實際業(yè)務(wù)又后天不精，更新知識和技術(shù)的步伐緩慢，不能熟練地運用最新的計算機(jī)系統(tǒng)；不僅如此，許多檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足；人員年齡老化，人才隊伍青黃不接、后繼乏人、力量弱化；資金投入不足，人才引進(jìn)困難；由于是相對冷門的崗位，激勵措施不到位，部分現(xiàn)職的檔案管理人員思想波動大，不安心工作，隊伍不穩(wěn)定，關(guān)鍵時刻難堪大任。

2.4 檔案管理技術(shù)手段老化

在檔案管理手段上，許多企業(yè)還在沿用古老的賬本記錄條目，沒有單獨的計算機(jī)和專門的檔案管理軟件，查閱檔案信息仍采用手工查找，更別談與先進(jìn)檔案館、資料庫對接聯(lián)網(wǎng)；部分企業(yè)檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜、木書架，占地面積大，使用空間也不合理。

3 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化的對策

在新常態(tài)下，企業(yè)要實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，應(yīng)遵循以下基本途徑[4]。

3.1 增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化理念

必須牢固樹立“檔案信息是企業(yè)的寶貴信息，檔案資源是企業(yè)的核心資源，檔案管理是企業(yè)的核心資源管理”的理念。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，檔案管理絕不是可有可無的，也不是手工作坊式的，而必須與國家現(xiàn)代化建設(shè)總體目標(biāo)相適應(yīng)，與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相銜接，與信息化時代相適應(yīng)；要切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟(jì)時代那種對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守的觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)。

3.2 建立健全檔案管理規(guī)章制度

3.2.1 制定檔案管理總體性基礎(chǔ)性制度

要以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等國家層面的法律法規(guī)為指導(dǎo)，制定本企業(yè)的檔案管理總體性、基礎(chǔ)性的制度，內(nèi)容包括目標(biāo)任務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)體制、人員編成、運行機(jī)制、經(jīng)費投入、獎懲考核等；制度要科學(xué)合理，符合單位特點和檔案管理實際；要簡明實用，可操作；要加大宣傳力度，圖表上墻，人人知曉；上至董事長總經(jīng)理，下至普通員工，均要遵循，做到依法管理檔案。

3.2.2 健全檔案管理日常性制度

日常工作中，要建立健全檔案管理“八個環(huán)節(jié)”的具體制度，包括把好原始材料入檔關(guān)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，主觀上提高對檔案重要性的認(rèn)識，客觀上對收集的材料要認(rèn)真核實鑒別，把真實可靠的材料收入檔案，堅決把虛假資料拒之門外；要實行集中、統(tǒng)一的管理，管理人員要佩戴上崗標(biāo)志，統(tǒng)一印制檔案裝具、統(tǒng)一驗收鑒定標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理歸檔方法；嚴(yán)格按程序交接檔案，擬交接的檔案要賬物相符，借出的檔案要保存好借據(jù)并及時催還，交接清單上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名、職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)，等等。

3.2.3 采取信息保密與安全保衛(wèi)措施

竊密與反竊密斗爭始終存在。為防止泄密，涉密人員要專人專責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作，無關(guān)人員不得隨意接觸密件，對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也一樣，沒有任何例外。此外，檔案“十防”“八不準(zhǔn)”制度要落到實處，在檔案室配置監(jiān)控器、警鈴、空調(diào)機(jī)、除塵機(jī)、滅火器、防蟲劑、干燥劑等物資，確保檔案安全。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)

人才資源是第一資源，檔案事業(yè)也不例外，檔案管理科學(xué)化是一個漸進(jìn)的過程，在這一過程中，始終要依賴檔案工作人員素質(zhì)的提高。為此，首先要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，提高檔案工作人員的素質(zhì)，包括現(xiàn)代理念、新知識及新操作技能等，努力使他們成為既懂檔案專業(yè)知識又懂信息技術(shù)，熟悉企業(yè)生產(chǎn)流程和具有現(xiàn)代管理能力的綜合型人才；其次要舍得投入，以事業(yè)、待遇、感情、文化引才，大力引進(jìn)優(yōu)秀學(xué)士、碩士乃至博士等青年才俊，作為檔案事業(yè)的后備軍；再次，要注意檔案管理隊伍的整體建設(shè)，選好配強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子，善待中年骨干，培養(yǎng)青年人才，搞好年齡梯次、專業(yè)特長、性格愛好等要素搭配，建成有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊。

3.4 讓檔案管理插上現(xiàn)代科技的翅膀

工欲善其事，必先利其器，檔案管理手段實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化是必然趨勢，這將極大地提高工作效率，取得事半功倍的效果。因此，檔案管理要充分利用現(xiàn)代高科技成果，尤其是計算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、多媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)等新手段，起點要高，決不能再搞手工作坊式的管理。為此，硬件方面要及時配備計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)交換器等現(xiàn)代設(shè)備；同時，要加速實用、通用、安全軟件的研制和應(yīng)用步伐。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]胡鴻杰.中國檔案學(xué)的理念與模式[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.

[2]宋玉龍.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2015（4）.

[3]崔仲軍.提高檔案管理水平的思考與對策[J].北京檔案，2009（12）.

[4]尚真.論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的理念與模式[D].北京：中國人民大學(xué)，2008.

[責(zé)任編輯：高海明]