郝鎮(zhèn)

摘 要：企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險作為社會保障體系一個重要分支，對于社會的和諧發(fā)展以及保證國泰民安方面起著重要作用。并且，隨著社會養(yǎng)老保險事業(yè)的完善和發(fā)展，我國愿意投保的居民越來越多，不少企業(yè)也為員工購買了養(yǎng)老保險以保證員工年老后可以在社會養(yǎng)老保險的幫助下安然度過晚年，用戶的增加大大提升了保險基金籌的集量。企業(yè)職工保險檔案管理的建立在此背景下顯得尤為重要。繼續(xù)延續(xù)以往傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理方式，已經(jīng)違背當(dāng)今時代背景下社會保險事業(yè)發(fā)展的需要。因此，創(chuàng)新和改革企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案的管理才是王道。本文將在分析和探討企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題的基礎(chǔ)上，提出與之相關(guān)的解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)職工；養(yǎng)老保險

前言

企業(yè)職工檔案的建立需要依靠職工管理部門在進(jìn)行職工招聘和考核等工作時，將職工個人的經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工資福利以及參保情況等信息記錄下來，以此作為全面考察職工并依法維護(hù)職工合法權(quán)益的依據(jù)。但是目前企業(yè)養(yǎng)老保險檔案建立的情況卻不容樂觀，在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)越來越成熟的背景下，由于不少企業(yè)對于建檔沒有給予充分的重視加之對于檔案管理不規(guī)范，導(dǎo)致職工檔案缺失或記載錯誤的情況時有發(fā)生，這嚴(yán)重影響了養(yǎng)老保險對于職工合法權(quán)益的正常保護(hù)，并對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展構(gòu)成威脅。基于此，企業(yè)方面一定要重視職工檔案工作的順利進(jìn)行，為企業(yè)和職工著想。

1檔案管理在企業(yè)職工養(yǎng)老保險中存在的問題

在翻看企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案時，可以發(fā)現(xiàn)其中存在不少問題：由于人事檔案管理的水平不高，導(dǎo)致很多職工退休的條件得不到及時的辦理和審核，不能適時地享受本該擁有的養(yǎng)老待遇。另外，目前不少地方社保機(jī)構(gòu)在審核檔案時發(fā)現(xiàn)其中關(guān)于職工工作履歷、以及是否從事特殊工種等信息的記載尚不明確，增加了后期完善的難度。因此，對于職工養(yǎng)老保險檔案的記載一定要力求真實、準(zhǔn)確、詳盡，并對收錄的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。接下來我們將詳細(xì)分析企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案中出現(xiàn)較為頻繁的幾個問題。

1.1部分企業(yè)對于職工檔案的記載不準(zhǔn)確

很多企業(yè)的職工檔案中對于員工個人信息的記載都存在或大或小的錯誤，比如姓名中的錯別字以及立檔時年齡填寫的錯誤等情況都數(shù)見不鮮。而出現(xiàn)這些情況的原因大約有以下幾個：首先，企業(yè)在招聘員工時，沒有及時給員工設(shè)立一份個人檔案，由此導(dǎo)致招工登記表等材料的欠缺；其次，企業(yè)在設(shè)立職工養(yǎng)老保險檔案時，忽視了職工的定職定級表等材料的歸檔，導(dǎo)致個人材料內(nèi)容不盡完善；三是部分企業(yè)在改制之后，沒有與職工簽訂相關(guān)的勞動合同，致使職工的檔案中缺少了《勞動合同書》等法律材料的保護(hù)。

1.2部分企業(yè)對于職工檔案疏于管理

有的企業(yè)由于資不低債面臨倒閉的風(fēng)險，在人力資源部門被迫解散以及檔案管理人員的事業(yè)之后，職工檔案由于得不到有序的管理，往往導(dǎo)致職工檔案遺失情況的發(fā)生，威脅職工養(yǎng)老保險的領(lǐng)取和享用。

2針對檔案管理在企業(yè)職工養(yǎng)老保險中存在的問題提出的解決對策

2.1制定人員培訓(xùn)計劃，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)職工檔案作為職工參加保險的原始記錄，是職工在退休之后享受各項福利待遇的一項重要材料，與每個職工的切身合法權(quán)益密切相關(guān)。因此，為了推進(jìn)檔案管理工作不斷進(jìn)步，我們首先要對企業(yè)專職檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)技能培訓(xùn)，以確保專職檔案管理人員隊伍的規(guī)范性和可靠性，主要有以下兩種方式可供參考：其一，邀請高校里研究檔案管理的專家對職工提供理論培訓(xùn)，給員工灌輸先進(jìn)的檔案管理工作理念；另外，也可以通過鼓勵檔案管理職工參加省市檔案局組織的專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理工作者從外部源源不斷的獲取新的檔案管理信息，構(gòu)筑自己新的管理理念?？傊?，考慮到職工養(yǎng)老保險檔案在維護(hù)企業(yè)形象以及保護(hù)職工合法權(quán)益方面在目前和將來將發(fā)揮的重要作用，不管是職工檔案管理機(jī)構(gòu)還是職工個人都要致力于增強(qiáng)職工養(yǎng)老保險檔案管理和責(zé)任感。

2.2引入信息化管理手段對職工檔案進(jìn)行有效管理

由于信息化時代的到來，各種數(shù)據(jù)急劇膨脹，而傳統(tǒng)的手工編輯和檢索職工養(yǎng)老保險檔案的操作方式，不僅費(fèi)時費(fèi)力，還不能保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，已經(jīng)難以跟上時代發(fā)展的潮流。因此，應(yīng)在了解自身企業(yè)發(fā)展的實際情況的基礎(chǔ)上，推廣網(wǎng)絡(luò)傳媒、數(shù)據(jù)庫等高科技信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)信息資源的共享與整合；還可以安裝檔案管理軟件，開展永久性的計算機(jī)錄入和存儲檔案信息的工作，從而不斷提高檢索檔案的速度和質(zhì)量?；诖耍髽I(yè)還要培養(yǎng)一批計算機(jī)技術(shù)過硬的檔案管理人員，使之能夠熟練應(yīng)用各種信息系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理，提高為職工服務(wù)的水準(zhǔn)。企業(yè)還可以在養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)中增加一系列檔案信息查詢服務(wù)，方便退休員工查詢和了解自己有權(quán)享有的社會福利待遇，確保檔案管理和檔案檢索工作的有條不紊。

2.3深入開發(fā)檔案信息，更好的為人民服務(wù)

要深入挖掘企業(yè)職工養(yǎng)老保險的利用價值，讓其更好地為投保員工服務(wù)，將檔案管理工作轉(zhuǎn)移到社會保險工作服務(wù)重點上來對待。另一方面，要設(shè)法提高社會保險檔案的使用效率，在對員工的各項基本信息進(jìn)行立檔之前，都要積極做好相關(guān)資訊的籌備工作，以確保企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案的萬無一失。

3結(jié)語

綜上所述，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，職工社會養(yǎng)老保險檔案已經(jīng)覆蓋到全國各地的企業(yè)，職工檔案的內(nèi)容也不再僅僅局限于職工的工資審批晉級等方面，而是更加注重職工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等的投保和使用。社會發(fā)展的齒輪仍在不停的轉(zhuǎn)動著，檔案管理工作所面臨的形勢也在不停的變化，要想經(jīng)受住考驗，企業(yè)方面要不斷更新職工養(yǎng)老保險檔案管理的理念，拓寬為職工服務(wù)的領(lǐng)域，根據(jù)實際情況建立新的服務(wù)機(jī)制，牢牢把握住檔案管理工作發(fā)展的脈搏，切實為民務(wù)實，了解和滿足人民群眾的需求，做為職工著想的優(yōu)秀企業(yè)管理者和檔案管理員。

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