程安琪

摘 要 我國政府提出在各行各業(yè)應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維實施改革，在檔案管理方面也獲得了一些進展。目前集中于信息化革新，即檔案管理紙質(zhì)版本向電子版本的轉(zhuǎn)化。完成檔案管理的初步階段之后，需要深化其改革實踐，使其在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維應(yīng)用之下獲得2.0級發(fā)展。以下就按照“互聯(lián)網(wǎng)+”思維對檔案管理實踐的進一步升級展開具體探討。

關(guān)鍵詞 “互聯(lián)網(wǎng)+”思維；檔案管理；實踐；運用

中圖分類號 TP3 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）182-0078-02

“互聯(lián)網(wǎng)+”內(nèi)容豐富，其思維的本質(zhì)特征表現(xiàn)在“融合”方面，其功能主要是“效率”。因此，在檔案管理中實踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，或通過對其思維的轉(zhuǎn)化、落實到實際管理工作方面，需要增加“融合”性推進措施，提高管理“效率”。另一方面，實踐該思維，需要增加匹配性的人員培訓(xùn)、機制完善。

1 從“融合”層面運用

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實踐運用中，主旨在于通過其思維，將檔案管理與其它資源進行融合，既包括以信息技術(shù)為基底的技術(shù)工具融合；也包括“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與其他思維融合。實踐技術(shù)工具融合，要求在現(xiàn)有檔案管理電子化完成的基礎(chǔ)上，引入“信息傳輸”所必需的其他技術(shù)工具。比如，電子郵件及其類似形式。由于檔案管理中的軟件平臺操作系統(tǒng)屬于固定化系統(tǒng)，需要從技術(shù)方面采取一些措施。比如，制作可分割、可直接劃分為多個“文檔”的系統(tǒng)平臺，然后，將其與其它新媒介進行融合式推進。

在思維融合方面實踐，需要從檔案管理出發(fā)，將系統(tǒng)思維、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、以人為本思維進行融合。比如，在實踐檔案管理中，始終以“人”的管理為核心，引入系統(tǒng)思維，將各個部分資源進行有效融合。在與其他資源融合方面，可實踐多種可利用資源的融合，并使其得到科學(xué)配置；其實質(zhì)是將檔案管理作為一個“項目”實施具體管理，并關(guān)注每個項下設(shè)置，從而在整體—部分原理之上，實現(xiàn)設(shè)備資源、人力資源、信息資源、技術(shù)資源融合。在“融合”實踐方面，具體是在電子檔案管理平臺，設(shè)置查詢、共享、傳遞、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等各個頁面功能，將其融合到一個系統(tǒng)之中，利用技術(shù)之便達到專業(yè)平臺的操作。然后，將這種專業(yè)化的操作平臺，與其他技術(shù)工具實施融合，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)間的融合，類似QQ、微信之類手機平臺工具的融合。在這個方面因涉及檔案管理高效化利用，所以，在實際的融合路徑中，建議從檔案管理的現(xiàn)實情況出發(fā)，借助技術(shù)工具實踐App制作，可直接委托信息公司完成制作事宜，并將其安裝在其管理人員及應(yīng)用人員的手機之中，通過任務(wù)式分發(fā)提高融合的最大化。

2 從“效率”層面運用

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實踐的最終目的即是達到對檔案管理的高效化利用。為了達到目標(biāo)，除了上文所說的媒介融合、思維融合、操作平臺融合之外；需要突顯出檔案管理中的管理“效率”。檔案管理屬于人力資源管理，其特征在于人才信息資源的利用，技術(shù)工具融合、管理思維融合能夠滿足其外在制度化、流程化、專業(yè)化實踐。為了效率進一步提高，需要對檔案管理的信息資源本身進行革新，促進效率提升。我國檔案管理的利用率并不在技術(shù)之弊，而是來自于“應(yīng)用程序化不足”“執(zhí)行力度較弱”；可以借用資源融合簡化程序、提高執(zhí)行監(jiān)督。

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維中的“效率”功能運用，要求將現(xiàn)有的檔案管理中的“信息資源”實施重新分割與組合。以人事檔案管理為例，實際的電子檔案在錄入系統(tǒng)中因其“姓名、年齡、籍貫……”等太過煩瑣；所以，對于一般的基本資料需要實踐信息資源的重組，利用“身份證模式”直接掃描上傳。針對其工作經(jīng)驗，則需要按照年份，進行“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下設(shè)的“系譜”方法進行細致羅列；還應(yīng)該利用系統(tǒng)平臺查詢之便，將信息資源中的“檔案利用率”進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，從而實現(xiàn)“應(yīng)用頻率表格”制作，以圖譜顯示方式進行排列，使其利用得到優(yōu)化。完成信息資源融合之后，必要按照所采用的系統(tǒng)，進行程序化編排，使其利用達到“一站式”應(yīng)用。針對執(zhí)行力度較弱的問題，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維進行解決；具體操作中可以通過系統(tǒng)打卡實施監(jiān)督；并在檔案管理人員、工作人員之中成立半自主化討論小組，組織以“電子檔案管理”為專題的討論會，不斷增加檔案管理工作中實際遭遇難題的探討，從實踐提煉經(jīng)驗改善其不足之處。

3 配套建設(shè)

目前電子檔案的管理思維基于紙質(zhì)檔案模式，只是形式上的更新。為了達到“融合”效果，提高管理“效率”，建議在技術(shù)融合、信息資源融合后，按照現(xiàn)有檔案管理流程設(shè)置，增加針對崗位方面的專業(yè)化培訓(xùn)；同時，需要增加電子檔案系統(tǒng)操作訓(xùn)練，計算機應(yīng)用維護及一般故障排除訓(xùn)等。從技術(shù)層面可以引入技術(shù)人才，實施針對機構(gòu)自身檔案資源管理融合后的系統(tǒng)開發(fā)；如App開發(fā)、掃描功能開發(fā)、系統(tǒng)簡化。最好按照電子計算機原有構(gòu)建模式，利用多個App組建一個以檔案管理為核心的App網(wǎng)絡(luò)；最終推動其實現(xiàn)“一鍵式”檔案管理，使“互聯(lián)網(wǎng)+”思維達到最終的高效化實踐。

在管理方面實踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，應(yīng)逐漸導(dǎo)向人才資源利用中心，將與人才所具備的知識、能力進行對接式全面評估。雖然會花費較多時間，但有必要將人事檔案管理、文獻檔案管理進行一些必要的對接；并把各個類型的檔案管理實施“融合”，從而以人為主體的資源、以信息為主體的資源“融合”。擴大信息化的檔案管理系統(tǒng)范圍，從交叉、關(guān)聯(lián)中，實現(xiàn)知識與人才資源復(fù)用“效率”提高。美國高校在這個方面經(jīng)驗較多，人力資源管理發(fā)達，尤其是作為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)明者，目前已實現(xiàn)了不同類型檔案管理的交叉與融合；因此從該方面可增加研究并提高“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用能力。

需要注意制度化革新需要落實到運行機制的實踐層面，進而提升改革后的執(zhí)行力，強化監(jiān)督效果。在這個方面，應(yīng)該按照上文中的運用實踐，從中摘錄出具體的技術(shù)指標(biāo)、管理項，并將每個指標(biāo)明確列入到每個對應(yīng)項下；再按照這種思路出發(fā)，制定與其匹配的評估體系。以當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)的評估考核體系構(gòu)建經(jīng)驗與實證結(jié)果觀察，必要采用三表法，提高考核的精準(zhǔn)性。具體的方法是設(shè)計三欄表格，左右兩欄加下設(shè)橫欄；通常左邊為考核指標(biāo)，右邊為評估內(nèi)容填寫，下欄為數(shù)據(jù)的表格制作、圖表的趨勢圖譜，以及附錄性質(zhì)的文字說明。在這種評估體系之下，可以將原來的結(jié)果評估，擴展到包含有過程評估與自我評估、互評等多種方式共用方面；以此增加檔案管理中的績效管理與崗位監(jiān)督；并且能夠滿足內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的當(dāng)前需求。另外，就是以制度、運行機制為主要依據(jù)，在人力資源管理部門設(shè)置與信息化檔案管理相適應(yīng)的知識培訓(xùn)、技能操作訓(xùn)練，以及團隊建設(shè)；重點挖掘管理潛力，提高知識復(fù)用水平。

4 結(jié)論

本次探討后認(rèn)為在運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的過程中，重點在于思維轉(zhuǎn)用，并在經(jīng)驗總結(jié)與方法提煉路徑選擇下透過體系建設(shè)，將各方面的匹配措施進行資源整合，從而獲得融合后效率的最大化提升。希望在未來的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)驗中，可以針對該主題收集更多的資料，在材料增加的廣度、深度方面，更好地完成檔案管理中對“互聯(lián)網(wǎng)+”思維深度運用的細致研究。

參考文獻

[1]劉蓓，劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化[J].價值工程，2012，31（4）：327-328.

[2]王艦，孫紅亮，范秀玉，等.基于云計算的審計云檔案管理探究[J].財務(wù)與會計，2016（15）：53-54.

[3]張長河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].蘭臺世界，2013（20）：53-54.