胡順根

做好機(jī)關(guān)組織人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理工作的需要，更是當(dāng)前我國(guó)實(shí)施“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略，全面實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興、實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”的需要。

一、機(jī)關(guān)人事檔案的主要特點(diǎn)

1.檔案材料的真?zhèn)涡浴C(jī)關(guān)人事檔案管理部門(mén)保管的干部.職工檔案，其收存的檔案材料都是經(jīng)過(guò)組織審核與鑒定后裝入本人檔案。因此，其個(gè)體材料實(shí)事求是.客觀真實(shí)，整體內(nèi)容完整齊全，沒(méi)有任何虛假成分，確保了材料的真實(shí)性，為檔案提供利用打下了基礎(chǔ)。

2.檔案材料的全面性。機(jī)關(guān)干部.職工檔案收存的材料范圍有：履歷表.個(gè)人自傳.各種鑒定.年度考核.學(xué)籍學(xué)歷.技術(shù)職稱.婚姻狀況.家庭成員.政治歷史.入黨.入團(tuán).獎(jiǎng)懲.任免.工資.參加人大.政協(xié)會(huì)議代表登記.出入境等。在新形勢(shì)下，按照黨管干部的新要求，還相應(yīng)增加了一些新的材料收存范圍，使個(gè)體檔案內(nèi)容更加完善。

3.檔案材料的使用性。人事檔案可直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。因?yàn)?，檔案的最大價(jià)值就是憑證和參考作用。所以，機(jī)關(guān)組織人事部門(mén)在進(jìn)行人事調(diào)配等過(guò)程中，必定要查看其個(gè)體檔案內(nèi)容，最終為決策者服務(wù)。

4.檔案材料的成長(zhǎng)性。機(jī)關(guān)干部.職工檔案自建立之后，在檔案者主體消亡之前，其檔案材料就在不斷增長(zhǎng)，每年都會(huì)有新材料.新信息產(chǎn)生，如：年度考核表.獎(jiǎng)勵(lì)材料.干部任免.調(diào)整工資.辦理退休等。因此，機(jī)關(guān)組織人事管理檔案部門(mén)，需時(shí)時(shí)處處做好新材料的收集補(bǔ)充.確保檔案材料的完整與齊全。

5.檔案?jìng)€(gè)體的流動(dòng)性。機(jī)關(guān)干部.職工檔案自在單位確立后并不是一直固定在某個(gè)單位一成不變的，而是隨著個(gè)體變化而變化的。當(dāng)檔案主體已調(diào)離本單位時(shí)，其檔案必然要隨遷。所以，人事檔案同樣存在相對(duì)的流動(dòng)性。

6.檔案?jìng)€(gè)體的保密性。機(jī)關(guān)干部.職工人事檔案主要內(nèi)容包括個(gè)人經(jīng)歷.家庭出身等許多方面情況，其內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，保密性要求較高。所以，作為人事檔案管理部門(mén)和直接管理者，必然要做到嚴(yán)守紀(jì)律，守口如瓶，確保檔案的高度安全。

二、人事檔案的主要社會(huì)價(jià)值

人事檔案的主要社會(huì)價(jià)值，不僅僅是其個(gè)體本身的檔案材料所體現(xiàn)出來(lái)的，更是人事檔案管理工作者平日里精心工作，細(xì)心收集.整理.組卷而成的結(jié)果。也正是因?yàn)橛辛四切└视诜瞰I(xiàn).默默無(wú)聞.不計(jì)得失的檔案工作人員的辛勤付出與勞動(dòng)，才使得其人事檔案?jìng)€(gè)體材料完整.內(nèi)容飽滿.充實(shí)，檔案整齊有序，實(shí)現(xiàn)了其檔案載體的較高社會(huì)價(jià)值和使用價(jià)值。因此，在當(dāng)前我國(guó)大力提倡“大眾創(chuàng)業(yè).萬(wàn)眾創(chuàng)新”的新的歷史時(shí)期，在全面實(shí)施“以人為本”.“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略，不斷實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興，實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”的偉大舉措中，人們更加注重檔案信息資源的收集與共享，人事信息更是成為重要的社會(huì)資源。而作為人員信息主要載體的人事檔案也就有了更加廣闊的社會(huì)價(jià)值空間。所以，人事檔案的社會(huì)價(jià)值并不是因?yàn)槠錂n案主體是重要領(lǐng)導(dǎo).名人等，也不是因?yàn)槠錇樯鐣?huì)作出了多少貢獻(xiàn)而論的。而一份普通職員檔案，照樣有著較高的社會(huì)價(jià)值。

三、機(jī)關(guān)人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1.檔案法律，法規(guī)意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。雖說(shuō)我國(guó)普法教育已經(jīng)成為常態(tài)化趁勢(shì)，江西省普法教育即將進(jìn)入“七五普法”教育新階段，但有的人依然對(duì)檔案法律.法規(guī)意識(shí)淡薄，法制觀念不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到位等仍然存在。對(duì)檔案管理工作那種“說(shuō)起來(lái)重要.做起來(lái)次要.忙起來(lái)不要” 的現(xiàn)象依然存在。

2.檔案主體材料不全。從人事檔案管理工作現(xiàn)實(shí)中不難發(fā)現(xiàn)，有極個(gè)別干部.職工檔案材料部分不全，有的少入黨.團(tuán)申請(qǐng)書(shū)，有的少年度考核表.有的少學(xué)籍材料等。還有個(gè)別人員將材料保管在自己手中，不向組織移交等，造成檔案材料不全。

3.檔案主體者記載事項(xiàng)前后有差異。如有的干部，職工在出生時(shí)間，參加工作時(shí)間，個(gè)人自傳中記載的時(shí)間先后不一致，個(gè)人經(jīng)歷不完整等。

4.檔案材料收集不主動(dòng)，范圍窄小，沒(méi)有形成制度化。人事檔案材料的收集工作除了一些工作性產(chǎn)生的材料被組織人事管理部門(mén)掌握外，還有一些個(gè)人家庭生活.婚姻變遷等所變之后而產(chǎn)生的材料沒(méi)有主動(dòng)及時(shí)收集進(jìn)檔，造成信息數(shù)據(jù)滯后。對(duì)于檔案材料的收集范圍也比較窄小，沒(méi)有形成制度化形式。

5.檔案管理人員不專業(yè)，管理水平有所差異。根據(jù)機(jī)關(guān)人事檔案管理要求，一個(gè)單位人事檔案至少在1000份以上才能配一名專職管理者，而機(jī)關(guān)絕大多數(shù)單位都達(dá)不到這個(gè)人數(shù)。所以，目前絕大多數(shù)單位管檔人員均是兼職的，與專業(yè)管理的需要還有差距，管理方式也達(dá)不到專職管理的要求。

6.檔案管理信息化程度不高。按照新時(shí)期人事檔案管理工作的要求，檔案管理工作必須加快數(shù)字化.信息化建設(shè)，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。但現(xiàn)實(shí)中，絕大多數(shù)單位均未對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化.信息化，檔案信息化管理程度相對(duì)滯后，這種現(xiàn)象肯定不能適應(yīng)新形勢(shì)下人事檔案管理工作發(fā)展的需要。

四、做好機(jī)關(guān)人事檔案管理工作的方法

1.加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案法律意識(shí)。在今后普法教育實(shí)施過(guò)程中，繼續(xù)加大檔案法律.法規(guī)普法教育建設(shè)，加大檔案法律.法規(guī)重要性學(xué)習(xí)及檔案在現(xiàn)實(shí)中的作用宣傳力度很有必要，通過(guò)多種形式進(jìn)行普及與宣傳，努力提高全民檔案法律.法規(guī)意識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好新形勢(shì)下檔案管理工作的自覺(jué)性。提高做好檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。使人人都真正認(rèn)識(shí)到，檔案是我總管家，直接管著你我他，我是檔案，檔案是我的檔案管理新理念。

2.加強(qiáng)人事檔案材料收集與整理工作，進(jìn)一步確保檔案材料的齊全與完整。加強(qiáng)人事檔案材料收集與整理工作，進(jìn)一步確保檔案材料的齊全與完整是做好機(jī)關(guān)人事檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員要及時(shí)收集與檔案相關(guān)的各種材料，并對(duì)保存在個(gè)人手中的材料每年進(jìn)行一次性征收，且形成制度化，確保檔案主體材料的齊全與完整。對(duì)個(gè)人提交的材料，要經(jīng)組織嚴(yán)格鑒定與審查，對(duì)符合要求的及時(shí)歸檔，對(duì)不符要求的按相關(guān)政策辦理。

3.加強(qiáng)人事檔案管理工作辦公設(shè)備建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。二是按照人事檔案管理工作信息化建設(shè)要求，添置現(xiàn)代辦公設(shè)備，為檔案信息化.數(shù)字化工作打下基礎(chǔ)。三是購(gòu)買專門(mén)軟件管理干部職工人事檔案，使人事檔案管理工作更加規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。四是加強(qiáng)管檔人員隊(duì)伍建設(shè)。挑選政治素質(zhì)高，品德好，有奉獻(xiàn)精神的黨員擔(dān)任管理工作。注重對(duì)他們的培養(yǎng)教育，鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，教育他們用知識(shí)武裝頭腦，做到清正廉潔，吃苦耐勞，甘于奉獻(xiàn)，不斷發(fā)揮黨員干部模范作用，為祖國(guó)繁榮昌盛發(fā)揮正能量。

4.加快推進(jìn)人事檔案管理工作信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升人事檔案管理工作服務(wù)水平。按照新時(shí)期人事檔案管理工作的新要求，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化建設(shè)，是做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的緊迫任務(wù)，也是當(dāng)今我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)和未來(lái)方向。在加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作中，先是將機(jī)關(guān)干部.職工人事檔案資料通過(guò)掃描儀等手段加以整理并輸入微機(jī)，然后，根據(jù)要求作技術(shù)上的處理，使檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)絡(luò)化。在實(shí)現(xiàn)信息化管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)保密制度，必須設(shè)置檔案數(shù)據(jù)信息管理權(quán)限，對(duì)不同的使用對(duì)象設(shè)置不同的操作權(quán)限，設(shè)置“雙密鑰碼”，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)，做好數(shù)據(jù)的備份，使機(jī)關(guān)干部職工人事檔案管理工作最大限度地為提供利用服務(wù)。（作者單位：江西省工商局）