裘德海

摘要：隨著技術(shù)不斷進(jìn)步，移動(dòng)辦公系統(tǒng)在各高校都得到了廣泛運(yùn)用，高校對(duì)移動(dòng)辦公系統(tǒng)的要求越來越高。移動(dòng)辦公系統(tǒng)是各大高校一個(gè)新的嘗試，如果可以構(gòu)建成功，將會(huì)在很大程度上提高辦公的效率。本文在對(duì)高校移動(dòng)辦公系統(tǒng)建設(shè)背景進(jìn)行分析基礎(chǔ)上，就移動(dòng)辦公系統(tǒng)的實(shí)施方案進(jìn)行探討，以期提升移動(dòng)辦公系統(tǒng)在高校中的應(yīng)用成效。

關(guān)鍵詞：移動(dòng)辦公 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 數(shù)字化校園

中圖分類號(hào)：TP311.138 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2016）12-0240-01

1 移動(dòng)辦公系統(tǒng)的建設(shè)背景

在校園管理中引用移動(dòng)辦公系統(tǒng)，其最大好處就是提高了辦公效率，特別是對(duì)于行政部門來說。舉個(gè)例子：一個(gè)學(xué)校有五個(gè)園區(qū)，地理位置比較分散，每個(gè)園區(qū)都具有不同的行政管理部門，各個(gè)部門之間想要交流一些資料和文案，都必須以紙質(zhì)文檔的形式來完成，這樣做既能費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)精力。大家可通過網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行交流，不必像以前一樣，必須見面才行。而且電子檔的傳播速度是非?？斓?， 接收文件發(fā)送文件都是在一分鐘時(shí)間內(nèi)就可以完成的。另外也在很大程度上節(jié)約了成本，減少了紙張浪費(fèi)。

雖然移動(dòng)辦公系統(tǒng)有很多優(yōu)勢，一直到目前它還是存在一些局限性。要想使用它，須保證在有電腦與網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中才能進(jìn)行。但在辦公室中，我們又經(jīng)常會(huì)遇到這樣一個(gè)問題，那就是工作人員在出差時(shí)不一定會(huì)有這樣的環(huán)境。基于這個(gè)大的前提，各大專家又提出了一個(gè)新的想法，那就是建設(shè)一個(gè)可以移動(dòng)的辦公系統(tǒng)，以提升工作成效。

2 移動(dòng)辦公系統(tǒng)的實(shí)施方案

2.1 總體目標(biāo)

不管做何種研究都需要先制定一個(gè)目標(biāo)，有了目標(biāo)才會(huì)有發(fā)展動(dòng)力。對(duì)于移動(dòng)辦公系統(tǒng)而言，也需要先制定一個(gè)總體目標(biāo)。一些高校選擇提供移動(dòng)辦公服務(wù)應(yīng)用，通過將其與自動(dòng)化系統(tǒng)的接口整合，各工作人員可通過智能終端來進(jìn)行文件的查閱和瀏覽。

2.2 系統(tǒng)功能模塊劃分

（1）公文流轉(zhuǎn)：這是整個(gè)移動(dòng)辦公系統(tǒng)中最關(guān)鍵與核心部分，其所覆蓋的范圍非常廣，不僅包括學(xué)校各領(lǐng)導(dǎo)，還包括學(xué)院下屬工作人員，都可通過這個(gè)平臺(tái)來傳遞信息，同時(shí)還可查閱學(xué)校最近的相關(guān)消息。

①領(lǐng)導(dǎo)在查閱相關(guān)文件的時(shí)候不一定要借助計(jì)算機(jī)這個(gè)平臺(tái)，可以直接通過手機(jī)來實(shí)現(xiàn)。對(duì)于一些待辦的事項(xiàng)、需要審批的文件等，各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)可以直接用手機(jī)來完成，最終文件的內(nèi)容會(huì)和辦公化系統(tǒng)同步。

②對(duì)于一些非常緊急的文件，辦公室的相關(guān)工作人員會(huì)進(jìn)行推送，會(huì)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的手機(jī)上發(fā)出提醒，領(lǐng)導(dǎo)就能夠及時(shí)的對(duì)個(gè)文件進(jìn)行批復(fù)了。

（2）口程管理：這是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別重視的一個(gè)內(nèi)容。再口程管理這個(gè)模塊的研究上，很多高校也花費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力來對(duì)其進(jìn)行探索，希望可以對(duì)其不斷地進(jìn)行優(yōu)化和完善。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作是非常復(fù)雜的，并且他們經(jīng)常處于一個(gè)繁忙的狀態(tài)。若具備了一個(gè)良好的口程管理系統(tǒng)，就可以幫他們更有效地安排時(shí)間。通過大家的研究和實(shí)踐，現(xiàn)在已經(jīng)增加了幾個(gè)模塊，提供了更多的功能。課程安排的表現(xiàn)模式也不同，具體的可以分為口視圖、周視圖和月視圖，不管是哪一種表現(xiàn)模式，都是非常直觀易懂的。現(xiàn)在已慢慢實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和手機(jī)的口程同步，也就是說，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)可以通過手機(jī)來進(jìn)行口成管理，提高了管理效率。①同樣它也打破了時(shí)間和空間的限制，通過這個(gè)功能，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行口程的修改和刪除，最終都會(huì)反應(yīng)到系統(tǒng)和手機(jī)上，實(shí)現(xiàn)二者的同步。并且它還具有一個(gè)提醒的功能，保證領(lǐng)導(dǎo)對(duì)每一件事都不遺漏。②對(duì)于一些授權(quán)的人員來說，他也可以通過這個(gè)系統(tǒng)來了解領(lǐng)導(dǎo)的口成安排， 讓他可以更好地分配下一步的工作。

（3）信息發(fā)布：隨著高等教育的發(fā)展，一些高校占地面積很大，且各個(gè)校區(qū)都具有不同的行政管理部門，所以我們就必須通過移動(dòng)辦公室桶來進(jìn)行信息的發(fā)布。這個(gè)系統(tǒng)會(huì)給每個(gè)部門安排不同的門戶，各部門發(fā)布的信息都會(huì)在自己相關(guān)的門戶中顯示出來。若有一些較緊急的信息，需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批復(fù)，就采用手機(jī)提醒。

（4）電子郵件：該功能是將一些重要的文件以電子郵件的形式傳到相關(guān)工作人員手機(jī)上，相關(guān)人員可在手機(jī)上進(jìn)行閱讀和回復(fù)。

（5）會(huì)議管理：各大高校在舉辦一些講座、活動(dòng)時(shí)，移動(dòng)辦公系統(tǒng)也能發(fā)揮作用?，F(xiàn)通過移動(dòng)辦公系統(tǒng)把會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)傳達(dá)給各個(gè)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)人，也不會(huì)像以前一樣產(chǎn)生時(shí)間沖突的現(xiàn)象。①領(lǐng)導(dǎo)通過手機(jī)來查看會(huì)議的相關(guān)內(nèi)容，決定是否需要出席。②若領(lǐng)導(dǎo)有出席會(huì)議的意向，則會(huì)議相關(guān)信息就會(huì)同步到口程管理模塊中。③對(duì)于一些非常重要的會(huì)議，還可通過短信等形式來進(jìn)行第一時(shí)間處理。

2.3 實(shí)施移動(dòng)辦公項(xiàng)目過程中需要注意的問題

（1）再對(duì)移動(dòng)辦公系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)的時(shí)候，需要經(jīng)過系統(tǒng)的分析和設(shè)計(jì)，保證每個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)。由于這個(gè)系統(tǒng)是涉及到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的，所以在進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候需要提前了解領(lǐng)導(dǎo)的構(gòu)想。

（2）另外在利用手機(jī)查看相關(guān)文件的時(shí)候可能會(huì)有一些局限性，例如部分界面顯示不完整。它不可能像瀏覽器一樣，展現(xiàn)很大的空間和很多的內(nèi)容。所以如何對(duì)其進(jìn)行布局，才能保證各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在有限的空間內(nèi)得到最多的信息，這也是需要提前規(guī)劃和考慮的。

3 結(jié)語

總的來說，移動(dòng)辦公系統(tǒng)是各大高校一個(gè)新的嘗試，如果可以構(gòu)建成功，將會(huì)在很大程度上提高辦公的效率。在對(duì)其進(jìn)行開發(fā)的時(shí)候，勢必會(huì)遇到一些問題，也需要我們不斷的進(jìn)行探索，找出對(duì)應(yīng)的解決方法。本文以中山大學(xué)為例，對(duì)他遇到的問題和解決方案都有了一個(gè)系統(tǒng)的全面的闡述，希望對(duì)各大高?？梢杂幸粋€(gè)很好的借鑒作用。

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