□朱惠洲

(南通市社保中心 江蘇 南通 356006)

新時(shí)期做好機(jī)關(guān)檔案工作的幾點(diǎn)思考

□朱惠洲

(南通市社保中心 江蘇 南通 356006)

檔案工作是機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分，檔案工作的成效關(guān)乎到機(jī)關(guān)單位的工作效率和服務(wù)能力。然而，由于各種因素的影響，我國機(jī)關(guān)檔案工作存在一些顯著的問題，在一定程度上影響了機(jī)關(guān)的服務(wù)職能。鑒于此，本文對新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行了探討，以期有所借鑒價(jià)值。

機(jī)關(guān)；檔案工作；網(wǎng)絡(luò)

1 機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

機(jī)關(guān)檔案是我國政府機(jī)關(guān)在履行管理和服務(wù)社會(huì)職能的過程中，形成的各種有價(jià)值的圖片、文字和視頻等行政事務(wù)資料。機(jī)關(guān)檔案工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，機(jī)關(guān)檔案的很多資料涉及到國家軍事、經(jīng)濟(jì)和政治領(lǐng)域的安全，屬于國家機(jī)密，一旦被泄露出去，將給國家安全和人民生活帶來巨大的威脅，因此機(jī)關(guān)檔案管理的重要性不言而喻。其次，機(jī)關(guān)檔案是國家機(jī)關(guān)長期留下的寶貴材料，對提高機(jī)關(guān)服務(wù)效能、優(yōu)化機(jī)關(guān)人力資源等方面作用顯著，離開了檔案工作，機(jī)關(guān)的服務(wù)社會(huì)職能將大打折扣。最后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理成為必然的趨勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件被電子文件多代替，不僅給機(jī)關(guān)檔案的存儲、搜索提供了極大的便利。而且也大大降低了檔案管理成本。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理的完善措施

2.1 加強(qiáng)宣傳、增強(qiáng)檔案意識

思想決定行為，只有從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能切實(shí)提高機(jī)關(guān)檔案管理的成效。一直以來，我國機(jī)關(guān)對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作沒有什么價(jià)值，對機(jī)關(guān)工作效能也沒有什么影響，反而檔案管理人員還會(huì)占單位用人編制，在這種思想的作祟下，機(jī)關(guān)檔案工作形式化問題日益突出，檔案管理工作處于無序狀態(tài)。這就需要加大宣傳教育力度，讓機(jī)關(guān)所有領(lǐng)導(dǎo)和員工都正確認(rèn)識到檔案工作的重要性，將檔案工作納入到重要日常管理工作中來，強(qiáng)化檔案管理的制度化和規(guī)范化，為檔案工作提供必要的資金和人力支持，保障檔案工作的順利進(jìn)行。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

在信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的普及和發(fā)展為機(jī)關(guān)檔案管理提供了絕佳的平臺。目前，幾乎所有的機(jī)關(guān)單位都利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來處理檔案文件，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的講話、政策文件以及開展的一系列活動(dòng)資料都被存儲成電子文件。然而，由于思想上的不重視，部分機(jī)關(guān)單位依然沿襲傳統(tǒng)的檔案處理方法，紙質(zhì)資料依然占檔案資料的很大一部分比例，由于保管不善，很多檔案資料被磨損或者丟失了，失去了應(yīng)有的價(jià)值。為此，機(jī)關(guān)檔案管理要樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)。一方面，利用掃描技術(shù)等，將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，分別以文本文件、圖像文件和音頻文件等形式進(jìn)行存儲，實(shí)現(xiàn)檔案資源的海量存儲。二是建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數(shù)據(jù)庫，機(jī)關(guān)各職能部門的材料要及時(shí)錄入到數(shù)據(jù)庫平臺中，實(shí)現(xiàn)信息的海量存儲、長期積累和有效更新，便于日后對檔案的檢索和應(yīng)用。最后，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的安全管理。機(jī)關(guān)檔案涉及國家機(jī)密，檔案管理部門要制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度，非檔案管理人員嚴(yán)禁接觸檔案部門的計(jì)算機(jī)；對存儲檔案資料的計(jì)算機(jī)設(shè)置殺毒軟件和密鑰，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入；對檔案管理人員設(shè)置不同的權(quán)限，只有憑密碼才可以登錄數(shù)據(jù)庫平臺。通過以上措施，營造安全的檔案數(shù)字化管理的外部環(huán)境。

2.3 打造機(jī)關(guān)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是提高機(jī)關(guān)檔案管理成效的保障。目前，我國機(jī)關(guān)的檔案管理人員大多是從其他部門抽調(diào)來的，或者由臨退休職工擔(dān)任，這些檔案從業(yè)人員工作責(zé)任心強(qiáng)，工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。但大多不具有檔案專業(yè)背景，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)。尤其不適用網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理數(shù)字化管理的需要，這就要求機(jī)關(guān)單位提高人才意識，加強(qiáng)人才建設(shè)，打造一直高素質(zhì)、高水平的機(jī)關(guān)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。首先，把好人才招聘關(guān)，機(jī)關(guān)要拓展招聘渠道，招聘具有檔案專業(yè)背景和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人才，實(shí)現(xiàn)檔案工作的職業(yè)化管理。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。機(jī)關(guān)要為檔案管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，通過培訓(xùn)來更新檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識的培訓(xùn)以及愛崗敬業(yè)的道德品質(zhì)，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。

結(jié)束語

在信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案工作的重要性日益凸顯。機(jī)關(guān)檔案管理人員要樹立現(xiàn)代檔案管理意識，積極探索檔案管理的新方法和新手段，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展。

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