席宏曄

（常熟理工學(xué)院 江蘇·常熟 215500）

關(guān)于高校行政管理效率問(wèn)題及運(yùn)行機(jī)制的完善策略

席宏曄

（常熟理工學(xué)院 江蘇·常熟 215500）

隨著我國(guó)高校教育體制的不斷改革與發(fā)展，對(duì)行政管理工作更為重視，并對(duì)其提出了全新的要求。行政管理是高校整體工作內(nèi)容中的重點(diǎn)部分，所涉及的工作內(nèi)容范圍較廣，掌管著校內(nèi)的師生管理、財(cái)務(wù)管理以及宣傳活動(dòng)的管理等，在高校中具有不可替代的重要地位與作用，行政管理工作的效率將會(huì)直接影響教學(xué)工作的質(zhì)量以及校內(nèi)正常的秩序，對(duì)高校教育事業(yè)的整體發(fā)展至關(guān)重要。但目前，很多高校的行政管理工作存在著諸多不足問(wèn)題，嚴(yán)重降低了工作效率與管理水平，本文對(duì)當(dāng)前所存在的主要問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，并對(duì)其提出了具體的有效策略，從而提高行政管理工作的整體效率。

行政管理；高校；意義特點(diǎn)；問(wèn)題及策略

引言

行政管理主要指的就是對(duì)有關(guān)社會(huì)或是機(jī)構(gòu)所運(yùn)行的大小事務(wù)進(jìn)行干預(yù)、管理與具體實(shí)行力度，而高校的行政管理部門(mén)則直接反映了學(xué)校的管理能力與服務(wù)水準(zhǔn)，是高校發(fā)展過(guò)程中必不可少的重要工作環(huán)節(jié)，其自身的工作水平與效率關(guān)乎著高校社會(huì)整體形象與教學(xué)質(zhì)量的命運(yùn)，因此，在高校要充分提高對(duì)行政管理工作的重視，尤其是管理的水平與工作的效率。但目前，大部分高校行政管理效率普遍較低，若不能及時(shí)將這一問(wèn)題解決，提高其工作效率，那么勢(shì)必會(huì)影響高校的建設(shè)與發(fā)展，會(huì)為高校帶來(lái)不好的社會(huì)評(píng)價(jià)，高校必須要采取有效措施，在充分認(rèn)識(shí)到行政管理效率重要性的基礎(chǔ)上，全面提高行政管理質(zhì)量與工作效率，從而體現(xiàn)出行政管理對(duì)高校發(fā)展的重要作用與價(jià)值。

一、當(dāng)前高校行政管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）行政管理職責(zé)不明確

目前大多數(shù)高校行政管理工作的模式是仿照國(guó)家行政機(jī)關(guān)的基本雛形，形成了結(jié)構(gòu)遞進(jìn)的組織關(guān)系，在這樣的結(jié)構(gòu)關(guān)系中，級(jí)別越多、職能越細(xì)致，所伴隨的缺點(diǎn)也就會(huì)更多，造成真實(shí)管理事物以及切實(shí)執(zhí)行的工作人員較少的現(xiàn)象。此外，由于行政管理工作任務(wù)量大、涉及范圍廣、工作內(nèi)容繁瑣等原因，相關(guān)沒(méi)有具體工作指示、目前模糊的任務(wù)，很多員工難以接受，也不愿意主動(dòng)去做，通常在這種情況下，部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)臨時(shí)派某個(gè)員工執(zhí)行。這種工作上安排的隨意性，直接會(huì)降低工作效率，并且一旦工作中出現(xiàn)任何問(wèn)題，員工就會(huì)相互推卸責(zé)任，無(wú)法及時(shí)解決問(wèn)題。

（二）行政管理團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定

高校行政管理部門(mén)中，主要的關(guān)鍵還是在于人，高校行政管理主要就是對(duì)人、物、財(cái)?shù)墓芾恚@些的前提條件都需要人來(lái)具體操作運(yùn)行。因此，應(yīng)提高對(duì)行政管理工作人員的重視，他們自身的綜合素養(yǎng)以及專業(yè)能力直接影響著最終的管理水平。在目前我國(guó)逐步遞進(jìn)組織結(jié)構(gòu)的高校行政管理模式中，很多工作人員的崗位晉升空間較小、沒(méi)有過(guò)多的機(jī)會(huì)讓他們施展自己的優(yōu)勢(shì)與能力，且相關(guān)的職位評(píng)價(jià)制度不完善，工資待遇方面也不樂(lè)觀，同時(shí)，高校很多相關(guān)制度調(diào)整都是關(guān)于教學(xué)質(zhì)量方面的，進(jìn)而很多高校教師的工資待遇都得到了明顯提高，但卻忽視了行政管理工作人員的薪資狀況，造成行政管理人員的工作熱情下降，在工作中找不到自己的價(jià)值，就會(huì)導(dǎo)致更多工作人員尋找其他生存出路與發(fā)展方向，將工作精力放在自己的能力拓展考試中，或是開(kāi)展其他副業(yè)，在致使高校行政管理部分的工作人員流動(dòng)性較大，整體團(tuán)隊(duì)不夠穩(wěn)定。

（三）行政管理理念不先進(jìn)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的態(tài)勢(shì)下，高校行政管理的工作模式也逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工辦公方式轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)辦公模式，進(jìn)而對(duì)工作人員也提出了全新的更高要求。當(dāng)前，我國(guó)大部分高校并沒(méi)有完全符合時(shí)代的發(fā)展的基本需求，行政管理理念與時(shí)代的節(jié)奏存在一定距離，管理人員不具備一定的計(jì)算機(jī)實(shí)際操作技能，無(wú)法與時(shí)代保持同步，更有少部分工作人員由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，對(duì)于這種轉(zhuǎn)變內(nèi)心充滿抗拒。因此，高校行政管理理念的不不先進(jìn)，是造成當(dāng)前各大高校行政管理發(fā)展停滯不前的主要原因之一。

（四）行政管理制度不完善

當(dāng)前，各大高校的行政管理部門(mén)相關(guān)制度都不健全，尤其是員工審核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制存在嚴(yán)重缺失，行政管理部門(mén)現(xiàn)有的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度幾乎都不具有實(shí)際意義，這些制度的內(nèi)容不詳細(xì)、不全面，更不具有一定的科學(xué)合理性，無(wú)法通過(guò)這種形式化的制度真正了解每位管理人員的實(shí)際工作狀況與能力。這些制度存在共同的缺點(diǎn)是因?yàn)闆](méi)有細(xì)致的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)不出人性化特點(diǎn)，極大程度的降低了管理人員的自信心與工作熱情，自然會(huì)降低工作效率與質(zhì)量。

二、完善高校行政管理運(yùn)行機(jī)制的有效策略

（一）強(qiáng)化體制建設(shè)、明確職能

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將各部門(mén)的工作職能與責(zé)任進(jìn)行重新詳細(xì)的劃分與規(guī)定，形成系統(tǒng)化、科學(xué)合理的工作制度體系。完全做到信息透明，讓各部門(mén)的工作人員清楚知道自己的工作內(nèi)容與任務(wù)，明確自身的工作責(zé)任及義務(wù)，也能對(duì)其他部門(mén)的工作職能有所掌握，嚴(yán)格整治由于工作職能不清晰，在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，各部門(mén)員工相互推卸責(zé)任的不良現(xiàn)象。要形成一定規(guī)模的工作流程，具體責(zé)任到具體的人，這樣才能真正提高工作效率，同時(shí)也能讓高校師生在辦理自己事情時(shí)，清楚的知道應(yīng)該到學(xué)校哪個(gè)部門(mén)辦理，提高辦事速度。此外，要綜合全面的審視分析工作流程，優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)、進(jìn)行適度的調(diào)整，減少不必要的工作任務(wù)，避免出現(xiàn)行政管理人員的工作項(xiàng)目重復(fù)，從而提高為辦事的人提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。行政管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人，在安排工作時(shí)，要將各個(gè)工作看成獨(dú)立的個(gè)體，將其合理分配給各個(gè)員工單獨(dú)負(fù)責(zé)，由固定的員工跟進(jìn)工作的始終，盡可能的將具體職位讓員工從上任開(kāi)始持續(xù)到退休或是離職，都由同一個(gè)人來(lái)做，這樣不僅利于工作的交接，同時(shí)也能在某項(xiàng)工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能有效找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，查找問(wèn)題緣由，及時(shí)進(jìn)行整改，從而更好的提高工作效率，促進(jìn)高校行政管理部門(mén)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（二）打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)、培養(yǎng)人才

高校想要打造行政管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)、提高管理人員的綜合素養(yǎng)與相關(guān)能力，就應(yīng)為他們構(gòu)建良好、舒適、輕松的工作環(huán)境，營(yíng)造有利于激發(fā)他們工作熱情與斗志的工作氛圍。首先，應(yīng)該抓好初始工作，嚴(yán)格控制行政管理部門(mén)人員招聘工作，要選擇該專業(yè)的或是有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人員加入到高校的行政管理團(tuán)隊(duì)中。其次，全面調(diào)整現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)中的職位設(shè)定、合理安排工作人員，要深入挖掘每位行政管理人員的內(nèi)在潛力，要用真誠(chéng)對(duì)待每位員工，為他們提供充分展示自我的平臺(tái)。再次，制定科學(xué)合理的薪資體系、人性化的職位提升制度、綜合高校的獎(jiǎng)勵(lì)制度，用更多積極條件與優(yōu)勢(shì)，讓行政管理人員安心忠誠(chéng)在自己崗位中工作。最后，要鼓勵(lì)并引導(dǎo)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)，同時(shí)高校要將這種鼓勵(lì)付出與實(shí)際行動(dòng)中，定期勤時(shí)的開(kāi)專題講座、組織行政管理專業(yè)培訓(xùn)等，全面提高管理人員的專業(yè)知識(shí)能力，拓展他們的視野，讓他們更加準(zhǔn)確的掌握當(dāng)前形勢(shì)，強(qiáng)化他們自身的工作責(zé)任感，從而有助于管理人員全身心的投入到工作當(dāng)中。

（三）轉(zhuǎn)變管理觀念、與時(shí)俱進(jìn)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校行政管理部門(mén)也應(yīng)積極跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的基本需求。首先，要提高自己對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的認(rèn)知與實(shí)際操作能力，充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。比如，當(dāng)前很多大眾所熟知并廣泛使用的微信、QQ、微博或是郵箱等社交軟件，行政管理部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人，在通知或是發(fā)布信息時(shí)，可以充分利用這些便捷的網(wǎng)絡(luò)軟件進(jìn)行群發(fā)，可以將相同的消息通過(guò)多種社交軟件發(fā)布到工作群中。同時(shí)，通過(guò)這些社交軟件，同事之間可以在群里自由交流、溝通，互相探討工作方式、分享工作經(jīng)驗(yàn)，從而建立和諧親密的部門(mén)關(guān)系，更利于相關(guān)工作的開(kāi)展。其次，管理人員要時(shí)刻關(guān)注最新的專業(yè)知識(shí)，積極轉(zhuǎn)變并創(chuàng)新工作觀念與方法，要與時(shí)俱進(jìn)，摒棄傳統(tǒng)工作中的諸多不足，敢于接受現(xiàn)代社會(huì)帶來(lái)的全新挑戰(zhàn)、并積極采取有效措施，通過(guò)不同渠道豐富自己的專業(yè)知識(shí)與實(shí)踐能力，在勇于嘗試、不斷調(diào)整的過(guò)程中，提升自我、完善自我，促進(jìn)行政管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。最后，高校行政管理部門(mén)要堅(jiān)持以人為本的工作原則，轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)工作理念，強(qiáng)化他們的服務(wù)意識(shí)，要以高校師生為主，充分體現(xiàn)出高校教育的根本宗旨與特點(diǎn)，提升自身的形象，為廣大師生提供更加完善的服務(wù)。同時(shí)也要全面了解師生們的實(shí)際需求，根據(jù)他們的需求及時(shí)調(diào)整工作策略與方法，盡量滿足他們的需求，發(fā)揮行政管理部門(mén)的積極作用，提高師生們的對(duì)工作的評(píng)價(jià)。

（四）完善獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、調(diào)動(dòng)熱情

高校行政管理部門(mén)要制定完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，全面調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情與積極性。首先，要制定出詳細(xì)具體、科學(xué)合理的工作評(píng)價(jià)指標(biāo)，評(píng)價(jià)時(shí)要本著公開(kāi)、公正、公平的基本原則，進(jìn)行年終期末考評(píng)時(shí)，管理人員要分別對(duì)自己的工作做出總結(jié)并向大家演講匯報(bào)，由部門(mén)員工不記名的方式進(jìn)行投票評(píng)選，最終選出綜合實(shí)力強(qiáng)、各方面表現(xiàn)優(yōu)秀、具有帶頭作用的最佳員工。此外，高校行政管理部門(mén)要在日常工作過(guò)程中，也應(yīng)積極定期進(jìn)行工作考核，對(duì)優(yōu)秀員工給予一定物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)激發(fā)員工的工作熱情與積極性。其次，要制定反饋制度，及時(shí)與各部門(mén)進(jìn)行溝通，建立緊密聯(lián)系，聽(tīng)從其他教師的意見(jiàn)與想法，不定期的開(kāi)展各種主題會(huì)議，讓其他教職員工能全面了解行政管理部門(mén)的工作流程及具體安排，要始終將行政管理部門(mén)看做整體，雖然工作各不相同，但是所有管理員工的工作最終目標(biāo)都是要共同努力促進(jìn)高校行政管理部門(mén)的可持續(xù)發(fā)展，為高校提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而提升高校在社會(huì)中的形象與評(píng)價(jià)，充分體現(xiàn)行政管理部門(mén)的重要性與價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校行政管理部門(mén)對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，是學(xué)校整體工作中的核心內(nèi)容，占據(jù)不可替代的制藥位置，行政管理人員應(yīng)充分意識(shí)到當(dāng)前工作中的諸多不足，并及時(shí)采取有效措施進(jìn)行全面調(diào)整與優(yōu)化，從而提高部門(mén)工作效率與質(zhì)量，為高校師生提供更加完善優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分體現(xiàn)出行政管理的價(jià)值，最大化發(fā)揮自身的積極能效，最終使高校行政管理向穩(wěn)定、有序、科學(xué)、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

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G647.2

A

1009-8534（2017）06-0095-02

席宏曄，常熟理工學(xué)院助理研究員，本科。

劉 芳

審 稿 人：夏 莉