喻念念
[摘 要]隨著信息技術的不斷發(fā)展以及信息文化的進一步深入,廣大群眾對檔案所具有的功能價值有了新的認識。而高校檔案工作作為整個檔案工作的重要組成部分,在信息文化背景下也不斷面臨著新的挑戰(zhàn)和工作要求,因此,高校必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案工作觀念,結合信息時代背景采取新的工作機制?;诖?,本文主要分析了在信息文化背景下如何創(chuàng)新高校檔案工作方式,旨在為高校檔案工作的更好發(fā)展獻策。
[關鍵詞]信息文化;高校;檔案工作;創(chuàng)新;策略
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.115
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2017)06-0-01
如今,隨著信息時代的飛速發(fā)展,高校檔案管理工作也擁有了更廣闊的空間,作為當下的主流文化,信息文化給高校檔案工作的進一步創(chuàng)新提出了更的高要求,而如何促使高校檔案工作進一步轉(zhuǎn)型,提升高校檔案工作的質(zhì)量,已成為當前高校檔案工作者極為重要的任務。
檔案的功能主要是為社會公眾服務,高校檔案社會化服務的不斷推進要求高校檔案工作方式的有效轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新,筆者根據(jù)信息化的特點,結合目前高校檔案工作的實際狀況,認為可以從以下幾個方面實現(xiàn)高校檔案工作的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。
1 創(chuàng)新檔案服務理念意識,提高檔案素養(yǎng)
檔案是為社會公眾服務的,高校檔案為全校師生服務,且越來越趨向于社會化服務,因此,在信息文化背景下,高校檔案工作人員要積極轉(zhuǎn)變檔案服務理念,提高自身的檔案文化素養(yǎng)。信息化要求高校檔案資源要不斷實現(xiàn)共享,要促進檔案資源與檔案使用者之間建立一種和諧、良性的互動關系,最大限度發(fā)揮檔案資源的作用,實現(xiàn)檔案的社會服務功能。因此,高校必須要重點做好以下幾個方面的工作。首先,高校必須要秉承著信息開放化的檔案服務理念,不應將檔案視作學校的“私人財產(chǎn)”,而是要擴大檔案使用率,不斷增強檔案的使用效率,拓展檔案的社會服務功能,堅持促進高校檔案為社會政治、經(jīng)濟、文化服務,在最大范圍和最廣領域提高檔案的利用率。其次,建立和完善關于檔案信息化的制度、規(guī)則,為檔案信息化利用提供一定的制度和法律保障,逐漸將以人為本的理念滲入到檔案工作中,進而為高校檔案工作的服務提供保障,促使檔案服務工作理念和意識的進一步轉(zhuǎn)變。最后,要加強檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)和人文素質(zhì)的培養(yǎng)。高校要通過各種靈活手段培養(yǎng)一支具有服務精神、創(chuàng)新意識且專業(yè)技能、素質(zhì)過硬的檔案工作隊伍,積極推動檔案資源的開發(fā)、整合與利用。
2 創(chuàng)新檔案服務工作內(nèi)容,優(yōu)化檔案信息資源結構
檔案信息資源是否能夠?qū)V大群眾產(chǎn)生作用主要在于檔案信息內(nèi)容的適應性以及檔案資源結構的多樣性。要實現(xiàn)檔案服務功能的有效推進,就必須積極創(chuàng)新檔案服務工作的內(nèi)容,努力優(yōu)化檔案信息資源結構。因此,高校要通過各種方式方法不斷增加檔案內(nèi)容、豐富檔案內(nèi)容,使其不僅能夠滿足高校師生的需要,同時也能滿足廣大公眾的現(xiàn)實需求。另外,還要經(jīng)常性地采集各類檔案信息,及時更新現(xiàn)有的檔案資源,保持檔案信息的時效性。當然,檔案內(nèi)容的創(chuàng)新和增加是要以不危害國家、學校和社會以及公眾利益為前提的。與此同時,在信息化背景下,高校應該利用各種計算機信息技術,將各種形式的檔案資源予以整合歸類,利用計算機的搜索功能使檔案信息的查詢、使用更加快捷和方便。通過檔案信息管理系統(tǒng),實時對檔案信息進行修改、更新和完善,保證檔案資源的即時性和完整性。此外,要著重提升檔案資源的質(zhì)量。在保證高校檔案資源真實性和完整性的前提下,繼續(xù)開發(fā)新的檔案資源服務項目,譬如檔案信息的分層與分類、用戶導向的信息調(diào)查與整理、個性化信息收集等。
3 創(chuàng)新檔案服務工作機制,構建檔案信息服務平臺
在信息化背景下,要實現(xiàn)高校檔案服務功能的不斷轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新,就必須著重創(chuàng)新檔案服務工作機制,構建良好的檔案信息服務平臺。高校在這方面應該做好以下幾方面的工作。第一,重點推動高校內(nèi)部各部門之間檔案信息一體化的系統(tǒng)建設。重點利用高校的信息網(wǎng)絡服務系統(tǒng),將教學、管理、科研、后勤和學生工作處等各部門納入到一個統(tǒng)一的管理體系中,做好全方位的綜合管理,這樣便能極大地降低檔案工作的重復率,有效提升檔案工作的效率。第二,努力實現(xiàn)各大高校之間的檔案聯(lián)通服務工作。各大高校之間以及高校與其他機關部門之間要進行相互溝通、交流,實現(xiàn)信息互通,以最大限度減少因地域差異帶來的時間損耗,加強各高校和部門之間檔案信息的整合,提升檔案信息服務的質(zhì)量。第三,注重品牌意識。高校檔案服務工作應該積極朝著品牌化方向前進。為了在更大范圍和更廣領域內(nèi)實現(xiàn)檔案資源的有效使用,要通過參觀、培訓、媒體宣傳、現(xiàn)代網(wǎng)絡等途徑,對檔案信息予以推廣宣傳,增加檔案資源的使用效應,逐步實現(xiàn)檔案服務工作品牌化。
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