劉純潔++邱莉霞

【摘要】隨著教學(xué)改革和高校管理體制改革的不斷深化，二級院系檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，本文結(jié)合工作實(shí)際， 針對新時(shí)期二級院系檔案管理工作存在的問題進(jìn)行探討，并提出了改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】商科；二級學(xué)院；檔案；管理

近年來， 隨著我國高等教育教學(xué)改革和高校內(nèi)部教育體制改革的不斷深入，多數(shù)高校已經(jīng)開始或正在實(shí)施或逐步完善二級院系管理，教學(xué)檔案的管理內(nèi)容也日益復(fù)雜多樣，本文針對新時(shí)期二級院系教學(xué)檔案管理工作，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行一些交流和探討。

一、文科類二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

（一）檔案管理的任務(wù)、范圍。檔案管理的根本任務(wù)是在各項(xiàng)工作開展過程中收集相關(guān)材料，進(jìn)行鑒定分類、整理備份、保管歸檔并提交至上級檔案管理部門。在搜集的基礎(chǔ)之上進(jìn)一步鑒定歸檔價(jià)值進(jìn)行分類保存。歸檔價(jià)值的認(rèn)識(shí)決定了一份檔案的質(zhì)量，根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的各類檔案歸檔準(zhǔn)則，我們不難總結(jié)出如下幾條歸檔準(zhǔn)則，亦可以說是歸檔價(jià)值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：1.“對社會(huì)和學(xué)校當(dāng)前和長遠(yuǎn)發(fā)展具有參考作用、憑證作用以及研究價(jià)值”“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映各項(xiàng)工作的全過程”。2.“遵循自然形成規(guī)律，保持彼此間有機(jī)聯(lián)系”。3.“有重點(diǎn)，有特點(diǎn)”。從范圍講，二級學(xué)院的歸檔一般分為以下大類：辦公（黨政）類、教學(xué)類（本科生/研究生）、科研類、外事類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)和技術(shù)開發(fā)類。其中，對于文科類二級學(xué)院，產(chǎn)品生產(chǎn)和技術(shù)開發(fā)類文檔幾乎不存在，外事類檔案也相對較少，但它反映出學(xué)院在科研、人才交流等方面與國際接軌、“走出去”“請進(jìn)來”的層次和側(cè)重點(diǎn)，不應(yīng)該被遺漏。

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料。教學(xué)檔案管理質(zhì)量是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高等學(xué)校檔案的主題、核心和重點(diǎn)。近年來，隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大和內(nèi)部管理體制改革的進(jìn)一步發(fā)展，以及數(shù)字化校園的建設(shè)，高校已經(jīng)開始實(shí)施二級學(xué)院管理，二級學(xué)院辦學(xué)自主權(quán)進(jìn)一步加大。因此，二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理內(nèi)容也變得復(fù)雜多樣，本文根據(jù)高校二級學(xué)院檔案管理存在的一些問題，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行一些交流和探討。

（二）教學(xué)檔案的特點(diǎn)。1.文件來源分散。教學(xué)檔案來自于教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，除了少部分來源于教務(wù)管理部門外，大部分來源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。而來源于教師個(gè)人的教學(xué)文件材料，大多不需經(jīng)過收發(fā)部門登記，且沒有副本，甚至長年累月存在于教師個(gè)人手中。因此，教學(xué)檔案的來源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。2.專業(yè)性強(qiáng)。高校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科劃分比較細(xì)致，一般的高校專業(yè)數(shù)量少則十幾個(gè)，多則幾十個(gè)甚至上百個(gè)，且每個(gè)專業(yè)在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容及方法等方面各有不同，導(dǎo)致這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性。3.種類繁多。存放在二級學(xué)院的教學(xué)檔案除了上級主管部門下達(dá)的文件、本部門的計(jì)劃、總結(jié)及會(huì)議記錄等行政管理材料，還包括教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的教學(xué)管理材料，種類繁多，涉及面廣，內(nèi)容豐富。4.載體的多樣化。教學(xué)檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統(tǒng)載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時(shí)一般需要刻錄成光盤。

二、目前高校二級院系教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱。二級院系是從事教學(xué)活動(dòng)的一線教學(xué)單位，承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)，特別是在我國教育行政管理部門對各高校實(shí)行五年一周期的教學(xué)評估背景下， 從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工更是始終把教學(xué)工作放在首位，忙于具體的教學(xué)事務(wù)，對教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學(xué)管理的附屬工作，在評估檢查時(shí)，往往臨時(shí)突擊，應(yīng)付差事，草率整理。

（二）管理手段落后，缺乏創(chuàng)新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學(xué)校檔案館（室）作為學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門， 對各二級學(xué)院的監(jiān)督指導(dǎo)不到位，不及時(shí)。另外，由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制，各二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面的主動(dòng)性和積極性難以得到發(fā)揮，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的力度缺少適當(dāng)?shù)你暯狱c(diǎn)。

（三）重文書類，輕實(shí)體聲像類。由于純文科學(xué)院幾乎沒有實(shí)驗(yàn)?zāi)＞?、科研成果樣品等，往往在存檔中根本不會(huì)在意實(shí)體類聲像類的收集，無論是學(xué)院還是教師也存在一種傾向，即：獎(jiǎng)狀、證書、禮品等是學(xué)院或個(gè)人工作交往中產(chǎn)生的，一旦上交保存，自身的檔案將缺失，再利用時(shí)也比較困難。那么我們可以將具有代表性、存檔價(jià)值高的實(shí)物進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件上交至學(xué)校檔案館，學(xué)院內(nèi)部涉及學(xué)院整體的實(shí)物類檔案由學(xué)院統(tǒng)一保存，并編號(hào)造冊，注明好時(shí)間、尺寸、材質(zhì)、產(chǎn)生背景等詳細(xì)情況。

三、完善高校二級院系教學(xué)檔案管理的措施

（一）根據(jù)自身實(shí)際，逐步建立并完善二級院系教學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。二級院系作為教學(xué)檔案管理工作的直接施行者，根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合學(xué)校檔案館（室）的業(yè)務(wù)要求，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新精神，制定教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強(qiáng)化的背景下，使檔案管理體現(xiàn)專業(yè)知識(shí)、學(xué)科體系的科學(xué)性和權(quán)威性，讓擁有本專業(yè)和學(xué)科知識(shí)的教師專家自主制定或完善涉及自己專業(yè)和學(xué)科范圍的教學(xué)檔案的規(guī)章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。提高檔案管理人員素質(zhì)，搞好二級院系教學(xué)檔案工作。高校的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案管理工作在高校發(fā)展中所起的承前啟后作用，重視二級院系檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，加強(qiáng)對教學(xué)檔案工作人員的定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，由學(xué)校檔案館（室）的專職檔案工作人員，結(jié)合具體案卷輔以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)。同時(shí)將教學(xué)材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱評聘、獎(jiǎng)勵(lì)評優(yōu)等掛鉤，激發(fā)二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，從而提高二級院系教學(xué)檔案工作水平。

（二）充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展教學(xué)檔案管理，以提高工作效率，適應(yīng)改革需求。隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動(dòng)化技術(shù)取得突破性進(jìn)展的背景下，二級院系教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立教學(xué)檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理的無縫連接，檔案管理人員依托網(wǎng)絡(luò)一方面實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案的及時(shí)收集、迅速整理、全面存儲(chǔ)、高效利用；另一方面實(shí)現(xiàn)與處于業(yè)務(wù)指導(dǎo)核心地位的學(xué)校檔案館（室）的密切溝通，完成教學(xué)檔案信息的上傳下達(dá)，使二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作向縱深發(fā)展，形成高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)模式。

（三）做好教學(xué)檔案材料的收集和歸檔工作。二級學(xué)院分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時(shí)間和條件。專兼職檔案員要加強(qiáng)檔案意識(shí)和工作責(zé)任心，主動(dòng)地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實(shí)驗(yàn)室、研究所收集分散在個(gè)別教職工手中有價(jià)值的各種材料，并認(rèn)真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯(lián)系是否互相混淆或有拆散現(xiàn)象，檢查是否有遺漏或不需要?dú)w檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。同時(shí)對各種不同載體形式的檔案材料也要加強(qiáng)收集，如照片、實(shí)物、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等，實(shí)現(xiàn)檔案載體形式多樣化。

（四）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，二級學(xué)院的教學(xué)檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，但是大部分二級學(xué)院的檔案管理人員是兼職的，沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，且更換頻繁，因此高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對二級學(xué)院兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有條件的可以在每年年初由學(xué)校檔案館的專職檔案管理人員，結(jié)合具體案卷，加以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。社會(huì)信息化致使社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄產(chǎn)生于網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化環(huán)境，人們進(jìn)行交流和傳遞信息的手段也從紙質(zhì)走向電子媒體，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要一個(gè)不斷探索、不斷發(fā)展、不斷完善的過程，高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理也需要遵循科學(xué)的原理，采取正確的方法，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。

（六）進(jìn)行個(gè)性管理，做好檔案服務(wù)。需要注意的是高校之中各部門的工作存在著較為明顯的差異性，每個(gè)部門在工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息以及需要參考的檔案數(shù)據(jù)信息等都有所不同。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下，檔案數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，增加其對各部門的針對性服務(wù)，可以將不同部門的檔案數(shù)據(jù)信息整合到一起進(jìn)行針對性管理，并根據(jù)部門的不同進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的分類。不僅如此，檔案數(shù)據(jù)管理人員還可以與具體部門的工作人員進(jìn)行溝通，了解各部門對檔案數(shù)據(jù)信息的個(gè)性化需要，并以這種需要為依據(jù)對檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行調(diào)整，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)滿足高校內(nèi)部不同部門的差異性需要。

綜上所述，高校檔案管理工作開展中，應(yīng)該結(jié)合高校實(shí)際情況建立起特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術(shù)，從而為高校教學(xué)、科研以及行政管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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