張利梅 張自強(qiáng)

西南科技大學(xué)城市學(xué)院 四川綿陽(yáng) 621100

檔案數(shù)字化程序的復(fù)雜性較強(qiáng)，且涉及諸多內(nèi)容，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案數(shù)字化發(fā)展穩(wěn)定性較強(qiáng)，具備一定的基礎(chǔ)，檔案館的成立更有利于資源共享的實(shí)現(xiàn)，獨(dú)立學(xué)院此項(xiàng)工作起步較晚，檔案數(shù)字化方面有關(guān)的研究還尚未成熟，在實(shí)際操作的過(guò)程中也存在諸多問(wèn)題，所以十分有必要深入研究獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和安全保密控制。

一、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的策略

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的力度

隨著時(shí)代的進(jìn)步和獨(dú)立學(xué)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作已逐步引起獨(dú)立學(xué)院的重視，高校檔案管理數(shù)字化管理逐步成熟。在固定的時(shí)間培訓(xùn)相關(guān)人員是極為重要的，讓他們第一時(shí)間接受新方法和新知識(shí)的熏陶。其次，還要建立獨(dú)立學(xué)院相應(yīng)的檔案管理制度，管理人員選拔制度也應(yīng)運(yùn)而生，借助合理安排其崗位從而做到合理運(yùn)用人力資源，因?yàn)闄n案管理較為特殊，在對(duì)人員予以選報(bào)的時(shí)候要著重選拔具有較強(qiáng)責(zé)任心和工作細(xì)致的人員，同時(shí)要選擇某一固定時(shí)間培訓(xùn)起道德和技能方面，從而促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和數(shù)字化程度不斷提高。

（二）做好數(shù)字檔案的檢查驗(yàn)收

在整個(gè)質(zhì)量控制中檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收和評(píng)估是最后一個(gè)環(huán)節(jié)[1]。主要對(duì)工作流程、人員和設(shè)備三個(gè)方面進(jìn)行檢查，目前獨(dú)立學(xué)院在這三個(gè)方面都存在比較大的落差。監(jiān)督即為要不斷將問(wèn)題發(fā)現(xiàn)并制定出相應(yīng)的解決方案，如果有不能解決的問(wèn)題要想上級(jí)主管部門上報(bào)。驗(yàn)收分為兩種類型，即粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)，前者主要由自動(dòng)驗(yàn)收軟件完成，后者就是立足于自動(dòng)驗(yàn)收軟件的軟熟，分別檢查每個(gè)畫幅的拼頁(yè)、重頁(yè)、清晰度、完整性等。評(píng)估就是綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)利用效果、檔案信息的真實(shí)完整性、檔案的掃描質(zhì)量等。

（三）完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)

將檔案管理數(shù)字化工作做好，必須對(duì)檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)予以完善，充分借助先進(jìn)的專業(yè)軟件，將檔案管理工作的質(zhì)量水平全面提高，使檔案管理數(shù)字化的使用功能得到充分發(fā)揮，進(jìn)一步完善獨(dú)立學(xué)院的檔案建設(shè)工作。第一，借助先進(jìn)軟件系統(tǒng)把檔案數(shù)據(jù)信息收集、存儲(chǔ)和檢索工作的高質(zhì)量目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，避免和提醒檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)信息中存在的數(shù)據(jù)和格式等方面的錯(cuò)誤發(fā)現(xiàn)。第二，將檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率提高，借助先進(jìn)的軟件使檔案管理人員的工作壓力得到緩解，讓檔案管理人員可以準(zhǔn)確的以信息化軟件為中心操作和有效管理檔案數(shù)據(jù)。

二、檔案數(shù)字化的安全保密控制

（一）重視檔案管理人員素質(zhì)的提高

人的錯(cuò)誤操作行為會(huì)直接造成數(shù)字檔案安全隱患的產(chǎn)生，如一些檔案管理人員對(duì)數(shù)字化設(shè)備的操作技巧不熟悉，沒(méi)有在固定的時(shí)間對(duì)安全系統(tǒng)予以檢查，造成病毒入侵等。所以，必須對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)予以重視，特別是對(duì)信息設(shè)備的操作能力。如可以在某一固定時(shí)間組織檔案管理人員參加信息技術(shù)講座，講解現(xiàn)階段的高校檔案數(shù)字化發(fā)展形勢(shì)、安全保密技術(shù)措施和數(shù)字檔案的管理形式，以此使獨(dú)立學(xué)院數(shù)字化檔案管理的安全性有效提供。另外，還要指派人員在固定的時(shí)間檢查檔案管理工作情況，第一時(shí)間檢查所存在的安全隱患，并批評(píng)教育相關(guān)負(fù)責(zé)人。

（二）落實(shí)制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理工作剛剛開(kāi)始開(kāi)展的時(shí)候雖然已經(jīng)建立了安全保密制度，但獨(dú)立學(xué)院在真正實(shí)施的時(shí)候效果卻十分不理想。出現(xiàn)這種情況的主要原因有很多，如認(rèn)為工作效率會(huì)收到執(zhí)行安全保密制度的影響，獨(dú)立學(xué)院中非專人管理，管理人員工作中粗心大意等。所以，我們要將這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)有效克服，嚴(yán)格檢查、追究責(zé)任，要根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格處理因人為導(dǎo)致的泄密問(wèn)題，進(jìn)而讓相關(guān)人員高度重視起安全保密工作。同時(shí)，還應(yīng)將安全系統(tǒng)建設(shè)落到實(shí)處，加強(qiáng)技術(shù)防范手段，把安全防護(hù)設(shè)備配備好。安全系統(tǒng)建設(shè)和制度建設(shè)相互配合相互幫助，缺一不可。

（三）進(jìn)一步強(qiáng)化技術(shù)保障手段

檔案數(shù)字化安全保密控制技術(shù)保障是一種基礎(chǔ)性保障，數(shù)字簽名技術(shù)、防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、加密技術(shù)等都有效保障這檔案信息的安全[2]。獨(dú)立學(xué)院在技防手段上還有待投入建設(shè)力度。加密技術(shù)可以說(shuō)是網(wǎng)上檔案信息最直接、最安全的手段，在一定程度上可以避免丟失檔案信息。檔案加密的方式豐富多樣，其中在傳輸過(guò)程中的加密適合運(yùn)用“非對(duì)稱密鑰”，這其中包含一個(gè)嚴(yán)格保密的私鑰、一個(gè)可以公開(kāi)的密鑰，前者接收方用來(lái)接收密文，后者主要是對(duì)電子檔案進(jìn)行發(fā)送。設(shè)置“非對(duì)稱密鑰”讓第三方難以解碼密文，從而為電子檔案安全傳輸提供了方便。

三、結(jié)語(yǔ)

在檔案信息化工作中檔案數(shù)字化工作占據(jù)著基礎(chǔ)位置，在工作中應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量予以嚴(yán)格控制，并將安全保密工作做好。本文詳細(xì)闡述了兩個(gè)方面的內(nèi)容，對(duì)獨(dú)立學(xué)院把檔案質(zhì)量建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)和安全保密控制工作做好提出了相關(guān)建議，以期可以促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院檔案管理和數(shù)字化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]祁慧霞.檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J].經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息,2017(19):20-20.

[2]林麗君.檔案數(shù)字化及安全保密控制[J].納稅,2017(24):81-81.