文·劉海燕

汽車制造業(yè)科技檔案規(guī)范化管理實踐

文·劉海燕

汽車制造業(yè)科技檔案的規(guī)范化管理是一項系統(tǒng)化工程，必須提高認識，合理規(guī)劃，創(chuàng)造條件，分步實施。通過檔案信息資料的規(guī)范化管理，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以更好地對企業(yè)發(fā)展的實際情況及運營狀況進行有效掌握，從而制定出科學(xué)的經(jīng)營策略，使企業(yè)取得良好的經(jīng)營成果，為其可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、汽車制造業(yè)科技檔案形成的特點

科技檔案不是一朝一夕形成的，而是需要日積月累。我們?nèi)粘９ぷ髦幸淮谓涣鞯恼掌?、一次科研實驗的?shù)據(jù)記錄、科研項目的立項、驗收審查會的會議紀要等都有可能成為日后的科技檔案。外購設(shè)備的隨機圖紙、產(chǎn)品質(zhì)量證書、安裝調(diào)試文件，以及在企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)過程中形成的圖紙、科研成果材料、引進項目的文件材料、產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件等科技文件都是企業(yè)科技檔案的關(guān)鍵和重要組成部分。以中國重汽集團為例，作為重卡行業(yè)的領(lǐng)頭企業(yè)，中國重汽集團于2009年成功與德國曼公司達成戰(zhàn)略合作協(xié)議，通過與曼公司的合作使中國重汽集團得到歐Ⅲ、歐Ⅳ、歐Ⅴ排放發(fā)動機產(chǎn)品的技術(shù)轉(zhuǎn)讓，中國重汽集團濟南動力部以技術(shù)創(chuàng)新、用戶需求引領(lǐng)新產(chǎn)品開發(fā)，引進大量曼公司發(fā)動機原版產(chǎn)品圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、檢驗計劃、進口設(shè)備資料等科技檔案，檔案資料有紙質(zhì)資料、電子文件、光盤等多種形式，可謂來源廣泛，數(shù)量巨大，內(nèi)容復(fù)雜，形式多樣。

二、汽車制造業(yè)科技檔案的管理流程

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，完善制度，科學(xué)規(guī)劃檔案管理過程控制

為了保證曼公司技術(shù)文件的安全，加強對曼技術(shù)文件的保護和管理，避免被國內(nèi)其它同行業(yè)廠家竊取利用，公司各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視科技檔案的規(guī)范化管理工作，成立了由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長的“曼”發(fā)動機項目實施領(lǐng)導(dǎo)小組，首先從建立健全管理制度入手，嚴格檔案管理工作流程，實行制度化管理。先后制訂了《中國重汽濟南動力部檔案歸檔管理辦法》《檔案保密管理細則》《檔案分類編號實施辦法》《歸檔文件材料整理管理辦法》《檔案利用管理辦法》等相關(guān)檔案管理規(guī)章制度，進一步完善了科技檔案接收、整理、歸檔、保管、借閱、保密等制度，做到制度健全，責(zé)任明確。

公司自2006年以來全面開展ISO/TS16949質(zhì)量體系認證工作，同時也將科技檔案管理納入了該體系之內(nèi)。ISO/TS16949質(zhì)量管理體系是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）發(fā)布的技術(shù)規(guī)范，是汽車生產(chǎn)件以及服務(wù)件生產(chǎn)組織進行質(zhì)量管理的現(xiàn)代化工具，為了順利通過該質(zhì)量體系認證工作，我們編制了《技術(shù)文件控制程序》《曼項目技術(shù)資料管理辦法》，規(guī)范了技術(shù)文件從編制、審核、批準(zhǔn)、下發(fā)、接收、存檔、管理、借閱等一系列工作流程，見圖（圖1、圖2）：

（二）嚴格收集整理過程控制，確保檔案材料準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)

科技檔案形成積累階段的控制，主要是保障文件材料的準(zhǔn)確性和完整性。科技檔案的收集整理就是把在各項科技工作中形成的、散存在各個崗位的文件材料集中起來，并按其形成規(guī)律有機組合起來的過程。這一階段的目標(biāo)要求是材料收集的齊全性和材料組合排列的系統(tǒng)性，主要由專、兼職檔案人員來執(zhí)行。針對這一實際，我公司注重加強制度約束和相關(guān)人員檔案管理意識的培養(yǎng)，將科技管理或科技項目的每一個需要歸檔的環(huán)節(jié)都予以注明，將其制度化管理，科技人員在日常工作中自然而然的形成一種歸檔意識，而不是到了最后要歸檔時再到處找材料，為了歸檔而歸檔。每年委派專、兼職檔案員積極參加濟南市檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并每年都組織檔案管理知識答題活動，以便增強相關(guān)人員的檔案知識水平，確保文件形成的準(zhǔn)確性、合法性。為此，中國重汽集團濟南動力部編制了檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，見下頁圖（圖3）：

通過網(wǎng)絡(luò)圖明確了各職能部門及加工部專、兼職檔案員的人選，并制訂了工作人員職責(zé)及各部門檔案歸檔范圍，確保檔案材料收集準(zhǔn)確完整。 加強檔案材料的接收歸檔工作，實行規(guī)范化管理。接收到的曼技術(shù)資料多為電子版文件，及時刻錄光盤備份，并配備了防磁柜，以確保文件的安全保存。同時將電子文件打印成紙質(zhì)資料，做到紙質(zhì)檔案與磁、光介質(zhì)文件一起存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，也就是 “雙軌制”存檔，確保檔案資料歸檔規(guī)范化。

由于設(shè)備檔案資料只有在項目終驗收后才統(tǒng)一移交到檔案管理部門管理，隨機圖紙、產(chǎn)品質(zhì)量證書及安裝調(diào)試文件等如早期不注意收集，很有可能會造成一些重要材料的丟失。我公司檔案管理人員嚴格執(zhí)行中國重汽集團公司關(guān)于檔案工作“四參加”制度，（“四參加”是指檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定會、科研課題審定會、設(shè)備開箱驗收會、基建項目驗收會），積極參加曼項目設(shè)備開箱驗收工作，并做好現(xiàn)場情況記錄，確保曼生產(chǎn)線設(shè)備資料收集準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，為曼生產(chǎn)線順利安裝調(diào)試投產(chǎn)提供了良好的技術(shù)理論支撐，曼生產(chǎn)線設(shè)備檔案的歸檔率達到100%。專職檔案人員深入生產(chǎn)一線，在收集整理過程中指導(dǎo)監(jiān)督全程跟上，針對每臺設(shè)備的終驗收進度不同，分別設(shè)定不同的指導(dǎo)時間點，給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。指導(dǎo)過程其實也是督促過程，督促各部門兼職檔案員按時按要求進行收集整理。

（三）推進現(xiàn)代化檔案管理模式，確保檔案保管利用安全高效

檔案保管利用控制階段的工作主要由專職檔案人員承擔(dān)，這一過程的控制重點應(yīng)放在強化技術(shù)措施上，除了建立完善的保管利用制度之外，庫房硬件管理設(shè)施也必須達標(biāo)。我公司綜合檔案室不僅編制了《檔案庫房及檔案安全管理辦法》《檔案保存價值鑒定與銷毀》《檔案管理員崗位職責(zé)》等一系列規(guī)章制度，還針對曼項目資料必須保密的特點，為曼技術(shù)檔案設(shè)專用檔案室，配備防盜門、窗以及紅外線攝像監(jiān)控裝置，配備專用的雙人開啟的密碼文件柜、根據(jù)管理要求控制各級權(quán)限的專用電子數(shù)據(jù)管理軟件（“鐵卷”電子文檔安全系統(tǒng)）及其服務(wù)器，安裝了不接外網(wǎng)的局域網(wǎng)、嚴格控制電子數(shù)據(jù)輸出的電腦、專用打印機等硬件設(shè)施，從而形成了相對封閉的曼項目檔案管理及技術(shù)工作環(huán)境。同時，每天檢查庫房，排除安全保管隱患；定期檢查檔案，排除檔案損毀危險。

配備兩名經(jīng)過培訓(xùn)考試取得資格證書的專職檔案人員具體負責(zé)科技檔案的管理工作，并與集團公司簽訂《員工保密協(xié)議》，做到專人管理。加強檔案信息化建設(shè)，實行動態(tài)化、服務(wù)化管理，建立了曼技術(shù)檔案信息圖文數(shù)據(jù)庫，以便在專用的局域網(wǎng)內(nèi)實行資源共享。利用人員可隨時登錄檔案網(wǎng)站查閱經(jīng)授權(quán)的檔案信息，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)利用的高效便捷。通過各種途徑為企業(yè)技術(shù)人員查檔提供方便，使科技檔案真正發(fā)揮作用。

綜上所述，通過對汽車制造業(yè)科技檔案的規(guī)范化管理，我們實現(xiàn)了檔案信息檢索傳輸更加快速、準(zhǔn)確，檔案數(shù)據(jù)一次輸入、多次輸出，簡化了檔案管理的手工操作流程，檔案信息的提供利用能夠跨越地域和空間，為分布在各個加工部和處室的用戶提供原地實時的服務(wù)，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展起到良好的推動作用。

（作者單位：中國重汽（香港）有限公司濟南動力部）