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淺議數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺(tái)建設(shè)的必要性

2017-03-25 08:08王德健于濤
山東檔案 2017年1期
關(guān)鍵詞:局域網(wǎng)檔案館數(shù)字化

文·王德健 于濤

淺議數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺(tái)建設(shè)的必要性

文·王德健 于濤

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善,給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。2013年,前國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進(jìn)會(huì)上的講話(huà)中指出:“數(shù)字檔案館(室)是數(shù)字時(shí)代或者大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館(室)的發(fā)展方向,是現(xiàn)代的新型檔案館(室),是對(duì)傳統(tǒng)檔案館(室)的升級(jí),是“第二代”或“升級(jí)版”的檔案館(室)。檔案工作是否現(xiàn)代化,我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó),其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館(室),是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案工作現(xiàn)代化、把我國(guó)建成檔案強(qiáng)國(guó)的一項(xiàng)迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。”

所謂數(shù)字檔案館,是指各級(jí)各類(lèi)檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用的需求,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理,并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。建設(shè)數(shù)字檔案館,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管,有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

一、六網(wǎng)六平臺(tái)的含義

我們所說(shuō)的數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺(tái),主要指局域網(wǎng)文書(shū)檔案管理平臺(tái)、政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)、局域網(wǎng)科技檔案管理平臺(tái)、局域網(wǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理平臺(tái)、局域網(wǎng)檔案電子查閱平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放檔案查閱平臺(tái)。以上六網(wǎng)六平臺(tái)構(gòu)建起了數(shù)字化檔案館的網(wǎng)絡(luò)骨架,是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè),可實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息化和接收檔案數(shù)字化。

(一)局域網(wǎng)文書(shū)檔案管理平臺(tái)

局域網(wǎng)文書(shū)檔案管理平臺(tái),即檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)信息化管理體系。通過(guò)服務(wù)器和交換機(jī)構(gòu)建起檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)布局,實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)之間互相通信,實(shí)現(xiàn)各個(gè)終端計(jì)算機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行通信,在此基礎(chǔ)上檔案信息由原來(lái)的單機(jī)目錄式管理模式上升到檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、全文瀏覽式管理模式,從而實(shí)現(xiàn)了檔案館內(nèi)部各科室對(duì)檔案著錄、查詢(xún)、管理、利用等功能的信息化操作。同時(shí),館藏文書(shū)檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,無(wú)需進(jìn)入庫(kù)房,就可以對(duì)現(xiàn)存檔案信息進(jìn)行查詢(xún)、打印和下載。相比較傳統(tǒng)的檔案借閱出庫(kù)、復(fù)制打印、歸還入庫(kù)而言,檔案數(shù)字化管理開(kāi)啟了檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求。

(二)政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)

檔案數(shù)字化包括數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室兩個(gè)方面。在具體運(yùn)作中,往往是兩者各做各的、互不相干,從而造成檔案室數(shù)字化成果難以與檔案館有效對(duì)接,使檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。隨著信息化建設(shè)工作的全面推進(jìn),政府已經(jīng)投入大量資金,建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施,創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái),就是通過(guò)利用已有的政務(wù)辦公信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)構(gòu)建全區(qū)的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系,進(jìn)行行政區(qū)域內(nèi)的無(wú)縫隙檔案管理和利用。在政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)上,各個(gè)檔案室就好比是檔案館的下設(shè)科室,通過(guò)政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)設(shè)置各單位的全宗權(quán)限,實(shí)現(xiàn)各單位的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交到數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)、發(fā)布利用、進(jìn)館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。在政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)上,檔案館工作人員可以對(duì)各單位所提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查,避免時(shí)間和人力的無(wú)效損耗。檔案館工作人員還可以通過(guò)政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái),對(duì)各單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)并發(fā)布相關(guān)的檔案法律法規(guī)信息,有效遏制檔案工作無(wú)章可循,各自發(fā)展的局面。

政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖

同時(shí),政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)還能夠?qū)崿F(xiàn)各單位之間的檔案互查,如甲單位要借閱乙單位的某份歸檔文件,只需要在政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)上發(fā)出借閱申請(qǐng),檔案館工作人員核實(shí)甲單位借閱該文件的權(quán)限后,就可以開(kāi)放該檔案權(quán)限給借閱人利用。申請(qǐng)借閱時(shí)間到期后,該權(quán)限會(huì)自動(dòng)取消,借閱人將無(wú)權(quán)瀏覽該文件,這樣就實(shí)現(xiàn)了單位與單位之間文件借閱的無(wú)障礙便捷利用。

(三)局域網(wǎng)科技檔案管理平臺(tái)

科技檔案承載著一個(gè)地區(qū)基本信息。隨著科技進(jìn)步,科技檔案發(fā)展異常迅速,但科技檔案管理卻嚴(yán)重滯后。主要表現(xiàn)為,一是對(duì)科技檔案的監(jiān)管?chē)?yán)重缺失,對(duì)科技檔案的收集只局限在設(shè)備檔案和基建檔案等,導(dǎo)致大量科技檔案散落在各個(gè)機(jī)構(gòu)中,無(wú)法集中管理。二是缺乏系統(tǒng)的科技檔案綜合利用,不能及時(shí)為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有效的綜合數(shù)據(jù)。而今,信息化的發(fā)展為科技檔案管理指明了方向,即在綜合檔案館中構(gòu)建科技檔案局域網(wǎng),建立獨(dú)立的科技檔案管理平臺(tái),加強(qiáng)對(duì)科技檔案的進(jìn)館歸檔接收力度,做到該進(jìn)館的科技檔案及時(shí)歸檔進(jìn)館。并對(duì)進(jìn)館的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)科技檔案分類(lèi)管理,把該歸類(lèi)的科技檔案逐一歸類(lèi)實(shí)現(xiàn)電子化,實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)大數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)和科技科研工作,提高科研信息數(shù)據(jù)利用的便捷性和準(zhǔn)確性。

(四)局域網(wǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理平臺(tái)

專(zhuān)業(yè)檔案是職能機(jī)構(gòu)所形成的與本專(zhuān)業(yè)活動(dòng)息息相關(guān)的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案,如公檢法的刑偵訴訟檔案以及與百姓息息相關(guān)的民生檔案,婚姻檔案、社保檔案等。基于特殊的文件處理程序和特殊的文件形式等原因,這些檔案為了方便自身利用都由本單位檔案室進(jìn)行保管。根據(jù)《檔案館工作通則》和國(guó)家檔案局9號(hào)令的相關(guān)要求,只要是本單位永久保存的檔案,從檔案產(chǎn)生之日起10年后必須進(jìn)館進(jìn)行集中化管理。在綜合檔案館中,為了有效的管理這些專(zhuān)業(yè)檔案,需構(gòu)建專(zhuān)業(yè)檔案局域網(wǎng),建立獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)檔案管理平臺(tái),對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案進(jìn)行條目化和原文數(shù)字化,并根據(jù)行業(yè)檔案管理?xiàng)l例保持原單位的基本數(shù)據(jù)格式,依照國(guó)家專(zhuān)業(yè)檔案基本分類(lèi)目錄進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檔案電子分類(lèi)管理,讓專(zhuān)業(yè)檔案的利用高效運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái),實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)檔案網(wǎng)上查閱等。

(五)局域網(wǎng)檔案電子查閱平臺(tái)

在檔案館內(nèi)構(gòu)建電子查閱局域網(wǎng)絡(luò),設(shè)置對(duì)外開(kāi)放的電子閱覽室。查閱人可到檔案館進(jìn)行電子目錄查閱以及開(kāi)放檔案查閱利用,并根據(jù)相應(yīng)權(quán)限申請(qǐng)進(jìn)行檔案電子原文查閱,以確保檔案使用的安全。另外,在硬件和軟件構(gòu)建上與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行物理隔離,確保各系統(tǒng)的獨(dú)立運(yùn)行。

(六)互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放檔案查閱平臺(tái)

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展,數(shù)字檔案館可以構(gòu)建起互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放檔案查閱平臺(tái),用戶(hù)在家里通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)登陸檔案館網(wǎng)站,即可查閱已經(jīng)開(kāi)放的檔案和瀏覽檔案信息等,為老百姓提供了便捷的檔案利用途徑和方式。同時(shí)老百姓也可以對(duì)檔案工作提出自己的意見(jiàn),對(duì)檔案工作便民化、親民化提供了可行性,使檔案工作真正實(shí)現(xiàn)為民服務(wù)的目的。

二、檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題

在檔案信息化建設(shè)中存在的最突出問(wèn)題是人才問(wèn)題,要每年要有計(jì)劃、有步驟地組織各類(lèi)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn),以提升檔案室、檔案館人員的信息化技能。

另外,檔案信息化的發(fā)展在很多地方出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象,例如檔案信息化規(guī)章制度的建立和落實(shí)上沒(méi)有與已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范同步。因此,要建立一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)、保管、利用等技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn),全面夯實(shí)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。并對(duì)管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開(kāi)發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份等方面做出全面的、可操作的具體規(guī)定,使數(shù)字檔案館(室)建設(shè)走上科學(xué)規(guī)范、有章可循的軌道。

檔案信息化是一個(gè)巨大的系統(tǒng)工程,涉及單位多、檔案數(shù)量多、建設(shè)周期長(zhǎng)、軟硬件依存度高、管理難度大,檔案局(館)應(yīng)全力以赴構(gòu)建公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺(tái)??梢栽O(shè)想,隨著數(shù)字檔案館六網(wǎng)六平臺(tái)的全面實(shí)施成功,檔案館的檔案信息資源將極大豐富,公共服務(wù)的能力將極大提高,并極大地促進(jìn)檔案信息資源在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)以及社會(huì)各界共享使用。

(作者單位:煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館/ 煙臺(tái)東森軟件科技有限公司)

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