趙健勤

摘要：貨幣資金管理是連鎖門店財務(wù)管理系統(tǒng)的重要組成部分，并在連鎖門店的運營中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。連鎖門店貨幣資金管理具有系統(tǒng)性與復(fù)雜性，加強內(nèi)部控制，可以有效的規(guī)避其日常經(jīng)營中的貨幣資金風(fēng)險。本文從連鎖門店日常貨幣資金管理概述出發(fā)，詳細(xì)分析了內(nèi)控失效導(dǎo)致的連鎖門店貨幣資金風(fēng)險，并結(jié)合連鎖門店管理實際，給出了加強內(nèi)部控制的方式方法。

關(guān)鍵詞：連鎖門店；貨幣資金管理；內(nèi)部控制

一、連鎖門店貨幣資金管理概述

連鎖門店是一種有效的經(jīng)營模式，連鎖門店擁有統(tǒng)一的企業(yè)識別符號，一致的銷售價格與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的財務(wù)管理、人力資源資源管理、質(zhì)量管理、信息管理及物流管理等一系列的管理模式與管理制度。連鎖門店有利于企業(yè)在市場中樹立企業(yè)品牌形象，實現(xiàn)強大的規(guī)模經(jīng)濟(jì)，從而在激烈的市場競爭中保持強有力的競爭力，最終實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)和財務(wù)目標(biāo)，實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

貨幣資金是連鎖門店資產(chǎn)中流動性最強的，涉及面廣，也是資產(chǎn)的重要組成部分。在沒有得到有效的監(jiān)督和管理的情況下，貨幣資金易被挪用、侵占及欺詐。連鎖門店的特點是地理位置分散，大部分遠(yuǎn)離總公司，加之因地域原因，從業(yè)人員參差不齊，流動性大等特點，財務(wù)管理特別是涉及貨幣資金方面的管理難度加大。而貨幣資金管理在整體財務(wù)管理體系中占據(jù)極其重要的地位，貨幣資金管理的效果會影響連鎖經(jīng)營企業(yè)的各個環(huán)節(jié)，加強內(nèi)部控制，完善貨幣資金管理，對連鎖門店持續(xù)健康發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用。

二、內(nèi)控失效導(dǎo)致的貨幣資金管理風(fēng)險

（一）備用金方面

備用金也稱零用現(xiàn)金，是企業(yè)財務(wù)部門借給有關(guān)職能部門或人員備用零星開支的款項。備用金一般專人專管，按約定的使用范圍進(jìn)行開支、登記及報帳。連鎖門店在備用金使用與保管中存在的風(fēng)險包括：

1.備用金管理制度不健全。即未針對連鎖門店的經(jīng)營特點制訂完善的備用金管理制度，對備用金的使用范圍、門店備用金金額的確認(rèn)依據(jù)、門店備用金保管人的職責(zé)范圍、備用金原始憑證收集及保存、相關(guān)原始憑證的審核授權(quán)體系等進(jìn)行明確與規(guī)定。制度的缺失或者不明晰，會使有關(guān)人員在日常操作中無章可依、無規(guī)可循，造成在備用金使用和管理上無約束機制，嚴(yán)重者將造成部分人員挪用備用金的情況，不利于培養(yǎng)職工廉潔奉公的品行和促進(jìn)企業(yè)廉政建設(shè)的發(fā)展。

2.備用金不足或超額。造成備用金不足的原因包括：單據(jù)報銷時間拖延、總部過嚴(yán)管制忽視門店臨時性支出加大等，門店為應(yīng)對備用金不足，除向集團(tuán)總部緊急申請超額備用金外，常見的應(yīng)對方法包括臨時挪用銷售款，此情況下的挪用，通常在門店店長及財務(wù)默許下進(jìn)行，而當(dāng)這種默許成為常態(tài)后，易造成財務(wù)監(jiān)督疏忽，給有心之人利用內(nèi)控漏洞，利用時間差挪用門店日常的銷售款。備用金超額指審核不嚴(yán)導(dǎo)致門店備用金金額比實際需要多，易造成備用金被挪用及單據(jù)報銷的不嚴(yán)謹(jǐn)和拖延。

3.備用金交接不清。指管理備用金的員工因調(diào)崗或離崗，在備用金交接環(huán)節(jié)存在不交接或者交接不完整的情況，導(dǎo)致責(zé)任劃分不清。原因包括：缺少財務(wù)規(guī)章制度；缺少必要的監(jiān)督導(dǎo)致財務(wù)交接一方利用另一方不熟悉業(yè)務(wù)的短板，在交接過程中故意作為隱瞞備用金短少的情況；未標(biāo)注的單據(jù)丟失等。

4.未定期由獨立第三方盤點備用金。備用金的獨立盤點主要是指由獨立的第三方對門店所保管的備用金及相關(guān)的帳薄進(jìn)行定期和不定期的檢查，通過檢查發(fā)現(xiàn)門店挪用資金、帳外帳及小金的問題，屬于備用金管理中事后控制的一種方式。缺乏對備用金的檢查，易造成備用金保管人員公款私用等情況發(fā)生。

（二）預(yù)收款風(fēng)險

出于經(jīng)營業(yè)務(wù)需要，門店的銀行基本戶信息基本屬于公開或半公開的狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，造成了只要他方知曉門店的銀行基本戶信息，便可在未告知企業(yè)的情況下往企業(yè)基本戶轉(zhuǎn)入款項。而財務(wù)管理部門在與銀行核對未達(dá)帳項時，關(guān)注點更多放在企業(yè)已達(dá)銀行未達(dá)方面，而忽視對銀行已達(dá)企業(yè)未達(dá)的檢查。部分通過以上轉(zhuǎn)款方式轉(zhuǎn)入款項的單位出于各種原因，轉(zhuǎn)款后長時間不告知門店或不至門店提取貨物，極易造成了這部分暫時無人認(rèn)領(lǐng)又缺乏監(jiān)督的款項被有心人挪用。

（三）預(yù)付的提貨卡風(fēng)險

提貨卡是一種在現(xiàn)代交易環(huán)境下產(chǎn)生的非貨幣憑證，是企業(yè)以實現(xiàn)自身商品銷售為目的，依靠自身信譽并面向市場銷售環(huán)節(jié)而發(fā)行的，不以現(xiàn)金而是以磁卡、IC卡或相關(guān)介質(zhì)進(jìn)行支付行為的物質(zhì)載體。提貨卡有效促進(jìn)商品銷售，有助于企業(yè)提前回籠資金、減少現(xiàn)金流通，對于消費者來說，利用提貨卡消費，還能享受一定的折扣。但在銷售提貨卡的過程中，門店出于業(yè)績的需要，很多時候采取卡預(yù)出的銷售方式，即款未到卡已出。這種激進(jìn)的銷售方式，一方面增加了門店提貨卡的銷售，回籠資金；另一方面，卻隱藏著極大的財務(wù)風(fēng)險，如不及時加強對未收款項的監(jiān)管及追收力度，極易讓提貨卡銷售人員與購卡單位的相關(guān)人員相互勾結(jié)，利用門店的監(jiān)管漏洞，挪用款項。另外，門店對提貨卡的返利大部分采取差額比率的方式，門店出于人工節(jié)省的考慮，很多情況下，銷售收款人員與返利發(fā)放人員為同一人，這種不相容崗位未分離的情況，極易造成銷售人員利用比率差貪污返利利差。

（四）新興收款方式（支付寶、微信等）的風(fēng)險

在信息化時代，支付寶、微信、閃付等新型付款方式逐漸普及，這種付款方式給連鎖店以及消費者的付款帶來極大的便利。與此同時，由于企業(yè)對新興付款方式的應(yīng)對及認(rèn)識不足等原因，存在對員工培訓(xùn)不及時不到位或設(shè)備更新不足等原因，導(dǎo)致門店員工對新收款方式的使用不當(dāng)，給門店的日常經(jīng)營帶來風(fēng)險，間接會侵害消費者的利益，并且損壞連鎖店的品牌形象。

三、加強內(nèi)部控制的方式

（一）運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強貨幣資金監(jiān)管

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，通過信息化手段對貨幣資金進(jìn)行管理是未來貨幣資金管理發(fā)展的方向。它基于計算機網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實施財務(wù)管理各項功能，并能夠進(jìn)行實時反饋和遠(yuǎn)程監(jiān)控的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，極大地提高財務(wù)管理的效率，擴展財務(wù)管理的空間范圍，極適合連鎖門店這種地理位置相對分散的經(jīng)營模式。而連鎖門店由于地理位置原因而造成的貨幣資金監(jiān)管的困難，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及各種新型電子通訊手段的普通使用而得到有效的解決。將網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管這樣的信息手段植入到連鎖店的內(nèi)部控制體系中，遠(yuǎn)程監(jiān)控以及信息系統(tǒng)的有效運用可將所有連鎖店連接成為一個整體，加強連鎖店貨幣資金的監(jiān)管。

（二）及時培訓(xùn)，建立培訓(xùn)考核機制

為應(yīng)對愈發(fā)激烈的市場競爭，企業(yè)員工必須及時更新知識，保證自身知識存量的持續(xù)積累與更新，才能有效實現(xiàn)企業(yè)運營目標(biāo)，保持強勁的競爭活力。一方面，門店可通過集體培訓(xùn)更新知識，組織員工學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的財務(wù)理念、模擬演練日常的資金管理流程，不斷發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，完善工作流程，并在培訓(xùn)中不間接地對員工進(jìn)行考核，檢驗員工掌握新知識的程度，鞏固培訓(xùn)成果。另一方面，可鼓勵員工進(jìn)行積極的自我學(xué)習(xí)，并通過相關(guān)的獎勵機制鼓勵員工之間分享知識，形成良性的知識更新循環(huán)。

（三）健全貨幣資金管理制度

加強內(nèi)部控制，健全資金管理制度，是有效避免連鎖店資金管理風(fēng)險的有效措施。建立符合連鎖店實際情況的備用金管理制度，細(xì)化備用金使用與保管、定期盤點備用金，嚴(yán)格審查與確認(rèn)備用金保管人的資質(zhì)。其次，定期對銀行帳戶進(jìn)行分析，對達(dá)到一定期限的未達(dá)帳立帳管理，重點關(guān)注長期及大額外的未達(dá)帳項，防范資金風(fēng)險。最后，對由于激進(jìn)銷售方式而產(chǎn)生的應(yīng)帳款，加強催收管理，并建立客戶信用制度，完善客戶信用等級的建設(shè)。

（四）關(guān)注貨幣資金交接管理

因人員的流動及企業(yè)內(nèi)部工作的調(diào)整，財務(wù)崗位的責(zé)任人定期及不定期的更換已成為普遍現(xiàn)象。應(yīng)積極應(yīng)對人員流動及崗位調(diào)換所帶來的控制風(fēng)險，加強內(nèi)部控制，規(guī)范門店財務(wù)交接工作，避免因財務(wù)交接工作的不到位等原因?qū)﹂T店持續(xù)性的經(jīng)營活動造成不利的影響。應(yīng)對門店交接工作風(fēng)險的控制措施包括：結(jié)合連鎖門店的經(jīng)營特點，建立貨幣資金工作交接規(guī)章制度，規(guī)范資金交接工作的流程；交接工作應(yīng)納入人事管理，并作為職業(yè)道德的考量；并著力加強交接時的監(jiān)督檢查工作等。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：南寧百貨大樓股份有限公司審計監(jiān)察部）