劉超

摘 要：從現(xiàn)階段情況看，國(guó)有企業(yè)的管理工作也逐步跨入了現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的時(shí)代。利用OA系統(tǒng)進(jìn)行國(guó)企管理，能夠大幅度提高工作效率。本文簡(jiǎn)要介紹了OA系統(tǒng)的概念和功能，并對(duì)其在國(guó)企中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)展開(kāi)了分析，最后提出了OA系統(tǒng)在國(guó)企中的應(yīng)用策略，以期推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的深入發(fā)展。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；國(guó)企；應(yīng)用策略

OA系統(tǒng)剛開(kāi)始出現(xiàn)時(shí)，其目的是為了滿足國(guó)內(nèi)政府機(jī)構(gòu)以及相關(guān)工作的需要。但經(jīng)歷了較長(zhǎng)一段時(shí)間的發(fā)展之后，OA系統(tǒng)已經(jīng)于國(guó)內(nèi)外不少企業(yè)中得到了普遍運(yùn)用。我國(guó)的大多數(shù)國(guó)有企業(yè)也開(kāi)始引進(jìn)這一新型辦公系統(tǒng)，使得國(guó)企日常工作變得更加簡(jiǎn)便而高效，促進(jìn)了國(guó)企向現(xiàn)代化方向發(fā)展。因此，研究OA系統(tǒng)在國(guó)企當(dāng)中的應(yīng)用，具有十分重要的意義。

一、OA系統(tǒng)的簡(jiǎn)介

OA是Office Automation的簡(jiǎn)稱，也就是辦公自動(dòng)化。OA系統(tǒng)就是將數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件、遠(yuǎn)程通信及Internet技術(shù)作為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)進(jìn)行高效管理的工具。該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)國(guó)企內(nèi)部業(yè)務(wù)的信息傳遞、資源共享、文件收發(fā)、組織協(xié)調(diào)等多項(xiàng)功能，從而使國(guó)企管理人員和普通員工都可以及時(shí)、確切地獲得有關(guān)數(shù)據(jù)信息[1]?？傮w而言，OA系統(tǒng)在國(guó)企日常管理工作當(dāng)中所具備的功能，大體包含以下幾個(gè)方面：第一，建立企業(yè)內(nèi)部的信息平臺(tái)，保證員工能夠及時(shí)、方便地進(jìn)行信息交流和溝通，并為企業(yè)提供專有的電子郵件系統(tǒng)。第二，建立信息發(fā)布平臺(tái)，例如電子公告類的平臺(tái)等，使得企業(yè)管理人員和全體員工都能在第一時(shí)間內(nèi)把握企業(yè)的動(dòng)態(tài)信息。第三，協(xié)助企業(yè)完成辦公信息化、數(shù)據(jù)化、電子化管理。該系統(tǒng)可以轉(zhuǎn)變以往的紙質(zhì)辦公形式，利用互聯(lián)網(wǎng)和信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的公文傳遞、報(bào)表上交、信息通告等各項(xiàng)工作，并可以采用電子起草、傳閱以及審批的模式，將所有數(shù)據(jù)信息歸入電子檔案進(jìn)行管理。第四，可實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程管理。該系統(tǒng)可用在國(guó)企日常辦公審批的過(guò)程中，經(jīng)由申請(qǐng)、上報(bào)、審批、發(fā)放等活動(dòng)對(duì)工作流程進(jìn)行監(jiān)督與管理。

二、OA系統(tǒng)在國(guó)企中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）有利于國(guó)企實(shí)現(xiàn)信息化辦公

對(duì)于當(dāng)前大部分國(guó)企的辦公系統(tǒng)而言，其日常工作通常會(huì)涉及到大量的文件與檔案處理，導(dǎo)致工作效率下降，其效果也達(dá)不到理想的標(biāo)準(zhǔn)。而采用OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公之后，能夠在企業(yè)內(nèi)部建立起相關(guān)的文件及檔案的專屬管理信息庫(kù)，把上述資料歸檔之后進(jìn)行數(shù)字化管理。在工作中遇到需要處理大量檔案和文件的情況時(shí)，可結(jié)合既定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)這些資料進(jìn)行分類，工作人員可以利用系統(tǒng)的檢索功能快速查找自己所需的數(shù)據(jù)和信息。這樣一來(lái)便有助于國(guó)企實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化辦公，在一定程度上為企業(yè)節(jié)約了人力、財(cái)力和物力資源[2]。

（二）有利于推動(dòng)國(guó)企向現(xiàn)代化邁進(jìn)

從當(dāng)下社會(huì)發(fā)展形勢(shì)可以看出，信息化與現(xiàn)代化已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展不可阻擋的趨勢(shì)。而對(duì)于國(guó)企來(lái)講亦是如此?，F(xiàn)代化管理就是要實(shí)現(xiàn)高效、快捷和精確的管理，而怎樣才能將國(guó)企日常繁雜的工作變得簡(jiǎn)潔、易操作，是當(dāng)下國(guó)企必須要面對(duì)的重大問(wèn)題。對(duì)此，國(guó)企要將傳統(tǒng)的辦公模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的辦公模式，OA系統(tǒng)的運(yùn)用就能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和文件的高效傳達(dá)，有利于國(guó)企向現(xiàn)代化方向發(fā)展?？茖W(xué)利用OA系統(tǒng)，可以協(xié)調(diào)各部門之間的溝通和工作，使國(guó)企更加順利、健康地運(yùn)轉(zhuǎn)，并促使其管理方式變得更為現(xiàn)代化、科學(xué)化。通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)中辦公與業(yè)務(wù)等不同環(huán)節(jié)的監(jiān)管與分析，企業(yè)中層管理人員能夠獲取到真實(shí)準(zhǔn)確的記錄數(shù)據(jù)，進(jìn)而從中歸納出對(duì)管理工作有價(jià)值的信息，更好地掌控工作進(jìn)度，監(jiān)督執(zhí)行效果，極大地減少發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性，增強(qiáng)管理水平，優(yōu)化管理結(jié)果。

三、OA系統(tǒng)在國(guó)企中的應(yīng)用策略

（一）優(yōu)化OA操作系統(tǒng)

要在國(guó)企中廣泛推廣并運(yùn)用OA系統(tǒng)，就必須要先對(duì)OA系統(tǒng)的性能進(jìn)行優(yōu)化，使其操作變得更為簡(jiǎn)便。如果OA系統(tǒng)的使用越來(lái)越快捷、人性化，那么自然會(huì)有更多企業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中選擇采用OA系統(tǒng)。并且，國(guó)企內(nèi)部通常會(huì)存在一部分年齡較大的員工，這些員工在使用新型系統(tǒng)時(shí)難免會(huì)遇到一些障礙和困難。因此，國(guó)企必須要對(duì)OA系統(tǒng)的操作進(jìn)行優(yōu)化和完善，使年齡較長(zhǎng)的員工也能順利使用OA系統(tǒng)。此外，在現(xiàn)代化的管理發(fā)展趨勢(shì)下，國(guó)企內(nèi)部的各個(gè)部門之間必須要保持一定的粘性。而如果能讓所有部門和全體員工都共同采用一個(gè)統(tǒng)一的辦公操作系統(tǒng)，那么其之間的粘性就必然會(huì)得到提升。當(dāng)前的OA系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展得較為成熟，但還未能完全滿足國(guó)有企業(yè)日常工作的全部需求。因此，優(yōu)化OA操作系統(tǒng)是國(guó)企未來(lái)首要的研究方向。

（二）優(yōu)化內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮多項(xiàng)功能

OA系統(tǒng)之所以能夠大幅度提升國(guó)企員工的工作質(zhì)量和效率，正是由于其具備了構(gòu)建國(guó)企內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)的重要功能。因此，國(guó)企要利用該系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善與優(yōu)化，確保各項(xiàng)資源都能實(shí)現(xiàn)傳播與共享。如果國(guó)企能夠進(jìn)一步對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行優(yōu)化處理，那么網(wǎng)絡(luò)辦公以及異地辦公便不再只是夢(mèng)想。例如，國(guó)企可以利用OA系統(tǒng)進(jìn)行公文管理、流程管理、整合管理、檔案管理、信息發(fā)布等。包括公文的起草、編輯與登記；流程的設(shè)置和維護(hù)；財(cái)務(wù)、人力資源、文檔模塊、個(gè)人信息的整合；對(duì)檔案進(jìn)行登記、打印、統(tǒng)計(jì)；構(gòu)建內(nèi)部信息發(fā)布平臺(tái)等。利用OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建功能，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公、經(jīng)營(yíng)、宣傳、信息傳遞等一系列工作，并對(duì)其進(jìn)行信息化管理。

（三）加強(qiáng)系統(tǒng)安全性建設(shè)

OA系統(tǒng)發(fā)展到后期階段，就需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，這也是OA系統(tǒng)在企業(yè)中運(yùn)用的最終目標(biāo)。在這個(gè)階段中，不僅僅是國(guó)企的數(shù)據(jù)庫(kù)，其日常辦公與運(yùn)作也將以互聯(lián)網(wǎng)為主要載體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化管理。因此，國(guó)企不但要一步步完善OA系統(tǒng)，還要加大力度進(jìn)行系統(tǒng)安全性的建設(shè)。因?yàn)橄到y(tǒng)安全對(duì)企業(yè)而言極為重要，其決定著一個(gè)企業(yè)能否正常、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。OA系統(tǒng)的全體使用人員都必須要從辦公流程的角度出發(fā)，充分考慮系統(tǒng)的安全性。比如當(dāng)OA系統(tǒng)的安全性能符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，使用人員就可以利用該系統(tǒng)進(jìn)行各項(xiàng)日常工作，如處理文件、傳達(dá)信息、上傳數(shù)據(jù)、記錄會(huì)議、安排工作等。在安全性建設(shè)過(guò)程中，不但要滿足工作人員的使用安全性需求，還要確保使用者在利用該系統(tǒng)進(jìn)行辦公時(shí)具備足夠的可靠性與穩(wěn)定性。此外還要對(duì)辦公過(guò)程中涉及到的各種數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行妥善管理，確保其安全性。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)與技術(shù)的快速發(fā)展，國(guó)企要在新形勢(shì)下維持自身強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力，就必須科學(xué)運(yùn)用OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化管理。國(guó)企要從主觀與客觀兩大層面著手，優(yōu)化OA操作系統(tǒng)，優(yōu)化內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)，使其發(fā)揮多項(xiàng)功能，同時(shí)還要加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性建設(shè)，以此滿足企業(yè)日常工作的實(shí)際需求，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的繁榮發(fā)展。OA系統(tǒng)在國(guó)企中的應(yīng)用，能夠讓企業(yè)公文、企業(yè)新聞、企業(yè)生產(chǎn)報(bào)表、管理規(guī)章制度等內(nèi)容直接體現(xiàn)其中，在很大程度上提升了辦公效率，降低了辦公經(jīng)費(fèi)。OA系統(tǒng)在國(guó)有企業(yè)中的應(yīng)用還有助于信息的交流與共享，為國(guó)有企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展建立了一個(gè)高效的信息平臺(tái)。

參考文獻(xiàn)：

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